OneNote: “Crea sottopagina” in grigio? Cause, limiti e soluzioni definitive

In OneNote l’opzione Crea sottopagina può apparire in grigio quando la vista delle pagine è momentaneamente “bloccata” dall’ordinamento oppure quando si tocca un limite strutturale della gerarchia. In questa guida capirai perché succede e come sbloccarla subito, evitando perdite di struttura.

Indice

Perché “Crea sottopagina” è disattivato

Quando Crea sottopagina (o Crea sottopagina di secondo livello) risulta non selezionabile, di solito la causa è una di queste.

Vista con ordinamento attivo

Se l’elenco pagine è ordinato per Data creazione, Data modifica, Titolo A‑Z o criteri simili, OneNote mostra una vista temporanea di sola lettura della sequenza. In questa modalità non è consentito:

spostare le pagine su/giù;
indentare o promuovere/declassare pagine come (sotto)subpagine.

È un blocco intenzionale: l’ordinamento “virtuale” potrebbe entrare in conflitto con lo spostamento reale delle pagine memorizzato nel cloud. Per questo il comando appare in grigio.

Limiti strutturali intrinseci

Profondità massima: due livelli (pagina ► sottopagina ► sottopagina di secondo livello). Oltre non si può andare.
La prima pagina di una sezione non può mai diventare sottopagina.

Nota — L’ordinamento è una vista locale e temporanea: non cambia la sequenza reale salvata nel blocco appunti. Proprio per prevenire incongruenze, finché la vista è ordinata, OneNote disabilita qualsiasi modifica strutturale.

Soluzione rapida

Applica la procedura seguente per ripristinare subito la possibilità di creare sottopagine. Funziona su OneNote per Microsoft 365 (Windows), OneNote per Mac e OneNote per il Web: i nomi dei menu possono variare leggermente, ma la logica è identica.

Azione	Dove farla	Risultato
Disattiva l’ordinamento	Visualizza ▸ Ordina pagine ▸ Nessuno	L’indentazione torna disponibile.
Crea/indenta le sottopagine	Tasto destro sulla pagina ▸ Crea sottopagina oppure trascina la pagina verso destra	Gerarchia ripristinata.
(Facoltativo) Riapplica l’ordinamento	Imposta l’ordinamento desiderato	Le indentazioni create restano; potrai modificarle di nuovo solo dopo aver rimesso Nessuno.
Verifica limiti	Controlla di non superare 2 livelli e di non selezionare la prima pagina	Evita falsi allarmi di pulsante disattivato.

Passaggi dettagliati per piattaforma

Windows (OneNote per Microsoft 365)

Apri la sezione interessata.
Vai in Visualizza ▸ Ordina pagine ▸ Nessuno.
Nel riquadro pagine, fai clic destro sulla pagina che vuoi annidare e scegli Crea sottopagina (ripeti per ottenere il secondo livello, quando possibile). In alternativa, trascina la pagina leggermente verso destra finché compare la riga di indentazione.
Se lo desideri, reimposta un criterio di ordinamento. Le sottopagine non scompaiono; soltanto la possibilità di modificarle torna disponibile quando rimetti “Nessuno”.

Mac

Apri la sezione.
Dal menu Visualizza seleziona Ordina pagine e poi Nessuno (oppure “Manuale”).
Clic destro sulla pagina ▸ Crea sottopagina oppure trascina verso destra finché si vede l’indentazione.
Reimposta eventualmente l’ordinamento preferito.

Web

Apri il blocco appunti nel browser.
Imposta Nessun ordinamento dal menu Visualizza o dalle opzioni del riquadro pagine.
Usa il menu contestuale sulla pagina per creare la sottopagina o trascinala verso destra.

Capire la gerarchia di OneNote

OneNote gestisce le pagine con una gerarchia semplice ma rigorosa:

Sezione
├─ Pagina
├─ Pagina
│  └─ Sottopagina
│     └─ Sottopagina di 2° livello
└─ Pagina

Due livelli massimi sotto la pagina principale: non è supportato un terzo livello.
La prima pagina della sezione non può essere trasformata in sottopagina. Se ti serve, crea una pagina “segnaposto” in cima e sposta le pagine sotto di essa.

