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Gestione dei contatti e‑mail su Windows 11: come aggiungere, trovare e sincronizzare

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Vuoi aggiungere nuovi contatti e‑mail su Windows 11, capire dove finiscono e quale strumento usare? Questa guida pratica ti accompagna passo dopo passo tra Posta, la nuova app Outlook e la rubrica classica (WAB), con consigli su sincronizzazione, import/export e risoluzione dei problemi.

Indice

Panoramica: come funziona la gestione dei contatti e‑mail su Windows 11

Su Windows 11 puoi lavorare con tre insiemi di contatti, che a volte convivono e altre volte sono separati:

  • Rubrica locale (cartella Contacts e Windows Address Book/WAB): i contatti sono salvati in file .contact o .vcf sul PC.
  • Rubrica cloud (Outlook.com, Microsoft 365, Exchange, Gmail/iCloud sincronizzati): i contatti vivono sull’account e si sincronizzano con app e dispositivi.
  • App che usi ogni giorno (Posta di Windows, nuova app Outlook per Windows): sono l’interfaccia che permette di vedere e modificare quei contatti.

Capire dove viene salvato un contatto è fondamentale: se lo salvi nella cartella locale Contacts, lo troverai su quel PC; se lo salvi nell’account Outlook.com o Microsoft 365, lo ritroverai anche sul telefono o sul portale web.

Confronto rapido delle opzioni

Di seguito una tabella operativa che riprende e amplia le opzioni più comuni per aggiungere e trovare contatti su Windows 11.

OpzioneDove si trovaCome aggiungere un contattoDove vengono salvatiQuando usarlaNote utili
App Posta di Windows (“Mail”)Apri Posta → fai clic sull’icona Persone (sagoma) in basso a sinistraPremi il pulsante “+” e compila i campiNel sistema (rubrica locale) e/o nell’account connessoSe usi Posta e vuoi una via rapida per creare contatti mentre scrivi e‑mailI contatti possono sincronizzarsi con l’account Microsoft. Condividono la stessa architettura “People” di Windows.
Nuova app Outlook per WindowsBarra laterale sinistra → icona PersoneSeleziona Nuovo contatto e scegli l’account (Outlook.com, Microsoft 365, Gmail, ecc.)Nella rubrica cloud dell’account sceltoSe usi Outlook.com / Microsoft 365 o più account sincronizzati e vuoi tutto in cloudPerfetta se già usi Outlook.com, Microsoft 365 o altri account sincronizzati (Google/iCloud). Gestione duplicati e categorie/etichette.
Rubrica classica di Windows (Windows Address Book) — WABCerca wab.exe dal menu Start (puoi creare un collegamento sul desktop)Dentro WAB fai clic su Nuovo contattoFile locali nella cartella ContactsPer importare/esportare velocemente .vcf/.csv o fare un backup localeI file vengono salvati in C:\Utenti<nome>\Contacts (visualizzato in Esplora file; percorso tecnico: C:\Users<nome>\Contacts). Utile per import/export, anche senza Outlook.
Ricerca contatti esistentiApri Esplora file → cerca .contact o .vcf—Trovi i file nella cartella Contacts e sottocartellePer fare ordine, migrare o verificare duplicatiAssicurati che tutti i file siano in Contacts per renderli visibili alle app che usano la rubrica locale.

Approfondimenti aggiuntivi
• Sincronizzazione cloud – Se utilizzi account Outlook.com, Gmail o iCloud, abilita la sincronizzazione dei contatti per ritrovarli su più dispositivi.
• Compatibilità – L’app Posta, Outlook e le API “People” condividono la stessa rubrica locale; spostare i file .contact fuori dalla cartella Contacts può nasconderli alle app.
• Rubrica classica vs. moderne – wab.exe non è più in sviluppo attivo, ma resta comoda per importare o esportare contatti in formati standard (VCF/CSV) senza aprire Outlook.

Procedure passo‑passo per aggiungere contatti e‑mail

Aggiungere un contatto dalla app Posta di Windows (“Mail”)

  1. Apri Posta su Windows 11.
  2. Nella parte inferiore sinistra, fai clic sull’icona Persone (la sagoma).
  3. Premi il pulsante “+” o Nuovo contatto.
  4. Compila i campi: Nome, E‑mail, Telefono, Società, note e altri dettagli.
  5. Controlla l’account in cui salvi (se visibile). In alcune configurazioni la creazione finisce nella rubrica locale sincronizzata con l’account Microsoft predefinito.
  6. Clicca Salva.

