Word per Mac (Microsoft 365): cambiare l’autore dei commenti esistenti con VBA e alternative

Hai ereditato un documento Word pieno di commenti con il nome della vecchia azienda? Su Word per Mac (Microsoft 365) non esiste un comando nativo per sostituire in blocco l’autore dei commenti già inseriti. In questa guida trovi metodi affidabili (con e senza codice) per aggiornare tutti i commenti in pochi minuti.

Indice

Contesto e problema

Quando aggiungi un commento in Word, il programma registra due informazioni: autore (il nome visualizzato accanto al commento) e iniziali (di solito due lettere). Questi dati provengono dalle impostazioni utente di Office al momento in cui il commento viene creato. Se cambi azienda, account o semplicemente vuoi uniformare la firma dei commenti, potresti scoprire che i commenti già presenti mostrano ancora il nome precedente. E qui nasce l’intoppo: Word non offre un pulsante per “Trova & Sostituisci autore commenti”.

La soluzione pratica è ricorrere a una macro VBA che aggiorni autore e iniziali sui commenti esistenti. Per chi preferisce evitare il codice, esistono percorsi alternativi (più lenti o a pagamento). Di seguito trovi una panoramica completa, poi le istruzioni passo‑passo.

Panoramica rapida delle soluzioni

#	Approccio	Come funziona	Pro	Contro
1	Aggiornare il nome utente di Office	Windows: File → Opzioni → Generale → Personalizza la copia di Microsoft Office macOS: Word → Preferenze → Informazioni utente	Cambia l’autore dei nuovi commenti	Non modifica i commenti già inseriti
2	Macro VBA “base”	Selezioni il documento (⌘+A) e lanci uno script che sostituisce autore+iniziali sui commenti selezionati	Semplice e veloce; ideale per un solo autore	Richiede abilitare le macro
3	Macro VBA “selettiva”	Script avanzato: chiedi “autore da cercare → nuovo autore → nuove iniziali”; aggiorna solo i commenti che corrispondono	Perfetta se il documento ha più revisori	Un paio di campi in più da compilare, ma massima flessibilità
4	Componenti aggiuntivi di terze parti	Alcuni add‑in offrono funzioni “Find & Replace Comment Author”	Nessun codice da gestire	Spesso a pagamento; disponibilità su Mac variabile
5	Rimozione e ricreazione manuale	Elimini i commenti e li reinserisci con il nuovo account	Sicuro, zero macro	Impraticabile se i commenti sono molti

Prima di iniziare: due concetti chiave

Autore e iniziali sono proprietà del commento: anche se cambi il tuo nome utente in Word, i commenti già creati mantengono il nome originario finché non li modifichi.
Le macro funzionano anche su Word per Mac: l’Editor VBA è disponibile; basta abilitare la scheda Sviluppo e consentire l’esecuzione delle macro.

Quando conviene ogni approccio

Documento con un solo vecchio autore → Macro “base”: aggiorna tutto in un colpo (più rapida).
Documento con più revisori → Macro “selettiva”: scegli quale autore sostituire e con cosa.
Niente macro per policy aziendale → Add‑in (se ammesso) o ricreazione manuale (lenta ma sicura).
Crei nuovi commenti d’ora in poi → Aggiorna il nome utente di Office per evitare futuri disallineamenti.

Abilitare le macro su Word per Mac (Microsoft 365)

Mostra la scheda Sviluppo: Word → Preferenze → Barra multifunzione (o “Ribbon & Toolbar”) e spunta Sviluppo.
Imposta la sicurezza macro: apri la scheda Sviluppo → Macro → Sicurezza e scegli “Disabilita tutte le macro con notifica” (consigliato) oppure “Abilita macro” in un ambiente controllato.
Apri l’Editor VBA: premi ⌥+F11 (oppure menu Strumenti → Macro → Editor VBA).

Nota per Windows: le stesse macro funzionano anche su PC. L’Editor si apre con Alt+F11.

Soluzione consigliata: macro VBA

Di seguito trovi due script: uno rapido (aggiorna tutto ciò che hai selezionato, tipicamente l’intero documento), e uno selettivo (aggiorna solo i commenti dell’autore che indichi). Entrambi sostituiscono autore e iniziali senza toccare il testo del commento o la data/ora.

Macro VBA “base” (aggiorna i commenti selezionati)

Quando usarla: vuoi rinominare in blocco tutti i commenti, indipendentemente da chi li abbia inseriti.

Sub ChangeCommentAuthor()
  Dim i As Long, newName As String, newInitial As String
  If Selection.Comments.Count = 0 Then
      MsgBox "Nessun commento selezionato": Exit Sub
  End If
  newName = InputBox("Nuovo autore:")
  newInitial = InputBox("Nuove iniziali (max 2):")
  If newName = "" Or newInitial = "" Then Exit Sub
  For i = 1 To Selection.Comments.Count
      With Selection.Comments(i)
          .Author = newName
          .Initial = newInitial
      End With
  Next i
End Sub

Come eseguirla

Posiziona il cursore nel corpo principale del documento, poi premi ⌘+A per selezionare tutto.
Apri l’Editor VBA (⌥+F11), Inserisci → Modulo e incolla il codice.
Premi F5, digita Nuovo autore e Nuove iniziali quando richiesto.

