Rimuovere o cambiare la whiteboard associata a una riunione di Microsoft Teams senza perdere i contenuti

Hai associato per errore una lavagna a una riunione di Microsoft Teams e vuoi farla sparire dall’evento e dalla condivisione in meeting senza perdere il contenuto? Ecco come sostituirla in modo sicuro, salvare ciò che ti serve e prevenire che riaccada.

Indice

Panoramica del problema

In Microsoft Teams non esiste un comando esplicito per “staccare” una lavagna (Whiteboard) da una riunione. Quando una lavagna viene aperta in un determinato meeting, Teams la ricorda e la ripropone come predefinita sia nella scheda della riunione sia quando clicchi Condividi → Lavagna. Questo comportamento può creare confusione se hai aperto per errore la lavagna sbagliata, o se vuoi sostituirla con una versione aggiornata, ma non vuoi eliminarne i contenuti perché ti serviranno in futuro.

Come funziona l’associazione della lavagna

Il concetto chiave è che l’associazione non è un “collegamento permanente” salvato in un campo nascosto del calendario. È semplicemente la lavagna usata più di recente in quella riunione. Di conseguenza:

Se apri una nuova lavagna in quella riunione, quella diventa la predefinita.
Se riapri la lavagna precedente, torna ad essere quella predefinita.
Non c’è un pulsante “Rimuovi whiteboard”: la logica è basata sull’ultima usata.

Obiettivo

Sostituire la lavagna associata alla riunione con una nuova, senza perdere nulla della lavagna errata, e fare in modo che la nuova rimanga la predefinita anche in futuro.

Procedura rapida

Crea una nuova lavagna dalla scheda della riunione (Meeting Whiteboard) o durante il meeting con Condividi → Lavagna → + Nuova whiteboard.
Usa la nuova lavagna (magari rinominandola e preparando i contenuti corretti). Automaticamente diventa l’ultima usata e quindi la predefinita.
Gestisci la lavagna errata: conservala in OneDrive spostandola/archiviandola, oppure eliminala se non serve più.
Evita di riaprire accidentalmente la lavagna errata in quel meeting, o tornerà ad essere la predefinita.

Guida passo‑passo dettagliata

Creare e impostare la nuova lavagna prima della riunione

Apri l’evento di calendario di Teams (o di Outlook se usi l’add-in) e vai alla scheda Lavagna o Whiteboard della riunione.
Clicca + Nuova whiteboard. Si crea una lavagna vuota collegata a te come proprietario.
Rinomina la lavagna con un titolo descrittivo (es. “Kickoff Progetto – Sprint 14 – 2025‑09”).
Prepara i contenuti: note, cornici, template, sticky, immagini. Più la prepari ora, meno rischi di dover riaprire la lavagna errata in meeting.
Chiudi l’evento. La nuova lavagna è ora l’ultima usata per quella riunione e verrà mostrata come predefinita.

Creare e impostare la nuova lavagna durante la riunione

In riunione, clicca Condividi e seleziona Lavagna.
Nella galleria, scegli + Nuova whiteboard anziché selezionare quella errata.
Personalizza al volo ciò che ti serve mostrare. Da questo momento, la lavagna appena creata è quella che Teams memorizzerà come ultima usata per l’evento.
Se necessario, concedi i permessi ai partecipanti (modifica/solo lettura) in base alle policy del tuo tenant.

Verificare che la nuova sia la predefinita

Riapri l’evento di calendario e controlla la scheda Lavagna: dovresti vedere la nuova lavagna in evidenza.
In una riunione di prova, clicca Condividi → Lavagna: la prima proposta sarà la nuova, non quella errata.

Gestire la whiteboard errata

Non vuoi perderne il contenuto? Perfetto. Le lavagne sono file archiviati in OneDrive (nel contesto aziendale) e puoi gestirle come normali file: rinominare, spostare, duplicare, scaricare, eliminare.