Altre cause meno comuni e verifiche utili

Se disattivi l’ordinamento, rispetti i limiti e il pulsante è ancora in grigio, valuta questi casi particolari:

Sezione o blocco appunti in sola lettura: se vedi indicatori di sola lettura (icona o banner) o se il blocco appunti è condiviso con permessi di visualizzazione, le modifiche strutturali sono bloccate. Richiedi l’accesso in modifica o apri la copia con permessi pieni.
Sei dentro una vista di ricerca o filtro: se stai guardando “Risultati della ricerca”, non sei nel riquadro pagine “reale” della sezione. Torna alla sezione e riprova.
Sezione non sincronizzata: un avviso di sincronizzazione in sospeso può impedire cambiamenti strutturali fino al completamento della sync. Risolvi l’errore e riprova.
Pagina bloccata per protezione sezione: nelle sezioni protette da password, abilita temporaneamente l’accesso (sblocco) per intervenire sulla struttura.

Best practice per evitare il problema

Modifica la struttura solo con “Nessuno” come ordinamento; poi, se serve, riapplica l’ordinamento preferito.
Usa nomi coerenti (prefissi come “01‑…”, “02‑…”) se ti piace ordinare per titolo: aiuta a mantenere insieme pagine e sottopagine anche in viste alfabetiche.
Raggruppa per argomento: crea pagine “contenitore” (ad es. “Progetto X”) e sotto di esse sottopagine tematiche (Attività, Requisiti, Note riunioni…).
Evita gerarchie troppo profonde: due livelli sono sufficienti per quasi tutti i casi d’uso; oltre, valuta nuove sezioni.

Come spostare e annidare più pagine insieme

Se devi ristrutturare interi gruppi:

Metti l’ordinamento su Nessuno.
Seleziona più pagine con Ctrl (Windows) o Cmd (Mac) per selezione multipla non contigua, oppure tieni premuto Shift per intervalli contigui.
Trascina la selezione dove vuoi, quindi applica Crea sottopagina dal menu contestuale per l’indentazione.

Gestione con sezioni condivise

Nei blocchi appunti condivisi su OneDrive o SharePoint:

Assicurati di avere permessi di modifica sul file.
Comunica ai colleghi che stai ristrutturando: in caso di conflitti di sincronizzazione, chiudi e riapri il blocco appunti per allineare la vista.

Procedure di ripristino se il problema persiste in più blocchi appunti

Aggiorna OneNote / Microsoft 365
Vai su File ▸ Account ▸ Opzioni aggiornamento ▸ Aggiorna ora.
Riparazione online di Office
Apri il Pannello di Controllo ▸ Programmi ▸ Microsoft 365 ▸ Cambia ▸ Riparazione online.
Bloc‑notes di prova
Crea un blocco appunti nuovo e verifica se lì l’indentazione funziona. In caso affermativo, copia incolla manualmente le pagine dalla sezione problematica a quella nuova.

FAQ veloci

Posso creare più di due livelli di sottopagine? No. Il limite è pagina → sottopagina → sottopagina di secondo livello. Perché, dopo aver riordinato per “Titolo A‑Z”, non riesco più a modificare la gerarchia? Perché sei in una vista ordinata. Le indentazioni esistono ancora, ma per modificarle devi tornare a Visualizza ▸ Ordina pagine ▸ Nessuno. Le sottopagine spariscono se cambio ordinamento? No. Restano memorizzate nella struttura reale del blocco appunti. Cambia solo l’ordine temporaneo in quella vista. La prima pagina non diventa sottopagina: è un bug? È un comportamento previsto. La prima pagina di ogni sezione non può essere demansionata; crea una pagina segnaposto sopra e poi sposta quella interessata sotto di essa. Non vedo il comando “Crea sottopagina”. Dove si trova? Nel menu contestuale della pagina (tasto destro) oppure attivabile trascinando la pagina verso destra fino a vedere l’indentazione.

Esempio pratico

Supponiamo che in una sezione “Progetto Alpha” tu abbia attivato l’ordinamento Modificate di recente. Il menu Crea sottopagina è grigio. Procedi così:

Disattiva l’ordinamento: Visualizza ▸ Ordina pagine ▸ Nessuno.
Annida “Verbali riunioni” sotto “Gestione progetto”: clic destro su “Verbali riunioni” ▸ Crea sottopagina.
Rifinisci: trascina “Verbali 2025” sotto “Verbali riunioni” e ripeti Crea sottopagina per creare il secondo livello.
Rimetti l’ordinamento che ti piace. I livelli restano.

Checklist di risoluzione rapida

Se il comando è in grigio, verifica prima di tutto Visualizza ▸ Ordina pagine ▸ Nessuno.
Controlla che non sia la prima pagina della sezione e che non superi il secondo livello.
Assicurati che la sezione non sia in sola lettura e che la sincronizzazione sia ok.
Se il problema è generalizzato, aggiorna, esegui la riparazione online o testa su un blocco appunti nuovo.

