Con la nuova app desktop di Microsoft Teams il pulsante per selezionare un’icona predefinita non c’è più: molti Team restano con le sole iniziali. In questa guida trovi procedure, work‑around e consigli pratici per impostare, cambiare e standardizzare l’avatar dei Team in modo chiaro e veloce.
Perché l’icona del Team conta (più di quanto sembri)
Un’icona riconoscibile è un acceleratore visivo. Nella barra laterale di Teams, soprattutto quando i gruppi sono molti, l’avatar diventa il punto d’appoggio per “scannerizzare” l’elenco in un colpo d’occhio. Una grammatica visiva coerente:
- riduce i tempi di ricerca del Team giusto (meno clic, meno errori);
- aiuta i nuovi colleghi a orientarsi tra progetti, reparti e community;
- migliora l’accessibilità: colori e forme distinguono i Team anche a dimensioni ridotte;
- supporta la governance: un set di icone standard comunica subito cosa è “ufficiale”.
Cosa è cambiato nella nuova app di Teams
Nella nuova app desktop di Teams, durante la creazione di un Team non è più presente il selettore di icone predefinite. In molti tenant l’utente vede solo il riquadro con due lettere (le iniziali del nome del Team). Questo non impedisce di impostare un’icona personalizzata, ma costringe a farlo dopo la creazione oppure a passare dall’interfaccia web, che in diverse build continua a mostrare il pulsante “Cambia immagine” anche in fase di creazione.
Microsoft non ha pubblicato una motivazione ufficiale: si tratta verosimilmente di un’ottimizzazione dell’interfaccia della “New Teams”. È possibile inviare feedback dal menu Help & Feedback → Give feedback. Nel tempo Microsoft tende ad allineare web e desktop (feature parity), quindi l’opzione potrebbe tornare in build future.
Soluzioni rapide (panoramica)
Di seguito la sintesi dei metodi oggi disponibili, con pro e contro:
| Scenario | Procedura/Work‑around | Note utili |
|---|---|---|
| Cambiare icona dopo la creazione (nuova app desktop) | 1. Apri Teams → scheda Teams a sinistra. 2. Accanto al nome del team: … → Gestisci team. 3. Tab Impostazioni → sezione Dettagli del team → Cambia immagine. 4. Carica un file PNG/JPG oppure Elimina immagine per tornare alle iniziali. 5. Salva. | Funziona solo se l’amministratore non ha bloccato l’upload di immagini personalizzate. |
| Usare le vecchie icone predefinite | Non più disponibile nella nuova app desktop di Teams. Al momento non c’è un’opzione equivalente. | |
| Interfaccia web | L’interfaccia web di Teams mantiene spesso (a seconda della build) il pulsante “Cambia immagine” anche in fase di creazione. Se serve un’icona rapida, crea il Team dal web e poi aprilo nell’app. | |
| Evitare che altri proprietari cambino o eliminino l’icona | Riduci i proprietari al minimo necessario: quando non serve che modifichino le impostazioni del Team, declassa i colleghi da Proprietari a Membri. | Riduce il rischio di eliminazione del Team e di modifiche non volute all’avatar. |
| Icone con sfondo nero non desiderato | Scarica l’icona, aprila in un editor (Paint, Photoshop, ecc.) e aggiungi uno sfondo bianco prima di caricarla su Teams. | Teams converte l’immagine in PNG con background trasparente; con il tema scuro lo sfondo appare nero. |
Procedura dettagliata: cambiare l’icona dopo la creazione (desktop)
Se hai già creato il Team e vuoi impostare un avatar personalizzato, procedi così:
- Apri l’app desktop di Microsoft Teams e vai sulla scheda Teams.
- Trova il Team nell’elenco, fai clic su … (menu Altre opzioni) → Gestisci team.
- Apri la tab Impostazioni e scorri fino a Dettagli del team.
- Clic su Cambia immagine:
- Carica un file immagine (PNG o JPG). Preferisci immagini quadrate e già centrate (vedi più avanti Linee guida di design).
- Elimina immagine per tornare alle sole iniziali.
- Premi Salva. La modifica può impiegare qualche minuto per propagarsi a tutti i client.
