Microsoft Teams: musica nella lobby e green room, stato attuale e workaround efficaci

Vuoi accogliere i partecipanti con una slide e una musica di sottofondo mentre tu e i relatori vi preparate nella green room? Ecco lo stato reale della funzione in Microsoft Teams al 26 settembre 2025 e i workaround più affidabili per ottenere un effetto “pre‑show” professionale senza sorprese.

Indice

Panoramica

Molti organizzatori desiderano iniziare i meeting con un minuto di musica e una schermata d’attesa brandizzata, restando intanto nella green room per gli ultimi allineamenti tra relatori. Oggi Microsoft Teams non consente di trasmettere audio nella lobby prima dell’ammissione. Esistono però percorsi alternativi che permettono di offrire un’esperienza d’ingresso curata e coerente con l’immagine dell’evento.

Stato della funzionalità

Aggiornamento al 26 settembre 2025: non esiste una funzione nativa di “lobby music” per meeting, webinar o town hall in Microsoft Teams. La sola musica “d’attesa” integrata è Music on Hold, pensata per gli scenari voce e disponibile quando:

una chiamata PSTN (rete telefonica tradizionale) viene messa in attesa;
si utilizzano Call Queue o Auto Attendant per gestire code e menù IVR.

Questo significa che gli utenti che si collegano da client Teams (desktop, web o mobile) non sentono musica mentre sono in lobby. Microsoft suggerisce di inviare un feedback dall’app (Help › Give feedback) se questa funzione è importante per il tuo scenario: è il canale ufficiale per influenzare la roadmap.

Cosa cambia tra lobby, green room e Music on Hold

Lobby: lo spazio dove i partecipanti attendono di essere ammessi. Oggi non riproduce audio.
Green room: area “dietro le quinte” per relatori e organizzatori, disponibile in webinar e town hall, utile per provare contenuti e ruoli prima del via. Non diffonde audio verso la lobby.
Music on Hold: musica d’attesa automatica per chiamate telefoniche e code. Non si applica ai partecipanti che attendono l’ammissione a un meeting Teams tramite client.

Tabella riassuntiva delle soluzioni alternative

Obiettivo	Come fare	Vantaggi	Limiti	Quando usarla
Mostrare una slide con musica prima dell’avvio effettivo	Avvia la riunione in anticipo, Condividi lo schermo con “Audio del computer” e riproduci la traccia dal tuo PC; facoltativo: attiva Modalità musica ad alta fedeltà.	Semplice, nessun software extra; qualità prevedibile se la sorgente è locale.	I relatori non possono restare in green room; la preparazione “privata” va fatta altrove.	Meeting standard, team snelli, scaletta semplice.
Musica per chi si collega via telefono	Prepara una Call Queue o un Auto Attendant con file audio personalizzato; quando pronti, trasferisci la chiamata verso il meeting.	Esperienza telefonica professionale, pieno controllo del file audio.	Vale solo per partecipanti su linea PSTN; chi usa il client Teams non sente la musica in lobby.	Eventi con elevata quota di pubblico telefonico.
Evento tipo town hall o webinar	Usa le modalità evento per brandizzare pre‑show (logo, descrizione, chat unilaterale).	Governance migliore di ruoli, pre‑show ordinato, green room.	Nessun audio in lobby; licenze Premium per funzionalità avanzate.	Eventi istituzionali, platee ampie, ruoli distinti.
Soluzione esterna con regia	Usa OBS o software simile + virtual audio; avvia il meeting e ammetti gradualmente i partecipanti quando la musica termina.	Massimo controllo su grafica e mix.	Setup più tecnico, non crea una vera lobby musicale.	Eventi di alto profilo con regia o streaming multipiattaforma.

Guida pratica con condivisione dell’audio del computer

Questa è la via più veloce per dare un benvenuto sonoro e visivo senza dipendenze esterne. In pratica avvii la riunione in anticipo, condividi una diapositiva “Benvenuti, iniziamo alle 10:00” e attivi l’audio del PC per far sentire una traccia musicale di sottofondo.

Preparazione

Prepara una diapositiva statica con branding, orario di inizio, indicazioni tecniche (microfono spento, chat disponibile, ecc.).
Predisponi una traccia royalty‑free, preferibilmente 2–5 minuti in loop morbido.
Fai una prova con cuffie e altoparlanti per verificare livelli, rumori e dinamiche.

