Hai perso l’opzione Collegamento nel nuovo Outlook? In questa guida aggiornata trovi come inserire URL, creare link a file e cartelle di rete (UNC), cosa fare quando l’icona è grigia o il tasto destro non mostra Incolla, più workaround affidabili e buone pratiche.
Inserire un collegamento URL in New Outlook
Panoramica del problema
Nel nuovo Outlook per Windows molti utenti non vedono la voce Collegamento nella scheda Inserisci oppure la trovano disattivata. Cliccando la piccola freccia accanto al pulsante, compare solo “Rimuovi collegamento” in grigio; in altri casi il menu con il tasto destro non mostra l’opzione per creare o modificare link.
Perché succede
- Stai scrivendo in testo normale invece che in HTML: molte opzioni di formattazione e collegamento vengono disabilitate.
- Hai selezionato un’area non modificabile (ad esempio una firma bloccata o un blocco contenuto incollato da un’app esterna).
- Il focus non è nel corpo del messaggio (es. il cursore è nell’oggetto).
- L’account è offline o il componente editor non è inizializzato (succede dopo lunghe sospensioni o aggiornamenti non completati).
Soluzione consigliata (metodo standard)
| Passo | Dettaglio |
|---|---|
| 1 | Evidenzia il testo da trasformare in link. |
| 2 | Nella barra multifunzione, fai clic sul pulsante‑icona “Link” (non sulla piccola freccia). |
| 3 | Compila la finestra Inserisci collegamento con l’URL e conferma. |
| ↺ | In alternativa usa la scorciatoia Ctrl + K: apre direttamente la stessa finestra. |
| Nota | Se il pulsante è grigio, verifica che il messaggio sia in formato HTML (menù … ▶ Modifica in HTML). |
Consigli pratici
- Se hai incollato un URL completo (es.
https://esempio.it), Outlook lo rende cliccabile una volta che premi Spazio o Invio. Se non succede, selezionalo e premi Ctrl + K. - Per rinominare il link, doppio clic sul testo collegato oppure Link ▶ Modifica collegamento.
- Per rimuovere un link mantenendo il testo, usa Rimuovi collegamento (icona con la catena spezzata).
Collegare file o cartelle di rete (percorsi UNC)
Panoramica del problema
Nel nuovo Outlook la conversione automatica di percorsi di rete del tipo \\Server\Cartella in link cliccabili non è più attiva. Inoltre, usando Ctrl + K con un percorso UNC, l’editor tende ad anteporre http://, rendendo il collegamento inutilizzabile.
Soluzioni e workaround efficaci
Opzione 1 — Prefisso file:/// (rapida ma talvolta instabile)
- Scrivi l’URL come
file:///\\Server\Percorso\file.docxofile:///\\Server\Cartella. - Sostituisci gli spazi con
%20(es.folder name→folder%20name). - Funziona solo con destinatari interni che si trovano sulla stessa rete o VPN e hanno permessi sul percorso.
| Percorso interno | Versione consigliata | Note |
|---|---|---|
\\filesrv01\Ufficio\Report.xlsx | file:///\\filesrv01\Ufficio\Report.xlsx | Aprirà Excel se il file è raggiungibile. |
\\nas\progetti\Folder A | file:///\\nas\progetti\Folder%20A | Attenzione agli spazi: usa %20. |
\\dc\share$\IT\setup.exe | file:///\\dc\share$\IT\setup.exe | Richiede permessi; alcuni client bloccano gli eseguibili. |
Pro: immediato, non richiede servizi cloud. Contro: può non attivarsi come link su tutti i client; alcune policy di sicurezza o browser embedded potrebbero bloccarlo.
Opzione 2 — Allegare con “Carica e condividi” (OneDrive/SharePoint)
- Evidenzia il testo da trasformare in link descrittivo.
- Scegli Allega file ▶ Carica e condividi e seleziona il file dal disco o da una cartella di rete sincronizzata.
- Outlook pubblicherà l’elemento su OneDrive/SharePoint e inserirà un collegamento cloud con permessi configurabili. Con Modifica collegamento puoi cambiare il testo visualizzato.
Pro: accessibile ovunque, con controllo di condivisione e versionamento. Contro: richiede spazio/permessi sul tenant e non punta più al file di rete originale.
Opzione 3 — Trascinamento da Word
- In Word crea un collegamento ipertestuale a
\\Server\…. - Seleziona il testo collegato e trascinalo nel corpo del messaggio di Outlook.
Il link spesso viene mantenuto correttamente come UNC.
Pro: veloce quando scrivi documenti di accompagnamento. Contro: non sempre affidabile; da verificare lato destinatario.
Opzione 4 — Tornare temporaneamente all’interfaccia “classica”
Disattivando il toggle New Outlook e riaprendo la versione classica puoi:
- Usare Maiusc + clic destro ▶ Copia come percorso su file e cartelle di Esplora file.
- Incollare nel messaggio con Ctrl + V, quindi trasformare in link con Ctrl + K senza forzature
http://.
