Outlook riscarica vecchie e‑mail con data odierna: diagnosi e soluzioni definitive (IMAP Gmail/Yahoo, POP3 Hotmail)

Outlook scarica di nuovo vecchie e‑mail con data/ora di oggi? È un comportamento che manda in tilt regole e archivi e può dipendere da IMAP o POP. Qui trovi diagnosi rapida e soluzioni provate per Gmail/Yahoo (IMAP) e Hotmail POP, più best‑practice per evitare futuri duplicati.

Indice

Panoramica del problema

In diversi ambienti Windows 10/11 con Microsoft 365 Outlook collegato a due caselle Gmail e una Yahoo (rogers.com) si è verificato il download ripetuto di vecchie e‑mail, che arrivano contrassegnate con la data/ora odierna. Il risultato è doppiamente fastidioso:

le regole di archiviazione non scattano (perché si basano sulla data di ricezione che ora è “oggi”),
la Posta in arrivo si riempie di messaggi già letti/archiviati, a volte anche dopo che li hai eliminati,
il problema si manifesta su più PC e persiste anche da Webmail Gmail, quindi non è soltanto un’anomalia locale di Outlook.

Perché succede: IMAP vs POP e cosa osservare

Capire il protocollo usato è il primo passo:

IMAP sincronizza i messaggi con un ID univoco sul server e un “INTERNALDATE”. Se il file OST locale è mancante/danneggiato o certe opzioni sono impostate in modo inadeguato, Outlook può risincronizzare tutto come “nuovo”.
POP3 scarica i messaggi e li marca tramite una lista interna (UIDL). Se il file PST si corrompe o viene azzerato l’UIDL, Outlook riscarica l’intera Inbox rimasta sul server, generando duplicati.

Cause più comuni e come riconoscerle

Possibile causa	Perché provoca il sintomo	Come riconoscerla
File OST (IMAP) mancante o danneggiato	Outlook crea un nuovo file e risincronizza tutto dal server trattando i messaggi come “nuovi”.	In File → Impostazioni account → Posta elettronica l’account è IMAP; il file `.ost` non c’è o viene rigenerato ad ogni avvio.
File PST (POP) corrotto o reset “UIDL”	Outlook perde traccia dell’ultima e‑mail scaricata e riscarica tutto ciò che è ancora sul server.	L’account è POP e l’opzione “Lascia una copia dei messaggi sul server” è attiva; compaiono duplicati ciclicamente.
Opzione IMAP non adatta spuntata (“Non salvare copie dei messaggi inviati”)	In certi scenari può innescare una risincronizzazione completa o alterare la cronologia lato server.	Nelle “Altre impostazioni” dell’account IMAP l’opzione era attiva; disattivandola il problema cessa.
Parametri server POP obsoleti (es. vecchi host Hotmail)	Il server assegna nuovi identificativi ai messaggi → Outlook li considera inediti.	Account POP3 su Hotmail/Outlook.com con impostazioni antecedenti ai domini office365.com.

Diagnosi rapida in 5 minuti

Verifica protocollo:
- Outlook → File → Impostazioni account → Impostazioni account… → Posta elettronica → colonna Tipo: IMAP o POP/POP3?
Controlla se il problema esiste anche in Webmail:
- Apri Gmail/Yahoo nel browser e guarda l’ora di ricezione: se è “oggi” anche sul server, la radice è lato server o in un collector POP esterno.
Isola il profilo Outlook:
- Avvia Outlook in /safe (Esegui → outlook.exe /safe) per escludere add‑in aggressivi (antivirus/antispam).
Controlla i file di dati:
- IMAP: File → Impostazioni account → File di dati → seleziona l’account → Apri percorso file → dimensione e data del .ost sono plausibili? Si rigenera da zero?
- POP: identifica il .pst e prendi nota del suo percorso per una eventuale riparazione.
Guarda gli header di un messaggio “vecchio”:
- Nel messaggio, apri le Proprietà e leggi le Intestazioni Internet: il campo Date: è storico, ma i campi Received: e l’INTERNALDATE lato server possono essere attuali → spiega il “falso oggi”.