Consigli di organizzazione per sottopagine efficaci

Le sottopagine sono potenti quanto semplici. Ecco come sfruttarle al meglio:

Contenitori tematici: usa una pagina madre come indice (“Progetto X”) e organizza le sottopagine per fasi (Pianificazione, Esecuzione, Chiusura).
Struttura coerente: in ogni sezione mantieni lo stesso schema (ad es. 01‑Overview, 02‑Documenti, 03‑Attività). Facilita la navigazione e l’archiviazione.
Rendi visibile ciò che conta: non annidare tutto. Le pagine critiche (ad es. “Roadmap”) restino a livello principale.
Evita l’effetto “matrioska”: se senti il bisogno di un terzo livello, probabilmente serve una nuova sezione o un nuovo blocco appunti.

Risoluzione dei problemi avanzata

Se lavori in ambienti aziendali o ibridi, considera questi scenari:

Storage su SharePoint: policy o versioning possono temporaneamente rendere le sezioni non modificabili durante operazioni amministrative. Attendi la fine della procedura e riprova.
Cache locale: in caso di comportamenti anomali isolati al tuo PC, la pulizia della cache dell’app (o la riparazione online) può sbloccare viste incoerenti senza toccare i dati nel cloud.
Componenti aggiuntivi: add‑in che interagiscono con OneNote raramente toccano l’elenco pagine, ma se noti anomalie dopo l’installazione, prova un avvio “pulito” dell’app.

Ricapitolando

Quando in OneNote l’opzione Crea sottopagina è “in grigio”, la soluzione quasi sempre consiste nel disattivare l’ordinamento, eseguire l’indentazione e poi, se vuoi, riapplicare l’ordinamento. Ricorda i due limiti: massimo due livelli di profondità e impossibilità di rendere sottopagina la prima pagina della sezione. Con questi accorgimenti, la gerarchia rimane stabile, leggibile e pronta per qualunque riordinamento futuro.

Appendice operativa

Sequenza consigliata passo‑passo

Apri la sezione corretta (non i risultati di ricerca).
Porta l’ordinamento a Nessuno.
Decidi l’albero pagine → sottopagine e applicalo con clic destro o trascinamento.
Controlla che nessuna pagina necessaria sia “prima della sezione” (in caso, crea una pagina segnaposto e sposta).
Se serve, reimposta l’ordinamento di consultazione (Titolo A‑Z, Data, ecc.).

Esempi di strutture efficaci

Scenario	Struttura suggerita	Perché funziona
Progetto IT	Overview ▸ Requisiti ▸ Pianificazione ▸ Verbali ▸ Rilascio (sottopagine per Sprint)	Due livelli bastano a separare il “cosa” dal “quando”, senza perdere leggibilità.
Formazione	Indice corso ▸ Moduli ▸ Lezioni (sottopagine di secondo livello: esercizi)	Si consulta in ordine, ma la struttura resta stabile anche con ordinamenti alfabetici.
Vendite	Pipeline ▸ Clienti ▸ Incontri ▸ Note (sottopagine per trattative)	La pagina “Cliente” fa da contenitore; le trattative restano raggruppate.

Workaround e trucchi da ricordare

Sequenza “indenta poi ordina”: passa a Nessuno, crea la gerarchia, poi reimposta l’ordinamento preferito.
Pagina segnaposto: se devi rendere sottopagina quella che è attualmente la prima della sezione, aggiungi prima una pagina vuota in cima.
Verifica rapida dello stato: se il menu è grigio, controlla nell’angolo in alto o nel riquadro pagine se compare un indicatore di sola lettura o di sincronizzazione sospesa.

Quando creare nuove sezioni invece di altre sottopagine

Se ti ritrovi con molte sottopagine di secondo livello, probabilmente stai comprimendo troppi contenuti in una sola sezione. Regola pratica: quando una pagina madre supera 8‑12 sottopagine con ampia eterogeneità di argomenti, considera la creazione di una nuova sezione. Otterrai:

navigazione più rapida nel riquadro delle sezioni;
ricerche più pertinenti all’interno del contesto;
meno rischio di “perdere” pagine in profondità.

Conclusione

Il comportamento “in grigio” del comando Crea sottopagina non è un bug ma una protezione logica di OneNote quando la vista è ordinata o quando si raggiungono i limiti previsti della gerarchia. Con il semplice switch a Nessuno, un rapido intervento di indentazione e la consapevolezza dei vincoli di profondità, otterrai una struttura chiara e duratura, perfettamente compatibile con qualsiasi ordinamento di consultazione.