Microsoft Teams: copiare messaggi con mittente e ora – stato, workaround e soluzioni

Da metà agosto 2024 Microsoft Teams ha modificato la funzione di copia: usando Ctrl+C su uno o più messaggi non vengono più inclusi mittente, data/ora e reazioni. In questa guida trovi stato ufficiale, impatti reali, workaround verificati e procedure operative per non perdere tracciabilità.

Indice

Che cosa è cambiato nel comportamento di copia di Microsoft Teams

Per anni, copiare un messaggio o un blocco di messaggi in Teams significava ottenere un testo “auto‑documentante”: insieme al contenuto apparivano automaticamente nome del mittente, timestamp e talvolta le reazioni. Da metà agosto 2024, nelle build desktop e web, l’azione di copia è stata “semplificata”: si copia esclusivamente ciò che è visivamente selezionato nel riquadro del messaggio. Risultato: quando incolli altrove (email, OneNote, ticketing, documenti), ottieni solo il testo, senza metadati di contesto.

Esempio pratico

Prima (copia includeva contesto):

[10:42 • 13/08/2024] Mario Rossi:
Possiamo chiudere l’incidente #4321? Ho aggiornato il runbook.
👍 ❤️

Adesso (copia solo testo selezionato):

Possiamo chiudere l’incidente #4321? Ho aggiornato il runbook.

La perdita di mittente e ora implica un lavoro manuale per ricostruire il contesto o per aggiungerlo a posteriori.

Posizione ufficiale di Microsoft (sintesi)

Cambiamento intenzionale: l’obiettivo dichiarato è “ridurre il disordine”, copiando solo il testo selezionato.
Roll‑out globale: il comportamento è in distribuzione ampia e, secondo comunicazioni interne di servizio, non è previsto un ripristino automatico allo stato precedente.
Possibile opzione futura: Microsoft sta valutando di renderlo configurabile (tenant o utente), ma attualmente non esiste una roadmap pubblica.

Impatto pratico su processi e conformità

Il cambio impatta in modo tangibile su ruoli e flussi che dipendono dal contesto dei messaggi:

Documentazione & compliance: studi legali, audit e service desk richiedono traccia di chi ha detto cosa e quando. La copia senza metadati costringe a inserimenti manuali, con aumento di tempi e rischio di errori.
Ticketing & incident management: quando si incollano conversazioni nei ticket, si perde la sequenza temporale. La diagnosi retrospettiva diventa più complicata.
Formazione & knowledge base: guide interne e articoli di KB che includono estratti di chat perdono attribuzione, riducendo l’affidabilità della fonte.
Validazione decisionale: approvazioni informali comunicate in chat diventano meno tracciabili se riportate in documenti ufficiali.
Qualità dei dati: l’assenza di timestamp innesca “drift” informativo (testi riproposti senza contesto).

In sintesi: aumenta il costo di conformità (tempo, rischio di contestazioni) e diminuisce la qualità della documentazione.

Workaround confermati dalla community

Questi metodi non ripristinano la funzionalità storica, ma possono mitigare il problema in diversi scenari. L’efficacia varia per canale (desktop/web), build e sistema operativo.

Metodo	Che cosa conserva	Affidabilità
Selezionare anche il nome (trascinare leggermente a sinistra del fumetto) e poi Ctrl + C	Mittente, non sempre l’ora	Funziona in alcune build
Tenere premuto il mouse durante Ctrl + C / Ctrl + V	A volte mittente + ora	Incoerente; spesso fallisce
Shift + Freccia Sinistra per estendere la selezione prima di copiare	Mittente + ora	Segnalato, ma non universale
Snipping Tool / screenshot	Tutto (immagine)	Perde testo ricercabile
eDiscovery, Content Search, Microsoft Graph (solo admin)	Chat completa con metadati	Richiede ruoli e script

Dettagli operativi dei workaround

Selezionare anche il nome spostando la selezione a sinistra del fumetto

Idea: catturare anche l’area che contiene il nome del mittente (e talvolta l’ora), non solo il testo del messaggio.

Posiziona il cursore all’inizio del messaggio.
Trascina leggermente a sinistra fino ad includere la colonna del profilo (avatar/nome).
Premi Ctrl+C (Windows) o Cmd+C (macOS).
Incolla nel tuo editor di destinazione (Ctrl/Cmd+V).

Pro: può includere il mittente senza passaggi extra. Contro: non sempre cattura l’ora; sensibilità elevata al layout della build.