Consigli: se il documento è grande, puoi velocizzare aggiungendo Application.ScreenUpdating = False all’inizio e rimettendolo a True alla fine.

Macro VBA “selettiva” (aggiorna solo l’autore indicato)

Quando usarla: il file contiene commenti di più persone e vuoi sostituire solo un autore specifico (ad es. “ACME S.p.A.” → “Mario Rossi”). Lo script controlla anche eventuali risposte ai commenti (commenti in thread).

Option Explicit
Sub ReplaceCommentAuthorSelective()
    Dim findName As String, newName As String, newInitial As String
    Dim c As Comment, r As Comment
    Dim changed As Long, total As Long
```
findName = InputBox("Autore da cercare (come appare nei commenti):")
If Len(findName) = 0 Then Exit Sub

newName = InputBox("Nuovo autore:")
If Len(newName) = 0 Then Exit Sub

newInitial = InputBox("Nuove iniziali (max 2):")
If Len(newInitial) = 0 Then Exit Sub
newInitial = Left$(Trim$(newInitial), 2)

Application.ScreenUpdating = False

For Each c In ActiveDocument.Comments
    total = total + 1
    If StrComp(c.Author, findName, vbTextCompare) = 0 Then
        c.Author = newName
        c.Initial = newInitial
        changed = changed + 1
    End If

    On Error Resume Next 'per compatibilità su versioni senza thread
    If c.Replies.Count &gt; 0 Then
        Dim i As Long
        For i = 1 To c.Replies.Count
            Set r = c.Replies(i)
            If StrComp(r.Author, findName, vbTextCompare) = 0 Then
                r.Author = newName
                r.Initial = newInitial
                changed = changed + 1
            End If
        Next i
    End If
    On Error GoTo 0
Next c

Application.ScreenUpdating = True

MsgBox "Commenti esaminati: " &amp; total &amp; vbCrLf &amp; _
       "Commenti aggiornati: " &amp; changed, vbInformation, _
       "Sostituzione autori commenti"
```
End Sub

Vantaggi:

Selettività: non tocchi i commenti degli altri revisori.
Robustezza: lavora sull’intero documento e copre anche le risposte ai commenti.

Variante: aggiorna l’intero documento senza selezionare

Preferisci evitare la selezione manuale? Ecco una variante che domanda solo nuovo autore e nuove iniziali e aggiorna tutto il documento (top‑level + risposte):

Option Explicit
Sub ChangeAllCommentsAuthor()
    Dim newName As String, newInitial As String
    Dim c As Comment, r As Comment
    Dim changed As Long
```
newName = InputBox("Nuovo autore:")
If Len(newName) = 0 Then Exit Sub

newInitial = InputBox("Nuove iniziali (max 2):")
If Len(newInitial) = 0 Then Exit Sub
newInitial = Left$(Trim$(newInitial), 2)

Application.ScreenUpdating = False

For Each c In ActiveDocument.Comments
    c.Author = newName
    c.Initial = newInitial
    changed = changed + 1

    On Error Resume Next
    If c.Replies.Count &gt; 0 Then
        Dim i As Long
        For i = 1 To c.Replies.Count
            Set r = c.Replies(i)
            r.Author = newName
            r.Initial = newInitial
            changed = changed + 1
        Next i
    End If
    On Error GoTo 0
Next c

Application.ScreenUpdating = True
MsgBox changed &amp; " commenti aggiornati.", vbInformation
```
End Sub

Soluzione senza codice: aggiornare il nome utente di Office

Questa operazione non cambia i commenti esistenti, ma è essenziale per evitare che i nuovi commenti ereditino il nome precedente.

macOS: Word → Preferenze → Informazioni utente → imposta Nome e Iniziali.
Windows: File → Opzioni → Generale → Personalizza la copia di Microsoft Office → aggiorna Nome utente e Iniziali.

Tip: esegui questo passaggio prima di cominciare a inserire nuovi commenti, specie su documenti condivisi.

Add‑in di terze parti

Alcuni componenti aggiuntivi offrono funzioni di “find & replace” sugli autori dei commenti. Sono comodi perché non richiedono codice, ma spesso sono a pagamento o non sempre disponibili per Word su Mac. Valuta sempre la policy IT e la provenienza dell’add‑in. Per attività una tantum, la macro resta il compromesso migliore tra rapidità e controllo.

Rimozione e ricreazione manuale

È la strada più semplice ma anche la meno efficiente: elimina ogni commento e reinseriscilo con l’account corretto. Può aver senso solo su documenti molto piccoli o quando non puoi usare macro né add‑in.

FAQ (domande frequenti)

Posso farlo in Word Online (browser)?

No. Word Online non consente di eseguire macro. Per modificare autore e iniziali dei commenti esistenti serve Word desktop (Mac o Windows).

La macro cambia anche la data/ora dei commenti?

