OneDrive come archivio cloud‑only: guida completa a Files On‑Demand per liberare spazio senza perdere file

Vuoi usare il tuo 1 TB di Microsoft 365 come un vero “disco esterno” online? In questa guida impari a configurare OneDrive per conservare i file solo nel cloud, liberare spazio sul PC e ripristinare correttamente i caricamenti bloccati senza rischiare di perdere dati.

Indice

Capire la differenza: sincronizzazione vs archivio cloud‑only

OneDrive nasce come servizio di sincronizzazione bidirezionale: ciò che modifichi o elimini nella cartella OneDrive del tuo computer viene replicato nel cloud e viceversa. Se però il tuo obiettivo è archiviare i file solo online per liberare spazio locale, devi usare in modo strategico alcune funzioni:

File su richiesta (Files On‑Demand): mantiene nel PC solo metadati (pochi KB) e scarica il contenuto quando lo apri. Con un clic puoi anche “sloggiare” i contenuti e lasciarli soltanto online.
Backup delle cartelle PC (Desktop/Documenti/Immagini): è un’altra funzione che copia continuamente tali cartelle in OneDrive. Se desideri un archivio cloud‑only, di solito conviene disattivarla per evitare upload non desiderati.

Impostando correttamente queste opzioni, OneDrive si comporta come un archivio remoto: i file rimangono sul cloud e il disco del PC resta leggero.

Panoramica rapida delle azioni chiave

Obiettivo	Azione da eseguire	Risultato
Lasciare i file unicamente nel cloud senza occupare spazio locale	File su richiesta (Files On‑Demand) 1) Verifica che l’opzione sia attiva: OneDrive ► Impostazioni ► Sincronizzazione e backup ► File su richiesta. 2) In Esplora file/Finder, clic destro sul file o cartella ► Libera spazio (Free up space).	Il file resta in OneDrive con icona a nuvoletta; sul disco occupa solo pochi KB di metadati.
Evitare che Desktop, Documenti e Immagini vengano copiati continuamente in OneDrive	Disattivare il backup delle cartelle PC: OneDrive ► Impostazioni ► Sincronizzazione e backup ► Gestisci backup ► deseleziona tutte le cartelle.	OneDrive smette di sincronizzare quelle cartelle; la cartella OneDrive continua a funzionare normalmente.
Svuotare il disco senza perdere il file nel cloud	Non cancellare il file dalla cartella OneDrive (la cancellazione è sincronizzata). Usa invece Libera spazio o carica/sposta i file tramite il portale web di OneDrive.	File disponibili online, assenza di copie locali.
Sospendere completamente la sincronizzazione (non consigliato a lungo termine)	Pausa temporanea o Scollega questo PC nelle Impostazioni di OneDrive.	Blocca il traffico dati ma impedisce nuovi upload finché non riattivi.

Perché 1 TB è utilissimo anche in “cloud‑only”? Con Files On‑Demand puoi caricare l’intero terabyte e mantenere sul PC solo ciò che serve davvero al momento. Niente copie locali permanenti, niente disco pieno: apri, lavori, e poi “liberi” di nuovo lo spazio.

Preparazione: attivare File su richiesta

Windows 11 e Windows 10

Fai clic sull’icona di OneDrive nell’area di notifica (nuvoletta). Se non la vedi, espandi le icone nascoste.
Seleziona Impostazioni ► Sincronizzazione e backup.
Attiva File su richiesta (a volte indicato come “Salva spazio e scarica i file quando li usi”).
Apri Esplora file e aggiungi la colonna “Stato” (click destro sull’intestazione ► Altro ► Stato) per vedere a colpo d’occhio cosa è solo online.

macOS

Fai clic sull’icona OneDrive nella barra dei menu e apri Preferenze.
Apri la sezione Account o Sincronizzazione, quindi abilita File su richiesta.
Nel Finder, nella cartella OneDrive, usa il clic destro ► Libera spazio per rendere un elemento solo online.

Nota: le etichette possono variare leggermente tra versioni. In ambienti aziendali alcune impostazioni potrebbero essere gestite dall’amministratore.

