Microsoft 365: passaggio del font predefinito da Calibri ad Aptos — cause, soluzioni e best practice

Hai visto sparire e riapparire Aptos? Il passaggio del font predefinito di Microsoft 365 da Calibri ad Aptos procede a ondate, con abilitazioni lato server e possibili rollback. Qui trovi cause, diagnosi e procedure passo‑passo per impostarlo o tornare a Calibri senza stress.

Indice

Cosa sta cambiando in Microsoft 365

Microsoft ha iniziato a sostituire Calibri con Aptos come font predefinito dell’“Office Default Theme”. La novità viaggia insieme a una nuova tavolozza colori e riguarda Word, PowerPoint, Excel e, per la parte di composizione messaggi, anche Outlook. Il cambiamento tocca i nuovi file basati sul modello globale in uso (ad esempio Normal.dotm per Word); i documenti già creati non vengono alterati e mantengono il font salvato in origine.

A livello tipografico, Aptos è una sans più moderna e versatile, pensata per schermi ad alta densità e per una resa pulita anche a piccole dimensioni. In Excel viene spesso usata la variante Aptos Narrow come carattere del corpo per migliorare la leggibilità nelle celle.

Perché alcuni utenti non vedono (ancora) Aptos

Se in alcune installazioni Aptos non compare, compare a tratti, oppure è tornato Calibri, non è un’anomalia locale: dipende dal meccanismo di rilascio.

Roll‑out graduale con feature‑flag: l’Office Default Theme con Aptos e nuova palette viene attivato lato server per gruppi di utenti. La presenza del font come predefinito non dipende soltanto dalla versione installata.
Sospensioni o rollback: Microsoft può interrompere o invertire il rilascio per bug o feedback. Ecco perché qualcuno ha visto Aptos apparire e poi scomparire.
Canali di aggiornamento differenti: Current Channel, Monthly Enterprise, Beta/Preview ricevono la novità in tempi diversi. Due PC “aggiornati all’ultima versione” ma su canali diversi possono comportarsi in modo opposto.

Come verificare lo stato nella tua installazione

Controlla il canale e la build: File → Account (o File → Guida su Mac). Prendi nota di Versione e Canale (Current, Monthly Enterprise, ecc.).
Verifica se Aptos è disponibile nei temi: in Word/PowerPoint apri Progettazione (Design) → Caratteri e cerca “Office – Aptos”. In Excel la voce si trova in Layout di pagina (Page Layout) → Caratteri.
Osserva il banner: quando Microsoft abilita il nuovo tema, al primo avvio puoi vedere un banner di notifica con l’opzione “Torna a Calibri”.

Soluzioni pratiche (work‑around immediati)

Esigenza	Procedura	Dove	Note
Impostare Aptos come predefinito	Design → Caratteri → Office – Aptos → Imposta come predefinito	Word, PowerPoint, Excel (in Excel il corpo è Aptos Narrow)	Salva la scelta nel modello Normal.dotm (o equivalente)
Ritornare a Calibri	Design → Caratteri → Office – Calibri → Imposta come predefinito	Word, PowerPoint, Excel	Utile per coerenza nei documenti aziendali esistenti
Aptos non appare nell’elenco	Attendere i futuri update: il rollout non è concluso	–	Verificare la roadmap (ID 151047) e mantenere gli update automatici attivi
Creare un tema personalizzato	Design → Caratteri → Personalizza caratteri → Titoli =Aptos Display, Corpo =Aptos → Salva → Imposta come predefinito	Word/PowerPoint	Replica di fatto il tema ufficiale anche se non ancora distribuito
Riparare/reinstallare Office	Inutile: non forza il flag di attivazione	–	Il toggle è lato server; reinstallare non cambia lo stato

Nota terminologica: in italiano la scheda può chiamarsi Progettazione, mentre in molte guide è indicata come Design. Le voci sono le stesse.

Procedure dettagliate per ogni app

Word: fissare Aptos nel modello `Normal.dotm`

Apri Word e crea un nuovo documento vuoto.
Vai su Progettazione (Design) → Caratteri e seleziona Office – Aptos. Se non lo vedi, passa al paragrafo “Aptos non appare”.
Clicca su Imposta come predefinito (in basso nel menu) per registrare la scelta nel modello globale.
Chiudi e riapri Word. I nuovi documenti useranno Aptos per il corpo e Aptos Display per i titoli.

Dove si trova il modello? Su Windows: %APPDATA%\Microsoft\Templates\Normal.dotm. Su macOS: ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates/Normal.dotm. Se distribuisci un Normal.dotm personalizzato, assicurati di farlo quando Word è chiuso.

