Vuoi che ogni Ctrl+V in Outlook adegui automaticamente il testo allo stile del messaggio in corso? In questo articolo ti mostro come impostare “Unisci formattazione” come modalità di incolla predefinita in Outlook desktop (2013 → 2021/365), cosa aspettarti in pratica, come risolvere gli intoppi e quali alternative usare quando l’opzione non c’è o non funziona.
Perché “Unisci formattazione” è la scelta giusta nella maggior parte dei casi
Quando incolliamo contenuti da web, PDF, Word, Teams o altre app, arrivano spesso “impacchettati” con font, colori, dimensioni e spaziature che non corrispondono allo stile delle nostre e‑mail. Il risultato è un messaggio visivamente disomogeneo, più difficile da leggere e poco professionale. L’opzione Unisci formattazione (in inglese Merge Formatting) risolve alla radice: conserva la struttura di base (neretti, corsivi, elenchi, link, intestazioni semplici), ma applica automaticamente il font, la dimensione e il colore predefiniti del tuo messaggio. In altre parole, la formattazione “di destinazione” vince su quella “di origine”.
Come impostare “Unisci formattazione” come incolla predefinita in Outlook desktop
La procedura è nativa e richiede meno di un minuto. Funziona nelle versioni Outlook per Windows che usano Word come editor (Outlook 2013 → 2021/365).
- File → Opzioni → Posta → Editor Options…
- Seleziona Avanzate nella colonna sinistra.
- Scorri alla sezione Taglia, copia e incolla e imposta i primi quattro menu a tendina su Unisci formattazione:
- Incolla all’interno dello stesso documento
- Incolla tra documenti
- Incolla tra documenti quando sono in conflitto le definizioni di stile
- Incolla da altri programmi
- (Facoltativo ma consigliato) Torna a File → Opzioni → Posta e spunta Mostra pulsante Opzioni Incolla quando il contenuto viene incollato. Questa spunta aiuta Outlook a “forzare” la nuova impostazione e, se necessario, ti consente di correggerla al volo caso per caso.
Risultato: da quel momento Ctrl+V adeguerà il testo allo stile predefinito del tuo messaggio (font, dimensione, colore), mantenendo gli elementi essenziali come neretto, corsivo, elenchi e collegamenti.
Cosa cambia davvero quando incolli
| Modalità di incolla | Font/dimensione/colore | Struttura di base | Oggetti | Quando usarla |
|---|---|---|---|---|
| Unisci formattazione | Adotta quelli del messaggio | Conserva neretto, corsivo, elenchi, link | Immagini e tabelle di solito si mantengono | Quasi sempre: messaggi coerenti e leggibili |
| Mantieni formattazione originale | Resta tutto com’è alla fonte | Inalterata | Inalterati | Quando vuoi riprodurre fedelmente l’aspetto originale |
| Mantieni solo testo | Adotta quelli del messaggio | Rimuove tutta la formattazione | Rimuove immagini, tabelle, icone | Quando serve un testo “pulito” e leggerissimo |
Due ritocchi per un risultato perfetto
- Definisci il font predefinito dei nuovi messaggi: File → Opzioni → Posta → Firme… → Scheda Carta intestata e caratteri. Imposta Nuovi messaggi e Risposte/Inoltri. “Unisci formattazione” adotterà questi valori.
- Controlla il formato del messaggio: resta su HTML. In Posta → Componi messaggi in questo formato verifica che non sia “Testo normale”, altrimenti molte opzioni di incolla vengono semplificate.
Verifica rapida: prova pratica in 20 secondi
- Apri un nuovo messaggio e controlla che il font predefinito sia quello voluto.
- Da una pagina web copia un testo con colori e dimensioni diverse.
- Incolla con Ctrl+V: dovresti vedere il testo “aggiustarsi” al tuo font, mantenendo grassetti, corsivi ed elenchi.
- Se vedi ancora il font di origine, clicca l’icona Opzioni Incolla accanto al testo e scegli Unisci formattazione per “allineare” definitivamente il comportamento.
Alternative quando l’opzione non è disponibile o non sembra avere effetto
Ambienti aziendali bloccati, profili utente datati o personalizzazioni pesanti possono impedire la modifica dei comportamenti di incolla. In questi casi, ecco le scelte più pratiche.
| Approccio | Come funziona | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Macro VBA | Uno script intercetta l’azione di incolla nel compositore e richiama Incolla speciale → Unisci formattazione oppure esegue il comando equivalente dell’editor di Word. | Versioni aziendali bloccate o altamente personalizzate. |
| Add‑in di terze parti | Un plug‑in sostituisce/incapsula il comando di incolla e applica regole (p.es. sempre “unisci” o “solo testo”). | Se non vuoi o non puoi usare il VBA. |
| Scorciatoie da tastiera | Ctrl+Alt+V → Incolla speciale → Unisci formattazione. Oppure i KeyTips della barra multifunzione: Alt, poi i tasti che appaiono su Home → Incolla → Unisci. Per “solo testo”, scegli l’opzione omonima. | Incolla sporadica o su PC altrui, senza toccare le impostazioni. |
Macro pronta all’uso: incolla con “Unisci formattazione”
Se l’IT limita le opzioni o servono tasti rapidi dedicati, una macro è una soluzione robusta. Ecco come crearla e agganciarla alla finestra di composizione di Outlook.
