I pop‑up dei promemoria di Outlook possono diventare invadenti. Se hai cercato di disattivarli dal Calendario ma la casella “Promemoria predefiniti” non c’è più, qui trovi come spegnere davvero le notifiche sia in New Outlook sia in Classic, oltre a suggerimenti per Windows e macOS.
Panoramica del problema
Molti utenti cercano su Google come “togliere i promemoria del calendario in Outlook” e trovano istruzioni che indicano File ▶ Opzioni ▶ Calendario ▶ Promemoria predefiniti. In diverse versioni di Outlook, però, quella casella non governa più l’apparizione dei pop‑up e in alcune interfacce è stata spostata o rinominata. Il risultato è che, anche impostando Nessun promemoria per i nuovi eventi, la finestra dei promemoria continua a comparire.
La chiave sta nel distinguere due concetti spesso confusi:
- Promemoria predefiniti (Calendario): definiscono l’anticipo applicato automaticamente ai nuovi appuntamenti, ma non accendono o spengono i pop‑up.
- Mostra promemoria (Promemoria): è l’interruttore che abilita o disabilita la finestra dei promemoria per tutti gli elementi (appuntamenti, attività, email contrassegnate).
In breve
Per bloccare davvero i pop‑up dei promemoria di Outlook vai su File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ sezione Promemoria ▶ deseleziona “Mostra promemoria”. L’opzione “Promemoria predefiniti” nel calendario riguarda solo la durata preimpostata dei nuovi eventi.
Contesto e differenze tra interfacce
Nel tempo Microsoft ha introdotto interfacce diverse per Outlook. È facile imbattersi in percorsi che non coincidono esattamente con ciò che vedi sullo schermo. Ecco la logica generale:
- New Outlook: molte impostazioni sono state riorganizzate, ma la gestione centrale dei pop‑up resta sotto la sezione Promemoria nelle Opzioni.
- Classic Outlook (desktop tradizionale, incluse edizioni Microsoft 365/2019/2016): la casella “Mostra promemoria” è da sempre in File ▶ Opzioni ▶ Avanzate. La voce “Promemoria predefiniti” nel pannello Calendario regola solo l’anticipo.
Se hai cercato nel pannello Calendario e non trovi più l’interruttore giusto, non serve “ripristinare” caselle scomparse: l’impostazione che spegne il pop‑up è semplicemente altrove.
Procedura in New Outlook
Per impedire l’apertura della finestra dei promemoria per tutti gli eventi:
- Apri Outlook e vai su File ▶ Opzioni.
- Apri la scheda Avanzate.
- Scorri fino alla sezione Promemoria.
- Disattiva la casella Mostra promemoria.
- Facoltativo: disattiva anche Riproduci suono promemoria se non vuoi alcun segnale acustico.
- Conferma con OK e, se richiesto, riavvia Outlook.
Da questo momento Outlook non aprirà più la finestra dei promemoria. Eventuali banner del sistema operativo (Windows/macOS) possono tuttavia continuare a comparire se abilitati a livello di sistema; vedi più sotto la sezione dedicata alle notifiche di Windows e macOS.
Procedura in Classic Outlook
Se usi la versione desktop “storica” di Outlook (Microsoft 365, Outlook 2019/2016 e simili), la posizione è identica per disattivare completamente i promemoria:
- Vai su File ▶ Opzioni ▶ Avanzate.
- Nella sezione Promemoria togli la spunta a Mostra promemoria.
La voce Calendario ▶ Promemoria predefiniti resta utile se vuoi impostare a Nessuno l’anticipo di default per i nuovi appuntamenti, in modo che i futuri eventi non ereditino un promemoria. Ma questo non influisce sui pop‑up per gli eventi che hanno già un promemoria memorizzato o per attività/email contrassegnate.
Differenza tra “Promemoria predefiniti” e “Mostra promemoria”
| Impostazione | Dove si trova | Cosa fa | Effetto sui pop‑up |
|---|---|---|---|
| Mostra promemoria | File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria | Abilita/disabilita la finestra dei promemoria per appuntamenti, attività e messaggi contrassegnati. | Spegne/accende i pop‑up globalmente. |
| Riproduci suono promemoria | File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria | Attiva o disattiva il segnale acustico dei promemoria. | Non influenza la finestra; solo l’audio. |
| Promemoria predefiniti | File ▶ Opzioni ▶ Calendario | Imposta l’anticipo che verrà proposto automaticamente ai nuovi eventi del calendario. | Non spegne i pop‑up. Serve a evitare che i nuovi eventi abbiano un promemoria, ma non tocca quelli esistenti. |
Gestire le notifiche del sistema operativo
Oltre alla finestra interna dei promemoria, Outlook può mostrare banner del sistema operativo. Disattivarli può ridurre ulteriormente le interruzioni, ma attenzione: i banner sono esterni a Outlook e non sostituiscono l’interruttore “Mostra promemoria”.
