Da novembre 2023 non è più possibile “montare” un dominio personalizzato sopra Outlook.com come si faceva con Premium o con le vecchie funzionalità sperimentali. In questa guida pratica spiego come continuare a gestire dominio personalizzato e indirizzo @outlook.com in modo ordinato, sicuro e con una sola regia.
Panoramica: cosa è cambiato e qual è l’obiettivo
Fino al 2023 alcuni utenti di Outlook.com potevano collegare un dominio personalizzato (ad es. @tuodominio.com) direttamente al proprio account @outlook.com, usando un’unica cassetta postale per ricevere e inviare. Questa strada non è più disponibile: oggi, per inviare correttamente con un dominio custom senza finire tra gli spammer, bisogna farlo da una cassetta gestita dai server autorizzati del dominio (tipicamente Exchange Online su Microsoft 365).
L’obiettivo più richiesto è mantenere una sola regia (una cassetta “master”) che raccolga la posta di entrambe le identità e consenta di rispondere con l’indirizzo giusto, senza costi inutili né configurazioni fragili.
Scenari e soluzioni possibili (con limiti)
| Scenario | Cosa si può fare | Limiti / criticità |
|---|---|---|
| Ricezione da entrambi gli indirizzi in un’unica casella | Imposta un inoltro sul lato che decidi come “slave”: o dal dominio (tenant Microsoft 365 Business/Exchange Online) verso @outlook.com, oppure viceversa da @outlook.com verso il dominio. Scegli un solo verso di inoltro per evitare loop. | La ricezione è risolta, ma l’invio con il dominio personalizzato resta da sistemare con metodi corretti (vedi sotto). |
| Invio con l’indirizzo del dominio personalizzato | Invia direttamente dall’account Exchange Online associato al dominio o da un alias creato in quell’account (con permessi “Send As” o “Send on behalf”). | Se provi a inviare dall’account @outlook.com “fingendoti” @tuodominio.com, i destinatari potrebbero identificarti come spoofing (mancano allineamenti SPF/DKIM/DMARC) con rischio di rifiuto o spam. |
| Casella unica, dominio personalizzato come identità principale | 1) Migra (copia) tutta la posta da Outlook.com alla cassetta Exchange Online del dominio. 2) Lascia un inoltro automatico da @outlook.com al dominio per la corrispondenza residua o contatti che usano ancora il vecchio indirizzo. | Perdi l’uso di Outlook.com come unico contenitore, ma guadagni invio corretto e pieno controllo del dominio. Puoi mantenere entrambe le identità di invio in modo legittimo. |
| Riduzione costi | Se ti servono solo le app Office consumer e poche caselle con dominio personalizzato, combina Microsoft 365 Family (per le app) + Exchange Online Plan 1 (per il dominio). In molti casi costa meno di Microsoft 365 Business Standard per tutti. | Gestisci due abbonamenti distinti; verifica requisiti di licenza (uso personale vs aziendale), spazio, compliance, retention. Prezzi indicativi: Exchange Online Plan 1 ~ 4 €/utente/mese. |
Principi chiave: perché l’invio va fatto dal server “giusto”
- SPF dice quali server possono inviare per il tuo dominio.
- DKIM firma le email in uscita con chiave crittografica del dominio.
- DMARC allinea le due verifiche e definisce la policy (none/quarantine/reject).
Se invii dal tuo account @outlook.com ma metti come mittente @tuodominio.com, i controlli SPF/DKIM non tornano: i server di destinazione lo vedono come spoofing. La soluzione robusta è inviare dal tenant che autentica il dominio (Exchange Online) e poi gestire la ricezione tramite inoltri/alias.
Workflow consigliato (passo per passo)
- Scegli la “casella master”.
- Vuoi inviare con il dominio personalizzato (immagine professionale, deliverability, firme)? Scegli come master la cassetta Exchange Online del dominio.
- Preferisci tenere l’interfaccia Outlook.com come punto unico? Puoi farlo, accettando che per inviare con il dominio dovrai usare l’account Exchange (o cambiare mittente a seconda dei casi).
- Configura l’inoltro in un solo verso.
- Da Outlook.com → dominio: su Outlook.com vai su Impostazioni > Posta > Inoltro, abilita l’inoltro verso nome@tuodominio.com e decidi se mantenere una copia nella cassetta @outlook.com.