PowerPoint: salvare e distribuire un tema .thmx

Apri una nuova presentazione.
Vai su Progettazione (Design) → Caratteri e scegli Office – Aptos (o Personalizza caratteri con Titoli = Aptos Display, Corpo = Aptos).
Dal menu a discesa a destra di “Varianti”, seleziona Salva tema corrente e genera un file .thmx.
Distribuisci il tema in rete o in OneDrive/SharePoint e indica agli utenti di impostarlo come tema predefinito (tasto destro sul tema → Imposta come tema predefinito).

Excel: applicare Aptos Narrow e renderlo predefinito

Apri un nuovo file di Excel.
Vai su Layout di pagina (Page Layout) → Caratteri e seleziona Office – Aptos. Il corpo sarà Aptos Narrow.
Per uniformare anche dimensioni e stili, salva una cartella di lavoro modello come Book.xltx in %APPDATA%\Microsoft\Excel\XLSTART (Windows) o in ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Startup/Excel (macOS).

Outlook: impostare i font dei messaggi

Outlook classico per Windows: File → Opzioni → Posta → Stazionari e caratteri. Imposta Aptos per Messaggi nuovi e Risposte/inoltri, quindi conferma.
Nuovo Outlook / Outlook sul Web: apri le Impostazioni → Posta → Componi e rispondi, quindi scegli il font di base (Aptos) e salva.

Importante: la scelta in Outlook è indipendente dal tema di Office: serve per garantire coerenza nelle e‑mail anche prima del completamento del roll‑out lato server.

Casi in cui Aptos non compare

Se nelle liste dei Caratteri del tema non vedi “Office – Aptos”, considera questi scenari:

Roll‑out non ancora attivo: non c’è nulla da “riparare”. Mantieni gli aggiornamenti automatici abilitati (File → Account → Opzioni di aggiornamento) e riprova più avanti.
Cache dei temi: chiudi tutte le app di Office, riaprile e verifica. In rari casi è utile cancellare i file temporanei dei temi, ma non è generalmente necessario.
Edizioni non supportate: alcune edizioni perpetue (ad es. LTSC) non seguono il roll‑out cloud di Microsoft 365. In questi casi usa i temi personalizzati come descritto sopra.

Best practice di governance tipografica

Nelle organizzazioni miste (utenti che hanno già Aptos e altri ancora su Calibri) è essenziale prevenire incongruenze di brand.

Congelare i modelli ufficiali: pubblica .dotx/.potx/.xltx con font e colori approvati e istruisci a partire sempre da lì.
Distribuire il tema aziendale: fornisci un .thmx con Titolo = Aptos Display, Corpo = Aptos (o Calibri se serve coerenza retrocompatibile) e imposta la palette colori del brand.
Rendere i modelli raggiungibili: usa una libreria centralizzata (SharePoint, OneDrive, cartella di rete) e imposta i collegamenti in Word/PowerPoint per “Temi personalizzati”.
Documentare la decisione: chiarisci quando passare ad Aptos (es. alla chiusura del roll‑out o a una data definita) e cosa fare per i documenti legacy.
Formazione: guida rapida di una pagina con le sequenze di menu e screenshot interni (niente soluzioni “creative” utente‑per‑utente).

Scenari tipici e azioni consigliate

Scenario	Rischio	Azione consigliata
Team marketing ha Aptos, produzione è ancora su Calibri	Documenti incoerenti, layout che “ballano”	Distribuire modelli ufficiali in Calibri fino a data X; poi migrare tutti ad Aptos in un’unica finestra
Utenti vedono comparire il banner “Torna a Calibri”	Ripristini accidentali al vecchio font	Comunicare di non cliccare sul ripristino salvo istruzioni; altrimenti usare Design → Caratteri per ripristinare Aptos
Freelance/collaboratori esterni	File scambiati con font non presenti	Includere nel brief il font atteso; allegare PDF finale per invio esterno
Excel con fogli stretti	Righe che vanno a capo, colonne tagliate	Usare Aptos Narrow e calibrare larghezza colonne nei modelli

Domande frequenti

I miei documenti esistenti cambiano font?

No. Il cambio interessa i nuovi file creati dai modelli predefiniti. I file esistenti restano identici.

Posso forzare il passaggio via reinstallazione o riparazione?

No. Il flag che abilita il nuovo Office Default Theme è controllato lato server. Riparare/reinstallare non anticipa il roll‑out.

Se imposto manualmente Aptos oggi, avrò conflitti quando Microsoft lo abiliterà lato server?

No. Quando il roll‑out arriverà, troverai semplicemente il tema ufficiale “Office – Aptos” nelle liste. Se hai già un tema personalizzato identico, puoi continuare a usarlo o passare a quello ufficiale senza problemi.

