Vuoi permettere a più colleghi di aggiornare lo stesso project plan in contemporanea, pubblicandolo su SharePoint senza blocchi o conflitti? Ecco come scegliere lo strumento Microsoft giusto, evitando l’idea — diffusa ma errata — di una fantomatica “Office 365 Project”.

Scenario e obiettivo

Il responsabile di progetto desidera caricare il piano su SharePoint per farlo modificare a più persone nello stesso momento. In azienda circola l’ipotesi che esista una “versione Office 365 di Microsoft Project” capace di farlo nativamente. Come stanno davvero le cose e qual è la strada più efficace per il co‑authoring (modifica simultanea) di un project plan?

Soluzione in breve

• Non esiste un’app chiamata “Office 365 Project”. Project si acquista come piano aggiuntivo di Microsoft 365 (Project Plan 1/3/5) oppure come licenza perpetua desktop.
• Le opzioni Microsoft si dividono in:
  • Project Standard/Professional (desktop) – uso singolo; nessun co‑editing.
  • Project Server (on‑prem) e Project Online (cloud) – gestione enterprise; più utenti lavorano sullo stesso progetto tramite check‑in/out, non in co‑authoring in tempo reale.
  • Project for the web (parte dei piani 1/3/5) – interfaccia moderna e co‑authoring simultaneo; è l’unico prodotto Microsoft che consente davvero la modifica contemporanea dello stesso piano.
• Caricare un file .mpp in SharePoint non aggiunge co‑editing: il primo che apre il file lo blocca per gli altri.

Co‑authoring: di cosa parliamo davvero

Per co‑authoring si intende la possibilità che due o più persone modifichino lo stesso piano, nello stesso momento, vedendo comparire e sincronizzarsi in tempo reale le modifiche reciproche. Questo è diverso dal classico modello check‑in/check‑out, dove un utente “prenota” il progetto, gli altri attendono e, solo quando il primo rilascia il file, le modifiche diventano disponibili.

In ambito Microsoft Project, il co‑authoring in tempo reale è disponibile solo in Project for the web. Le edizioni desktop (Standard/Professional), Project Server e Project Online usano invece logiche di blocco/controllo: ottime per integrità, auditing e flussi di approvazione, ma non adatte quando si vuole digitare “a quattro mani”.

Opzioni Microsoft a confronto

Project for the web: co‑editing semplice e moderno

Project for the web nasce per piani collaborativi, con un’interfaccia web leggera e visualizzazioni Grid (tabellare), Board (a schede) e Timeline (Gantt). È incluso in Project Plan 1/3/5 e supporta il co‑authoring simultaneo all’interno di Microsoft 365. È l’opzione giusta quando:

• serve che più persone aggiornino attività, scadenze, assegnazioni e progresso in contemporanea;
• si lavora prevalentemente nel browser e in Teams;
• si vogliono sfruttare rapidamente automazioni e report con Power Platform.

Punti di attenzione: Project for the web copre la pianificazione collaborativa “day‑to‑day”. Per esigenze PPM molto avanzate (governance portfolio, demand management complesso, cost management articolato) si valutano Plan 5 e/o architetture con Project Online/Server.

Project Online e Project Server: governance senza co‑editing

Project Online (cloud) e Project Server (on‑premise) abilitano scenari enterprise: portfolio management, resource management, timesheet, workflow di approvazione, reporting BI. Il lavoro multi‑utente avviene senza co‑authoring: chi apre un piano lo “possiede” finché non lo rilascia. Ottimo per controllo e tracciabilità, meno per compilazioni simultanee.

Project Standard/Professional (desktop): controllo totale del PM singolo

Le edizioni desktop perpetue (es. Project Standard/Professional 2021) danno tutte le funzioni locali al PM. Il file .mpp può essere salvato su SharePoint o OneDrive, ma l’editing resta esclusivo: un utente alla volta.

Condividere un file .mpp in SharePoint: cosa succede

SharePoint eccelle nella condivisione e nel versioning, ma non trasforma un .mpp in un documento co‑editabile come Word o Excel Online. In pratica:

• il primo utente che apre l’.mpp ottiene un lock (modifica);
• gli altri utenti lo aprono in sola lettura o ricevono un messaggio di file in uso;
• la cronologia versioni funziona, ma non risolve il conflitto di scrittura simultanea.

Se l’obiettivo è la compilazione parallela di attività, uscite e date, conviene spostare il piano su Project for the web o, in alternativa, usare strumenti pensati per il co‑editing (Planner, Excel/Lists) sapendo però che non sono Project.

