Gestire “Autore” e “Ultima modifica di” in Microsoft Office: guida completa a metadati, modifica, rimozione e impostazioni predefinite

Vuoi controllare davvero cosa compare nei metadati dei tuoi file Office? In questa guida impari dove si trovano “Autore” e “Ultima modifica di”, come modificarli o rimuoverli in modo sicuro, e come impostare valori predefiniti per i nuovi documenti Word, Excel e PowerPoint.

Indice

Panoramica del problema

Quando condividiamo un documento, spesso senza saperlo portiamo con noi informazioni personali: il nome dell’utente che ha creato il file (Autore) e il nominativo dell’ultimo salvataggio (Ultima modifica di). Questi metadati sono visibili nella schermata File > Informazioni e, in alcuni casi, vengono importati anche in altri formati (es. PDF). Di seguito rispondiamo a tre domande chiave:

Dove sono archiviati i campi “Autore” e “Ultima modifica di” nei file Office moderni (.docx, .xlsx, .pptx) e perché si aggiornano da soli.
Come modificarli o rimuoverli in un singolo documento in modo rapido e affidabile.
Come impostare valori predefiniti per i nuovi documenti, così da evitare correzioni manuali ogni volta (con i limiti strutturali di “Ultima modifica di”).

Dove sono archiviati i metadati e come funzionano

Dalla versione 2007 in poi, i file Office sono pacchetti Office Open XML (archivi ZIP) che contengono file XML. I metadati standard risiedono nel file /docProps/core.xml e includono, tra gli altri:

<dc:creator> → Autore (chi ha creato originariamente il file);
<cp:lastModifiedBy> → Ultima modifica di (l’account che ha effettuato l’ultimo salvataggio);
<dcterms:created> e <dcterms:modified> → date/ora di creazione e ultima modifica.

Per loro natura:

“Autore” è un campo impostabile a piacere: puoi sostituirlo e rimane finché non lo cambi di nuovo.
“Ultima modifica di” non è pensato per restare fisso: ad ogni salvataggio viene aggiornato con il nome dell’account Windows/Office che salva. Anche se lo cancelli, al prossimo salvataggio ricomparirà con il nuovo autore della modifica.

Questo comportamento è coerente con l’obiettivo dei metadati: fornire una traccia di responsabilità di chi ha lavorato su un file. Se invece vuoi condividere un documento senza informazioni personali, la strategia corretta è ispezionare e rimuovere i metadati prima della distribuzione.

Soluzione operativa per il singolo documento

Campo	Dove lo trovi	Come modificarlo/rimuoverlo	Limiti
Autore	File ▶ Informazioni ▶ Proprietà ▶ Proprietà avanzate ▶ Scheda Riepilogo	Sostituisci il nome nel box Autore e premi OK	La modifica vale solo per il file aperto.
Ultima modifica di	File ▶ Informazioni ▶ Verifica documento ▶ Ispeziona documento (spunta “Proprietà documento e informazioni personali”)	Al termine dell’ispezione clicca Rimuovi tutto accanto a “Proprietà documento e informazioni personali”	Ogni nuovo salvataggio sovrascrive il campo con l’account Windows/Office di chi salva.

Procedura dettagliata (Word, Excel, PowerPoint su Windows)

Apri il documento.
Vai su File > Informazioni. A destra troverai il riquadro con Autori e, poco sotto, la voce Proprietà.
Clic su Proprietà > Proprietà avanzate → scheda Riepilogo → Autore: inserisci il valore desiderato e conferma con OK.
Per rimuovere le informazioni personali (incluso “Ultima modifica di”): File > Informazioni > Verifica documento > Ispeziona documento. Spunta Proprietà documento e informazioni personali e avvia l’ispezione. Al termine, premi Rimuovi tutto. Salva il file con Salva con nome se vuoi tenerne una copia “pulita”.

Note importanti

La voce visualizzata nell’area Autori di File > Informazioni può mostrare più persone (collaboratori). La proprietà “Autore” dei metadati è invece un valore singolo (dc:creator).
Se lavori con AutoSave attivo (OneDrive/SharePoint), ogni salvataggio automatico aggiorna “Ultima modifica di”. Effettua l’ispezione solo alla fine, prima di condividere.
Su macOS i nomi delle voci possono differire. In Word/Excel/PowerPoint per Mac apri File > Proprietà per modificare Autore; per rimuovere le informazioni personali usa la funzione di ispezione (se disponibile) o crea una copia e rimuovi i metadati dalle proprietà del file.

Impostazioni predefinite per i nuovi documenti

Per fare in modo che i nuovi documenti nascano con l’Autore corretto, basta impostare il nome utente di Office. È la sorgente che Word, Excel e PowerPoint usano per compilare la proprietà Autore quando crei un file da zero.