- Dal dominio → Outlook.com: nel Centro di amministrazione Microsoft 365 o nell’EAC abilita l’inoltro dalla mailbox del dominio verso nome@outlook.com (valuta se mantenere copia).
- Crea gli alias necessari e configura i permessi di invio.
- Nel Centro di amministrazione di Exchange: Recipients > Mailboxes > <account> > Email Addresses per aggiungere alias (@info, @support, ecc.).
- In Mailbox Delegation assegna Send As o Send on Behalf se più utenti devono inviare come lo stesso indirizzo.
- Aggiorna i DNS del dominio (SPF, DKIM, DMARC).
- SPF: autorizza solo i server Microsoft 365.
- DKIM: pubblica i due CNAME selector1 e selector2 e attiva DKIM nel portale.
- DMARC: inizia con p=quarantine (o none per monitoraggio) e poi passa a p=reject quando sei sicuro dell’allineamento.
- Comunica gradualmente il nuovo indirizzo ai contatti (firma email, siti, moduli) in modo che le risposte arrivino direttamente alla casella master. Così elimini la dipendenza dall’inoltro inverso.
Configurazione dettagliata: due percorsi consigliati
Percorso A — Exchange Online è la casella “master”
- Provisioning: crea la mailbox in Exchange Online associata al dominio (nome@tuodominio.com). Se necessario, aggiungi alias (es. nome@outlook.com come indirizzo secondario solo per ricezione/archiviazione, non per invio).
- Inoltro da Outlook.com: abilita l’inoltro verso nome@tuodominio.com. Mantieni opzionalmente una copia su @outlook.com per un periodo di transizione.
- Invio: usa l’account Exchange Online per spedire. In Outlook (desktop/mobile/web) imposta “Da” per scegliere l’identità corretta (@tuodominio.com come predefinita).
- Mobile: configura l’app Outlook iOS/Android con entrambi gli account. La vista unificata semplifica la transizione senza perdere notifiche.
Percorso B — Outlook.com resta la casella “master”
- Inoltro dal dominio verso @outlook.com: abilitalo dal Centro di amministrazione di Exchange o dall’EAC.
- Invio dal dominio: quando devi inviare come @tuodominio.com, componi dal profilo/account Exchange Online (o imposta un account di invio nell’app Outlook). Non usare @outlook.com con mittente “falsificato”.
- Regole: su Outlook.com crea categorie/cartelle e regole per smistare la posta inoltrata dal dominio (es. in base all’header Resent-From o all’indirizzo di destinazione originale).
DNS: esempi pronti all’uso (adatta al tuo dominio)
SPF (TXT su radice del dominio)
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all
DKIM (CNAME) — sostituisci tuodominio e tenant secondo il tuo ambiente:
selector1.domainkey.tuodominio.com. CNAME selector1-tuodominio-com.domainkey.<tenant>.onmicrosoft.com.
selector2.domainkey.tuodominio.com. CNAME selector2-tuodominio-com.domainkey.<tenant>.onmicrosoft.com.
DMARC (TXT su _dmarc.tuodominio.com) — profilo prudente in fase iniziale:
v=DMARC1; p=quarantine; sp=quarantine; adkim=s; aspf=s; rua=mailto:dmarc@tuodominio.com; ruf=mailto:dmarc@tuodominio.com; pct=100
Dopo 1–2 settimane di monitoraggio, se tutto passa, valuta p=reject per massimizzare la protezione dallo spoofing.
Migrazione della posta da Outlook.com a Exchange Online
- Prepara i due profili in Outlook desktop (Windows o Mac) con modalità cache abilitata su entrambi gli account.
- Copia a blocchi: trascina cartelle o selezioni (per anno/progetto) dall’account @outlook.com a quello Exchange Online. In alternativa esporta un .PST e poi importa nella mailbox del dominio.
- Rispetta la struttura: ricrea categorie e regole nella nuova cassetta (alcune regole lato server vanno rifatte nell’EAC).
- Verifica integrità: confronta il numero messaggi per cartella e controlla campioni di allegati/ricerche.
- Rifinisci: aggiorna le firme, il format “Da” predefinito e le risposte automatiche (se usate).
Suggerimento: se la mailbox è molto grande, migra in più sessioni (per anno o cartella) per evitare timeout, soprattutto su connessioni lente.