Tenere premuto il mouse durante copia/incolla

Idea: mantenere la selezione “attiva” con il mouse premuto durante la sequenza di copia/incolla sembra, in alcune build, trasferire un blocco più ampio di contenuto.

Seleziona il messaggio partendo dalla zona del nome.
Senza rilasciare il click, usa Ctrl/Cmd+C, poi passa alla destinazione e incolla.

Pro: talvolta include mittente e ora. Contro: inconsistente; “trucco” sensibile ai tempi e al focus della finestra.

Shift + Freccia Sinistra per estendere la selezione

Idea: la combinazione sposta il bordo della selezione verso sinistra, includendo aree che contengono metadati.

Seleziona il testo del messaggio.
Premi ripetutamente Shift+← per ampliare la selezione lateralmente.
Quando noti che anche il nome/ora sono evidenziati, copia e incolla.

Pro: rapido da tastiera. Contro: non uniforme tra canali e zoom; può interferire con la selezione di testo in blocchi code/quote.

Snipping Tool / screenshot

Idea: catturare un’immagine del riquadro di chat.

Apri lo strumento di cattura (Windows: Strumento di cattura; macOS: Shift+Cmd+4).
Seleziona l’area esatta del messaggio (includendo nome e data).
Incolla l’immagine nel documento o allegala al ticket.

Pro: preserva tutto (layout, reazioni, evidenziazioni). Contro: testo non ricercabile; file più pesanti; attenzione a DLP e informazioni sensibili.

Strumenti amministrativi: eDiscovery, Content Search, Microsoft Graph

Idea: per esigenze forensi o regolamentate, le API e gli strumenti di conformità consentono di estrarre le conversazioni con i relativi metadati in modo affidabile.

Prerequisiti: ruoli come eDiscovery Manager o equivalenti; eventuali licenze di conformità; policy di conservazione impostate.
eDiscovery/Content Search: consente di cercare messaggi per parole chiave, data, utente e di esportare i risultati con contesto e metadati.
Microsoft Graph: endpoint per chat e canali per estrarre messaggi e attributi (mittente, timestamp, ID, reazioni). Richiede autenticazione applicativa e gestione dei permessi.

Pro: massima completezza e tracciabilità. Contro: non adatto all’uso quotidiano degli utenti finali; necessita competenze tecniche e governance.

Flussi operativi consigliati

Citazioni in email o documenti

Copia il testo del messaggio.
Aggiungi manualmente una riga contestuale in testa: “[13/08/2024, 10:42 — Mario Rossi]”.
Se la citazione è lunga o criticamente sensibile, allega uno screenshot firmato digitalmente o un esportato ufficiale (quando previsto dalle policy interne).

Creazione di ticket (ITSM/Service Desk)

Incolla il testo nel ticket.
Aggiungi campi strutturati per mittente e ora (o un’intestazione standardizzata).
Per incidenti ad alta severità, archivia lo screenshot e collega l’ID del messaggio Teams o la chat (se la tua piattaforma lo supporta nelle note interne).

Knowledge base interna

Quando riporti una soluzione “emersa in chat”, includi sempre entità persona e orario in un box “Contesto”.
Per i casi didattici, usa screenshot con watermark “Solo uso interno”.

Template pronti all’uso

Intestazione di citazione (testo semplice)

[{DATA ISO} {ORA} — {MITTENTE}]
{TESTO COPIATO}

Intestazione di citazione (HTML)

&lt;p&gt;&lt;strong&gt;[{DATA} {ORA} — {MITTENTE}]&lt;/strong&gt;&lt;/p&gt;
&lt;blockquote&gt;{TESTO COPIATO}&lt;/blockquote&gt;

Avvertenza standard per documenti con estratti chat

Nota: gli estratti di conversazioni riportati di seguito sono stati riformattati per la leggibilità. I metadati completi sono custoditi nei sistemi aziendali autorizzati.

Come aumentare la priorità presso Microsoft

Apri un ticket dal portale di amministrazione Microsoft 365 descrivendo chiaramente il caso d’uso e l’impatto sul business (tempi extra, rischi di audit, normative coinvolte).
Raccogli evidenze: screenshot, numeri di build, esempi di errori introdotti dalla copia priva di metadati.
Vota/segui la richiesta nel Feedback Portal per dare visibilità al tema (usa un titolo chiaro: “Opzione per includere mittente e ora alla copia in Teams”).
Coinvolgi i referenti di sicurezza, legale e qualità: più ampia è la rappresentanza, maggiore è il peso del caso.

