Trascrizione automatica dei messaggi vocali via e‑mail con Microsoft Teams (Cloud Voicemail)

Vuoi ricevere in Outlook i messaggi vocali già trasformati in testo, oltre all’audio? Con Microsoft Teams (Cloud Voicemail) è possibile: abiliti la trascrizione, assegni la policy agli utenti e la mailbox Exchange riceverà una nuova e‑mail nella cartella Posta vocale con testo e file .mp3.

Indice

Domanda

È possibile far sì che un messaggio vocale arrivi in posta elettronica già trascritto in testo, invece che solo come file audio allegato?

Risposta in breve

Sì. Attivando Cloud Voicemail di Microsoft Teams con la trascrizione abilitata, ogni messaggio vocale viene elaborato nel cloud: il servizio genera il testo e recapita all’utente un’e‑mail nella cartella Posta vocale di Exchange Online, contenente sia la trascrizione sia l’allegato audio (.mp3). La lingua e l’eventuale disclaimer seguono la configurazione della segreteria telefonica dell’utente.

Come funziona (panoramica tecnica)

Quando una chiamata non riceve risposta e confluisce nella segreteria telefonica, Cloud Voicemail registra l’audio, lo invia al motore di speech‑to‑text e crea un messaggio di posta. Questo messaggio viene consegnato alla mailbox dell’utente in Exchange Online e classificato nella cartella speciale Posta vocale. Il corpo dell’e‑mail contiene la trascrizione; l’audio originale viene allegato (.mp3) per riascolto, inoltro o archiviazione.

Origine chiamata: Teams Phone tramite Calling Plan, Direct Routing o Operator Connect.
Elaborazione: Cloud Voicemail in Microsoft 365.
Recapito: e‑mail in Exchange Online, cartella Posta vocale, con notifica anche in Teams/Outlook.
Trascrizione: creata automaticamente se la lingua è supportata e la qualità audio soddisfa i requisiti minimi.

Prerequisiti e licenze

Licenza Microsoft 365 che includa Teams e Exchange Online.
Connettività telefonica per Teams Phone: Calling Plan, Direct Routing oppure Operator Connect.
Mailbox dell’utente ospitata in Exchange Online (non on‑premises) per il recapito della posta vocale.
Permessi amministrativi per creare o modificare le Voicemail policies in Teams Admin Center.

Soluzione: configurazione consigliata

Passaggio	Dettaglio operativo
Usare Cloud Voicemail di Microsoft Teams	Il servizio elabora il messaggio, produce la trascrizione e inserisce sia il testo sia l’allegato audio (`.mp3`) in una nuova e‑mail nella cartella Posta vocale della mailbox Exchange dell’utente.
Verificare la policy di voicemail	In Teams Admin Center → Voice → Voicemail policies accertarsi che le opzioni Voicemail e Transcription siano abilitate (impostazione predefinita On). Assegnare la policy all’utente.
Lingua & disclaimer	Il disclaimer e la lingua della trascrizione seguono la lingua impostata nella segreteria telefonica dell’utente.
Licenze richieste	Licenza Microsoft 365 che includa Teams ed Exchange Online + connettività telefonica (Calling Plan, Direct Routing o Operator Connect).

Procedura rapida per l’utente finale

In Teams apri Impostazioni → Chiamate → Segreteria telefonica e controlla che Trascrizione sia attiva.
Registra (o aggiorna) il tuo saluto, se necessario.
Esegui un test chiamando il tuo numero: il messaggio vocale arriverà in Outlook con testo + file .mp3.

Guida passo‑passo per amministratori

Abilitare la trascrizione nella Voicemail Policy

Vai in Teams Admin Center e seleziona Voice → Voicemail policies.
Apri la policy globale o creane una nuova per un determinato gruppo di utenti.
Imposta:
- Voicemail: On
- Transcription: On
- Sharing/transcription disclaimer (se disponibile): scegli se mostrare un avviso.
Salva la policy e assegnala agli utenti interessati (da Users o direttamente dalla policy).

Verificare lingua e comportamento

La lingua della trascrizione dipende dalla lingua della segreteria associata all’utente. Impostala coerente con la sede/area linguistica.
Se la lingua non è supportata o l’audio è poco comprensibile, il servizio invia solo l’allegato audio senza testo.

Opzioni di recapito e cartelle

I messaggi arrivano in Outlook nella cartella Posta vocale. Puoi creare regole o etichette per instradarli o contrassegnarli (ad esempio alta priorità dai numeri VIP).
Per linee condivise, auto attendant o call queue, configura l’indirizzo di recapito (mailbox risorsa o gruppo) e abilita la trascrizione se supportata.

Esperienza utente in Outlook e Teams

In Outlook l’e‑mail include:
- Testo trascritto nel corpo del messaggio.
- Allegato .mp3 con la registrazione integrale.
- Dettagli chiamante (se disponibili: numero, nome rubrica, data/ora).
In Teams, nella sezione Chiamate → Segreteria, l’utente può riascoltare l’audio, leggere la trascrizione e richiamare o rispondere rapidamente.

Limitazioni e accorgimenti

Qualità della trascrizione: dipende da chiarezza della voce, microfoni, rumori, accento, lingua supportata.
Eventuale assenza di testo: in caso di lingua non supportata o audio di bassa qualità, l’e‑mail conterrà solo l’allegato audio.
Privacy & compliance: la trascrizione è testo in chiaro all’interno dell’e‑mail; verifica policy aziendali, retention e DLP.
Contenuti sensibili: valuta di mostrare un disclaimer di trascrizione ai chiamanti.