Passaggi operativi

Apri Teams e avvia la riunione 5–10 minuti prima dell’ora ufficiale.
Clicca Condividi e abilita “Includi audio del computer”.
Se disponibile nel tuo tenant, attiva la Modalità musica ad alta fedeltà nelle impostazioni audio (riduce la soppressione e migliora il passaggio della musica).
Condividi la finestra o lo schermo con la diapositiva di benvenuto.
Riproduci la traccia dal lettore del tuo PC; tieni il volume di sistema intorno al 50–70% per evitare distorsioni.
All’orario, interrompi la musica e passa alla scaletta dell’evento.

Consigli di qualità

Evita sorgenti online soggette a buffering; usa file locali.
Disattiva miglioramenti audio aggressivi o “riduzione rumore” se tagliano la musica.
Se hai co‑organizzatori: uno cura slide e audio, l’altro gestisce ammissioni e chat.

Preparazione separata dei relatori

Per mantenere un vero “dietro le quinte” mentre il pubblico sente musica, crea un secondo spazio di coordinamento parallelo:

Riunione privata di regia: un meet compatto con soli relatori, dove rifinire scaletta, ruoli, prove microfono, cenni finali.
Canale Teams dedicato: thread persistente con file, note, link e chat. Utile per allineamenti asincroni, Q&A interne e decisioni rapide.
Passaggio di consegne: quando siete pronti, chi è in regia interrompe la musica nella riunione principale e dà il via all’evento.

Musica per i partecipanti telefonici

Se una parte del pubblico entra via PSTN, puoi offrire un’esperienza d’attesa con musica in modo nativo tramite servizi voce di Teams.

Impostazione di massima

Crea un Auto Attendant o una Call Queue con audio personalizzato per l’attesa.
Configura un messaggio d’ingresso con orario di inizio e istruzioni (“Resterete in attesa fino all’avvio dell’evento…”).
Quando tutto è pronto, trasferisci le chiamate in coda verso il meeting live o a un operatore che ammette i partecipanti.

Ricorda che questa soluzione non riproduce musica ai client Teams in lobby: migliora l’esperienza solo per chi è su linea telefonica.

Uso di webinar e town hall

Le modalità evento forniscono green room, ruoli (organizzatore, relatore, co‑organizzatore), brand e controlli più stretti su chat e Q&A. Ottime per platee ampie e regia centralizzata. Oggi, però, la lobby di webinar e town hall non diffonde audio in attesa. Puoi comunque mostrare schermate di benvenuto, conti alla rovescia e messaggi informativi per tenere ingaggiato il pubblico fino all’avvio.

Soluzioni esterne con regia

Se vuoi un pre‑show più televisivo, valuta una mini‑regia software:

OBS Studio o software simili per comporre una “scena” con logo, grafica e traccia musicale in loop.
Virtual Audio Cable o driver audio virtuali per far sentire a Teams il tuo mix come sorgente microfonica.
Flusso tipico: imposti OBS come “microfono” di Teams, mandi in onda la scena d’attesa con musica, poi passi alla scena con presentazione e webcam.

Questa strada offre grande controllo ma richiede setup stabile, test accurati e un operatore dedicato. Non crea comunque una lobby sonora: la musica va in onda solo dopo che i partecipanti sono ammessi.

Linee guida su diritti d’autore

La musica in riunioni ed eventi online può costituire una comunicazione al pubblico. Verifica sempre licenze e permessi:

Usa tracce royalty‑free con licenza idonea; leggi bene clausole su streaming e riutilizzo.
Evita brani commerciali senza autorizzazione esplicita.
Se l’evento è registrato, controlla che la licenza consenta la distribuzione on‑demand.

Microsoft non fornisce coperture o licenze musicali: la responsabilità ricade sull’organizzatore.

Blueprint operativo per un pre‑show efficace

Progettazione: definisci durata, tono musicale, messaggio visuale, orario d’ingresso del pubblico.
Scelta soluzione: condivisione audio del PC (via rapida), coda telefonica (per pubblico PSTN), regia software (per eventi di immagine).
Test: verifica livelli, equalizzazione, soppressione rumore, latenza, stabilità di rete, failover.
Runbook: assegna ruoli chiari (host, tecnico, moderatore chat, relatore di apertura) con tempi precisi.
Piano B: prepara un messaggio di testo per chat e un fermo immagine “Stiamo iniziando” nel caso l’audio non passi.