Conservare la lavagna altrove

Apri OneDrive e cerca la cartella Microsoft Teams Data (o la cartella in cui la tua organizzazione archivia i file di Whiteboard).
Individua il file della lavagna errata. Puoi:
- Spostarlo in un’altra cartella di archivio (es. Archivio Whiteboard\Anno 2025\Progetto X).
- Scaricarne una copia sul PC per backup locale o per condividerla in altri contesti.
- Duplicarlo per creare una versione “di lavoro” che non tocchi l’originale.
Rinomina in modo chiaro, ad es. “WB – NON USARE IN MEETING – Prototipo”.

Eliminare la lavagna se non serve

Apri l’app Whiteboard o il listato dei file in OneDrive.
Fai clic sui tre puntini (…) → Elimina. La lavagna scomparirà anche dal selettore di condivisione in riunione.
Ricorda: i file eliminati finiscono nel Cestino di OneDrive, da cui puoi recuperarli entro il periodo impostato dalla tua organizzazione.

Tabella rapida: azione ed effetto

Azione	Effetto sulla riunione	Rischi/Note
Creare una nuova whiteboard e usarla	Diventa la predefinita per l’evento	Evita di riaprire la vecchia, altrimenti torna predefinita
Riaprire la whiteboard errata	Torna ad essere la predefinita	Capita spesso per abitudine; rinomina la lavagna errata con “NON USARE”
Spostare/archiviare la lavagna errata in OneDrive	Non appare più tra le opzioni “recenti”	È comunque recuperabile; perfetto per conservare i contenuti
Eliminare la lavagna errata	Scompare dal meeting e dal selettore	Valuta prima un backup: recupero possibile solo via Cestino e per un tempo limitato

Accortezze importanti

Se in riunione qualcuno apre la vecchia lavagna, diventerà di nuovo l’ultima usata. Comunica ai co‑presenter cosa aprire.
Per riunioni ricorrenti: crea una lavagna per ogni data o ogni sprint, evitando riutilizzi che possono confondere.
Rinomina le lavagne con convenzioni chiare (Data, Nome progetto, Sprint, Stato) per ridurre gli errori di selezione.
Gli ospiti vedono/modificano la lavagna solo se il tuo tenant lo consente: se non vedono la lavagna o non possono scrivere, verifica le policy di condivisione.

Procedura guidata per scenari comuni

Scenario A: lavagna sbagliata già visibile nell’evento

Apri l’evento → scheda Lavagna.
Clicca + Nuova whiteboard e preparala.
Conferma che ora la scheda mostri la nuova lavagna.
Apri OneDrive e sposta/archivia la lavagna errata (opzionale ma consigliato).

Scenario B: sei già in riunione e tutti vedono la lavagna errata

Comunica in chat: “Cambio lavagna: tra un attimo vedrete quella corretta”.
Clicca Condividi → Lavagna → + Nuova whiteboard.
Rinominala e incolla rapidamente i contenuti minimi essenziali (se necessari).
Continua la presentazione sulla nuova lavagna.

Scenario C: vuoi mantenere la vecchia per analisi futura

In OneDrive, duplica la lavagna errata e archivia la copia in una cartella dedicata (es. Ricerche\Storyboard\2025).
Sulla copia, aggiungi un prefisso tipo “ARCHIVIO” e rimuovi gli elementi sensibili.
Nel meeting usa solo la nuova lavagna; evita di aprire la copia in quell’evento.

Struttura di archiviazione consigliata in OneDrive

Creare un ecosistema ordinato in OneDrive riduce drasticamente il rischio di aprire la lavagna sbagliata. Un modello possibile:

/Whiteboard
  /Progetto-Alpha
    /2025-09-28-Sprint-14   ← lavagna predefinita per il prossimo standup
    /2025-09-15-Sprint-13   ← archiviata, sola lettura
    /Modelli                ← canvas e template ricorrenti
  /Progetto-Beta
    /Kickoff

Se la tua organizzazione utilizza la cartella Microsoft Teams Data per i contenuti di riunione, crea al suo interno sottocartelle coerenti per progetto/riunione e sposta lì le lavagne archiviate. L’obiettivo è separare ciò che va usato “in diretta” da ciò che va solo conservato.