- Attiva la scheda Sviluppo se non presente: File → Opzioni → Personalizzazione barra multifunzione → spunta Sviluppo.
- Apri l’editor VBA: Sviluppo → Visual Basic.
- Nel progetto VbaProject.OTM, fai doppio clic su ThisOutlookSession, quindi Inserisci → Modulo.
- Importante: in Strumenti → Riferimenti… spunta Microsoft Word xx.x Object Library (Outlook usa Word come editor). Questo permette di usare le costanti corrette.
- Incolla il codice seguente:
' Incolla con “Unisci formattazione” nel messaggio attivo
' Richiede il riferimento a "Microsoft Word xx.x Object Library"
Option Explicit
Public Sub IncollaUnisciFormattazione()
Dim insp As Outlook.Inspector
Dim wdDoc As Word.Document
Set insp = Application.ActiveInspector
If insp Is Nothing Then Exit Sub
If insp.EditorType <> olEditorWord Then Exit Sub
Set wdDoc = insp.WordEditor
' Esegue l'equivalente di "Incolla e abbina formattazione destinazione"
wdDoc.Application.Selection.PasteAndFormat wdFormatMatchDestinationFormatting
End Sub
Come usarla in pratica
- Barra di accesso rapido (QAT): File → Opzioni → Barra di accesso rapido → “Scegli comandi da: Macro” → aggiungi
IncollaUnisciFormattazione. Ti apparirà un’icona con scorciatoia Alt+1 (o il numero associato). - Barra multifunzione: File → Opzioni → Personalizzazione barra multifunzione → crea un gruppo personalizzato nella scheda Messaggio e aggiungi la macro.
- Sicurezza macro: se l’azienda impone firme digitali, firma il progetto VbaProject.OTM con un certificato attendibile, oppure chiedi all’IT di autorizzarlo.
Nota: reindirizzare Ctrl+V alla macro non è supportato nativamente in Outlook. La via più affidabile è assegnare la macro a QAT/Ribbon o usare un add‑in dedicato.
Alternative senza codice: QAT e azioni di incolla
Se non vuoi usare macro, puoi aggiungere all’Accesso rapido i comandi di incolla che ti servono (p.es. “Mantieni solo testo” o “Unisci formattazione”) e richiamarli con Alt+1, Alt+2, …
- File → Opzioni → Barra di accesso rapido.
- In “Scegli comandi da”, seleziona “Comandi non presenti sulla barra multifunzione”.
- Aggiungi le varianti di Incolla che usi più spesso.
- Riordinale per assegnare numeri comodi (1, 2…).
È un trucco semplice ma efficacissimo in scenari condivisi o temporanei.
Perché l’impostazione a volte “non prende”
- Profilo bloccato da Criteri di gruppo: in domini aziendali le preferenze Office possono essere gestite centralmente; chiedi all’IT se le opzioni di incolla sono forzate.
- Messaggio in testo normale: se componi in Testo normale, molte scelte di incolla non sono disponibili; passa a HTML.
- Add‑in che interferiscono: componenti che formattano automaticamente i messaggi (firma, branding, DLP) possono sovrascrivere lo stile appena incollato; prova disabilitando temporaneamente gli add‑in non essenziali.
- Cache/normal template corrotta: anomalie del profilo Office possono alterare i comportamenti; la Riparazione rapida di Microsoft 365 o la ricostruzione del profilo Outlook spesso risolvono.
Outlook sul Web (Outlook.com / OWA) e “Nuovo Outlook” per Windows
Al settembre 2025 l’interfaccia web non offre un’impostazione globale equivalente a “imposta Unisci formattazione come incolla predefinita”. Le opzioni a disposizione sono più essenziali rispetto al client desktop.
- Ctrl+Shift+V incolla come testo semplice nella maggior parte dei browser moderni: quindi niente font di origine né stili complessi; potrai formattarlo poi in Outlook Web.
- In alternativa, incolla prima in Blocco note per “pulire” lo stile e poi copia di nuovo nella bozza.
Se usi il Nuovo Outlook per Windows (quello che assomiglia all’interfaccia web), il comportamento è sostanzialmente allineato a OWA: anche qui, ad oggi, non c’è un’impostazione globale per rendere “Unisci formattazione” la modalità predefinita, ma hai comunque a disposizione l’icona del menu Incolla vicino al testo appena incollato per scegliere rapidamente cosa fare.
Buone pratiche per incollare contenuti “puliti”
- Standardizza il tuo stile: definisci carattere, dimensione e colore predefiniti coerenti per Nuovi messaggi e per Risposte/Inoltri. “Unisci formattazione” li seguirà.
- Evita l’over‑formatting: dopo l’incolla, due passate di Cancella formattazione su paragrafi ribelli aiutano a uniformare spaziature e rientri.
- Contenuti dal web: per articoli e tabelle molto complessi, valuta di incollare prima in Word, “ripulire” con Unisci o Solo testo e poi copiare in Outlook; otterrai risultati più prevedibili.