Versioni e caratteristiche principali

Prodotto	Distribuzione	Licenza	Funzioni chiave	Co‑authoring
Project Standard	App desktop	perpetua	Gestione progetti singolo PM	❌
Project Professional	Desktop + connessione a Server/Online	perpetua o in abbonamento	Team Planner, risorse generiche	❌
Project Server	On‑prem (SQL/SharePoint)	server + CAL	PPM avanzato, reporting BI	❌ (check‑in/out)
Project Online	Cloud (Microsoft 365)	Plan 3/5	Come Server ma ospitato da Microsoft	❌ (check‑in/out)
Project for the web	Cloud (Microsoft 365)	Plan 1/3/5	UI moderna, roadmap, Power Platform	✅ Sì

Piani di abbonamento Microsoft 365

Piano	Contenuto essenziale
Plan 1	Solo Project for the web (base)
Plan 3	Project for the web + Project Online + Project desktop (subscription)
Plan 5	Plan 3 + funzionalità portfolio/demand management avanzate

Prova gratuita e “versione classica” chiesta da Jennifer

• Trial Plan 3: la prova attiva per default la parte web. Per ottenere anche il Project desktop completo, entra nel portale Microsoft 365 e usa il comando Installa Project.
• Licenze perpetue (Project Standard/Professional 2021): non esiste un trial pubblico; occorre rivolgersi a un rivenditore Microsoft oppure utilizzare un media di valutazione disponibile tramite canali come MSDN/VLSC.

Raccomandazioni rapide

1. Modifica simultanea semplice → Project for the web (Plan 1 se bastano funzioni base; Plan 3 se serve anche l’app desktop).
2. Gestione enterprise, reporting Power BI, flussi di approvazione → Project Online (cloud, Plan 3/5) o Project Server (on‑prem).
3. Un solo PM senza esigenze collaborative → Project Standard o Professional perpetua.

Nota: in tutti i casi, per creare o pubblicare file .mpp su SharePoint serve almeno Project Professional o la versione desktop inclusa nei piani 3/5.

Come ottenere davvero il co‑authoring con Project for the web

Prerequisiti

• Licenze Project Plan 1 (minimo) o Plan 3/5 per gli utenti coinvolti.
• Utenti già presenti in Microsoft 365 (Azure AD) e inseriti nei gruppi/Team corretti.

Passi operativi

1. Assegna le licenze (Plan 1/3/5) ai membri del team che dovranno co‑modificare il piano.
2. Crea il progetto da Project home o da Teams (app Project): imposta struttura, colonne e proprietà essenziali (stato, proprietario, priorità, date, durata, assegnatari).
3. Condividi l’accesso con il gruppo Microsoft 365 o con singoli utenti. Verifica i livelli (proprietario/modifica/lettura) in base al ruolo.
4. Organizza le visualizzazioni: usa Grid per input veloci, Board per fasi Kanban, Timeline per dipendenze e cammino critico.
5. Abilita l’aggiornamento distribuito: chiedi ai responsabili di area di mantenere aggiornati date, durata e avanzamento; gli altri vedranno le modifiche live.
6. Integra con Teams: aggiungi la scheda “Project” nel canale, collega conversazioni e file correlati.
7. Automatizza con Power Automate (es. notifica quando si slitta oltre la baseline, apertura ticket quando un’attività entra in “In ritardo”).
8. Monitora con Power BI: crea un report su progress, carico risorse, scadenze imminenti.

Best practice per la modifica simultanea

• Regole di editing: chi modifica date/durata segnala nel campo “Note” il motivo del cambiamento.
• Proprietà chiare: definisci chi è owner della WBS e chi può variare dipendenze/assegnazioni.
• Campi personalizzati: usa etichette standard (es. Release, Epic, Workstream) per filtrare e raggruppare.
• Baselines: imposta la baseline dopo l’approvazione del piano e monitora gli scostamenti.
• Frequenza di aggiornamento: concorda rituali (es. daily 15’, review settimanale) per sincronizzare il team.

Alternative Microsoft “leggere” per co‑editing (quando Project è troppo)

Se il tuo obiettivo è semplicemente raccogliere attività e scadenze a più mani — senza necessità di dipendenze, Gantt e carichi risorsa — valuta:

• Microsoft Planner: ottimo per task board e collaborazione visuale. Non è un sostituto di Project (mancano dipendenze e pianificazione avanzata), ma è perfetto per backlog e to‑do condivisi.
• Microsoft Lists o Excel Online: creano rapidamente un registro attività co‑editabile, con colonne personalizzate e viste. Puoi sempre migrare le informazioni salienti in Project for the web quando serve il “motore” di scheduling.

Regola d’oro: se servono dipendenze, percorrenza temporale e gestione risorse, usa Project (meglio se Project for the web per il co‑authoring). Se basta elencare attività e stati, Planner/Lists/Excel sono più snelli.