Permessi e condivisione: ciò che devi sapere

Il proprietario della lavagna è, in genere, chi l’ha creata. Può gestire condivisione e accessi.
Gli ospiti esterni potrebbero non poter modificare, in base alle impostazioni del tenant. In caso di problemi, coinvolgi l’amministratore M365 per rivedere le policy.
Evita di trasformare gli ospiti in co‑autori se non necessario; valuta l’accesso solo visualizzazione per sessioni demo o con contenuti sensibili.

Consigli pro per condurre la riunione senza intoppi

Backup lampo: prima della riunione, esporta uno screenshot o duplica la lavagna corretta. In caso di imprevisti, puoi ripartire rapidamente.
Ruoli chiari: se presentate in due, stabilite chi gestisce la lavagna. Un solo “pilota” riduce click errati.
Nomi parlanti: includi data ISO (AAAA‑MM‑GG) e contesto. Es. “2025‑09‑28 – Workshop UX – Wireframe”.
Anteprima: apri la nuova lavagna qualche minuto prima del meeting. Così diventa già l’ultima usata.

Confronto tra piattaforme

Piattaforma	Come creare la nuova lavagna	Dove controllare la predefinita	Note utili
Desktop (Windows/Mac)	Condividi → Lavagna → + Nuova whiteboard	Scheda “Lavagna” nell’evento	Layout completo e più opzioni di preparazione pre‑meeting
Web (Teams su browser)	Condividi → Lavagna → + Nuova whiteboard	Scheda “Lavagna” nell’evento	Prestazioni dipendono dal browser; ottimo per edit rapidi
Mobile (iOS/Android)	Condividi → Whiteboard → Nuova	Apri la riunione → Whiteboard	Ideale per note veloci; rinomina le lavagne per evitare errori

FAQ

Posso “rimuovere” una whiteboard senza crearne una nuova?

No. L’interfaccia non prevede il comando “rimuovi”. L’unico modo è sostituirla con una nuova (che diventa l’ultima usata) oppure eliminarla da OneDrive/Whiteboard se non serve più.

Se copio i contenuti dalla lavagna errata alla nuova, cambia qualcosa?

È una buona pratica: duplica o copia gli elementi necessari nella nuova lavagna e usa solo quella in riunione. Così eviti di riaprire la vecchia.

La lavagna resta visibile ai partecipanti dopo la riunione?

Sì, in base ai permessi. Se vuoi limitarne l’uso post‑meeting, imposta l’accesso in sola visualizzazione o rimuovi i permessi agli ospiti.

Dove sono fisicamente salvate le lavagne?

Nel contesto aziendale, sono salvate su OneDrive dell’utente (ad esempio nella cartella Microsoft Teams Data o nella cartella dedicata ai Whiteboard, a seconda della configurazione del tenant).

Che succede nelle riunioni ricorrenti?

La logica “ultima usata” vale anche lì. Crea una nuova lavagna per ogni occorrenza o sprint, così eviti di sovrascrivere il contesto precedente.

Posso impedire a qualcuno di riaprire la lavagna sbagliata?

Non puoi bloccare la voce in assoluto, ma puoi archiviare o rinominare chiaramente la lavagna errata e istruire i co‑presenter. Se necessario, revoca i permessi.

Checklist operativa

Hai creato la nuova lavagna dall’evento o dal meeting?
L’hai rinominata con data e contesto?
Hai preparato i contenuti (template, cornici, note)?
Hai archiviato la lavagna errata in OneDrive (o l’hai eliminata se inutile)?
Hai condiviso istruzioni chiare ai co‑presenter su quale lavagna aprire?
Hai verificato i permessi per ospiti e colleghi?