Consiglio: mentre scrivi un’e‑mail, puoi passare il mouse su un indirizzo e usare il pannello contatto per aggiungere ai contatti senza uscire dal messaggio.

Aggiungere un contatto nella nuova app Outlook per Windows

  1. Apri la nuova app Outlook per Windows.
  2. Nella barra laterale sinistra, seleziona Persone.
  3. Fai clic su Nuovo contatto (o Nuovo → Contatto).
  4. Se hai più account configurati (Outlook.com, Microsoft 365, Gmail, iCloud), scegli l’account in cui salvare il contatto.
  5. Compila i dettagli del contatto (puoi caricare anche foto e assegnare categorie/etichette).
  6. Se vuoi, aggiungi campi personalizzati come compleanno, ruolo, indirizzo aziendale.
  7. Seleziona Salva. Il contatto verrà sincronizzato sul cloud dell’account selezionato e apparirà anche su altri dispositivi connessi.

Pro tip: apri un messaggio, seleziona il nome del mittente o di un destinatario nel campo A/CC/CCN, quindi scegli Aggiungi ai contatti per creare rapidamente la scheda contatto con l’e‑mail già compilata.

Usare la Rubrica classica di Windows (Windows Address Book/WAB)

  1. Premi Win e digita wab.exe, quindi Invio (oppure Win+R → digita wab.exe → Invio).
  2. Nella finestra della rubrica, fai clic su Nuovo contatto.
  3. Compila i campi (nome, e‑mail, telefono, indirizzo, note).
  4. Se necessario, assegna il contatto a un gruppo (cartelle o categorie locali).
  5. Seleziona OK o Salva: il contatto verrà creato come file nella cartella Contacts.

Percorso dei file: in Esplora file potresti vedere C:\Utenti<nome>\Contacts (nome localizzato). Il percorso tecnico standard è C:\Users<nome>\Contacts. Entrambi portano alla stessa cartella profilo.

Collegamento rapido: per avere WAB sempre a portata, cerca wab.exe nel menu Start → Apri percorso file → tasto destro → Invia a > Desktop (crea collegamento).

Trovare contatti esistenti sul PC

  1. Apri Esplora file nella cartella del tuo profilo utente.
  2. Nella casella di ricerca in alto a destra digita: .contact OR .vcf
  3. Controlla che i file si trovino in Contacts. Se li trovi altrove, spostali nella cartella Contacts per renderli visibili alle app che leggono la rubrica locale.
  4. Se usi più profili utente, ripeti la ricerca in ciascun profilo.

Capire dove finiscono i contatti: locale vs. cloud

Rubrica locale (cartella Contacts)

  • Ogni contatto è un file (.contact o .vcf) conservato solo sul PC, nella cartella Contacts dell’utente.
  • È ideale per un backup veloce, per chi lavora offline o per importare una vecchia rubrica da un altro PC.
  • Gli spostamenti fuori da Contacts possono nascondere i contatti alle app che usano l’API “People”.

Rubrica cloud (Outlook.com, Microsoft 365, Gmail, iCloud)

  • I contatti vengono salvati e sincronizzati sul server dell’account (es. Outlook.com o Exchange).
  • Li ritrovi su PC, smartphone e web con lo stesso account.
  • La nuova app Outlook per Windows gestisce nativamente rubriche cloud e permette di scegliere in quale account salvare.

Importare ed esportare contatti

Importare/esportare vCard (.vcf) con WAB

Import (più file .vcf o uno singolo):

  1. Apri WAB (wab.exe).
  2. Seleziona File > Importa e scegli vCard (VCF).
  3. Individua il file (o seleziona più file), poi conferma. I contatti verranno salvati in Contacts.

Export (un contatto o più contatti):

  1. In WAB, seleziona uno o più contatti.
  2. Vai su File > Esporta → scegli vCard (VCF).
  3. Conferma il percorso di salvataggio (ad esempio Desktop o un’unità USB per backup).