Governance: ruoli, permessi, dati

• Ruoli: definisci Owner (PM), Co‑editor (lead di workstream), Contributor (aggiornano solo le loro attività), Viewer (stakeholder).
• Permessi: usa gruppi Microsoft 365; evita condivisioni puntuali e riduci il rischio di “perdite” di accesso.
• Naming convention: PROG‑Anno‑Progetto‑Stream (es. CRM‑2025‑Rollout‑Sales) per progetti e roadmap.
• Dati di riferimento: centralizza elenchi (rischi, deliverable, milestone) riutilizzabili su più piani.
• Baseline & change log: documenta cosa cambia, quando e perché; evita “modifiche silenziose”.
• Integrazioni: collega attività ad artefatti (file, ticket, documenti) per ridurre duplicazioni.

Domande frequenti

Posso aprire lo stesso .mpp in due e scrivere entrambi?
No. Condividere l’.mpp su SharePoint non abilita il co‑editing: un solo utente alla volta lo modifica, gli altri attendono.

Con Project for the web quante persone possono scrivere insieme?
Più co‑editor possono aggiornare il piano contemporaneamente; le modifiche si propagano in tempo reale nel browser.

Mi serve il desktop se uso Project for the web?
No per il co‑editing. Il desktop (incluso in Plan 3/5) serve se devi gestire file .mpp “classici” o funzionalità locali avanzate.

Project Online supporta la modifica simultanea?
No: supporta collaborazione multi‑utente ma tramite modelli check‑in/out, non co‑authoring live sullo stesso piano.

Esiste una versione “Office 365 Project” pronta all’uso?
No. Ci sono licenze Project Plan 1/3/5 aggiuntive a Microsoft 365.

Come faccio la prova del desktop con Plan 3?
Attiva la trial, poi dal portale Microsoft 365 usa Installa Project per scaricare l’app desktop.

Posso avere una trial di Project Standard/Professional 2021?
Non c’è un trial pubblico; contatta un rivenditore o usa media di valutazione dedicati (MSDN/VLSC).

Devo per forza migrare tutto in Project for the web?
No. Puoi mantenere .mpp per piani “del PM” e usare Project for the web per i piani che richiedono co‑authoring e visibilità team‑wide.

Checklist decisionale rapida

• Serve co‑editing simultaneo? Sì → Project for the web (Plan 1/3/5). No → valuta Project Online/Server/desktop.
• Serve governance PPM avanzata? Sì → Project Online (Plan 3/5) o Server.
• Serve il file .mpp “classico”? Sì → Project Professional (perpetua o subscription in Plan 3/5).
• Basta un registro attività co‑editabile? Sì → Planner/Lists/Excel; poi, se serve, promuovi a Project for the web.

Esempio di “piano condiviso” ben impostato

1. Creazione piano: il PM crea il progetto in Project for the web e definisce colonne base (Stato, Priorità, Owner, Inizio, Fine, Dipendenze).
2. Condivisione: invita il gruppo “Progetto‑Core‑Team” con permesso di modifica; stakeholder con sola lettura.
3. WBS iniziale: crea fasi e attività fino a livello 2‑3 di dettaglio; assegna i lead di workstream.
4. Co‑editing: i lead inseriscono attività figlie, stima ore/durata e dipendenze. Tutti vedono le modifiche in tempo reale.
5. Baseline: a piano approvato, salva baseline e attiva alert per slittamenti.
6. Reporting: pubblica una dashboard Power BI collegata per burn‑down, scostamenti e milestone.

Quando restare su Project Online/Server o desktop

• Hai workflow approvativi, timesheet e allocazioni risorse centralizzate.
• Gestisci un portfolio con scoring, business case e budget multi‑anno.
• Necessiti di integrazioni con sistemi ERP e reportistica BI aziendale consolidata.

In questi scenari il co‑editing “spinto” non è priorità; conta di più l’allineamento al modello PPM e ai controlli organizzativi.

Conclusione

Se il tuo obiettivo è collaborazione simultanea su un piano di progetto, la scelta è netta: Project for the web. È l’unico prodotto Microsoft Project che offre co‑authoring in tempo reale sullo stesso piano all’interno di Microsoft 365. Progetta la tua governance (ruoli, permessi, naming), integra con Teams e Power Platform e usa Project Online/Server o il desktop dove servono processi o funzionalità avanzate. Caricare un .mpp in SharePoint resta utile per condivisione e versione, ma non abilita la scrittura contemporanea: per quella, passa al web.

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Appendice operativa: dal requisito all’azione

• Hai già Microsoft 365 → attiva Project Plan 1 per i co‑editor, crea il piano in Project for the web, condividilo con il gruppo del team.
• Vuoi anche l’app desktop → scegli Plan 3: attiva la trial, poi Installa Project dal portale per avere il client completo.
• Preferisci licenze perpetue → acquista Project Standard/Professional 2021 tramite canali autorizzati; sappi però che non otterrai co‑editing simultaneo.