Pratiche di governance e naming

Una convenzione di denominazione coerente riduce errori e tempi morti in riunione. Esempi:

AAAA‑MM‑GG – Tipo incontro – Progetto – Iterazione
Es. 2025‑09‑28 – Sprint Review – Alpha – S14
Stato nel titolo: DRAFT, LIVE, ARCHIVIO, NON USARE.
Cartelle per progetto e riunione: una per “LIVE”, una per “ARCHIVIO”.

Casistiche avanzate

Hai contenuti sensibili nella lavagna errata

Archivia immediatamente la lavagna in una cartella con permessi ristretti e, se necessario, duplica creando una versione “sanificata” per il meeting. Evita di aprire la versione completa durante l’evento.

Non vedi “+ Nuova whiteboard”

Potrebbe essere disabilitata dall’amministratore o dalla policy del tenant. In tal caso, usa l’app Whiteboard per creare la lavagna e poi aprila dal meeting, oppure chiedi la verifica delle impostazioni a chi gestisce M365.

I partecipanti non riescono a modificare

Dipende dalle policy di condivisione. Verifica se la tua organizzazione consente la modifica agli ospiti esterni e, in alternativa, condividi la lavagna in sola visualizzazione e raccogli input tramite chat o moduli.

Esempi pratici

Workshop con clienti

Durante un workshop, hai aperto la lavagna del progetto “Beta” invece di “Alpha”. Senza interrompere a lungo la sessione:

Comunichi in chat che stai cambiando lavagna.
Condividi → Lavagna → + Nuova whiteboard e la rinomini “Workshop Alpha – 2025‑09‑28”.
Incolli due cornici base con gli esercizi e riparti. A fine workshop sposti la vecchia lavagna “Beta” nella cartella di archivio.

Riunione ricorrente di team

Ogni standup settimanale deve avere la propria lavagna per note rapide:

Crei in anticipo una lavagna “Standup – 2025‑09‑29”.
La apri dall’evento in modo che diventi l’ultima usata.
Archivi la lavagna della settimana precedente in Whiteboard\Team\Archivio.

Template di messaggio per i partecipanti

Oggetto: Nuova lavagna per la riunione di oggi

Ciao a tutti,

abbiamo creato una nuova lavagna per la sessione di oggi. Se vi compare una lavagna diversa, ignoratela e seguite la condivisione in meeting. La lavagna precedente è stata archiviata in OneDrive per consultazione.

Grazie!

Errori comuni e come evitarli

Aprire per riflesso la lavagna “sbagliata” dalla lista recenti → Soluzione: rinominala “NON USARE” e spostala fuori dai “Preferiti”.
Creare la nuova lavagna ma non usarla in meeting → Soluzione: aprila almeno una volta nell’evento o in riunione perché diventi l’ultima usata.
Eliminare per sbaglio contenuti utili → Soluzione: duplica prima, poi elimina. Controlla il Cestino di OneDrive in caso di errori.

Ricapitolando

Non esiste il comando “rimuovi whiteboard” in Teams: l’app usa la logica dell’ultima lavagna usata.
Per “staccare” quella errata, crea e usa una nuova whiteboard; diventerà la predefinita per l’evento.
Se vuoi conservare i contenuti, sposta/archivia la lavagna errata in OneDrive (cartella Microsoft Teams Data o equivalente) o eliminala se non serve.
Evita di riaprire la lavagna sbagliata in quel meeting, altrimenti tornerà predefinita.
Adotta naming, cartelle e permessi coerenti per ridurre al minimo gli errori.

In sintesi operativa

Non si può “staccare” direttamente la lavagna: va sostituita con una nuova oppure eliminata se inutile.
Per preservare il contenuto originale, effettua un download, uno spostamento o una duplicazione in OneDrive prima di qualsiasi eliminazione.
Dopo aver creato e usato la nuova lavagna, Teams la ricorderà e il problema sarà risolto.

Suggerimento finale: imposta una routine pre‑meeting di un minuto: apri la lavagna corretta dall’evento, verifica titolo e contenuti, chiudi. Quel semplice passaggio imposta la lavagna giusta come predefinita e ti fa iniziare la riunione senza sorprese.