La “New Outlook” di Microsoft 365 ha cambiato radicalmente la gestione dei file .pst: il classico percorso File > Apri ed esporta > Importa/Esporta non c’è più e molte attività vanno ripensate. In questa guida aggiornata al 2025 trovi stato della funzione, limiti, soluzioni operative e strategie per migrare in sicurezza.

Panoramica della questione

Con la nuova app desktop di Outlook (interfaccia web‑based unificata) Microsoft sta completando nel tempo la parità funzionale con Outlook (classic). Il tema più discusso è la gestione dei file .pst, storicamente usati per archivi locali, migrazioni “fai‑da‑te” e richieste legali. Dopo il passaggio alla New Outlook molti utenti hanno riscontrato che:

• non esiste più la procedura guidata Importa/Esporta del client classico;
• l’apertura dei .pst non è immediata e dipende da prerequisiti specifici;
• contatti e calendari contenuti in .pst non sono ancora gestiti come in Classic;
• servono workaround per backup, e‑discovery/DSAR e ripristini.

Stato attuale della funzionalità

Data di riferimento: settembre 2025. Ecco cosa puoi fare oggi, cosa sta arrivando e cosa resta di competenza di Classic Outlook.

Cosa funziona oggi nella New Outlook

• Aprire file .pst (mail in sola lettura, con ricerca attiva) dalla pagina Impostazioni > File > File di dati di Outlook (in alcune build: Impostazioni > Generale > File di dati di Outlook). Una volta montato il file, puoi sfogliare e trascinare le email verso una cassetta postale Exchange/Outlook.com o verso l’Archivio Online per renderle disponibili su tutti i dispositivi.
• Requisito tecnico: per aprire .pst in New Outlook deve essere installato anche Outlook (classic) della stessa architettura (32‑bit o 64‑bit). In caso contrario la voce “File di dati di Outlook” può non comparire o non funzionare.
• Esportazione in .pst dalla New Outlook: la funzione è in distribuzione generale dal terzo trimestre 2025. Nelle build recenti la trovi nelle impostazioni (voci come Privacy e dati > Esporta cassetta postale o Account > Esporta cassetta postale) e consente di esportare l’intera cassetta o una singola cartella. Le prestazioni possono essere inferiori rispetto a Classic nelle esportazioni molto grandi, quindi per archivi voluminosi continua a essere consigliato Classic.

Funzioni in rilascio o pianificate

• Contatti e calendario in .pst (sola lettura): in roll‑out da agosto 2025 nelle versioni più recenti della New Outlook. Se non li vedi ancora, è solo questione di anello/tenant o build.
• Import da .pst in New Outlook: Microsoft ha pianificato l’importazione nativa di email da .pst a partire dall’autunno 2025, con estensione successiva a contatti e calendari. Finché non è disponibile sul tuo tenant, usa i metodi indicati più sotto (Classic Outlook o trascinamento cartelle dal .pst verso la cassetta).

Cosa resta esclusivo di Classic Outlook (per ora)

• Import/Export completi e granulari (procedura guidata) di posta, contatti, calendari e attività.
• Gestione .pst in lettura/scrittura senza limitazioni (apertura, riparazione, compattazione, autoarchive classico).

Supporto di Classic Outlook

Classic Outlook resta compreso negli abbonamenti Microsoft 365 con app desktop e continuerà a essere supportato almeno fino al 2029. Questo consente alle organizzazioni di pianificare una migrazione graduale mantenendo nel frattempo i flussi basati su .pst.

Soluzioni e workaround pratici

In base all’obiettivo, scegli l’approccio più efficiente e conforme.

