Differenza tra “Stampa in PDF” e “Salva come PDF” in Word: perché i file cambiano dimensione e quale conviene usare

Stai cercando di capire perché lo stesso documento di Word pesa oltre 1 MB con “Stampa in PDF”, ma resta sotto i 500 KB con “Salva come PDF”? Ecco una guida pratica e approfondita per scegliere il metodo giusto e restare nei limiti di upload senza sacrificare qualità o ricercabilità.

Indice

Panoramica della domanda

Scenario tipico: in Word 2019 (ma le stesse logiche valgono per Word 2021 e Microsoft 365 su Windows 10/11) un utente esporta un documento in PDF con due percorsi diversi. Con File → Salva con nome → PDF ottiene un file snello (es. < 500 KB). Con File → Stampa → Microsoft Print to PDF il file esplode oltre 1 MB. Perché succede? Quale metodo conviene usare quando la piattaforma su cui devi caricare il PDF impone un limite di 1 MB?

Due strade per ottenere un PDF da Word

In Windows esistono due filiere tecniche per arrivare al PDF:

Esportazione diretta (“Salva come PDF”): usa il motore di conversione interno di Word. È pensato per creare PDF fedeli, ricercabili e ottimizzati (anche per il web). Non passa dal sottosistema di stampa.
Stampante virtuale (“Stampa in PDF” → Microsoft Print to PDF): è un driver di stampa generico. Per Windows è come se stessi stampando su una stampante fisica, solo che l’“uscita” è un file .pdf.

Differenze chiave a colpo d’occhio

Aspetto	Salva come PDF	Stampa in PDF (Microsoft Print to PDF)
Tecnologia usata	Motore di esportazione integrato in Office; non passa dal subsystem di stampa.	Driver di “stampante virtuale” installato in Windows; tratta il documento come se dovesse stamparlo.
Gestione dei contenuti	Mantiene struttura vettoriale del testo, incorpora solo i sotto‑insiemi di font usati, comprime le immagini secondo le opzioni scelte, rimuove markup non visibile.	Spesso rasterizza parte del contenuto (lo converte in immagini) e incorpora interi font; perciò i file possono risultare molto più grandi.
Opzioni di ottimizzazione	Finestra “Salva con nome → PDF”; pulsante “Opzioni” → “Ottimizza per: Dimensione minima (pubblicazione online)”.	Nessuna opzione di compressione; il risultato dipende totalmente dal driver.
Scopo principale	Creare PDF di alta fedeltà o leggeri direttamente da Word.	Offrire un metodo universale per produrre PDF da qualsiasi programma che sappia stampare.
Quando usarlo	Sempre che tu abbia il file Word originale e necessiti di dimensioni ridotte o accessibilità (segnalibri, tag, ecc.).	Solo se stai lavorando in un’app che non dispone di esportazione diretta in PDF o se hai bisogno di un driver diverso (p.es. Foxit, PDFCreator).

Perché i PDF “stampati” risultano più pesanti

Rasterizzazione: per garantire compatibilità assoluta con il percorso di stampa, il driver può appiattire trasparenze, effetti ed elementi complessi in bitmap. Le bitmap (specie ad alto DPI) occupano molto più spazio del testo vettoriale.
Incorporazione completa dei font: i driver spesso includono l’intero set di glifi di un font per evitare sostituzioni. L’esportatore di Word, invece, incorpora solo i glifi realmente usati (sotto‑insiemi), riducendo drasticamente i KB.
Niente controllo sulla compressione: Microsoft Print to PDF non espone impostazioni su DPI/qualità delle immagini o su come trattare elementi trasparenti. L’esportatore interno, invece, consente un profilo “Dimensione minima”.

Effetti collaterali oltre la dimensione: qualità, ricercabilità, accessibilità

Testo ricercabile e copia/incolla: con “Salva come PDF” il testo resta vettoriale e ricercabile. Con “Stampa in PDF” può diventare immagine (parzialmente o interamente), impedendo ricerche e OCR automatico.
Segnalibri, livelli e link: l’esportatore conserva segnalibri, titoli, collegamenti ipertestuali e, se attivato, tag di accessibilità. La stampa virtuale raramente trasferisce queste strutture.
Accessibilità: per lettori di schermo e conformità (es. WCAG, PDF/UA), “Salva come PDF” è la scelta corretta. La stampa virtuale quasi sempre perde il tagging semantico.
Fedelità cromatica: nei workflow di stampa, la rasterizzazione può influenzare colori e antialiasing. In ambito ufficio e web, l’esportazione diretta è più prevedibile.