File > Opzioni > Generale > Personalizza la copia di Microsoft Office.
Inserisci Nome utente e Iniziali corretti.
Conferma con OK. Questi valori verranno applicati automaticamente come Autore ai nuovi documenti Word, Excel e PowerPoint.

Nota cruciale: “Ultima modifica di” non è impostabile in modo permanente. Si aggiorna ad ogni salvataggio con l’account che effettua la modifica. Per non esporre il nominativo quando distribuisci un file, ispeziona e rimuovi i metadati (File > Informazioni > Verifica documento) al termine del lavoro e prima di inviare/condividere il documento.

Modelli: cosa si può e cosa non si può preimpostare

I modelli (.dotx/.dotm per Word, .xltx/.xltm per Excel, .potx/.potm per PowerPoint) sono utilissimi per centralizzare stili, copertine, campi personalizzati e impostazioni di privacy. Alcuni punti da tenere presenti:

Puoi salvare un modello con metadati già compilati (titolo, categoria, tag personalizzati). Tuttavia, l’Autore dei nuovi file viene comunque preso dalle Opzioni di Office (Nome utente) nel momento della creazione. Quindi imposta correttamente anche le Opzioni.
Un modello può essere predisposto con la rimozione delle informazioni personali abilitata (quando supportato), ma la rimozione va comunque verificata prima della distribuzione.

Aggiornare più file alla volta (opzionale)

Se devi uniformare molti documenti già esistenti, hai tre strade principali. Valuta sempre un backup prima di procedere.

Opzione 1 — Macro VBA (Word/Excel/PowerPoint)

Una macro può aprire ogni file di una cartella, aggiornare il campo Autore e salvare. Ricorda: ogni salvataggio registrerà “Ultima modifica di” come l’utente che esegue la macro; se non vuoi esporlo, ispeziona i file prima di distribuirli.

Esempio (Word):

Sub AggiornaAutoreCartella()
    Dim fso As Object, folder As Object, file As Object
    Dim percorso As String, nuovoAutore As String
    percorso = "C:\Percorso\Ai\Documenti"
    nuovoAutore = "Ufficio Comunicazione"
```
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set folder = fso.GetFolder(percorso)

Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = wdAlertsNone

For Each file In folder.Files
    If LCase(fso.GetExtensionName(file.Path)) = "docx" Or _
       LCase(fso.GetExtensionName(file.Path)) = "docm" Then

        Dim doc As Document
        Set doc = Documents.Open(FileName:=file.Path, ReadOnly:=False, AddToRecentFiles:=False)
        On Error Resume Next
        doc.BuiltInDocumentProperties("Author").Value = nuovoAutore
        On Error GoTo 0
        doc.Save
        doc.Close SaveChanges:=False
    End If
Next file

Application.DisplayAlerts = wdAlertsAll
Application.ScreenUpdating = True
MsgBox "Aggiornamento completato."
```
End Sub

Esempio (Excel):

Sub AggiornaAutoreExcel()
    Dim percorso As String, nuovoAutore As String, f As String
    percorso = "C:\Percorso\Ai\Workbook"
    nuovoAutore = "Ufficio Comunicazione"
```
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False

f = Dir(percorso &amp; "\*.xl*")
Do While f &lt;&gt; ""
    Dim wb As Workbook
    Set wb = Workbooks.Open(Filename:=percorso &amp; "\" &amp; f, ReadOnly:=False)
    On Error Resume Next
    wb.BuiltinDocumentProperties("Author").Value = nuovoAutore
    On Error GoTo 0
    wb.Close SaveChanges:=True
    f = Dir()
Loop

Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
MsgBox "Aggiornamento completato."
```
End Sub

Esempio (PowerPoint):

Sub AggiornaAutorePPT()
    Dim percorso As String, nuovoAutore As String, f As String
    percorso = "C:\Percorso\Alle\Presentazioni"
    nuovoAutore = "Ufficio Comunicazione"
```
f = Dir(percorso &amp; "\*.ppt*")
Do While f &lt;&gt; ""
    Dim pres As Presentation
    Set pres = Presentations.Open(percorso &amp; "\" &amp; f, WithWindow:=msoFalse)
    On Error Resume Next
    pres.BuiltInDocumentProperties("Author").Value = nuovoAutore
    On Error GoTo 0
    pres.Save
    pres.Close
    f = Dir()
Loop
MsgBox "Aggiornamento completato."
```
End Sub

Sicurezza: esegui macro solo se provengono da fonte affidabile; valuta di firmarle digitalmente e di eseguirle in un ambiente controllato.

Opzione 2 — PowerShell (modifica diretta dell’XML)

Per chi ha dimestichezza con gli script, PowerShell può aprire il pacchetto OOXML e riscrivere il nodo dc:creator (Autore) e, se desiderato, azzerare cp:lastModifiedBy (che però tornerà a popolarsi al prossimo salvataggio manuale o automatico).