Stato attuale: a settembre 2025 non esiste ancora un gestore nativo completo per i link UNC in New Outlook. I workaround sopra sono le vie più rapide e affidabili nel quotidiano.
Diagnostica rapida quando un link UNC non si apre
- Chiedi al destinatario di copiare e incollare il percorso nella barra di Esplora file: se non si apre, è un problema di rete/permessi.
- Verifica che non siano stati introdotti caratteri speciali non supportati o virgolette tipografiche.
- Controlla policy che blocchino
file:///nel client: alcune organizzazioni lo disabilitano per sicurezza. - Se il percorso contiene accenti o caratteri non ASCII, valuta di usare una cartella condivisa con alias o un link cloud.
Incollare contenuti quando il tasto destro non mostra “Incolla”
Problema
In alcune build di New Outlook il menu contestuale può non visualizzare Incolla oppure può comparire semplificato.
Soluzioni immediate
- Ctrl + V funziona sempre nel corpo del messaggio.
- Apri la barra Accesso rapido (icona degli appunti vicino all’area di composizione) e scegli l’azione di incolla.
- Se dopo l’incolla la formattazione è “strana”, seleziona il testo e usa Cancella formattazione o il comando Incolla come testo semplice dal piccolo pop‑up di incolla (quando appare).
Prevenzione
- Quando incolli da Word o da pagine Web, preferisci testo semplice se non ti serve lo stile; eviti così blocchi che disattivano il pulsante Link.
- Se il mouse non mostra il menu giusto, prova clic destro standard (non tasti aggiuntivi del mouse) o il menu tastiera con Shift + F10.
Pulsante “Link” completamente disattivato
Cause tipiche
- Messaggio in testo normale (Plain Text) o in formato non supportato.
- Account offline o con sincronizzazione sospesa (icona di stato non attiva).
- Componente di editor non aggiornato o installazione Office da riparare.
- Selezione in un’area non modificabile (es. anteprima file incorporato, firma bloccata dall’amministratore).
Azioni risolutive
- Passa al formato HTML: menù … ▶ Modifica in HTML.
- Apri File ▶ Account ▶ Opzioni aggiornamento per cercare e applicare aggiornamenti.
- Esegui una riparazione di Office se noti più comandi grigiati o crash ricorrenti.
- Verifica che il cursore sia nel corpo del messaggio e che il testo sia selezionato.
- Rimuovi e reinserisci eventuali blocchi incollati da applicazioni che portano stili “bloccanti”.
Trucco utile: quando il pulsante rimane grigio, premi Ctrl + K; se la finestra “Inserisci collegamento” si apre comunque, era un glitch della UI e puoi procedere.
Inserire un video che parte in automatico in una convocazione
Outlook per Windows (nuova interfaccia) non supporta l’autoplay di video incorporati nelle riunioni. Puoi ottenere un’esperienza chiara e “clic‑to‑play” con questo approccio:
- Inserisci un’immagine o una GIF come locandina nel corpo dell’invito.
- Selezionala e premi Ctrl + K, incolla l’URL del video ospitato (Stream, YouTube, OneDrive) e conferma.
- Aggiungi una riga di testo, ad esempio: [Riproduci il video], e collegala allo stesso URL.
Nota: per i partecipanti l’avvio sarà sempre manuale; specifica nell’invito che il video si apre nel browser.
Buone pratiche generali
| Situazione | Suggerimento rapido |
|---|---|
| Bordi grigi / comandi mancanti | Passa al formato HTML, aggiorna Office, valuta l’uso di OWA (Outlook web) per l’invio urgente. |
| Collegamenti a gruppi di posta | La gestione delle liste di distribuzione è ancora parziale: gestiscile da Outlook classico o dal portale web dell’organizzazione. |
| Produttività | Tieni la vecchia e la nuova interfaccia affiancate finché le funzioni critiche non saranno parificate. |
| Messaggi “pesanti” | Preferisci link cloud a file allegati per ridurre dimensioni e duplicati. |
| Accessibilità | Usa testi di link descrittivi (es. “Manuale qualità” invece di “clicca qui”). |
| Coerenza aziendale | Definisci un modello di messaggio con stile, firma e regole per i link (cloud vs rete interna). |
Domande frequenti
Posso trasformare in link un’immagine?
Sì: seleziona l’immagine nel corpo del messaggio, premi Ctrl + K e incolla l’URL.
Perché vedo solo “Rimuovi collegamento”?
Di solito perché non c’è testo selezionato o il formato del messaggio non è HTML. Seleziona una parola, passa a HTML e riprova.
Il link file:/// non si attiva: è normale?
Dipende dalle policy di sicurezza e dal client del destinatario. In molte organizzazioni è permesso solo l’accesso via link cloud con controllo dei permessi.
Posso forzare \\Server\Cartella a diventare cliccabile senza cloud?