Ottimizzazione costi e licenze
| Esigenza | Combinazione consigliata | Note |
|---|---|---|
| Solo invio/ricezione dominio custom, senza app business | Exchange Online Plan 1 | 50 GB, antispam/antimalware integrato, alias multipli, “Send As/On Behalf”. Costo indicativo ~ 4 €/utente/mese. |
| App Office per uso personale + dominio custom | Microsoft 365 Family + Exchange Online Plan 1 | Gestione separata di abbonamenti; verifica uso consentito (Family è non commerciale). |
| Collaborazione completa (Teams/SharePoint) + dominio | Microsoft 365 Business Standard | Più costoso, ma include servizi di produttività e collaborazione aziendali. |
Confronto rapido: Outlook.com vs Exchange Online
| Caratteristica | Outlook.com | Exchange Online |
|---|---|---|
| Domini personalizzati | Non più supportati nativamente per invio | Supporto completo (SPF/DKIM/DMARC, alias, gruppi, shared mailbox) |
| Connected accounts | Limitati, non aggiornati e non adatti a domini Exchange | N/A (si lavora nativamente nel tenant) |
| Invio “Send As” | Non affidabile per domini terzi | Gestibile via permessi e policy |
| Gestione compliance | Base | Opzioni avanzate (retention, eDiscovery, auditing) |
Best practice per inoltri e alias
- Un solo verso di inoltro tra le caselle per evitare loop.
- Mantieni copia nella casella “slave” solo durante la transizione; poi valuta di disattivarla per semplificare.
- Alias specifici per ruoli (info@, support@) e Send As per chi deve rappresentarli.
- Regole server-side in Exchange Online per smistare e archiviare la posta dei diversi alias.
- Firme coerenti per ogni identità: brand, disclaimer, contatti.
Verifica tecnica: come capire se tutto è allineato
- Invia un messaggio da @tuodominio.com verso una casella esterna (anche personale).
- Apri le intestazioni complete del messaggio e cerca:
Authentication-Results: ... spf=passdkim=pass (header.d=tuodominio.com)dmarc=pass (p=quarantine/reject)
- Controlla che non compaiano diciture tipo “via outlook.com” o avvisi di mancata autenticazione.
- Verifica che rispondendo alla mail l’indirizzo in Reply-To sia quello desiderato.
Troubleshooting: errori tipici e soluzioni
- “Non è consentito inviare come questo mittente” — aggiungi il permesso Send As alla mailbox o crea l’alias sull’account corretto.
- “SPF: softfail/neutral” — la record SPF non include i server M365 o finisce con
~all. Preferisci-allquando sei certo della configurazione. - “DKIM: fail/body hash mismatch” — firma non attiva sul dominio o CNAME dei selector errati/non propagati.
- Loop di inoltro — rimuovi uno dei due inoltri e svuota le regole che re-inoltrano automaticamente.
- Messaggi in Spam — attiva DMARC con policy più severa (
quarantine→reject), rivedi contenuto/URL/firma, verifica reputazione IP (automaticamente gestita da M365). - Alias non visibile in Outlook — abilita il campo Da e scegli l’identità; in alcuni casi serve creare un profilo mittente separato.
Domande frequenti
Posso inviare con il mio dominio usando solo Outlook.com?
Non in modo affidabile. Senza SPF/DKIM/DMARC allineati sul dominio, molte destinazioni rifiuteranno o penalizzeranno i messaggi.
Gli “account connessi” di Outlook.com possono sostituire Exchange Online?
No: sono pensati per provider IMAP/SMTP comuni e non risolvono la firma/autenticazione del tuo dominio su Exchange Online.
Posso usare una shared mailbox per risparmiare licenza?
Sì, entro i limiti previsti (accesso tramite utenti con licenza). Le shared mailbox non richiedono licenza dedicata sotto certe soglie, ma informati sulle condizioni correnti.
Quanto tempo impiega la propagazione DNS?
Da pochi minuti fino a 24–48 ore. In questo periodo possono verificarsi risultati alterni nella deliverability.
Che differenza c’è tra “Send As” e “Send on Behalf”?
“Send As” fa apparire il messaggio come inviato proprio da quell’indirizzo; “Send on Behalf” mostra mittente per conto di. Scegli in base alla trasparenza che desideri.
Posso continuare a usare l’app Outlook su smartphone?
Sì. Puoi configurare sia la casella Exchange Online sia @outlook.com e usare la vista unificata per posta in arrivo, con selezione rapida del mittente.