- Clipboard di Windows: con Win+V apri la cronologia degli appunti e puoi scegliere rapidamente la voce giusta dopo un incolla come “testo solo”.
Domande frequenti
“Unisci formattazione” rimuove le immagini?
No. Se il frammento contiene immagini, nella maggior parte dei casi l’immagine rimane. Se vuoi eliminare tutto e tenere solo il testo, scegli “Mantieni solo testo”.
Che differenza c’è tra “Unisci formattazione” e “Usa stili di destinazione”?
“Usa stili di destinazione” tenta di mappare gli stili strutturati (p.es. Intestazione 1, Elenco) sugli stili già presenti nel documento di destinazione. In molte e‑mail non ci sono stili formali, quindi “Unisci formattazione” è più prevedibile.
Posso applicare “Unisci formattazione” anche dopo aver incollato?
Sì. Clicca sull’icona Opzioni Incolla che appare sotto il testo incollato e scegli “Unisci formattazione”. In assenza dell’icona, seleziona il testo e usa Incolla speciale o il comando di Formattazione pulita, quindi re‑incolla.
Nei messaggi in “Testo normale” l’opzione non compare: è normale?
Sì. In “Testo normale” non esistono font e colori, quindi le modalità di incolla si riducono. Se ti serve la ricchezza dell’HTML, imposta il formato predefinito del messaggio su HTML.
Qual è la scorciatoia migliore per non toccare le impostazioni?
Usa Ctrl+Alt+V per aprire Incolla speciale e scegli rapidamente la modalità, oppure aggiungi le varianti di Incolla alla Barra di accesso rapido così da richiamarle con Alt+numero.
Checklist finale
- In Outlook desktop: File → Opzioni → Posta → Editor Options… → Avanzate → Taglia, copia e incolla → imposta Unisci formattazione su tutti gli scenari.
- Spunta Mostra pulsante Opzioni Incolla… per intervenire al volo quando serve.
- Allinea Carta intestata e caratteri dei messaggi (nuovi e risposte/inoltri) allo stile desiderato.
- Se bloccato, valuta macro, add‑in o le scorciatoie “Incolla speciale”.
- In Outlook Web e nel Nuovo Outlook per Windows, al momento non c’è un’impostazione globale: usa Ctrl+Shift+V per incollare come testo semplice o la pulizia via Blocco note.
Riepilogo lampo
- Outlook desktop: percorso File → Opzioni → Posta → Editor Options → Avanzate, sezione Taglia/copia/incolla → seleziona “Unisci formattazione” per tutti gli scenari di incolla.
- Outlook Web: non dispone (ancora) dell’impostazione; usa scorciatoie o testi intermedi.
- In assenza di supporto nativo: macro VBA, add‑in o scorciatoie restano valide soluzioni di ripiego.
Problema
Chi usa spesso Ctrl+V in Outlook desktop (versioni 2013 → 2021/365) vorrebbe che il testo incollato si adattasse automaticamente al carattere e allo stile dell’e‑mail in corso (opzione Unisci formattazione/Merge Formatting) senza doverlo scegliere di volta in volta.
Soluzione definitiva (nativa)
- File → Opzioni → Posta → Editor Options…
- Selezionare Avanzate (colonna sinistra).
- Nella sezione Taglia, copia e incolla impostare i primi quattro menu a tendina (Incolla all’interno di… / Incolla tra… / Incolla da altri programmi ecc.) su Unisci formattazione.
- (Facoltativo ma consigliato) Sempre in File → Opzioni → Posta, spuntare Mostra pulsante Opzioni Incolla quando il contenuto viene incollato; aiuta Outlook a forzare la nuova impostazione e consente di correggerla al volo.
Risultato: da quel momento Ctrl+V adeguerà il testo alle impostazioni di formato (font, dimensione, colore) definite come predefinite per i nuovi messaggi in Outlook.
Alternative quando l’opzione non è disponibile o non funziona
| Approccio | Come funziona | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Macro VBA | Scrive un breve script che intercetta l’evento di incolla e lancia “PasteSpecial → Merge Formatting”. | Versioni aziendali bloccate o altamente personalizzate. |
| Add‑in di terze parti | Plug‑in che sostituisce/incapsula il comando di incolla. | Se non si vuole/può usare il VBA. |
| Scorciatoie da tastiera | Ctrl+Alt+V → “Incolla speciale” → “Unisci formattazione”. Per “solo testo”, scegli l’opzione dedicata (o usa Ctrl+Shift+V nel web). | Incolla sporadica o su PC altrui. |
Outlook sul Web (Outlook.com / OWA)
Al settembre 2025 l’interfaccia web non offre un’impostazione globale equivalente.
- Ctrl+Shift+V incolla come testo semplice, da formattare poi manualmente.
- In alternativa, incollare prima in Blocco note per “pulire” lo stile e quindi copiare di nuovo.
Con questi passaggi, rendi “invisibile” l’operazione di incolla: il testo si adegua da solo allo stile del tuo brand, le e‑mail risultano più pulite e consistenti, e tu smetti di perdere minuti ogni giorno a riformattare.