Non in modo garantito in New Outlook. Prova la sintassi file:///, il trascinamento da Word o l’invio dalla versione classica.
Il tasto destro non mostra Incolla: è un bug?
È più spesso un comportamento della UI ancora in evoluzione. Usa Ctrl + V o la barra Accesso rapido.
Come verifico al volo se sono in HTML?
Apri il menù … nella finestra di composizione: se vedi Modifica in HTML, selezionalo. Se vedi Modifica in testo normale, sei già in HTML.
Procedure guidate complete
Creazione di un link a sito web con testo descrittivo
- Scrivi la frase: “Consulta la guida aggiornata”.
- Seleziona la frase.
- Clicca su Link nella scheda Inserisci (icona catena).
- Nella finestra che si apre, incolla l’URL (
https://…). - Conferma. Il testo diventa cliccabile; passando il mouse vedrai l’URL di destinazione.
Condivisione di un file interno senza allegarlo
- Se il file è su una cartella sincronizzata (OneDrive/SharePoint), usa Allega ▶ Carica e condividi.
- Scegli i permessi appropriati (solo visualizzazione o modifica; persone all’interno dell’organizzazione o specifiche).
- Rinomina il testo del link con Modifica collegamento per maggiore chiarezza.
Invio di un percorso di rete a un team interno
- Scrivi il percorso nel corpo dell’email in formato
file:///\\Server\Percorso\Cartella. - Sostituisci ogni spazio con
%20. - Anticipa nel testo che il link è valido solo in rete o VPN e richiede permessi.
Checklist di troubleshooting
- Il pulsante Link è grigio? — Passa a HTML, seleziona testo, verifica focus nel corpo, prova Ctrl + K.
- UNC non cliccabile? — Usa
file:///, prova trascinamento da Word, oppure condividi via cloud. - Tasto destro senza Incolla? — Ctrl + V o barra Accesso rapido; se serve rimuovi formattazione dopo l’incolla.
- Editor instabile? — Aggiorna Office, riavvia Outlook, valuta Riparazione Office.
- Destinatari esterni? — Evita link a percorsi interni; preferisci link cloud con permessi adeguati.
Suggerimenti di stile e sicurezza per i link
- Chiarezza: usa testi descrittivi (“Manuale ISO 9001”) invece di “clicca qui”.
- Coerenza: mantieni una convenzione di denominazione (es. [Documento] – [Versione] – [Data] nel testo del link).
- Accessibilità: evita di usare solo il colore per indicare l’esistenza di un link; aggiungi testo significativo.
- Sicurezza: verifica sempre l’URL finale; diffida di reindirizzamenti sospetti incollati da terzi.
- Monitoraggio: quando opportuno, preferisci link cloud per poter revocare l’accesso o aggiornare il file senza reinviare email.
Modelli di testo pronti all’uso
Invito con collegamento a video
Ciao a tutti, prima della riunione vi chiediamo di guardare questo breve video introduttivo: [Riproduci il video] Grazie!
Dopo aver incollato il modello, seleziona [Riproduci il video], premi Ctrl + K e incolla l’URL del video.
Comunicazione con link a cartella interna (uso interno)
I materiali aggiornati sono disponibili qui (solo rete aziendale): file:///\\server\reparto\Progetti%20Q4
Quando scegliere cloud vs percorso di rete
| Esigenza | Meglio usare | Motivo |
|---|---|---|
| Collaborazione con colleghi in smart working | Link cloud (Carica e condividi) | Accesso da fuori rete, versioning, permessi granulari. |
| Documento pesante solo per team in LAN | Percorso UNC con file:/// | Velocità su rete interna, niente duplicati nel cloud. |
| Invio a partner esterni | Link cloud con scadenza | Controllo accessi, revoca, tracciamento. |
Roadmap realistica e aspettative
Il nuovo Outlook sta evolvendo rapidamente. Oggi gestisce bene i link a siti web tramite l’icona Link o la scorciatoia Ctrl + K, ma resta incompleto sul fronte dei collegamenti a percorsi UNC e su alcune rifiniture del menu contestuale. Fino a quando non verrà reintrodotto un gestore nativo per i link di rete, i workaround più affidabili restano:
- Prefisso
file:///con attenzione a spazi e permessi. - Carica e condividi (OneDrive/SharePoint) per scenari misti o esterni.
- Trascinamento da Word quando serve un link UNC “puro”.
- Ritorno temporaneo a Outlook classico per creazione e invio in casi particolari.
Conclusione
Se il tuo obiettivo è inserire link rapidi e stabili nel nuovo Outlook, segui la regola d’oro: usa HTML, seleziona il testo, premi Ctrl + K. Per i percorsi di rete adotta file:/// o preferisci un link cloud con Carica e condividi. Per i problemi di incolla, affidati alle scorciatoie da tastiera e alla barra Accesso rapido. Finché Microsoft non ripristinerà il supporto completo ai link UNC, questi flussi di lavoro restano le strategie più efficaci per garantire usabilità, sicurezza e produttività.