Rendere i file “solo online” in modo sicuro

Il punto cruciale è: non cancellare i file dalla cartella OneDrive del PC se vuoi che restino nel cloud. La cancellazione viene sincronizzata. Usa invece questi metodi:

Clic destro ► Libera spazio: rimuove il contenuto locale e lascia i metadati. L’elemento mostra l’icona a nuvoletta e occupa pochi KB su disco.
Caricamento via web: trascina i file nel portale web di OneDrive. Questi file saranno solo online finché non li apri o non li imposti su “Mantieni sempre su questo dispositivo”.
Selezione massiva: puoi selezionare molte cartelle, clic destro e scegliere Libera spazio per svuotare rapidamente decine o centinaia di GB.

Interpretare le icone di OneDrive

Le icone di stato ti dicono dove si trova davvero il file e quanto spazio consuma in locale:

Icona	Stato	Significato	Azione tipica
Nuvoletta blu	Solo online	Il contenuto è nel cloud; in locale c’è solo il segnaposto.	Apri per scaricarlo; resta leggero su disco.
Segno di spunta verde (contorno)	Disponibile in locale	Scaricato perché l’hai aperto; OneDrive può liberarlo se serve.	Usa Libera spazio per riportarlo “solo online”.
Segno di spunta bianco su cerchio verde pieno	Sempre disponibile	File bloccato in locale; non verrà liberato automaticamente.	Usa Libera spazio per sbloccarlo, oppure togli “Mantieni sempre su questo dispositivo”.
Frecce in circolo	In sincronizzazione	Caricamento o download in corso.	Attendi la fine o metti in pausa se necessario.
X rossa	Errore	Conflitto, file bloccato o spazio insufficiente.	Apri OneDrive ► vedi dettagli errore ► risolvi (vedi sezione Ripristino).

Disattivare il backup delle cartelle Desktop/Documenti/Immagini

Se vuoi evitare che OneDrive carichi automaticamente i contenuti delle “cartelle note” (Desktop, Documenti, Immagini) — cosa utile se punti a un archivio cloud‑only — disattiva il backup delle cartelle PC (noto anche come Known Folder Move):

OneDrive ► Impostazioni ► Sincronizzazione e backup ► Gestisci backup.
Deseleziona Desktop, Documenti e Immagini, quindi conferma.
Verifica che i file non vengano più copiati in automatico nella cartella OneDrive.

Questa modifica non disattiva la cartella OneDrive: puoi continuare a usarla normalmente per i tuoi upload “su richiesta”.

Ripristinare o caricare file non sincronizzati per mancanza di spazio

Quando il disco si satura, OneDrive può sospendere il caricamento di alcuni file, lasciandoli “in attesa”. Ecco come rimettere in moto il tutto senza perdere nulla:

Libera spazio locale:
- Seleziona file o cartelle ingombranti ► clic destro ► Libera spazio.
- Oppure sposta temporaneamente i file fuori dalla cartella OneDrive (ad es. su un disco esterno).
Rilancia la sincronizzazione:
- OneDrive ► Impostazioni ► Riprendi sincronizzazione.
- Se OneDrive era chiuso, aprilo nuovamente.
Controlla gli errori di caricamento:
- Nell’interfaccia di OneDrive c’è la sezione Upload non riusciti. Clicca su Riprova oppure apri il dettaglio per capire cosa blocca il file.
Caricamento manuale via web:
- Se un file resta bloccato, caricalo dal browser, trascinandolo nel portale web di OneDrive. Così non consumi spazio locale.
Verifica il Cestino di OneDrive:
- Se temi di aver eliminato qualcosa, controlla il Cestino. In OneDrive personale i file restano normalmente per circa 30 giorni; nelle edizioni aziendali il periodo può essere più lungo, in base alle politiche dell’organizzazione.

Metodi avanzati per utenti esperti

Selezione cartelle da sincronizzare per PC multipli

Se usi OneDrive su più computer, puoi selezionare cartelle diverse da tenere in sync su ciascun PC:

OneDrive ► Impostazioni ► Account ► Scegli cartelle.
Deseleziona le cartelle che non vuoi scaricare su quel dispositivo. Rimarranno accessibili dal web e dagli altri PC.