Opzioni amministrative e percorsi di esportazione

Quando usare eDiscovery e Content Search

Scenario: indagini interne, richieste legali, audit periodici.
Vantaggi: esporti conversazioni con campi strutturati (mittente, ora, ID messaggio, canale), garantendo catena di custodia.
Accortezze: coordina le retention policies e verifica il perimetro dei dati (team privati, chat 1:1, canali condivisi, meeting chat).

Quando usare Microsoft Graph

Scenario: necessità di integrazioni o reporting ricorrenti, progetti di archiviazione, verifiche su larga scala.
Approccio: sviluppa un connettore che interroga le conversazioni e serializza messaggi + metadati (CSV/JSON/HTML) per l’uso interno.
Governance: limita scope e permessi; adotta logging e approvazioni; rispetta le policy di sicurezza e privacy.

Proposte di miglioramento (non implementate)

Toggle “Includi mittente e ora alla copia” configurabile a livello di tenant o utente, con comportamento predefinito coerente.
Pulsante “Esporta chat” (TXT/HTML/CSV) che consenta di scegliere campi, intervallo temporale e livello di dettaglio (con o senza reazioni).
Ripristino delle righe vuote tra messaggi per migliorare leggibilità nei testi incollati e in documenti di lavoro.

Raccomandazioni operative per i responsabili IT

Standardizza un workaround (selezione estesa o screenshot) e formalizzalo nelle procedure interne.
Apri ticket ufficiali dal portale di amministrazione e segnala l’impatto: più casi, più priorità.
Per esigenze di conformità, usa strumenti di esportazione autorizzati (eDiscovery/Graph) finché non arriverà una opzione nativa nel client.
Comunica e forma gli utenti sulle limitazioni attuali e sulle procedure consigliate, includendo esempi concreti.

Domande frequenti (FAQ)

Il comportamento vale anche su mobile?

Nella maggior parte delle build mobile la copia è già tendenzialmente minimalista. Verifica sempre versione e canale: l’obiettivo è uniforme, ma l’implementazione può variare.

Esiste una policy di amministrazione per forzare il vecchio comportamento?

No: ad oggi non è disponibile una policy Teams/tenant che ripristini la copia con metadati nel client.

Perché alcuni “trucchi” funzionano in certe build e in altre no?

Perché la selezione dipende dal layout e dal DOM dell’app (o dal web wrapper). Minimi cambi al markup possono includere o escludere la colonna che contiene nome/ora.

Posso automatizzare l’aggiunta di mittente e ora al testo incollato?

Sì, ma fuori da Teams. Ad esempio, in Outlook/Word puoi usare modelli o macro per precompilare un’intestazione standard. Ricorda che l’origine dei dati resta l’utente.

Gli screenshot sono accettabili per l’audit?

Dipende dalle tue politiche. Gli screenshot sono utili per contesto e leggibilità, ma non sono testo ricercabile e vanno gestiti secondo le regole DLP e di classificazione.

Confronto sintetico delle opzioni

Opzione	Completezza metadati	Sforzo utente	Ricercabilità	Idoneità audit
Selezione estesa (nome incluso)	Parziale (mittente, ora non sempre)	Basso‑medio	Alta	Media
Shift + Freccia Sinistra	Variabile	Basso	Alta	Media
Screenshot	Completa	Basso	Bassa	Media (dipende da policy)
eDiscovery/Graph	Completa	Alto (setup iniziale)	Alta	Alta

Governance: come adattare processi e comunicazione

Aggiornamento delle SOP

Definisci la regola di citazione (intestazione standard con mittente e ora).
Indica quando allegare screenshot e in quali repository conservarli.
Stabilisci i casi per eDiscovery/Graph (criteri, ruoli, approvazioni).

Formazione mirata

Sessioni lampo (15 min) per i team più impattati (service desk, legale, progettazione).
Quick reference card con 2‑3 workaround consigliati.

Messaggistica interna

Da agosto 2024 la copia dei messaggi in Teams non include più mittente e orario. Quando riporti estratti in email o documenti, aggiungi l’intestazione standard [DATA ORA — MITTENTE]. Per casi sensibili allega uno screenshot o richiedi esportazione ufficiale.