Se il pulsante è disabilitato o non visibile: contatta l’amministratore. Alcune organizzazioni limitano l’upload di immagini personalizzate per motivi di brand, conformità o sicurezza.
Work‑around web: impostare l’icona in fase di creazione
In molte build dell’interfaccia web, durante la creazione del Team è ancora presente il pulsante Cambia immagine. Quando devi creare rapidamente più Team con icone coerenti:
- Apri Teams dal browser con il tuo account aziendale.
- Avvia la creazione di un nuovo Team (da zero o da modello).
- Se disponibile, usa Cambia immagine prima di confermare la creazione.
- Completa i passaggi e, se necessario, continua la configurazione nell’app desktop.
Nota: l’esperienza web può variare tra tenant e canali di rilascio. Se non vedi l’opzione, utilizza la procedura post‑creazione descritta sopra.
Governance: come evitare modifiche non desiderate all’avatar
Per impostazione predefinita, tutti i Proprietari di un Team possono cambiarne l’immagine. Se la tua organizzazione preferisce bloccare l’avatar una volta definito:
- Riduci il numero di Proprietari al minimo indispensabile: promuovi a Proprietario solo chi davvero deve gestire il Team.
- Documenta uno standard: comunica linee guida semplici su colori, formati e quando aggiornare un’icona (vedi sezione Design).
- Assegna la responsabilità: stabilisci chi approva le icone “ufficiali” (es. IT o Comunicazione interna).
Linee guida di design: creare icone chiare, leggibili e coerenti
Una buona icona per Teams deve rimanere leggibile a 20–24 px nella barra laterale e su sfondi chiari o scuri. Ecco le best practice:
- Formato: PNG (preferibilmente con sfondo pieno), JPG se l’immagine è fotografica.
- Dimensioni consigliate: carica un quadrato almeno 512×512 px. L’app creerà le varie miniature.
- Margini sicuri: lascia 10–15% di padding intorno al soggetto per evitare tagli.
- Contrasto: se usi icone bianche, metti uno sfondo colorato pieno; se l’icona è scura, preferisci sfondi chiari.
- Testo al minimo: evita scritte lunghe. Se proprio serve, usa 1–2 lettere grandi e bold.
- Coerenza cromatica: adotta una palette per categoria (es. Finance=verde, HR=viola, IT=blu) e riusala su tutti i Team.
- Accessibilità: rispetta il contrasto minimo (rapporto 4.5:1 tra icona e sfondo) per facilitare la lettura.
Risoluzione e formati consigliati
| Uso | Risoluzione | Formato | Note |
|---|---|---|---|
| Upload consigliato | 512×512 px | PNG | Qualità ottimale, margini sicuri ai lati. |
| Alternativa leggera | 256×256 px | PNG/JPG | Riduci l’anti‑aliasing del testo per evitare “impastamento”. |
| Fotografie | ≥ 1024×1024 px | JPG | Centra il soggetto; applica un cerchio/shape per coerenza. |
Come evitare lo sfondo nero con il tema scuro
Molte icone con trasparenza (logo in bianco su PNG trasparente) appaiono “incorniciate” di nero quando l’utente usa il tema scuro. Per evitarlo:
- Windows (Paint): apri l’immagine → Riempi lo sfondo con bianco o applica un rettangolo bianco sotto il logo → salva come PNG.
- macOS (Anteprima): duplica il file → Strumenti > Regola dimensione se serve → aggiungi un rettangolo bianco come livello di base → esporta in PNG.
- PowerPoint (trucco veloce): inserisci il logo → aggiungi una shape quadrata bianca dietro → allinea al centro → File > Esporta > PNG con trasparenza disattivata.