Importare/esportare CSV

Se hai un file .csv (ad esempio esportato da un gestionale o dal vecchio client di posta):

  • Nella rubrica locale: usa WAB → File > Importa → Valori Separati da Virgola (CSV), mappa i campi (Nome, Cognome, E‑mail, Telefono, Azienda, ecc.) e completa l’importazione.
  • Nella rubrica cloud: crea un CSV pulito (UTF‑8, separatore coerente, intestazioni chiare) e importalo dall’app o dal servizio di posta che gestisce quell’account (ad esempio tramite la funzione Importa/Esporta dell’account in Outlook). Il contatto risiederà sull’account e si sincronizzerà.

Consiglio sulla mappatura: ricordati di allineare Nome visualizzato e Indirizzo e‑mail. Se vedi caratteri strani, ricontrolla la codifica del CSV (meglio UTF‑8) e il separatore (virgola o punto e virgola).

Scenari pratici (“ricette” veloci)

Aggiungere un contatto da un’e‑mail ricevuta

  1. Apri il messaggio in Posta o nella nuova Outlook.
  2. Fai clic sul nome del mittente nella testata del messaggio.
  3. Scegli Aggiungi ai contatti e completa i campi mancanti.

Salvare tutti gli indirizzi del campo CC

  1. Apri l’e‑mail con molti destinatari.
  2. Nell’intestazione, espandi i destinatari e, per ciascuno, apri la scheda contatto → Aggiungi.
  3. Se lavori spesso così, valuta di creare un elenco o gruppo (in Outlook) per invii futuri.

Migrare i contatti da un vecchio PC

  1. Sul PC vecchio: apri WAB → File > Esporta → vCard o CSV e salva su USB.
  2. Sul PC nuovo: copia i file su Contacts o importa lo stesso CSV nel tuo account cloud tramite Outlook.
  3. Controlla duplicati e mappa eventuali campi mancanti.

Creare un contatto da una firma e‑mail

  1. Copia i dati dalla firma (nome, ruolo, telefono, e‑mail, sito, indirizzo).
  2. In Outlook o WAB, Nuovo contatto, incolla nei campi corretti, aggiungi Società e Note (es. dove lo hai conosciuto).
  3. Salva e assegna una categoria (es. Fornitori, Clienti, Partner).

Risoluzione dei problemi

Non vedo i contatti nelle app

  • Verifica che i file .contact/.vcf si trovino in Contacts. Se sono in Documenti o altrove, spostali in Contacts.
  • In Outlook, assicurati che l’account giusto sia selezionato e che la sincronizzazione contatti sia attiva.
  • Chiudi e riapri l’app; talvolta un refresh aggiorna la vista.

Contatti duplicati

  • Se hai importato sia CSV sia VCF, potresti avere doppioni. In Outlook, usa le funzioni di Unione/Gestione duplicati (se disponibili) o apri le schede con nomi simili e uniscile manualmente.
  • Stabilisci un master: decidi se mantenere la rubrica “vera” in cloud (Outlook.com/Microsoft 365) o locale. Evita di aggiornare due rubriche in parallelo.

Errori di importazione CSV

  • Apri il CSV con un editor e imposta UTF‑8 come codifica.
  • Controlla il separatore (virgola/punto e virgola) e la riga di intestazione.
  • Mappa i campi in fase di import assicurandoti che Indirizzo e‑mail e Nome siano associati correttamente.

Sincronizzazione ferma o parziale

  • Verifica la connessione e le credenziali dell’account.
  • In Outlook, controlla che l’account abbia permessi per contatti (soprattutto per account Google/iCloud connessi).
  • Rimuovi e riconnetti l’account se necessario, poi attendi il completamento della prima sincronizzazione.

Non trovo l’icona “Persone”

  • In Posta, la disposizione potrebbe variare: espandi il menu di navigazione o passa alla vista completa.
  • Nella nuova Outlook, clic su Altro (…) nella barra laterale per mostrare tutte le app (Posta, Calendario, Persone).

Buone pratiche di organizzazione

  • Campi completi: compila Nome, Cognome, Società, Ruolo, Telefono, Note. Aggiungi la fonte (evento, collega, progetto).
  • Categorie/etichette: in Outlook usa categorie (es. Clienti, Partner, Stampa). Aiutano i filtri e le liste di distribuzione.
  • Formato uniforme: per i numeri di telefono usa sempre il formato internazionale (es. +39 02 1234 567).
  • Note operative: annota preferenze (best time to call), referenti, scadenze.