Perché vedo Aptos un giorno e il giorno dopo torna Calibri?

È l’effetto di un rollback temporaneo lato Microsoft. Torna al tuo obiettivo con Progettazione → Caratteri (oppure mantieni Calibri se richiesto dalla tua policy interna).

Come faccio a sapere quando il roll‑out sarà completo?

Monitora le note di rilascio e la roadmap (spesso indicata con ID come 151047) tramite i canali ufficiali Microsoft. Nel frattempo, gestisci il branding con modelli e temi personalizzati.

È necessario aggiornare i loghi o i layout?

Dipende dalla micro‑spaziatura del font. Se i documenti hanno layout rigidi (capitolati, preventivi, presentazioni con griglie strette), verifica gli impatti su interlinea, capilettera e ritorni a capo. In caso, pubblica versioni aggiornate dei modelli.

Checklist operativa

✔ Verifica canale e build in File → Account.
✔ Cerca “Office – Aptos” in Caratteri del tema.
✔ Imposta come predefinito in Word/PowerPoint (Design) ed Excel (Layout di pagina).
✔ Salva e distribuisci un .thmx aziendale con palette colore ufficiale.
✔ Aggiorna i modelli .dotx, .potx, .xltx e pubblicali in una posizione condivisa.
✔ Per Outlook, imposta i font di posta in Stazionari e caratteri o nelle impostazioni di composizione.
✔ Comunica policy di transizione: data di switch e gestione dei file legacy.

Indicazioni per gli amministratori IT

Per un controllo “enterprise‑grade” del passaggio:

Modelli centralizzati: usa strumenti di gestione (Intune, script di accesso, pacchetti di distribuzione) per copiare Normal.dotm, Blank.potx, Book.xltx nei percorsi giusti degli utenti. Evita i file bloccati: esegui la copia a Office chiuso.
Tema aziendale come default: pubblica il .thmx nella cartella Temi di Office (Documenti → Temi personalizzati) o in un percorso di rete di sola lettura.
Coesistenza controllata: finché il roll‑out non è uniforme, mantieni Calibri nei modelli “ufficiali per esterno” se scambi frequente con stakeholder che non hanno Aptos.
Compatibilità: Aptos è parte della fornitura Microsoft 365. Evita di incorporare i font nei file se non necessario (aumenta il peso e può creare attriti con versioni web).
Supporto: prepara un articolo interno con le procedure sopra e screenshot; prevedi un canale di feedback per segnalare rientri anomali a Calibri.

Quando conviene tornare a Calibri (temporaneamente)

Ci sono casi in cui è pragmatica una “pausa” su Aptos:

Gare o documentazione con template ufficiali vincolati a Calibri.
Report automatizzati con impaginazione sensibile ai rientri o alle larghezze colonne.
Collaborazioni con partner che non dispongono ancora di Aptos e richiedono la massima stabilità del layout.

In questi casi, usa Design → Caratteri → Office – Calibri → Imposta come predefinito e rimanda il passaggio in blocco a una fase successiva.

Errori da evitare

Reinstallare Office credendo di “forzare” Aptos: non influisce sul flag lato server.
Modificare a mano stili isolati (es. solo Normale) senza aggiornare i Caratteri del tema: creerà documenti incoerenti.
Ignorare Outlook: i messaggi potrebbero uscire in Calibri anche se i documenti sono in Aptos.
Salvare copie locali “creative” dei modelli: centralizza e proteggi i file ufficiali.

Riepilogo operativo

Nessun intervento drastico: il roll‑out è controllato da Microsoft; la soluzione definitiva è attendere l’abilitazione.
Controllo manuale totale: da Design → Caratteri (Word/PowerPoint) e Layout di pagina → Caratteri (Excel) puoi applicare o revocare Aptos e fissarlo come predefinito.
Coerenza aziendale: gestisci modelli e tema (.thmx) a livello organizzativo per evitare variazioni impreviste del branding.

Appendice: domande al supporto da fare prima di aprire un ticket

Qual è il canale di aggiornamento dell’utente (Current, Monthly Enterprise, ecc.)?
Il banner “Torna a Calibri” è comparso di recente?
L’elenco Progettazione → Caratteri mostra “Office – Aptos” o solo temi personalizzati?
L’utente ha modelli personali (Normal.dotm, Blank.potx, Book.xltx) che sovrascrivono il tema?
Excel usa Aptos Narrow come corpo nelle nuove cartelle di lavoro?

In conclusione: il passaggio da Calibri ad Aptos è reale ma pilotato. Non serve forzare la mano: con i Caratteri del tema, i modelli e un minimo di governance puoi mantenere oggi la coerenza visiva e farti trovare pronto quando il flag server‑side sarà stabile per tutti.