Problemi comuni e come risolverli
| Problema | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| L’icona non cambia subito | Cache client o propagazione lato servizio | Chiudi e riapri Teams, oppure esci/entra con l’account. Attendi qualche minuto: l’aggiornamento è asincrono. |
| “Cambia immagine” non visibile | Policy aziendale | Contatta IT: potrebbe essere disabilitato l’upload di immagini per i gruppi. |
| Team scomparso dall’elenco | Rimozione dal gruppo o eliminazione del Team | Verifica con un Proprietario o con IT. L’avatar non influisce sulla visibilità del Team. |
| Logo tagliato | Immagine non centrata o margini troppo stretti | Ricrea l’icona con padding 10–15% e controlla l’anteprima a dimensione ridotta. |
| Sfondo che “stona” con il tema utente | Mancanza di contrasto | Usa uno sfondo pieno con colore corporate e logo in negativo/positivo per garantire leggibilità. |
FAQ
Perché non trovo più le icone predefinite nella creazione del Team?
Nella nuova app desktop l’opzione è stata rimossa. Puoi caricare un’immagine personalizzata dopo la creazione o creare il Team dal web, dove in molte build la funzione è ancora presente.
Posso ripristinare le vecchie icone predefinite?
No, l’app desktop attuale non offre un selettore integrato. Se vuoi un set “predefinito”, crea un catalogo interno di icone personalizzate (vedi linee guida di design) e distribuiscilo ai proprietari.
L’icona può essere cambiata da mobile?
In alcune versioni l’app mobile consente la gestione del Team, ma l’esperienza varia. Per coerenza, ti consigliamo di effettuare la modifica da desktop.
Chi può cambiare l’icona del Team?
I Proprietari del Team. Limita il numero di Proprietari se vuoi mantenere gli avatar stabili nel tempo.
Non vedo il pulsante “Cambia immagine”. È un bug?
Spesso è una scelta di policy. Verifica con il reparto IT se l’upload di immagini è consentito per i gruppi/Team.
Quanto tempo impiega la modifica a propagarsi?
Di solito pochi minuti. La visibilità può differire tra desktop, web e mobile finché la cache non si aggiorna.
Per amministratori IT: standard, policy e automazione
Se gestisci un tenant e vuoi controllare l’esperienza degli avatar dei Team, considera questi punti:
- Standard di brand: prepara un pacchetto di 10–20 icone ufficiali (PNG 512×512, palette corporate) per i principali tipi di Team: Progetto, Prodotto, Reparto, Community, Evento, ecc.
- Ruoli e responsabilità: assegna 1–2 Proprietari “di controllo” per Team strategici; per gli altri, promuovi a Proprietario solo quando serve.
- Policy di upload: se necessario, limita chi può caricare immagini per i gruppi. Comunica chiaramente il processo per richiedere/aggiornare un’icona.
- Naming e prefissi: abbina icone e prefissi coerenti (es. PRJ‑, OPS‑) per rendere immediata l’identificazione in elenco.
- Automazione: quando crei Team “da modello”, prevedi lo step di caricamento dell’icona subito dopo la creazione (via interfaccia o flusso operativo interno).
Impostare o aggiornare l’immagine a livello di gruppo
Ogni Team è basato su un gruppo di Microsoft 365. Aggiornare l’immagine del gruppo associato aggiorna anche l’avatar del Team. Un flusso tipico per IT è:
- Preparare l’icona conforme agli standard (PNG 512×512 con sfondo pieno).
- Individuare il gruppo associato al Team.
- Caricare la foto del gruppo tramite gli strumenti amministrativi previsti dall’organizzazione.
- Verificare la propagazione su desktop, web e mobile.
Nota: i dettagli operativi dipendono dagli strumenti e dalle policy del tuo tenant. Se hai un processo di provisioning centralizzato, integra l’upload dell’icona nello starter kit del Team.
Strategia cromatica: una tassonomia che “si legge”
Associare colori a categorie funzionali aiuta gli utenti a pre‑filtrare mentalmente l’elenco. Ecco una proposta semplice, facilmente estendibile:
| Categoria | Colore base | Icona/Simbolo | Esempi di Team |
|---|---|---|---|
| Progetti | Blu | Quadrato/triangolo con iniziale | PRJ‑App Mobile, PRJ‑ERP |
| Operation | Arancione | Ingranaggio stilizzato | OPS‑Servizi, OPS‑Magazzino |
| Finance | Verde | Simbolo valuta/istogramma | FIN‑Contabilità, FIN‑Budget |
| HR/People | Viola | Icona persone | HR‑Recruiting, HR‑L&D |
| IT/Tech | Blu scuro | Terminale/ | IT‑Supporto, IT‑SecOps |
| Marketing/Vendite | Rosa/rosso | Megafono/cartello | MKT‑Brand, SLS‑Key Accounts |
Stabilisci 1–2 varianti per categoria (chiaro/scuro) per accomodare il tema dell’utente e mantieni un file sorgente “master” (es. in PowerPoint o Figma) per produrre nuove icone in pochi secondi.