Best practice per rimanere sotto 1 MB

Usa “Salva come PDF” e imposta “Dimensione minima”:
- Vai su File → Salva con nome → scegli PDF.
- Clicca Opzioni… e sotto Ottimizza per seleziona Dimensione minima (pubblicazione online).
- Se non ti serve l’archiviazione a lungo termine, evita l’opzione conforme a ISO 19005-1 (PDF/A), che può aumentare la dimensione.
Comprimi o ridimensiona le immagini in Word:
- Seleziona un’immagine → Formato immagine → Comprimi immagini.
- Spunta Elimina aree ritagliate e scegli una risoluzione idonea (p.es. 150 ppi per il web o ancora meno per un documento solo testo con piccoli loghi).
Gestisci i font con criterio:
- Evita font esotici o molto pesanti se non indispensabili.
- File → Opzioni → Salvataggio: evita l’opzione “Incorpora i caratteri nel file” per i .docx se non serve. Nota: l’esportazione in PDF di Word già crea sotto‑insiemi efficienti; i driver di stampa, invece, tendono a incorporare interi font.
Pulisci il documento:
- Accetta/risolvi Revisioni e rimuovi Commenti prima dell’esportazione.
- Valuta di eliminare contenuti nascosti, campi non aggiornati e metadati.
Se devi “stampare”, usa un driver PDF efficiente:
- Alcuni driver di terze parti (es. Foxit, PDFCreator, CutePDF) permettono di impostare DPI e compressione. Se l’app non ha “Salva come PDF”, questa è la strada per controllare il peso finale.

Come verificare rapidamente cosa hai generato

Proprietà del PDF: apri il file in un lettore PDF e guarda File → Proprietà. Nel campo Produttore di solito vedi “Microsoft Word” (esportazione) oppure “Microsoft Print To PDF” (stampante virtuale).
Font: nella sezione Caratteri verifica se i font sono “Sottoinsiemi incorporati”. Se trovi interi font incorporati, il file tenderà a pesare di più.
Ricercabilità: prova a cercare una parola. Se non la trova, probabile rasterizzazione del testo.

Approfondimento tecnico: cosa succede “sotto il cofano”

Quando usi Salva come PDF, Word porta il documento dal suo modello interno alla sintassi PDF mantenendo il testo come vettori (operatori di testo), costruendo sotto‑insiemi di font con i soli glifi usati e applicando compressione sulle immagini (tipicamente JPEG o ZIP, a seconda del tipo di contenuto). Inoltre, rimuove strutture non necessarie alla resa finale (commenti, revisioni nascoste) e può scrivere tag semantici per l’accessibilità.

Con Stampa in PDF la catena passa per il sottosistema di stampa di Windows. Word invia un flusso di disegni e testo (GDI/Direct2D) alla stampante virtuale; il driver, per massimizzare la compatibilità, può:

appianare trasparenze e SVG complessi in immagini;
convertire i gradienti in raster;
includere l’intero font invece dei sotto‑insiemi.

Il risultato è spesso più voluminoso e meno “intelligente” (meno metadati, meno strutture navigabili).

Quando “Stampa in PDF” può avere senso

Applicazioni senza esportazione nativa: vecchie app gestionali, strumenti legacy o finestre di dialogo che permettono solo la stampa.
Standardizza una pipeline: in contesti dove molte app diverse devono generare PDF con lo stesso set di parametri, un singolo driver configurabile può tornare utile.
Compatibilità estrema: in rari casi, la rasterizzazione evita differenze estetiche tra viewer.

Se decidi di “stampare”, valuta driver terzi che espongano DPI, compressione e trattamento dei font, così da contenere il peso.

Consigli mirati per documenti tipici

Documenti principalmente di testo

Usa “Salva come PDF” con Dimensione minima.
Evita sfondi o ornamenti raster; privilegia elementi vettoriali (forme, linee).
Verifica che il testo resti ricercabile.

Report con grafici

Preferisci grafici nativi di Office (vettoriali) a immagini incollate.
Se incolli grafici da altre app, usa formati vettoriali quando possibile (EMF/SVG in base alla compatibilità di Word).
In “Salva come PDF”, scegli Dimensione minima; se i grafici appaiono sfocati, prova il profilo standard oppure aumenta leggermente la risoluzione di compressione immagini.

Documenti con molte foto

Ridimensiona le immagini alla dimensione di utilizzo (evita di incollare foto da 12 MP per una stampa su A4).
In Formato immagine → Comprimi immagini scegli 150 ppi o 96 ppi se il documento è destinato solo al monitor.
Usa Salva come PDF. Se devi “stampare”, scegli un driver che consenta la compressione JPEG con qualità media.

FAQ rapide

PDF/A rende i file più grandi?

Spesso sì. PDF/A impone regole (come l’incorporazione dei font) che aumentano il peso. Usalo se devi garantire conformità o archiviazione a lungo termine; altrimenti, per restare sotto 1 MB lascia disattivo PDF/A.