Obiettivo	Soluzione consigliata	Note operative
Continuare a usare un .pst	Restare su Classic Outlook oppure installare Office 2019/2021 desktop.	Non serve importare: apri il .pst da File > Apri > File di dati. Evita posizioni di rete/OneDrive per i .pst attivi (rischio corruzione e non supporto); usa disco locale.
Rendere i dati accessibili in New Outlook	Apri il .pst in New Outlook e trascina le cartelle di posta verso la cassetta o l’Archivio Online.	Richiede spazio lato server. Cassetta postale: 50–100 GB in base al piano; Archivio Online con auto‑expanding fino a 1,5 TB. La replica può richiedere tempo; lascia Outlook aperto.
Backup locale/off‑site	New Outlook: usa la funzione Esporta (se presente). In alternativa o per scenari enterprise, usa Microsoft Purview eDiscovery/Content Search per esportare in .pst.	Purview garantisce tracciabilità e coerenza con audit/DSAR. Conserva i .pst su storage cifrato e con policy di retention.
Ripristinare posta di ex‑dipendenti	Preferisci Inactive Mailbox con retention/hold. Per un accesso amministrativo rapido: monta il .pst in Classic oppure ripristina i dati sull’Archivio Online di una mailbox tecnica.	Riduce costi di licenza ed è coerente con le procedure di conformità.
Trasferire solo contatti	Da Classic esporta in CSV e importa in Persone (Outlook sul Web/New Outlook).	Il CSV viene sincronizzato subito e resta disponibile su tutti i dispositivi.

Procedura: aprire un file .pst nella New Outlook

Questi passaggi funzionano con le build correnti della New Outlook per Windows:

1. Apri la New Outlook e vai in Impostazioni (icona a forma di ingranaggio).
2. Apri File > File di dati di Outlook (oppure Generale > File di dati di Outlook, a seconda della build).
3. Seleziona Aggiungi file e scegli il tuo .pst locale.
4. Conferma: il .pst appare nel riquadro Cartelle. Puoi leggere, cercare e trascinare messaggi verso la cassetta o l’Archivio Online.

Importante:

• Assicurati che Outlook (classic) sia installato e che bitness (32‑bit/64‑bit) di Classic e New Outlook sia la stessa.
• Usa disco locale per i .pst “attivi”: posizioni su condivisioni di rete o cartelle sincronizzate (es. OneDrive) sono non supportate e aumentano il rischio di danneggiamento.
• Se l’opzione File di dati di Outlook non compare, la funzionalità potrebbe non essere ancora abilitata per il tuo tenant o potrebbe essere disattivata via policy.

Procedura: esportare o importare dati finché il supporto nativo non è completo

Esportare in .pst

Opzione 1 – New Outlook (quando presente): apri Impostazioni e cerca la voce Esporta cassetta postale (può trovarsi in Privacy e dati o Account). Scegli intera cassetta o cartella e avvia l’esportazione. Per cassette molto grandi, attendi tempi elevati o valuta l’uso di Classic.

Opzione 2 – Classic Outlook: File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Esporta in un file > Outlook Data File (.pst), quindi seleziona la cassetta e Includi sottocartelle. È il metodo più veloce e flessibile su archivi estesi.

Opzione 3 – Microsoft Purview (eDiscovery/Content Search) per scenari enterprise: crea una ricerca, prepara l’export e scarica i risultati in .pst. Consente filtri, catene di custodia e audit.

Importare in New Outlook

• Email: finché l’Import nativo non è disponibile sul tuo tenant, apri il .pst e trascina le cartelle verso la cassetta/Archivio Online (migrazione “per copia”).
• Contatti: da Classic esporta i contatti in CSV, poi importa in Persone (New Outlook/Outlook sul Web). È immediato e sincronizzato.
• Calendario: esporta in .ics da Classic e importa sul calendario del tuo account in Outlook sul Web, in attesa del supporto nativo in New Outlook.

Best practice per evitare problemi

• Dimensioni: suddividi .pst molto grandi (oltre ~20–30 GB) in più file; lavori e backup risulteranno più stabili.
• Archivio Online: abilita l’archivio a espansione automatica (auto‑expanding) per arrivare fino a 1,5 TB di spazio per utente. È la destinazione ideale per migrare contenuti dai .pst.
• Integrità dei file: se il .pst è sospetto, usa lo Strumento di riparazione Posta in arrivo (SCANPST.EXE) da Classic Outlook prima di aprirlo in New Outlook.
• Sicurezza: la “password del .pst” non cifra i dati; protegge solo l’apertura a livello di interfaccia. Conserva i .pst su dischi cifrati (BitLocker) e applica ACL/backup adeguati.
• Posizione del file: non usare condivisioni di rete né cartelle sincronizzate (OneDrive/SharePoint) per .pst in uso. Mantienili su unità locali dedicate.
• Prestazioni: su archivi massivi l’export della New Outlook può essere più lento. Per scadenze strette o volumi elevati, preferisci Classic Outlook o Purview.

