Adobe Acrobat Pro e Microsoft 365: cosa è incluso, come firmare e compilare PDF senza costi extra

Hai trovato Adobe sul PC e ti chiedi se con l’abbonamento Microsoft 365 hai già Acrobat Pro o un’alternativa “migliore” del semplice Reader? In questa guida chiarisco cosa è incluso (e cosa no), come firmare e compilare PDF con gli strumenti che hai già e quando conviene passare a un editor professionale.

Indice

Adobe Acrobat Pro è incluso in Microsoft 365?

Il dubbio nasce spesso quando su un nuovo PC compaiono icone di Adobe o quando, dopo un periodo di prova, Acrobat richiede un abbonamento. Facciamo chiarezza in modo definitivo.

Risposta rapida

Nessuna versione di Adobe è compresa in Microsoft 365. Sono ecosistemi distinti: l’abbonamento Microsoft 365 copre app e servizi Microsoft, l’abbonamento Adobe copre i prodotti Adobe.
Se in passato hai visto Acrobat Pro sul PC, è stato quasi certamente:
- una versione di prova preinstallata dal produttore del computer, oppure
- un abbonamento Adobe separato (personale o aziendale) attivato in precedenza.
Puoi continuare a usare Adobe Reader (gratuito) per visualizzare PDF e compilare molti moduli semplici; per funzioni avanzate (editing completo, OCR, firme digitali certificate, protezione, redazioni, numerazione Bates) serve Acrobat Pro o un’alternativa professionale.
Se vuoi rimuovere una vecchia installazione di Acrobat, usa Impostazioni → App → App e funzionalità in Windows, disinstalla le voci Adobe non necessarie e installa solo Reader o la versione che desideri.

Perché può sembrare incluso

OEM e trial: molti PC nuovi includono un’anteprima di Acrobat. Allo scadere, compaiono richieste di abbonamento: non è Microsoft 365 a chiedere il rinnovo, è Adobe.
Integrazioni: in Outlook, Teams, OneDrive o SharePoint possono comparire pulsanti di partner (es. Adobe Sign). Queste integrazioni non equivalgono a una licenza Adobe inclusa: abilitano il collegamento a un servizio a pagamento separato.
Edge come lettore PDF: Windows apre i PDF con Microsoft Edge per impostazione predefinita. Edge copre molte esigenze base, ma non è Acrobat Pro.

Come verificare cosa hai installato

Windows: apri Impostazioni → App → App installate e cerca “Adobe”. Se vedi Acrobat con dicitura “trial” o “DC” senza licenza, non fa parte di Microsoft 365. Acrobat Reader è gratuito, Acrobat Pro richiede licenza.
All’interno di Acrobat: apri il programma, vai su Aiuto → Informazioni su o Account. Troverai “Reader”, “Standard” o “Pro” e lo stato della licenza.

Disinstallare in sicurezza una versione non più necessaria

Windows

Chiudi Edge, Outlook e qualunque app che potrebbe usare PDF.
Apri Impostazioni → App → App e funzionalità.
Seleziona Adobe Acrobat o Adobe Acrobat DC/Pro → Disinstalla.
Riavvia il PC se richiesto. Facoltativo: reinstalla Acrobat Reader se desideri un lettore leggero.

macOS

Chiudi le app Adobe.
In /Applicazioni, cerca la cartella Adobe Acrobat e avvia Uninstall Adobe Acrobat (se presente).
In assenza dell’uninstaller, sposta l’app nel Cestino e svuotalo; poi reinstalla la versione desiderata.

Suggerimento: se usi Adobe Creative Cloud, esegui la disinstallazione da lì per rimuovere dipendenze residue.

Funzioni che richiedono un editor professionale

Modifica di testo e immagini direttamente nel PDF senza passare da Word.
Riconoscimento OCR per PDF scansiti, con conversione in testo ricercabile.
Firme digitali certificate (standard PAdES) e gestione di certificati.
Protezione con password, crittografia, rimozione metadati sensibili, redaction.
Confronto documenti, numerazione Bates, stampa unione su PDF, funzioni preflight PDF/A.

Firma elettronica e compilazione di moduli in Microsoft 365

Microsoft 365 non include un editor PDF nativo paragonabile ad Acrobat Pro. Tuttavia offre un set di strumenti gratuiti che, coordinati, coprono molti scenari d’uso quotidiani.

Soluzioni gratuite disponibili subito

Microsoft Edge su Windows e macOS

Edge è il lettore PDF predefinito su Windows e funziona bene anche su macOS.