Perché a volte “Stampa in PDF” genera file più piccoli?

Capita con documenti quasi solo testo, senza immagini né effetti, e con font di sistema gestiti in modo efficiente dal driver. Ma è l’eccezione: appena compaiono loghi, trasparenze o grafici, i file “stampati” crescono rapidamente.

Posso mantenere link cliccabili e segnalibri con “Stampa in PDF”?

Di norma no: la stampa virtuale non trasferisce hyperlink e segnalibri. “Salva come PDF” invece li conserva (se presenti nel documento).

Questo vale anche su macOS?

Su macOS il sistema offre da anni la funzione “Salva come PDF” nel pannello di stampa, ma il principio resta: l’esportazione nativa dell’applicazione conserva meglio struttura, tag e ottimizzazioni rispetto al PDF generato via stampa.

Quale risoluzione immagini scegliere per stare sotto 1 MB?

Per documenti destinati al web, 96–150 ppi sono spesso sufficienti. Se includi molte foto a piena pagina, valuta la riduzione a 96 ppi e la qualità JPEG media. Verifica sempre la leggibilità dopo l’esportazione.

Esempio guidato: dal .docx al PDF leggero

Apri il documento in Word.
Comprimi le immagini: Formato immagine → Comprimi immagini → Elimina aree ritagliate → 150 ppi (o 96 ppi).
Pulisci: accetta modifiche, rimuovi commenti e campi nascosti.
File → Salva con nome → PDF → Opzioni → Dimensione minima.
Esporta e controlla: File → Proprietà, verifica Produttore e Caratteri.

Checklist rapida prima di esportare

Hai davvero bisogno di PDF/A? Se no, lascialo spento.
Immagini ridotte alla dimensione di utilizzo e compresse.
Nessuna revisione o commento residuo.
Link e segnalibri presenti e funzionanti in anteprima.
Esportazione con Salva come PDF → Dimensione minima.

Quando superi 1 MB nonostante tutto

Se, nonostante l’esportazione ottimizzata, il PDF resta oltre 1 MB:

Riduci ulteriormente le immagini (risoluzione e qualità). Spesso sono loro i principali responsabili.
Elimina elementi decorativi superflui (sfondi pieni a tutta pagina, trasparenze, maschere).
Divide et impera: se consentito, spezza il documento in più PDF (es. capitoli).
Evita font pesanti o multipli; resta su 1–2 famiglie di sistema.
Ultima istanza: passa a un driver PDF terzo e imposta DPI bassi per l’output “stampato”.

Note sui font e sulle lingue

Documenti con molte lingue o set estesi (CJK, alfabeti complessi) possono richiedere porzioni di font più ampie. L’esportazione con sotto‑insiemi resta comunque più efficiente della stampa virtuale. Se usi simboli o glifi particolari (matematica, musica), evita di rasterizzare: verifica che rimangano testo vettoriale per preservare nitidezza e peso contenuto.

Controllo qualità: cosa osservare negli output

Nitidezza del testo: ingrandisci al 200–300% e verifica che i caratteri restino nitidi (segno che non sono diventati bitmap).
Dimensione del file: confronta i due metodi su lo stesso documento. In genere “Salva come PDF” è sensibilmente più leggero.
Funzionalità: prova link, segnalibri, indice interattivo, selezione e copia del testo.

Conclusione

I due comandi non sono equivalenti. Salva come PDF sfrutta il convertitore proprietario di Word e produce file tipicamente più piccoli, ricercabili e meglio ottimizzati. Stampa in PDF usa un driver generico pensato per l’universalità, non per la minima dimensione. Se devi rispettare limiti severi (es. 1 MB nei moduli web), scegli sempre l’esportazione interna oppure, in mancanza, un driver PDF che offra opzioni di compressione e controllo sui DPI.

Riassunto operativo

Hai il .docx? Usa File → Salva con nome → PDF con Dimensione minima.
Comprimi immagini e rimuovi contenuti superflui.
Verifica ricercabilità e Produttore nelle proprietà del PDF.
Solo se obbligato, “Stampa in PDF”, meglio con un driver terzo regolabile.

Perché i PDF “stampati” risultano più pesanti? (in sintesi)

Rasterizzazione di elementi complessi in bitmap.
Incorporazione completa dei font, anziché sotto‑insiemi.
Assenza di settaggi di compressione e DPI.

Best practice per rimanere sotto 1 MB (in sintesi)

Usa “Salva come PDF” con “Dimensione minima”.
Comprimi e ridimensiona immagini dentro Word.
Evita font non standard; non incorporare font comuni nel .docx quando non serve.
Elimina revisioni, commenti e metadati.
Se devi “stampare”, usa un driver PDF efficiente (Foxit, PDFCreator, CutePDF) con compressione.