Impostazioni audio consigliate in Teams

Elaborazione audio: riduci la soppressione rumore se taglia la musica; abilita l’opzione musica ad alta fedeltà quando disponibile.
Dispositivo: usa una scheda audio stabile o un’interfaccia USB con guadagno controllato; evita microfoni “arrabbiati” che catturano tastiera o ventole.
Livelli: punta a un volume confortevole e costante; meglio basso e pulito che alto e compresso.

Best practice per l’esperienza degli utenti

Messaggi chiari: la slide di benvenuto indica orario di inizio, etichetta microfoni, uso chat/Q&A, eventuali traduzioni.
Countdown: un breve conto alla rovescia visivo aumenta la percezione di ordine.
Chat moderata: nelle modalità evento, mantieni la chat unidirezionale finché non inizi; nei meeting, nomina un moderatore per filtrare domande ripetitive.
Accessibilità: cura contrasti, dimensione testo, annunci vocali essenziali per utenti ipovedenti o che entrano senza audio.

FAQ

Si può attivare la musica solo per chi è in lobby?
Al momento no. La lobby non riproduce audio.

La green room “sente” la lobby o viceversa?
No. La green room è uno spazio separato per relatori e organizzatori.

Se attivo la musica ad alta fedeltà, la qualità è come in streaming?
Migliora la resa rispetto alla soppressione standard, ma non è pensata per concerti; ottima per un sottofondo leggero.

Posso caricare un file audio nella riunione?
No, non esiste un upload nativo per audio in attesa nei meeting. Devi trasmettere dal tuo dispositivo o usare servizi voce/IVR per PSTN.

Checklist pronta all’uso

Traccia royalty‑free in locale e backup su chiavetta.
Slide “Benvenuti” con orario e istruzioni.
Impostazioni Teams verificate: condivisione audio PC, eventuale modalità musica.
Riunione di regia separata per i relatori; canale chat dedicato.
Ruoli assegnati: host, tecnico, moderatore, relatore di apertura.
Script di apertura di 30–45 secondi per passare dalla musica ai contenuti.
Piano B: messaggio testuale “Inizio tra pochi istanti” e immagine statica.

Runbook di esempio per l’evento

Minuto	Azione	Responsabile	Note operative
-10	Riunione di regia con relatori	Host	Verifica microfoni, ruoli, condivisioni.
-7	Apertura riunione principale e condivisione slide	Tecnico	Abilita audio del PC, test volume locale.
-6	Start musica di benvenuto	Tecnico	Volume 50–70%; occhio a notifiche di sistema.
-3	Messaggio testuale in chat con orario di avvio	Moderatore	“Iniziamo tra 3 minuti”.
0	Fade out musica e saluto di apertura	Relatore	Transizione morbida, poi agenda.

Errori comuni da evitare

Dimenticare di attivare l’audio del computer al momento della condivisione.
Usare brani non licenziati o protetti da copyright senza autorizzazione.
Condivisione di finestra sbagliata, con notifiche o pop‑up che disturbano l’immagine.
Volume eccessivo o saturazione dovuta a amplificazioni software.
Affidarsi a streaming web instabili invece che a file locali.

Quando conviene spingersi oltre la “semplice” musica

Per eventi di immagine, considera un warm‑up più ricco: breve count‑down animato, lower‑third con hashtag, slide a rotazione con sponsor, messaggi di community e call‑to‑action. Anche senza audio in lobby, questi elementi mantengono alta l’attenzione e comunicano professionalità.

Monitorare la roadmap

Teams evolve rapidamente. Se la funzione “musica in lobby” è critica per la tua organizzazione, invia feedback e monitora le note di rilascio. Fino a nuovo annuncio ufficiale, pianifica gli eventi considerando che la lobby resta silenziosa e che la musica potrà essere veicolata solo dopo l’ammissione o tramite percorsi PSTN.

Conclusioni

Ad oggi Microsoft Teams non riproduce musica nella lobby mentre i relatori sono in green room. L’esperienza di pre‑show si ottiene con workaround concreti: avvio anticipato con condivisione dell’audio del computer, soluzioni PSTN per il pubblico telefonico, o regie software quando serve un livello di controllo superiore. Con una preparazione mirata, una slide chiara e un brano appropriato, l’ingresso all’evento risulta comunque elegante e coerente, in attesa di eventuali evoluzioni ufficiali della piattaforma.