# Esegui su Windows con .NET disponibile
Add-Type -AssemblyName WindowsBase

function Set-OfficeAuthor {
param(
[Parameter(Mandatory=$true)][string]$Path,
[Parameter(Mandatory=$true)][string]$NewAuthor
)
$partUri = New-Object System.Uri("/docProps/core.xml", [System.UriKind]::Relative)
$pkg = [System.IO.Packaging.Package]::Open($Path, [System.IO.FileMode]::Open, [System.IO.FileAccess]::ReadWrite)
```
try {
    $part = $pkg.GetPart($partUri)
    $xml = New-Object System.Xml.XmlDocument
    $stream = $part.GetStream()
    $xml.Load($stream); $stream.Close()

    $nsmgr = New-Object System.Xml.XmlNamespaceManager($xml.NameTable)
    $nsmgr.AddNamespace("cp","http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/metadata/core-properties")
    $nsmgr.AddNamespace("dc","http://purl.org/dc/elements/1.1/")

    $creator = $xml.SelectSingleNode("//dc:creator", $nsmgr)
    if (-not $creator) {
        $creator = $xml.CreateElement("dc","creator","http://purl.org/dc/elements/1.1/")
        $xml.DocumentElement.AppendChild($creator) | Out-Null
    }
    $creator.InnerText = $NewAuthor

    $lmb = $xml.SelectSingleNode("//cp:lastModifiedBy", $nsmgr)
    if ($lmb) { $lmb.InnerText = "" }  # opzionale

    $out = $part.GetStream([System.IO.FileMode]::Create, [System.IO.FileAccess]::Write)
    $xml.Save($out); $out.Close()
}
finally {
    $pkg.Close()
}
```
}

Esempio: elabora una cartella ricorsivamente

$root = "C:\Percorso\Ai\File"
$author = "Ufficio Comunicazione"
Get-ChildItem -Path $root -Include .docx,.docm,.xlsx,.xlsm,.pptx,.pptm -Recurse |
ForEach-Object { Set-OfficeAuthor -Path $_.FullName -NewAuthor $author }

Consigli: chiudi i file prima dell’esecuzione; lavora su una copia; prova su pochi file campione.

Opzione 3 — Metodo “ZIP + modifica in blocco” (avanzato)

Crea una copia del file .docx/.xlsx/.pptx e rinominala in .zip.
Estrai l’archivio e apri docProps/core.xml in un editor di testo.
Modifica i tag:
- <dc:creator>Nuovo autore</dc:creator>
- (facoltativo) <cp:lastModifiedBy></cp:lastModifiedBy> per svuotarlo
Ricompatti il contenuto rispettando la stessa struttura e rinomina di nuovo in .docx/.xlsx/.pptx.

Avvertenza: una ricompressione errata corrompe il file. Procedura sconsigliata se non sei pratico.

Metadati e PDF: cosa succede se esporti

Quando salvi/esporti in PDF da Office, molti visualizzatori PDF mostreranno l’Autore del PDF copiato dai metadati del documento Office. Per minimizzare la traccia personale:

Prima dell’esportazione, esegui l’Ispezione documento e rimuovi le informazioni personali.
Dopo l’esportazione, se necessario, controlla le proprietà del PDF nel lettore che utilizzi e valuta la rimozione/sostituzione dell’Autore direttamente nel PDF.

Collaborazione con OneDrive e SharePoint

Se archivi i documenti in OneDrive o SharePoint, ricorda che la piattaforma mantiene metadati propri a livello di libreria (es. Creato da, Modificato da, Versioni) indipendenti dalle proprietà interne del file. In questi scenari:

“Ultima modifica di” interno al file continuerà ad aggiornarsi ad ogni salvataggio.
Per sapere “chi ha fatto cosa” è più affidabile usare cronologia versioni della libreria, che non dipende dai metadati del file.

Buone pratiche

Imposta subito Nome utente e Iniziali corretti in File > Opzioni > Generale su tutti i PC aziendali.
Predisponi modelli ufficiali (Word/Excel/PowerPoint) con copertine, proprietà personalizzate e impostazioni di privacy coerenti. Verifica comunque l’Autore al primo salvataggio, perché viene preso dalle Opzioni di Office.
Ispeziona sempre i documenti prima di inviarli all’esterno: File > Informazioni > Verifica documento, rimuovi proprietà e informazioni personali.
Se serve tracciare chi modifica, punta su OneDrive/SharePoint con controllo versioni e non sui soli metadati del file.
Per distribuzioni automatizzate (report, listini, circolari), valuta un account tecnico dedicato alla generazione dei file e un passaggio di sanitizzazione (ispezione) prima della pubblicazione.
Quando possibile, condividi PDF già “ripuliti” anziché documenti editabili.