Compilare campi semplici: apri il PDF con Edge, clicca Aggiungi testo per scrivere dove non ci sono campi interattivi.
Firmare rapidamente: usa Disegna (o Aggiungi firma se disponibile) per tracciare la firma a mano libera con mouse o touchscreen.
Salvare o appiattire: usa Salva per mantenere annotazioni e testo; per impedire modifiche, Stampa → Microsoft Print to PDF per generare un PDF “appiattito”.
Limiti: su moduli complessi con campi dinamici o validazioni, Edge può non riconoscere i campi o non eseguire calcoli automatici.

Word con importazione da PDF ed esportazione

Aprire il PDF in Word: File → Apri e seleziona il PDF. Word lo converte in un documento modificabile (layout permettendo).
Apportare modifiche: correggi testi, aggiorna tabelle, inserisci immagini. Ottimo per PDF strutturati in modo semplice.
Firme digitali in Word: puoi inserire un Rigo della firma e firmare con un certificato locale o fornito dal tuo ente.
Esportazione in PDF: File → Salva con nome o Esporta e scegli PDF per condividere il risultato.

Microsoft Forms o Loop per la raccolta dati

Non lavorano direttamente su PDF esistenti, ma sono ideali quando vuoi trasformare un modulo PDF in un flusso digitale: invii un link, raccogli dati convalidati e generi output senza più scambi di allegati.

Add‑in di terze parti integrati in Microsoft 365

Adobe Sign, DocuSign, Dropbox Sign e simili si integrano in Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint.
Vantaggi: invii per firma, tracciabilità, audit trail, gestione ruoli e sequenze di firma, conservazione a norma.
Nota: richiedono un abbonamento aggiuntivo. L’integrazione non implica che il servizio sia incluso in Microsoft 365.

Quando conviene passare a un prodotto Adobe o equivalente

Hai moduli PDF complessi con campi interattivi, calcoli e convalide.
Devi applicare firme certificate con requisiti di conformità (es. PAdES, profili eIDAS, conservazione sostitutiva, numerazione Bates per pratiche legali).
Ti serve OCR, redazioni sicure, protezione avanzata e workflow documentali strutturati.
Hai bisogno di strumenti di produttività PDF ad alto volume (unione/suddivisione in batch, modelli, azioni automatizzate).

Alternative professionali diffuse: Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor, Nitro Pro, PDF‑XChange Editor. La scelta dipende da budget, funzioni indispensabili e ambiente IT.

Confronto sintetico delle funzioni

Funzione	Edge	Word + PDF	Adobe Reader	Acrobat Pro / Pro equiv.
Visualizzare e stampare PDF	Sì	Sì (via esportazione)	Sì	Sì
Annotare, evidenziare, disegnare	Sì	Limitato	Sì	Sì
Compilare moduli semplici	Sì	Convertendo in DOCX	Sì	Sì
Compilare moduli interattivi complessi	Parziale	No	Sì (limiti su funzioni avanzate)	Sì
Firma a mano libera	Sì	Possibile su DOCX	Sì	Sì
Firma digitale certificata (PAdES)	No	Possibile su DOCX con certificato	Verifica/compilazione limitate	Sì
Modifica testo/immagini nel PDF	No	Tramite conversione	No	Sì
OCR su scansioni	No	No	No	Sì
Protezione avanzata, redazioni	No	No	No	Sì

Flussi di lavoro consigliati

Firmare un PDF ricevuto via Outlook in pochi minuti

Apri l’allegato in Edge.
Se mancano campi, usa Aggiungi testo per completare i dati.
Seleziona Disegna o Aggiungi firma, apponi la firma, Salva.
Per evitare modifiche, Stampa → Microsoft Print to PDF e invia il file “appiattito” in risposta.

Compilare un modulo PDF ricco di campi e calcoli

Apri il PDF con Adobe Reader e verifica se i campi sono interattivi.
Se alcune funzioni non sono disponibili, valuta una licenza Acrobat Pro o l’uso di un servizio di e‑signature integrato con Microsoft 365.
Per firme certificate o timbri digitali, usa direttamente l’editor professionale.

Correggere testo e impaginazione di un PDF semplice

Apri il PDF in Word e lascia che venga convertito in DOCX.
Applica le modifiche necessarie.
Esporta nuovamente in PDF per la condivisione.