Consigli pratici per migliorare la qualità

Scenario	Impatto	Rimedio
Rumore di fondo elevato	Parole mancanti o errate	Usare ambienti più silenziosi o dispositivi con riduzione del rumore
Accenti marcati o parlato molto veloce	Trascrizione meno accurata	Parlare più lentamente, scandire nomi e numeri
Lingua non supportata	Nessun testo nella mail	Impostare correttamente la lingua della segreteria o usare alternative
Numero sconosciuto	Meno contesto per il destinatario	Incoraggiare il chiamante a dire nome, azienda e motivo

Sicurezza, privacy e compliance

Conservazione: i messaggi rientrano nelle policy di retention e archiviazione della mailbox.
DLP & classificazione: se l’organizzazione usa regole DLP, la trascrizione è ispezionabile come normale testo.
Accesso: chiunque abbia accesso alla mailbox può leggere le trascrizioni; attenzione alle cassette condivise.
Trasparenza: valuta l’inserimento di un disclaimer nel saluto, ad esempio “Il messaggio potrebbe essere trascritto”.

Verifica e test end‑to‑end

Abilita/assegna la policy di voicemail con trascrizione.
Imposta lingua e saluto della segreteria.
Effettua una chiamata di prova verso l’utente e lascia un messaggio con contenuti distintivi (nome, numero, breve frase).
Controlla in Outlook la cartella Posta vocale: devono comparire trascrizione nel corpo e allegato .mp3.
Verifica che nomi e numeri siano correttamente riportati o riascolta l’audio per eventuali correzioni.

Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni

Problema	Causa probabile	Azione correttiva
Nessuna trascrizione, solo allegato	Lingua non supportata o audio scadente	Imposta correttamente la lingua; rifai test in ambiente silenzioso
La cartella “Posta vocale” non compare	Mailbox non in Exchange Online o sincronizzazione client	Verifica la posizione della mailbox; aggiorna/ricrea il profilo Outlook
L’utente non riceve alcun messaggio	Policy non assegnata o instradamento chiamate differente	Controlla assegnazione policy e regole di inoltro/trasferimento chiamate
Trascrizioni imprecise su nomi propri	Pronuncia/rumore/ambiguità	Consigliare al chiamante di scandire nomi e numeri lentamente

Alternative se non si usa Teams

Operatori mobili: alcuni offrono servizi di “voicemail‑to‑text” con recapito via SMS o e‑mail.
Piattaforme VoIP come Google Voice, RingCentral, Vonage e simili includono trascrizione automatica e inoltro e‑mail.
Soluzioni ibride: instradare le chiamate su un numero che supporti la trascrizione e reindirizzi verso la mailbox desiderata.

FAQ (domande frequenti)

È possibile disabilitare la trascrizione per singoli utenti?

Sì. Crea una Voicemail policy con trascrizione Off e assegnala a quegli utenti.

Posso cambiare la lingua della trascrizione?

Sì. Modifica la lingua della segreteria telefonica dell’utente; la trascrizione seguirà quella lingua.

Dove trovo i messaggi vocali in Outlook?

Nella cartella Posta vocale della mailbox Exchange dell’utente. Ogni messaggio contiene la trascrizione e l’audio.

Funziona con linee condivise o numeri di reparto?

Sì, se configurati tramite auto attendant/call queue con recapito su una mailbox idonea e trascrizione abilitata.

È possibile filtrare o etichettare automaticamente i messaggi vocali?

Certo: usa regole di Outlook/Microsoft 365 per instradare, contrassegnare, aggiungere categorie o notifiche specifiche.

Esempio di flusso quotidiano

Il cliente chiama quando sei occupato o non rispondi.
Cloud Voicemail registra l’audio, crea la trascrizione e invia una e‑mail con testo + .mp3.
Leggi il testo sullo smartphone o sul desktop, capisci l’urgenza e decidi come e quando richiamare.
Se serve, riascolti il .mp3 per cogliere sfumature (tono, pause, nomi propri).

Best practice di adozione

Policy per ruoli: crea policy distinte (es. front‑office, vendite, supporto) con impostazioni adeguate.
Comunicazione ai chiamanti: aggiungi nel saluto un breve avviso di trascrizione.
Automazione: sfrutta regole in Outlook per inoltrare trascrizioni a code di ticketing o cartelle condivise dove appropriato.
Misura: raccogli feedback su accuratezza e tempi di risposta; affina impostazioni e messaggi di saluto.

Checklist rapida

Licenze Microsoft 365 con Teams + Exchange Online presenti.
Calling Plan / Direct Routing / Operator Connect attivo.
Policy di Voicemail con Transcription = On creata e assegnata.
Lingua e saluto della segreteria impostati correttamente.
Test di chiamata eseguito e verifica e‑mail in Posta vocale.
Regole di Outlook (opzionali) per prioritizzare e instradare.

Conclusione

Se cerchi un modo affidabile per ricevere messaggi vocali direttamente in e‑mail con il testo già pronto, l’attivazione della trascrizione in Cloud Voicemail di Microsoft Teams è la soluzione più lineare: riduce i tempi di ascolto, velocizza la triage delle richieste e mantiene l’audio originale disponibile per verifica e archiviazione. Con pochi passaggi di configurazione e un semplice test di convalida, avrai un flusso moderno e produttivo sia su desktop che da mobile.