Comandi rapidi da riga di comando (Windows)

Per operazioni massicce su molti file, puoi usare gli attributi associati a Files On‑Demand:

REM Imposta un file come "sempre disponibile" (pinned)
attrib +P -U "C:\Percorso\al\fileocartella"

REM Libera spazio: lascia solo il segnaposto (unpinned)
attrib -P +U "C:\Percorso\al\fileocartella"

Attenzione: usa questi comandi solo se sai cosa stai facendo. L’operazione equivale alle voci di menu “Mantieni sempre su questo dispositivo” e “Libera spazio”.

Ambienti aziendali: criteri consigliati

Forza Files On‑Demand tramite criteri (GPO/MDM) per evitare dischi pieni su laptop con SSD piccoli.
Controlla o disabilita il backup delle cartelle note se non è desiderato (Known Folder Move).
Escludi dal sync cartelle con build, cache o file temporanei per ridurre traffico e conflitti.

Errori comuni e come evitarli

Cancellare dalla cartella OneDrive locale pensando di cancellare “solo la copia locale”: in realtà elimini anche dal cloud. Usa sempre Libera spazio.
Spostare file fuori da OneDrive (anziché copiarli) quando vuoi mantenerli nel cloud: lo spostamento comporta la rimozione dal cloud. Se vuoi una copia sia in locale (fuori da OneDrive) sia online, copia i file e non spostarli.
Backup cartelle PC attivo senza saperlo: ti ritrovi Desktop/Documenti/Immagini dentro OneDrive. Disattiva il backup se cerchi un comportamento “cloud‑only”.
Nomi file non compatibili o percorsi troppo lunghi: caratteri speciali e path eccessivi possono bloccare l’upload. Mantieni nomi semplici e percorsi più brevi possibile.
Aprire file giganteschi su connessioni lente: ricorda che i file “solo online” si scaricano al primo accesso. Valuta di impostare “Sempre disponibili” i progetti su cui lavori ogni giorno.

Buone pratiche per usare OneDrive come archivio

Versioning e ripristino

OneDrive mantiene una cronologia delle versioni che consente di tornare a una versione precedente di un file. La profondità della cronologia varia a seconda del tipo di account e delle politiche amministrative. In ambito aziendale gli amministratori possono modificarne i limiti; in ambito personale è generalmente adeguata all’uso quotidiano.

Backup aggiuntivo per i dati critici

OneDrive è un servizio di sincronizzazione, non un backup immutabile. Per i dati mission‑critical mantieni anche una copia offline (es. su disco esterno) o un ulteriore backup in sola append. Questo ti protegge da cancellazioni accidentali o da modifiche indesiderate replicate su tutti i dispositivi.

Monitorare la quota e lo stato

Dal portale web di OneDrive puoi verificare spazio occupato, file più pesanti e avanzamento degli upload (Impostazioni ► Opzioni ► Archiviazione). Mantieni sempre qualche GB libero sul disco locale per permettere a OneDrive di scaricare temporaneamente i file quando li apri.

Scenario pratico: trasformare una cartella di progetto in “solo online”

Carica l’intera cartella di progetto nella tua cartella OneDrive (via Esplora file o via web).
Attendi la fine della sincronizzazione (icona con frecce in circolo ► segno di spunta).
Clic destro sulla cartella ► Libera spazio. Tutti i file al suo interno diventano “solo online”.
Quando ti serve un file, aprilo: OneDrive scarica solo quel contenuto. Al termine del lavoro, puoi di nuovo fare Libera spazio.

Checklist di impostazione consigliata

✓ File su richiesta attivo.
✓ Backup cartelle PC disattivato (se non desideri la copia continua di Desktop/Documenti/Immagini).
✓ Colonna Stato visibile in Esplora file/Finder.
✓ Libera spazio usato al posto della cancellazione locale.
✓ Selezione cartelle personalizzata su ciascun PC.
✓ Quota monitorata periodicamente dal portale web.

Domande frequenti (FAQ)

Posso rendere “solo online” un’intera gerarchia di cartelle?
Sì. Seleziona la cartella radice, clic destro ► Libera spazio. L’azione si applica ricorsivamente ai contenuti.

Se apro un file “solo online”, tornerà a occupare spazio?
Sì, viene scaricato e diventa “disponibile in locale”. Puoi sempre usare di nuovo Libera spazio per svuotarlo.