Ripristino dati e casi d’uso aziendali

Ex‑dipendenti e mailbox di progetto

Per conservare la posta di chi lascia l’azienda, usa Inactive Mailbox con policy/hold di retention. In caso di richieste legali (e‑discovery) o data subject access request (DSAR), usa Purview Content Search ed esporta in .pst. Se serve un accesso operativo, importa il contenuto nell’Archivio Online di una mailbox tecnica o monta temporaneamente il .pst in Classic.

Audit, e‑discovery, DSAR

Evita .pst “di comodo” in cartelle personali. Centralizza in Exchange Online con Archivio Online, retention e ricerche Purview. I .pst vanno usati come artefatti di export controllati e conservati su storage cifrato con tracciamento accessi.

Domande frequenti e problemi comuni

Non vedo “File di dati di Outlook” in New Outlook.
Installa Outlook (classic) con la stessa architettura (32/64‑bit). Verifica che la tua build sia aggiornata e che l’amministratore non abbia disabilitato i .pst via policy.

Posso rispondere/inoltrare messaggi dal .pst?
Nella prima fase l’accesso è in lettura; con gli aggiornamenti 2025 sono in arrivo altre azioni su elementi del .pst. Se non le vedi, continua a usare il metodo “trascina nella cassetta e rispondi da lì”.

Ho un .pst corrotto.
Esegui SCANPST.EXE da Classic Outlook; se necessario ripeti la riparazione. In caso di danni gravi, esporta con Purview o valuta tool specializzati.

Posso tenere i .pst su OneDrive o in rete?
Non è supportato per file in uso: aumenta latenza e rischio di corruzione. Sposta i .pst attivi su disco locale e solo copie di archivio su storage sincronizzato o di rete.

I contatti del .pst non compaiono.
Usa Classic per esportare in CSV e importa in Persone della New Outlook/Outlook sul Web. Per i calendari, usa file .ics.

Raccomandazioni strategiche

1. Valuta se ti servono davvero i .pst. Microsoft sconsiglia archivi locali: non sono cifrati nativamente, non si sincronizzano su più dispositivi e sono soggetti a corruzione. Per ambienti regolamentati punta su Archivio Online ed eventuale backup certificato di terze parti.
2. Pianifica la migrazione. La New Outlook è un progetto pluriennale: finché non raggiunge parità per tutti i casi, Classic Outlook resta il client di riferimento per .pst.
3. Gestisci la capienza. Se sposti grandi archivi nel cloud:
   • abilita l’auto‑expanding archive (fino a 1,5 TB per utente);
   • spezza i .pst in più file prima di importarli;
   • usa criteri di archiviazione per spostare i messaggi meno recenti.
4. Segui la roadmap. Testa ogni nuova funzione (es. import nativo) su un PC pilota prima del roll‑out aziendale e adegua procedure e manualistica.

Checklist operativa per i team IT

• Conferma licenze e capienze (Mailbox + Archivio Online con espansione automatica).
• Definisci policy su uso/creazione .pst e, se necessario, disabilita i .pst nel nuovo client via policy.
• Prepara Classic Outlook come “strumento standard” per import/export fino a parità completa.
• Stabilisci canali ufficiali per export legali: Purview con Content Search ed export controllati.
• Forma gli utenti su drag & drop dal .pst verso la cassetta/archivio e su import contatti CSV.
• Imposta monitoraggio e report per migrazioni massali (quota, queue di sincronizzazione, errori).

In sintesi

La New Outlook ha già colmato parte del divario: apertura dei .pst (mail), ricerca e export in .pst sono disponibili; la lettura di contatti/calendari da .pst è in distribuzione e l’import nativo è previsto a breve. Fino alla piena maturità, la via più affidabile resta Classic Outlook per import/export completi, affiancato dalla New Outlook per il lavoro quotidiano. Migrare i dati dal .pst al server (cassetta/Archivio Online) è la strategia consigliata per produttività, governance e conformità.

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