Su Windows
- Apri Impostazioni ▶ Sistema ▶ Notifiche.
- Disattiva le notifiche per Outlook oppure disattiva i banner mantenendo (se vuoi) il contatore nel Centro notifiche.
- Valuta l’uso di Assistente notifiche / Non disturbare per silenziare temporaneamente.
Questa azione blocca i toast nativi di Windows, ma non la finestra promemoria interna di Outlook se “Mostra promemoria” è attiva.
Su macOS
- Apri Impostazioni di sistema ▶ Notifiche.
- Seleziona Outlook e disattiva Consenti notifiche o al minimo disattiva Banner.
- Puoi usare Full immersion per periodi “non disturbare”.
Disattivare promemoria solo per alcune categorie
Outlook non offre un filtro nativo del tipo “mostra promemoria solo per questo calendario” o “solo per riunioni con certe categorie”. Se vuoi:
- Gestire caso per caso: apri l’evento e imposta Promemoria su Nessuno.
- Applicare regole avanzate: puoi ricorrere a macro VBA o componenti aggiuntivi di terze parti che impostano automaticamente il promemoria su determinati criteri (calendario, categoria, organizer). Tieni presente che si tratta di personalizzazioni non ufficiali e potrebbero non essere consentite in ambienti aziendali.
Strategie pratiche per diversi scenari
Vuoi spegnere tutto e basta
Vai dritto su File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria e togli la spunta a Mostra promemoria. Facoltativamente disattiva il suono. Fine.
Vuoi solo silenziare i suoni
Lascia attiva “Mostra promemoria” ma disattiva Riproduci suono promemoria. Avrai il pop‑up silenzioso.
Vuoi evitare che i nuovi appuntamenti ereditino un promemoria
In File ▶ Opzioni ▶ Calendario imposta Promemoria predefiniti su Nessuno. Ricorda che gli appuntamenti già creati restano inalterati.
Se i pop‑up appaiono ancora
- Controlla di non avere altre sessioni di Outlook aperte (desktop o web) su un secondo PC.
- Verifica le notifiche di Windows/macOS: i banner di sistema sono separati dalla finestra dei promemoria.
- Se sei in un dominio aziendale, l’amministratore potrebbe imporre criteri che riabilitano i promemoria.
Domande frequenti
La disattivazione vale anche per attività e email contrassegnate?
Sì. “Mostra promemoria” è globale: riguarda appuntamenti, attività e messaggi flaggati con scadenza.
Qual è la differenza tra banner di Windows e finestra promemoria di Outlook?
I banner sono toast nativi del sistema operativo; la finestra promemoria è la maschera propria di Outlook con i pulsanti Posticipa e Ignora. Puoi disattivarli separatamente.
Posso impostare un intervallo predefinito per il tasto Posticipa?
Outlook memorizza l’ultimo intervallo di snooze usato nella finestra promemoria. Non c’è un’impostazione globale persistente per tutte le voci, ma dopo il primo utilizzo tende a riproporre l’ultimo valore scelto nella sessione.
Non trovo “File ▶ Opzioni”: dove sono finite le impostazioni?
In alcune varianti dell’interfaccia, le impostazioni sono raccolte dietro l’icona a ingranaggio Impostazioni. Cerca la sezione Notifiche/Promemoria e disattiva l’equivalente di “Mostra promemoria”. Se lavori in ambito aziendale, alcune voci possono essere rinominate o centralizzate.
Checklist rapida
- Apri File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria e togli la spunta a Mostra promemoria.
- Se vuoi silenzio totale, disattiva anche Riproduci suono promemoria.
- Per i nuovi eventi senza promemoria, in Calendario imposta Promemoria predefiniti su Nessuno.
- Blocca i banner di sistema dalle Notifiche di Windows/macOS se ti disturbano i toast.
Approfondimento tecnico per ambienti aziendali
In rete Microsoft 365 amministrata, l’impostazione dei promemoria può essere soggetta a policy:
- Criteri di gruppo (Windows): un GPO può forzare “Mostra promemoria” su attivo o inattivo. In tal caso la casella in Outlook potrebbe risultare grigia.