Checklist operativa (riutilizzabile)
- Dai un nome definitivo al Team prima dell’icona (influenza le iniziali di fallback).
- Seleziona un colore di categoria coerente con gli standard interni.
- Crea o adatta un’icona 512×512, centrata, con padding e sfondo pieno.
- Carica l’immagine da Gestisci team → Impostazioni → Dettagli del team → Cambia immagine.
- Verifica la resa su temi chiaro e scuro e su mobile.
- Riduci i Proprietari se vuoi evitare modifiche accidentali.
- Documenta la scelta nel wiki del Team o nella knowledge base interna.
Template “express” per creare icone in PowerPoint
- Apri una slide vuota (layout “Solo titolo”). Imposta la dimensione della slide in formato quadrato (es. 25×25 cm).
- Inserisci una shape quadrata a tutto schermo e colorala secondo la categoria.
- Aggiungi il logo/simbolo (SVG o PNG ad alta risoluzione) al centro; imposta larghezza ~70% del canvas.
- Se utile, aggiungi una lettera/monogramma con font bold e tracking negativo.
- File → Esporta → PNG e scegli qualità massima. Controlla il risultato a 64–96 px per leggere la resa “piccola”.
Quando la UI non aiuta: buone pratiche “di processo”
- Onboarding: inserisci l’icona tra i primi step dopo la creazione del Team (insieme a canali, schede e permessi).
- Modelli: se usi modelli di Team, allega l’icona “base” nel canale Generale per chi la deve caricare.
- Revisione periodica: ogni trimestre verifica che i Team critici abbiano icone coerenti; rimuovi immagini obsolete.
- Versioning: conserva le versioni in una cartella condivisa (es. “/Brand/Teams/Icons/”) con naming
categorianomev1.png.
Accessibilità e inclusività
Un’icona efficace vale per tutti. Oltre al contrasto, verifica:
- Distinzione cromatica: non basare la differenziazione solo sul colore; usa forme diverse quando possibile.
- Niente micro‑testi: i dettagli troppo fini spariscono nelle miniature.
- Consistenza: logo e spessori devono essere uniformi su tutta la libreria.
Sicurezza e conformità
- Evita immagini che contengono dati sensibili, volti non autorizzati o marchi non di proprietà.
- Se la tua organizzazione ha linee guida sul brand, fai approvare l’icona prima della pubblicazione.
- Conserva i file sorgente in un repository con versionamento e permessi adeguati.
Sintesi rapida
- Non è più possibile scegliere l’avatar predefinito durante la creazione di un Team nella nuova app desktop.
- Puoi caricare o cambiare un’immagine personalizzata dopo la creazione (Gestisci team → Impostazioni → Cambia immagine) oppure creare il Team dal web dove il pulsante talvolta è ancora presente.
- Non c’è una spiegazione ufficiale: inviare feedback è l’unico modo per sollecitarne il ripristino.
Domande da fare al tuo IT (check finale)
- La policy del tenant consente l’upload di immagini per i gruppi/Team?
- Esiste una libreria di icone “ufficiali” da usare?
- Chi approva le modifiche agli avatar dei Team critici?
- Qual è la procedura di provisioning per includere già l’icona al momento della creazione?
Conclusioni
L’assenza del selettore di icone predefinite nella nuova app desktop di Microsoft Teams è un cambiamento che impatta la riconoscibilità dei Team, ma non un vicolo cieco. Con una procedura post‑creazione chiara, un semplice work‑around via web e poche regole di design e governance puoi ripristinare in poco tempo un ecosistema di icone leggibile, coerente e davvero utile per tutti.