È obbligatorio migrare tutta la posta?
No. Puoi migrare solo ciò che ti serve e mantenere l’inoltro dall’account secondario per un periodo di cuscinetto.
Checklist finale
- Ho deciso qual è la casella master (Exchange Online consigliata per invio “pulito”).
- Ho configurato un solo inoltro e ho verificato che non esistano loop.
- Ho creato alias e permessi Send As/On Behalf dove servono.
- Ho aggiornato SPF, pubblicato i CNAME DKIM e impostato DMARC (p=quarantine/>reject).
- Ho testato le intestazioni dei messaggi: spf=pass, dkim=pass, dmarc=pass.
- Ho comunicato l’indirizzo del dominio ai miei contatti e aggiornato firme e moduli.
- Se richiesto, ho migrato le cartelle chiave da Outlook.com a Exchange Online.
In sintesi
Dopo novembre 2023 non esiste più un metodo nativo per collegare un dominio personalizzato direttamente a Outlook.com mantenendo una singola cassetta di invio e ricezione. La strada praticabile e robusta è spostare l’invio sul dominio in Exchange Online (Microsoft 365) e orchestrare la ricezione con inoltri e alias. In questo modo ottieni deliverability corretta (SPF/DKIM/DMARC), identità coerenti e, se vuoi risparmiare, puoi combinare licenze in modo intelligente (es. Family + Exchange Online Plan 1). La chiave è scegliere una casella master, impostare un solo flusso di inoltro e aggiornare i DNS per dire alla rete che sei tu, e solo tu, ad avere titolo per inviare con quel dominio.
Appendice: Glossario essenziale
- Alias: indirizzo aggiuntivo puntato alla stessa cassetta (non richiede credenziali proprie).
- Send As: permesso per inviare come un altro indirizzo, senza “per conto di”.
- Send on Behalf: invio “per conto di”, il destinatario vede entrambi i nomi.
- SPF: record TXT che elenca i server autorizzati a inviare per il dominio.
- DKIM: firma crittografica dei messaggi in uscita, verificabile dai destinatari.
- DMARC: policy che indica ai destinatari cosa fare se SPF/DKIM non sono allineati.
Esempio di piano operativo in 10 giorni
- Giorno 1: scelta casella master, inventario cartelle e regole.
- Giorno 2: provisioning Exchange Online, alias, permessi di invio.
- Giorno 3: configurazione SPF/DKIM/DMARC, attesa propagazione.
- Giorno 4: abilitazione inoltro (solo un verso) e test deliverability.
- Giorni 5–7: migrazione graduale delle cartelle critiche, aggiornamento firme.
- Giorni 8–9: monitoraggio DMARC, correzione eventuali “fail”.
- Giorno 10: passaggio a
p=rejectse tutto allineato, dismissione inoltro inverso.
Note sulla sicurezza e compliance
- Valuta criteri di retention e litigation hold se soggetto a regolamenti (anche nel piano Exchange Online).
- Abilita MFA per tutti gli accessi e limita l’uso di app legacy IMAP/POP dove non necessario.
- Configura alert su regole di inoltro sospette (tecnica spesso usata dagli attaccanti).
Quando scegliere l’una o l’altra strategia
| Profilo | Scelta consigliata | Motivazione |
|---|---|---|
| Professionista/PMI con dominio proprio | Exchange Online come master | Invio allineato, reputazione del dominio, policy e automazioni server-side. |
| Utente privato che ama l’interfaccia Outlook.com | Outlook.com come master + invio dal dominio quando serve | Esperienza familiare; la parte critica (invio) passa comunque dal dominio. |
| Team con più identità (info@, ordini@, support@) | Exchange Online + alias + Send As | Gestione ruoli e deleghe, audit e compliance. |
Template di messaggio per informare i contatti
Gentile Contatto,
a partire da oggi il mio indirizzo principale diventa nome@tuodominio.com.
L’indirizzo @outlook.com resterà attivo ma è in fase di dismissione.
Ti chiedo di aggiornare i riferimenti; grazie per la collaborazione!
Conclusione: con pochi accorgimenti — inoltro in un solo verso, invio dal dominio via Exchange Online, DNS allineati — puoi continuare a vivere in Outlook con un’identità professionale impeccabile e senza sorprese nei filtri antispam.