FAQ rapide

Posso fissare “Ultima modifica di” una volta per tutte?
No. È un campo dinamico progettato per riflettere l’ultimo salvatore. Puoi rimuoverlo prima di distribuire il file, ma si ripopolerà al successivo salvataggio.

Modificare l’Autore cambia anche i commenti o le revisioni?
No. Commenti e revisioni hanno i propri attributi (nome visualizzato) che derivano dalle impostazioni dell’utente o dall’account; vanno gestiti separatamente (accetta/rifiuta le modifiche, elimina i commenti o imposta un nome neutro).

Se cambio “Nome utente” in Opzioni, i documenti esistenti si aggiornano?
No. La modifica vale solo per i nuovi documenti. I file esistenti mantengono l’Autore attuale finché non lo cambi manualmente o via script.

È rischioso usare script per modificare i metadati?
Gli script sono sicuri se li comprendi e li testi su copie di lavoro. Esegui sempre un backup e chiudi i file prima dell’elaborazione.

Gli stessi passaggi valgono per i formati legacy (.doc/.xls/.ppt)?
In gran parte sì, ma quei formati usano strutture binarie. Quando possibile, converti ai formati moderni (.docx/.xlsx/.pptx) per una gestione più trasparente.

Errori comuni (e come evitarli)

Dimenticare l’ispezione finale: anche con Autore corretto, “Ultima modifica di” esporrà il tuo account. Soluzione: ispeziona sempre e rimuovi le informazioni personali nell’ultima versione da distribuire.
Affidarsi ai modelli per fissare l’Autore: il valore finale proviene dalle Opzioni di Office al momento della creazione del file. Soluzione: imposta Nome utente/Iniziali corretti su ogni postazione.
Modificare manualmente decine di file: è lento e soggetto a errori. Soluzione: usa macro o script, ma solo dopo aver fatto pratica su un set ristretto di file.
Esportare in PDF senza controlli: il PDF potrebbe ereditare l’Autore. Soluzione: verifica e, se necessario, rimuovi le proprietà anche dal PDF finale.

Checklist operativa

Prima di iniziare: imposta File > Opzioni > Generale → Nome utente e Iniziali.
Durante il lavoro: non preoccuparti di “Ultima modifica di”; è normale che cambi ad ogni salvataggio.
A fine lavoro: File > Informazioni > Verifica documento, rimuovi proprietà e info personali.
Se devi aggiornare molti file: usa una macro VBA o uno script PowerShell su una copia dei documenti, quindi ispeziona prima di distribuire.
Se esporti in PDF: controlla le proprietà del PDF e rimuovi l’Autore se necessario.

Riepilogo veloce

Autore è un metadato editabile (modificalo da Proprietà avanzate > Riepilogo o via script).
Ultima modifica di si aggiorna sempre con l’account che salva: non è fissabile in modo permanente.
Nuovi documenti prendono l’Autore da File > Opzioni > Generale > Nome utente.
Prima di condividere: esegui l’Ispezione documento e rimuovi le info personali.

Appendice tecnica: struttura XML dei metadati core

&lt;cp:coreProperties
  xmlns:cp="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/metadata/core-properties"
  xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"
  xmlns:dcterms="http://purl.org/dc/terms/"
  xmlns:dcmitype="http://purl.org/dc/dcmitype"&gt;
  &lt;dc:creator&gt;Nome Autore&lt;/dc:creator&gt;
  &lt;cp:lastModifiedBy&gt;Utente Ultimo Salvataggio&lt;/cp:lastModifiedBy&gt;
  &lt;dcterms:created xsi:type="dcterms:W3CDTF"&gt;2025-01-31T10:24:00Z&lt;/dcterms:created&gt;
  &lt;dcterms:modified xsi:type="dcterms:W3CDTF"&gt;2025-09-20T15:03:00Z&lt;/dcterms:modified&gt;
&lt;/cp:coreProperties&gt;

Sapere dove vivono questi campi aiuta a comprendere perché “Ultima modifica di” torna sempre a popolarsi: è il comportamento previsto dal formato.

Con queste pratiche, gestire “Autore” e “Ultima modifica di” non sarà più un rompicapo: saprai quando modificarli, quando rimuoverli e, soprattutto, come evitare sorprese prima di inviare un file all’esterno.

—

Promemoria finale

Modifica Autore dal riquadro Proprietà avanzate.
Rimuovi Ultima modifica di con l’Ispezione documento poco prima della consegna.
Imposta Nome utente e Iniziali nelle Opzioni per i nuovi documenti.
Per molti file, usa VBA/PowerShell e lavora sempre su copie di sicurezza.