Soluzione efficace per account IMAP (Gmail/Yahoo/Rogers)

Nello scenario reale, l’anomalia è cessata eliminando un’impostazione IMAP non adatta e, quando necessario, ricostruendo l’OST.

Checklist operativa

Conferma che l’account sia IMAP (File → Impostazioni account → Posta elettronica).
Controlla le opzioni avanzate IMAP:
- File → Impostazioni account → Impostazioni account… → Posta elettronica → seleziona account → Cambia… → Altre impostazioni…
- Scheda Posta inviata:
  - Disattiva “Non salvare copie dei messaggi inviati”.
  - (Opzionale) Salva i messaggi inviati nella cartella Posta inviata sul server → consigliato.
- Scheda Elementi eliminati:
  - Contrassegna gli elementi per l’eliminazione può restare disattivato.
  - Elimina definitivamente gli elementi contrassegnati quando si cambia cartella mentre si è in linea può restare attivo.
Ricostruisci il file OST se sospetti corruzione:
- Chiudi Outlook.
- Vai nella cartella dei dati (File → Impostazioni account → File di dati → Apri percorso file) oppure usa %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook.
- Rinomina il .ost (es. nomeaccount.ost.bak).
- Riapri Outlook: verrà creato un nuovo .ost e partirà la risincronizzazione corretta (le date reali vengono preservate perché non si tratta più di un download “da zero” alterato).
Verifica via Webmail che i messaggi sul server riportino la data originale.
- Se la data è “oggi” anche sul server, indaga filtri lato server, inoltri o POP collector (es. “Controlla la posta da altri account” in Gmail): un prelievo POP esterno può riscrivere l’INTERNALDATE.

Consigli pratici durante la risincronizzazione

Sospendi temporaneamente le regole di spostamento automatico: eviti che rispostino migliaia di e‑mail mentre l’OST si ricrea.
Usa la Ricerca cartelle → Posta non letta per monitorare cosa rientra, senza cambiare lo stato “Letto”.
Se vedi duplicati in cartelle locali, crea una Cartella di ricerca “Posta con lo stesso oggetto e data” e valuta una pulizia selettiva (non eliminare niente sul server finché non sei certo).

Scenario POP3 con duplicati ricorrenti (Hotmail + Outlook 2007)

Sintomo tipico: ogni pochi giorni Outlook 2007 (POP3) riscarica l’intera Inbox Hotmail/Outlook.com creando duplicati, spesso perché il file PST si è corrotto o i parametri POP sono obsoleti.

Passi consigliati

Passo	Dettagli
Aggiornare i server	POP3: `outlook.office365.com` porta 995 (SSL/TLS); SMTP: `smtp.office365.com` porta 587 (STARTTLS).
Riparare o rigenerare il file PST	Chiudi Outlook → esegui SCANPST.EXE sul `.pst`. Se la riparazione non basta, crea un `.pst` nuovo e reimposta l’account POP.
Resettare la lista UIDL	In Webmail sposta temporaneamente le e‑mail dell’Inbox in una cartella di appoggio; avvia un nuovo download in Outlook; rimetti le e‑mail nella Inbox solo dopo il primo ciclo per “riallineare” l’UIDL.
Valutare il passaggio a IMAP	Evita i duplicati perché la sincronizzazione si basa su ID univoci sul server, non su UIDL POP.
Disattivare “Lascia una copia sul server” (se accettabile)	Dopo il download POP i messaggi vengono rimossi dal server → impossibile riscaricarli (ma perdi l’accesso Webmail).

Come usare SCANPST in pratica

Chiudi Outlook e termina eventuali processi OUTLOOK.EXE dal Task Manager.
Individua SCANPST.EXE:
- Installazioni Microsoft 365 a 64 bit: di solito in C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\.
- Installazioni a 32 bit o versioni meno recenti: cartella Office15/14 o Program Files (x86).
Seleziona il file .pst (da File → Impostazioni account → File di dati → Apri percorso file) e avvia la scansione più volte finché non riporta “nessun errore”.
Riapri Outlook e verifica: se i duplicati ricompaiono, crea un nuovo profilo con un .pst pulito.