Esempi concreti di applicazione

Service Desk

Quando un utente segnala in chat “il portale non è raggiungibile”, il tecnico incolla nel ticket:

[13/08/2024 10:42 — Mario Rossi]
"Il portale non è raggiungibile. Ho errore 503 da 5 minuti."

Se la gravità cresce, aggiunge uno screenshot e il riferimento alla conversazione interna.

Audit interno

Nella relazione trimestrale, le evidenze delle decisioni prese in chat sono riportate con intestazione standard e riferimenti temporali. Per i casi rilevanti, si conserva un export formale.

Formazione

Le guide operative includono estratti con mittente e ora in chiaro per facilitare il tracciamento delle responsabilità e la successiva manutenzione dei contenuti.

Check‑list rapida

Hai scelto e comunicato un workaround standard?
Hai aggiornato le procedure e i modelli di documento?
Hai aperto un ticket a Microsoft e alimentato il Feedback Portal?
Hai abilitato un percorso ufficiale di export per i casi di conformità?
Hai formato utenti e referenti di qualità/legale?

Limitazioni note e consigli pratici

Coerenza interfaccia: ingrandimenti o temi (chiaro/scuro) possono modificare la “presa” della selezione estesa. Testa e documenta la combinazione più stabile per la tua organizzazione.
Blocchi codice/citazioni: nelle chat tecniche, la selezione può agganciarsi ai bordi dei code block. Prova a partire dall’alto, includendo l’avatar, quindi rifinisci con la tastiera.
Reazioni: difficili da catturare in testo; preferisci screenshot quando le reazioni sono significative ai fini del consenso o della validazione informale.
Privacy: valuta il contenuto prima di creare screenshot. Applica regole di minimizzazione (censura/ritaglio dove possibile).

Roadmap desiderata (riepilogo)

Opzione nativa “Copia con contesto (mittente + ora + reazioni)”.
Esportazione chat in TXT/HTML/CSV con selezione dei campi e intervallo.
Formattazione leggibile con righe vuote tra messaggi.

Conclusioni

Il nuovo comportamento di copia in Teams è intenzionale e, allo stato attuale, stabile. Non esistono “one‑click” per ripristinare i metadati dalla UI: occorre scegliere e standardizzare un workaround (selezione estesa o screenshot) e, per i casi regolamentati, ricorrere a strumenti amministrativi come eDiscovery o Microsoft Graph. La pressione coordinata e argomentata (ticket, feedback, casi d’uso) può accelerare l’introduzione di un toggle opzionale. Nel frattempo, l’adattamento dei processi, la formazione mirata e l’adozione di modelli testati consentono di preservare tracciabilità, qualità documentale e conformità senza bloccare l’operatività quotidiana.

Appendice: “cosa fare adesso” (guida pronta)

Adotta subito l’intestazione standard per ogni citazione: [DATA ORA — MITTENTE].
Pubblica una nota interna con i tre metodi consigliati e un esempio di corretto incolla.
Prepara un mini‑tutorial (3 minuti) con catture schermo.
Accendi il canale di escalation per casi “forensic” (contatto del team compliance).
Apri la richiesta ufficiale a Microsoft, allegando il calcolo dell’impatto (tempo/uomo, rischi).

Messaggio chiave da portare in azienda: “La funzionalità è cambiata per scelta del prodotto. Abbiamo stabilito procedure semplici per non perdere contesto e, quando serve, strumenti formali per recuperare i metadati completi”.

In sintesi (per chi ha fretta)

Cos’è successo: da metà agosto 2024, Ctrl+C in Teams copia solo il testo selezionato.
Perché: ridurre il disordine nel contenuto incollato.
Conseguenza: perdita di mittente/ora/reazioni nell’incolla.
Soluzioni: selezione estesa, screenshot; per compliance, eDiscovery/Graph.
Azione: standardizzare un workaround, formare gli utenti, aprire ticket e feedback a Microsoft.

Riferimento operativo rapido

Esigenza	Soluzione consigliata	Note
Citare una singola frase con contesto minimo	Testo + intestazione manuale	Veloce, ricercabile
Riportare più messaggi consecutivi	Selezione estesa + revisione	Controlla che i nomi restino allineati
Confermare un’approvazione informale	Screenshoot firmato o export	Valutare implicazioni legali
Audit o richiesta legale	eDiscovery/Graph	Processo formale, catena di custodia

Adottando questi accorgimenti, potrai continuare a produrre documentazione affidabile e conforme anche nel nuovo modello “copia minimalista” di Teams.