No. Le macro qui proposte modificano solo Author e Initial. Il timestamp rimane quello originale.

Le risposte ai commenti (thread) vengono aggiornate?

Sì, gli script “selettivo” e “intero documento” includono un ciclo dedicato alle Replies. In versioni più datate in cui i thread non sono supportati, il codice ignora silenziosamente la parte non disponibile.

Ho eseguito la macro ma alcuni commenti non sono cambiati. Perché?

Stavi usando la macro “selettiva” e il nome cercato non corrisponde esattamente a quello visualizzato.
Il documento potrebbe essere protetto (scheda Revisione → Proteggi): rimuovi la protezione e riprova.
Hai lanciato la macro “base” senza selezionare tutto (⌘+A): in tal caso la macro agisce solo sui commenti effettivamente selezionati.

Posso tornare indietro?

Certo: subito dopo l’esecuzione premi ⌘+Z/Ctrl+Z per annullare l’operazione. In ogni caso, lavora sempre su una copia di backup.

È possibile anonimizzare i commenti invece di rinominarli?

Sì, gli strumenti di ispezione documento possono rimuovere proprietà e informazioni personali. Tuttavia di solito anonimizzano (es. “Autore”) e non consentono di impostare un nuovo nome specifico. Se vuoi sostituire con un nome preciso, usa una macro.

Limiti sulle iniziali?

Word usa tradizionalmente due caratteri. Gli script tagliano automaticamente le iniziali alla prima coppia di caratteri inserita.

Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni

Macro disabilitate: attiva la scheda Sviluppo e imposta “Disabilita con notifica” per poter autorizzare l’esecuzione caso per caso.
Il tasto F5 non avvia la macro su Mac: in alcune tastiere serve premere fn+F5 oppure avviare con Esegui dall’Editor VBA.
Documento enorme (migliaia di commenti): aggiungi Application.ScreenUpdating = False e disattiva momentaneamente il ricalcolo della visualizzazione; chiudi altre app per liberare RAM.
Selezione “tutto” non prende i commenti: assicurati che il cursore sia nel corpo del documento (non nell’intestazione/piè di pagina) prima di ⌘+A.
Policy IT restrittive: se non puoi usare macro, l’unica alternativa è un add‑in approvato o la ricreazione manuale.

Best practice e sicurezza

Backup prima di tutto: salva una copia del file (File → Salva con nome) prima di lanciare macro o strumenti di ispezione.
Ambiente controllato: esegui macro solo da file e autori di cui ti fidi. Evita di abilitare “macro sempre” in modo permanente.
Firma digitale (opzionale): se lavori in ambito aziendale, valuta l’uso di macro firmate per semplificare la distribuzione interna.
Impostazioni utente aggiornate: dopo la sostituzione, aggiorna il tuo Nome utente in Word così i prossimi commenti nascono già corretti.

Check‑list operativa (due minuti)

Apri il documento e crea una copia di sicurezza.
Abilita la scheda Sviluppo e le macro.
Scegli la macro: base (tutto quello che selezioni) o selettiva (solo un autore specifico).
Esegui lo script e verifica il risultato nel riquadro Revisione (pannello commenti).
Aggiorna le Informazioni utente in Word per i commenti futuri.

Esempio pratico

Scenario: il documento contiene 120 commenti di “ACME S.p.A.”. Vuoi sostituirli con “Mario Rossi”, iniziali “MR”, senza toccare i commenti di “Laura Bianchi”.

Inserisci la macro ReplaceCommentAuthorSelective.
Quando richiesto, digita: Autore da cercare = ACME S.p.A.; Nuovo autore = Mario Rossi; Iniziali = MR.
In pochi istanti, solo i commenti di ACME diventano “Mario Rossi (MR)”. Quelli di Laura restano invariati.

Note di compatibilità

Formati: funziona con .docx, .docm e, in genere, con .doc (anche se è consigliabile modernizzare a .docx).
Posizione dei commenti: Word gestisce commenti nel corpo principale, nelle note e in oggetti di testo; gli script operano a livello di documento e coprono questi casi.
Lingua dell’interfaccia: cambia la dicitura visualizzata (es. “Commenti”, “Autore”) ma non influisce sulla macro.

Alternative avanzate (solo per completezza)

Alcuni team ricorrono a workflow esterni (esportare il .docx come pacchetto ZIP e manipolare gli XML dei commenti). È una via potente ma fragile: rischi di corrompere il documento e perdi il controllo fine sui thread. A meno di automazioni industrializzate, la macro VBA rimane la scelta più sicura e manutentiva.

Raccomandazioni finali

Fai sempre un backup prima di lanciare macro o add‑in.
Word Online non supporta macro: svolgi l’operazione con Word desktop.
Prevenzione: aggiorna Nome utente e Iniziali in Word prima di inserire nuovi commenti.

Seguendo uno dei due script proposti (rapido o selettivo) puoi sostituire in pochi secondi l’autore di tutti i commenti esistenti, anche su Word per Mac con abbonamento Microsoft 365, mantenendo inalterati contenuti e timestamp.