- Componenti aggiuntivi: add‑in di terze parti o integrazioni (es. sincronizzatori di calendari) possono ricreare promemoria sugli elementi. Se dopo averli disattivati tornano a comparire, valuta una prova con Outlook in modalità provvisoria (outlook.exe /safe) per escludere effetti collaterali.
Risoluzione dei problemi quando i promemoria non vogliono sparire
- Controllo impostazioni: verifica che Mostra promemoria sia realmente disattivato in File ▶ Opzioni ▶ Avanzate.
- Riavvio di Outlook: chiudi e riapri l’app; a volte la finestra promemoria resta attiva fino al restart.
- Modalità provvisoria: esegui outlook.exe /safe dalla finestra Esegui di Windows per vedere se un componente aggiuntivo riattiva i promemoria.
- Pulizia promemorie corrotti: chiudi Outlook, quindi da Esegui avvia outlook.exe /cleanreminders. Questo ricrea la tabella dei promemoria e risolve molte anomalie legate a elementi bloccati.
- Conflitti tra dispositivi: se hai più pc/VM o tieni aperto Outlook sul web, chiudi tutte le sessioni e prova di nuovo. Alcuni client possono generare notifiche proprie.
Nota: il comando /cleanreminders rimuove e ricostruisce i promemoria locali; gli elementi rimangono nel calendario ma i promemoria potrebbero dover essere reimpostati manualmente per gli eventi futuri che ti interessano.
Esempi d’uso e buone pratiche
- Silenziare ma non perdere nulla: lascia attivo “Mostra promemoria”, disattiva solo il suono e usa i banner di sistema ridotti. In ufficio rimani informato senza allarme acustico.
- Concentrazione assoluta: disattiva “Mostra promemoria” e attiva Non disturbare su Windows/macOS durante sessioni di lavoro profondo. Per le riunioni importanti applica promemoria manuali solo a quegli eventi.
- Calendari condivisi rumorosi: se un calendario team crea troppe notifiche, rimuovi i promemoria dai singoli appuntamenti del calendario condiviso, oppure automatizza con macro/add‑in dove consentito.
Tabella riassuntiva delle opzioni utili
| Azione | Dove | Effetto | Quando usarla |
|---|---|---|---|
| Disattiva “Mostra promemoria” | Outlook ▶ File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria | Blocca la finestra dei promemoria per tutti gli elementi. | Quando vuoi eliminare ogni pop‑up di Outlook. |
| Disattiva “Riproduci suono promemoria” | Outlook ▶ File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria | Niente suoni, pop‑up invariati. | Se i pop‑up sono utili ma rumorosi. |
| Imposta “Promemoria predefiniti” su Nessuno | Outlook ▶ File ▶ Opzioni ▶ Calendario | I nuovi eventi non avranno promemoria automatici. | Per ridurre gradualmente i promemoria senza spegnerli globalmente. |
| Disattiva i banner di sistema | Windows/macOS ▶ Impostazioni ▶ Notifiche | Blocca i toast nativi del sistema. | Per minimizzare le distrazioni al di fuori di Outlook. |
| Esegui “outlook.exe /cleanreminders” | Windows ▶ Esegui | Ripulisce promemoria corrotti. | Se i promemoria persistono nonostante le impostazioni corrette. |
Conclusioni
Se i pop‑up dei promemoria di Outlook continuano a disturbarti, la soluzione non è nel pannello Calendario ma nella sezione Promemoria delle Opzioni avanzate. Disattivando “Mostra promemoria” blocchi la finestra per tutti gli elementi; regolando “Promemoria predefiniti” eviti che i nuovi eventi nascano con un allarme; intervenendo sulle notifiche di Windows o macOS gestisci i banner esterni. Con queste tre leve — Mostra promemoria, Promemoria predefiniti, Notifiche del sistema — puoi modellare l’esperienza di notifica di Outlook in modo preciso, dal silenzio totale a un profilo più leggero ma informativo.
Ricapitolando la soluzione emersa
- Le guide trovate in rete spesso si riferiscono a Classic Outlook; in New Outlook alcune voci sono state spostate.
- Il percorso corretto per bloccare i pop‑up è File ▶ Opzioni ▶ Avanzate ▶ Promemoria ▶ deseleziona “Mostra promemoria”.
- Non serve recuperare una casella “mancante”: è stata riorganizzata e “Promemoria predefiniti” non governa la comparsa dei pop‑up.
- Windows e macOS possono mostrare banner separati: gestiscili dalle impostazioni di sistema.
- Per filtraggi selettivi (“solo alcune categorie”) servono modifiche puntuali per evento o automazioni con VBA/add‑in.