Approfondimento tecnico: perché le regole non si applicano

Molte regole di Outlook basano le condizioni su ricevuto il o su arrivato negli ultimi X giorni. Quando un messaggio “vecchio” viene riscaricato con un INTERNALDATE recente (IMAP) o come “non visto prima” (POP), Outlook lo tratta come appena arrivato: di conseguenza non combacia con le condizioni temporali previste per archiviare o filtrare la posta.

Soluzioni operative:

Correggi la causa (opzioni IMAP, ricostruzione OST, riparazione PST, aggiornamento server POP).
Valuta regole meno dipendenti dalla data (es. per mittente/oggetto) finché la coda non è “pulita”.
Dove possibile, usa filtri lato server (Gmail/Yahoo) per etichettare/archiviare prima che Outlook scarichi.

Best‑practice per evitare nuovi riscaricamenti/duplicati

Preferisci IMAP a POP quando puoi: mantiene gli ID univoci sul server e riduce i rischi di duplicazione.
Controlla periodicamente l’integrità di OST/PST con SCANPST e mantieni backup regolari.
Escludi la cartella dei dati Outlook dagli scanner in tempo reale dell’antivirus per evitare blocchi/corruzioni durante l’accesso.
Non spostare né rinominare manualmente i file OST/PST con Outlook aperto.
Tieni aggiornati i parametri server e le porte: molti provider hanno deprecato host POP/IMAP storici.
Contieni la dimensione dei file: oltre ~10 GB i PST/OST diventano più delicati; sotto i 20 GB è un comfort zone ragionevole. Usa l’archiviazione periodica.
Evita add‑in aggressivi (antispam/antivirus) che “tocchino” i messaggi in arrivo alterando lo stato letto/non letto o la data di modifica.
Non attivare “Non salvare copie dei messaggi inviati” su account IMAP salvo casi particolari: può portare a risincronizzazioni anomale.

Procedure dettagliate: cosa fare passo‑passo

Ripristino completo in ambiente IMAP

Metti in pausa le regole: File → Gestisci regole e avvisi → deseleziona temporaneamente quelle attive.
Aziona le opzioni corrette in Altre impostazioni come descritto sopra (disattiva “Non salvare copie…”).
Ricostruisci l’OST come da checklist (rinomina e lascia che Outlook lo rigeneri).
Controlla Webmail per assicurarti che le date sul server siano storiche. Se sono “oggi”, disabilita eventuali collettori POP o inoltri temporaneamente e riprova.
Riattiva le regole una volta stabilizzata la datazione dei messaggi.

Ripristino completo in ambiente POP

Backup del PST: copia il file su un’unità esterna.
Allinea i server a outlook.office365.com:995 SSL (POP) e smtp.office365.com:587 STARTTLS (SMTP) per Hotmail/Outlook.com.
Esegui SCANPST fino a “nessun errore”.
Resetta l’UIDL da Webmail spostando temporaneamente la posta della Inbox in una cartella di parcheggio; solo dopo il primo download rimettila nella Inbox.
Valuta IMAP come soluzione definitiva per evitare il problema alla radice.

Controlli di sistema e sicurezza

Percorsi utili:
- OST: %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook
- PST (default): %USERPROFILE%\Documents\File di Outlook (può variare a seconda della versione e lingua)
- SCANPST: cartella Office16/15/14 in Program Files o Program Files (x86)
Comandi utili (Esegui/Prompt):
- outlook.exe /safe → avvio senza componenti aggiuntivi
- outlook.exe /resetfolders → ricrea le cartelle di sistema (usare con prudenza)
- outlook.exe /cleanviews → resetta le visualizzazioni personalizzate
Esclusioni antivirus consigliate

Configura l’antivirus perché non indicizzi/sblocchi in scrittura i file OST/PST durante l’uso. L’accesso concorrente può causare lock e corruzione silente.

Domande frequenti

Ricostruire l’OST cancella le mie categorie o lo stato “Letto”?