Backup e sicurezza

Backup della rubrica locale

  1. Apri la cartella Contacts del tuo profilo: C:\Utenti<nome>\Contacts (o C:\Users<nome>\Contacts).
  2. Copia l’intera cartella su un’unità esterna o in un archivio protetto.
  3. In alternativa, usa WAB → File > Esporta → vCard o CSV e salva i file in una posizione sicura.

Protezione dei dati

  • Se il PC è un portatile, abilita BitLocker per cifrare il disco.
  • Condividi la rubrica solo con chi ne ha bisogno; evita di inserire nei contatti dati sensibili non necessari.
  • Controlla i permessi delle app che accedono ai contatti nelle Impostazioni di Windows.

Percorso decisionale: quale strumento scegliere?

  1. Ti serve sincronizzazione su più dispositivi? Sì → nuova Outlook (rubrica cloud). No → WAB/Contacts (rubrica locale).
  2. Lavori già in Posta o vuoi un’aggiunta rapida mentre scrivi e‑mail? Usa l’icona Persone in Posta o il pannello contatto in Outlook.
  3. Devi importare/esportare tanti contatti da file? WAB è rapido con .vcf/.csv; per gli account cloud, importa nell’account che usi ogni giorno.
  4. Hai contatti sparsi sul disco? Cerca .contact/.vcf e sposta tutto in Contacts (oppure importa in Outlook).

Checklist finale

  • [ ] Deciso dove salvare (locale vs. cloud)
  • [ ] Account sincronizzati aggiunti alla nuova Outlook
  • [ ] Duplicati verificati e uniti
  • [ ] Backup della cartella Contacts o export VCF/CSV effettuato
  • [ ] Categorie/etichette definite

Domande frequenti (FAQ)

Posso usare sia rubrica locale che cloud?
Sì, ma è meglio scegliere un master. Tieni la copia “ufficiale” in cloud se vuoi sincronizzazione; usa la rubrica locale per backup e importazioni mirate.

WAB è ancora supportato?
wab.exe non è più in sviluppo attivo, ma rimane funzionale per gestioni veloci e import/export standard (VCF/CSV).

Non vedo i contatti appena creati in un’altra app.
Se li hai salvati nella rubrica locale, l’altra app deve leggere la cartella Contacts. Se li hai salvati in cloud, verifica che l’account sia aggiunto e la sincronizzazione attiva.

Posso costruire un gruppo di invio?
Sì, in Outlook crea un elenco di contatti o assegnali alla stessa categoria per filtrarli rapidamente.

Modello di scheda contatto (da copiare)

Nome: 
Cognome: 
Società: 
Ruolo: 
E‑mail: 
Telefono (mobile): 
Telefono (ufficio): 
Indirizzo: 
Sito/LinkedIn: 
Categoria: 
Note operative:

Esempi di comandi e percorsi utili

  • Aprire rapidamente la rubrica classica: Win+R → wab.exe → Invio
  • Cercare tutti i contatti locali in Esplora file: .contact OR .vcf
  • Percorso cartella contatti: C:\Utenti<nome>\Contacts C:\Users<name>\Contacts

Strategia consigliata per chi parte da zero

  1. Decidi il destino principale (cloud con Outlook o locale con WAB).
  2. Se hai contatti sparsi: raccoglili in un CSV/VCF unico e ripulisci nomi/campiture.
  3. Importa nella destinazione scelta (Outlook per cloud, WAB per locale).
  4. Imposta categorie e unisciti i duplicati.
  5. Programma un backup mensile della cartella Contacts o esporta un CSV aggiornato.

Conclusioni

Su Windows 11 la gestione dei contatti e‑mail è flessibile: puoi lavorare in locale con la cartella Contacts (e WAB) oppure sfruttare la sincronizzazione cloud con la nuova app Outlook. Scegli dove vuoi che viva la tua rubrica, segui le procedure passo‑passo per aggiungere e trovare contatti, e proteggi il tuo lavoro con backup regolari. Con le tabelle, le ricette e la checklist di questa guida avrai una rubrica pulita, coerente e sempre disponibile dove ti serve.

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