Consigli di sicurezza e validità legale

Firma disegnata vs firma digitale: una firma a mano libera è utile per consenso rapido ma non offre le garanzie di una firma digitale certificata con certificato qualificato e marca temporale.
Appiattimento: stampare in PDF “appiattisce” annotazioni e campi, riducendo il rischio di alterazioni accidentali. Non è un sostituto della firma digitale, ma migliora la stabilità del documento.
Conformità: per processi regolamentati, verifica i requisiti del tuo ente (es. standard PAdES, profili eIDAS). In questi casi è preferibile un editor professionale o un servizio e‑signature accreditato.

Risoluzione dei problemi più comuni

Edge non salva le modifiche: usa Salva con nome in una cartella locale, poi ricarica su OneDrive/SharePoint se necessario.
Il PDF è protetto: se compare il lucchetto o un messaggio di protezione, puoi solo visualizzare. Servono le credenziali o un editor con funzioni di gestione dei permessi.
Campi modulo non compilabili: prova con Adobe Reader; se manca la logica del modulo, serve l’editor che ha creato il form o un’alternativa pro.
Firma sfocata: crea la firma con tratti decisi e spessore coerente; l’appiattimento tramite “Stampa in PDF” migliora l’aspetto su lettori datati.
Il PDF si apre in un’app indesiderata: in Windows, Impostazioni → App → App predefinite e imposta Microsoft Edge o il lettore che preferisci come predefinito per i PDF.

Suggerimenti pratici aggiuntivi

Esigenza	Strumento minimo consigliato (gratuito)	Alternativa professionale
Firma veloce a mano libera su PDF	Microsoft Edge	Adobe Acrobat Pro, DocuSign
Compilare campi testo semplici	Microsoft Edge	Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor
Modificare il contenuto del PDF	Importa in Word → salva di nuovo in PDF	Acrobat Pro, Nitro Pro
Raccolta dati strutturati via web	Microsoft Forms	Adobe Experience Manager Forms

Checklist decisionale

Usa Edge se devi firmare o compilare una volta ogni tanto, senza requisiti legali stringenti.
Usa Word se ti serve ritoccare contenuti testuali e hai un PDF semplice che può essere convertito.
Attiva un servizio e‑signature se lavori in team, devi far firmare più persone in sequenza e vuoi tracciabilità e audit.
Valuta Acrobat Pro o equivalenti se gestisci moduli complessi, firme certificate, OCR, protezioni e redazioni.

Domande frequenti

Microsoft 365 include almeno Adobe Reader?
No. Puoi scaricarlo gratuitamente dal sito di Adobe, ma non è parte dell’abbonamento Microsoft.

Posso creare campi modulo in un PDF con gli strumenti Microsoft?
Non direttamente. Puoi creare moduli in Word e condividerli come PDF, ma per campi interattivi veri e propri serve un editor PDF dedicato.

Una firma disegnata in Edge è valida?
È spesso accettata per accordi informali o interni, ma per requisiti legali stringenti serve una firma digitale con certificato e marca temporale, erogata da un fornitore qualificato o tramite editor pro.

Acrobat Pro funziona con OneDrive/SharePoint?
Sì, puoi aprire e salvare file ospitati su OneDrive/SharePoint; alcune integrazioni richiedono l’accesso al tuo account Microsoft e l’app desktop o web Adobe.

Edge supporta i moduli XFA?
In generale no. Se il PDF usa tecnologie legacy come XFA, è probabile che tu debba aprirlo con Adobe Acrobat.

Conclusioni

Microsoft 365 non include Acrobat Pro né un sostituto completo. Per il lavoro quotidiano, Edge e Word sono più che sufficienti per leggere, annotare, firmare a mano libera e gestire moduli semplici. Quando entrano in gioco firme certificate, OCR, redazioni, moduli complessi e conformità, la soluzione più lineare è un editor professionale come Acrobat Pro o un servizio e‑signature integrato. Se sul tuo PC compare Acrobat senza ricordare un acquisto, è quasi certamente una trial preinstallata: disinstallala se non ti serve e mantieni solo gli strumenti che usi davvero.

Riepilogo operativo

Non è incluso: nessuna edizione Adobe fa parte dell’abbonamento Microsoft 365.
Per firme e moduli rapidi: usa Microsoft Edge.
Per modifiche al contenuto: importa in Word e riesporta in PDF.
Per requisiti avanzati: scegli Acrobat Pro o un’alternativa pro / servizio e‑signature.
Per pulizia del sistema: disinstalla versioni trial indesiderate da App e funzionalità e reinstalla solo ciò che ti serve.