Che differenza c’è tra “Disponibile in locale” e “Sempre disponibile”?
“Disponibile in locale” è un download temporaneo che OneDrive può liberare. “Sempre disponibile” resta bloccato in locale finché non lo sblocchi tu.

Se metto in pausa la sincronizzazione, i file restano nel cloud?
Sì, ma nulla di nuovo verrà caricato o scaricato finché non riprendi. Non è una soluzione a lungo termine per liberare spazio.

Come evito che un secondo PC scarichi tutto?
Sul secondo PC usa Scegli cartelle per sincronizzare solo ciò che ti serve, e applica Libera spazio sulle cartelle pesanti.

Ho cancellato un file per errore: è perso?
Molto probabilmente no. Controlla il Cestino di OneDrive: puoi ripristinare gli elementi eliminati entro il periodo di conservazione previsto per il tuo tipo di account.

Flusso di lavoro consigliato per un “disco esterno” da 1 TB

Carica i file in OneDrive (via web o trascinando nella cartella OneDrive).
Quando non ti servono più in locale, Libera spazio sulla cartella/serie di file.
Apri al bisogno: i file si scaricano all’uso, poi puoi nuovamente liberarli.
Disattiva il backup Desktop/Documenti/Immagini se non vuoi riempire OneDrive con file temporanei.
Controlla periodicamente la quota dal portale web e usa la ricerca per individuare i “mangiatori di spazio”.

Riepilogo operativo

Attiva File su richiesta e usa Libera spazio per tenere online i file e alleggerire il disco.
Disattiva il backup cartelle PC se cerchi un comportamento da archivio più che da sincronizzazione continua.
Per caricamenti bloccati: libera spazio ► riprendi sync ► controlla errori ► se necessario carica dal web ► verifica Cestino.
Affianca OneDrive a un backup offline per i dati critici e monitora la quota.

Appendice: guida passo‑passo dettagliata

Impostare OneDrive per funzionare come archivio cloud‑only

Verifica File su richiesta:
- Windows: icona OneDrive ► Impostazioni ► Sincronizzazione e backup ► attiva File su richiesta.
- macOS: icona OneDrive ► Preferenze ► abilita File su richiesta.
Disattiva backup cartelle note (opzionale ma consigliato per “cloud‑only”):
- OneDrive ► Impostazioni ► Sincronizzazione e backup ► Gestisci backup ► deseleziona Desktop, Documenti, Immagini.
Carica i tuoi dati:
- Trascina file/cartelle nella cartella OneDrive da Esplora file/Finder, oppure usa il portale web per caricare senza occupare spazio locale.
Rendi cloud‑only:
- Seleziona le cartelle ► clic destro ► Libera spazio. Da questo momento rimangono online e non pesano sul disco.
Lavora on‑demand:
- Quando apri un file, OneDrive lo scarica. Al termine puoi di nuovo fare Libera spazio.

Recuperare caricamenti rimasti indietro

Libera spazio con Libera spazio o spostando temporaneamente file fuori da OneDrive.
Riprendi la sincronizzazione (Impostazioni ► Riprendi sincronizzazione).
Controlla Upload non riusciti e clicca Riprova.
Se un file resta bloccato, caricalo dal web trascinandolo nel portale web di OneDrive.
Controlla il Cestino di OneDrive e ripristina eventuali elementi eliminati per errore.

Consigli di manutenzione periodica

Pulisci le cache locali con Libera spazio dopo aver terminato progetti pesanti.
Evita nomi eccessivi: limita lunghezza dei percorsi e usa solo caratteri alfanumerici, trattini e underscore.
Verifica conflitti: se vedi file con suffissi “Computer di…”, unisci le modifiche e rimuovi i duplicati.
Abilita l’autenticazione a due fattori per proteggere l’accesso al tuo archivio.

Conclusione

OneDrive può diventare un archivio cloud stand‑alone estremamente efficace: attiva Files On‑Demand, usa Libera spazio al posto della cancellazione locale, disattiva il backup delle cartelle PC se non ti serve e monitora regolarmente la quota. Così sfrutti davvero tutto il tuo 1 TB senza saturare l’SSD e senza rinunciare alla comodità di avere i file a portata di clic, ovunque.