Con IMAP, stato e struttura delle cartelle sono sincronizzati dal server. Le categorie possono essere locali: se sono vitali, esporta un backup PST prima di ricreare l’OST e verifica dopo la risincronizzazione.

Perché disattivare “Non salvare copie dei messaggi inviati” aiuta?

In alcuni ambienti IMAP quella spunta modifica il modo in cui Outlook tratta le cartelle speciali (Posta inviata/Bozze) e può forzare risincronizzazioni ampie. Disattivandola, il profilo torna a comportarsi come atteso per gli account IMAP moderni.

In Gmail la data è “oggi”: è un bug di Outlook o del server?

Se la Webmail mostra una data recente su messaggi storici, il problema è lato server o dovuto a collettori POP/inoltri che “re‑iniettano” i messaggi. Disabilita temporaneamente tali servizi e verifica: una volta rimosso l’agente, la datazione tornerà corretta.

Ho ancora POP perché mi serve il download locale: come minimizzare i rischi?

Assicurati di usare i server aggiornati e cifrati.
Attiva “Elimina dal server dopo X giorni” o disattiva del tutto “Lascia una copia sul server” se Webmail non è indispensabile.
Contieni la dimensione del PST e usa SCANPST in manutenzione preventiva.

Posso eliminare in sicurezza i duplicati generati?

Sì, ma lavora per fasi:

Esegui un backup.
Stabilisci una chiave di confronto (Oggetto + Mittente + “Data” visualizzata nel messaggio, non quella di sistema).
Smista in una cartella “Da rivedere” e cancella solo ciò che è palesemente doppio.

Checklist finale prima di dire “risolto”

✔ L’account usa il protocollo previsto (IMAP preferito, POP solo se necessario).
✔ Su IMAP, l’opzione “Non salvare copie dei messaggi inviati” è disattivata.
✔ OST ricostruito senza errori, nessuna rigenerazione continua.
✔ Su POP, PST riparato e server aggiornati; se necessario IMAP adottato.
✔ In Webmail le date storiche sono integre.
✔ Regole riattivate e funzionanti (test con messaggi campione).

In breve

Gmail/Yahoo (IMAP): causa configurazione IMAP impropria. Disattivata “Non salvare copie dei messaggi inviati” e ricostruito l’OST, il download anomalo è cessato.
Hotmail/POP3: spesso la radice è PST corrotto o parametri POP obsoleti. Aggiorna i server, ripara/ricrea il file dati e considera il passaggio a IMAP per una soluzione stabile.

Suggerimento finale: se gestisci più dispositivi, esegui le correzioni su un PC alla volta. Una configurazione errata replicata su due postazioni può riattivare il problema anche dopo la riparazione, riportando date “odierne” e duplicati.

Appendice: differenze tra “Data” e “Ricevuto”
Un messaggio ha più tempi: Date: (quando è stato scritto/inviato), Received: (quando è transitato sui server) e per IMAP l’INTERNALDATE (quando il server IMAP l’ha inserito nella mailbox). Le regole e l’ordinamento di Outlook usano spesso “Ricevuto”/INTERNALDATE: se un agente server lo riscrive, la mail “ritorna” come nuova.

Percorsi rapidi interfaccia Outlook (Microsoft 365)

File → Impostazioni account → Impostazioni account… → Posta elettronica → seleziona account → Cambia… → Altre impostazioni… → (schede: Posta inviata, Elementi eliminati)
File → Impostazioni account → File di dati → Apri percorso file (per trovare OST/PST)
File → Gestisci regole e avvisi (per sospendere/riattivare regole)

Nota per account Yahoo/Rogers
Molti account rogers.com sono ospitati da Yahoo. Oltre alle impostazioni IMAP, verifica in Webmail l’assenza di import da altri account o inoltri che possano re‑iniettare la posta (tipico generatore di INTERNALDATE recente).

Seguendo questo percorso — diagnosi rapida, correzione delle opzioni IMAP, rigenerazione dell’OST o riparazione POP/PST — le date tornano coerenti e le regole ricominciano ad applicarsi senza riempire le caselle di duplicati.