Guida passo‑passo per abilitare registrazione e trascrizione in Microsoft Teams con licenze Microsoft 365 Business Essentials: configurazione delle meeting policies, assegnazione agli utenti, avvio in riunione, requisiti, troubleshooting e risposta sul tema “trascrizione automatica”.
Panoramica: perché registrazione e trascrizione risultano disattivate
Dopo l’attivazione del tenant con Microsoft 365 Business Essentials, molti amministratori notano che i pulsanti Start recording e Start transcription non sono disponibili nelle riunioni Teams. Il motivo è semplice: per impostazione prudenziale, l’organizzazione può avere meeting policy che disabilitano queste funzioni oppure non le ha ancora assegnate agli utenti. La soluzione passa dal Teams Admin Center e dall’assegnazione della policy corretta.
Prerequisiti e considerazioni di base
- Licenze: il tenant deve disporre di licenze che includano le funzionalità di registrazione/trascrizione di Teams (Business Essentials è idoneo). Eventuali restrizioni di compliance possono limitarne l’uso.
- Archiviazione: le registrazioni sono archiviate in OneDrive (riunioni standard) o SharePoint (riunioni di canale). Verificare quote e retention.
- Ruoli e permessi: di norma l’organizzatore e i presentatori possono avviare registrazione/trascrizione. Partecipanti esterni e utenti anonimi possono avere limitazioni.
- Trasparenza: all’avvio, Teams notifica tutti i partecipanti che la riunione è in registrazione/trascrizione.
- Area geografica e policy aziendali: in talune aree o in ambienti regolamentati alcune funzionalità potrebbero essere limitate da policy legali o di governance.
| Elemento | Dove finisce | Chi accede per default | Note operative |
|---|---|---|---|
| Registrazione di riunione standard | OneDrive dell’organizzatore (/Recordings) | Organizzatore + invitati della riunione | Condivisione gestita tramite link/permessi OneDrive |
| Registrazione di riunione di canale | SharePoint del Team (cartella Recordings del canale) | Membri del Team | Eredita permessi e governance del sito SharePoint |
| Trascrizione | Chat della riunione e risorse del meeting | Partecipanti alla riunione | Esportabile; soggetta a policy di compliance/retention |
Abilitare registrazione e trascrizione da Teams Admin Center
La strada più diretta è lavorare sulle meeting policies.
Accesso all’area di amministrazione
- Accedi al Teams Admin Center con credenziali di amministratore.
- Dal menu laterale, vai su Meetings ▸ Meeting policies.
Creare o modificare una policy
- Modifica una policy esistente (ad esempio quella globale) oppure creane una nuova dedicata agli utenti che devono registrare/trascrivere.
- Nella sezione Recording & transcription imposta:
- Meeting recording = On
- Transcription = On
- Salva la policy.
| Impostazione | Valore consigliato | Effetto pratico |
|---|---|---|
| Meeting recording | On | Consente l’avvio della registrazione in riunione |
| Transcription | On | Abilita la trascrizione (live e post‑meeting) |
Suggerimento: crea una policy dedicata (es. Recording-Transcription-On) per i reparti che ne hanno effettiva necessità, così da controllare governance e costi di storage.
Assegnare la policy agli utenti
- Vai in Users ▸ Manage user.
- Seleziona l’utente (o un gruppo) che deve registrare/trascrivere.
- Nella scheda delle policy, associa la meeting policy appena configurata.
Pratica consigliata: documenta internamente chi ha la policy di registrazione attiva e perché (es. obblighi contrattuali, audit, customer success, formazione). Questo semplifica audit e rinnovi.
Avviare registrazione e trascrizione durante la riunione
- In riunione, seleziona … (More actions).
- Clicca Start recording per iniziare la registrazione.
- Clicca Start transcription per attivare la trascrizione.
- Tutti i partecipanti ricevono un banner di avviso.
- Puoi interrompere separatamente registrazione e trascrizione quando preferisci (Stop recording / Stop transcription).
- Al termine, registrazione e trascrizione compaiono nella chat della riunione e nel calendario del meeting.
Verifiche rapide post‑configurazione
- Disponibilità pulsanti: in una riunione di test, controlla che i comandi Start recording e Start transcription siano visibili.
- Permessi file: verifica che i partecipanti previsti possano visualizzare la registrazione e la trascrizione.
- Spazio residuo: controlla OneDrive/SharePoint per evitare blocchi da quota piena.
Trascrizione automatica per utenti non‑admin: cosa è possibile (e cosa no)
Domanda: un utente senza privilegi amministrativi può impostare la trascrizione automatica di tutte le proprie chiamate o riunioni Teams?
Risposta: No. L’avvio automatico è gestito esclusivamente dalle meeting policies definite da un amministratore. Se la policy consente la trascrizione, l’utente può avviarla manualmente (… ▸ Start transcription) e può usare meeting template o riunioni ricorrenti configurate dall’IT con trascrizione già attiva. Se la policy la vieta, non esistono scorciatoie o impostazioni personali per aggirare il blocco.
Suggerimento extra per gli amministratori
- Crea una meeting policy dedicata con Transcription = On e Recording = On.
- Assegnala agli utenti che necessitano della trascrizione automatica o impostala come default del tenant.
Modello di policy consigliato (esempio)
Per team di vendita, supporto o formazione che registrano abitualmente:
| Sezione | Impostazione | Valore | Motivazione |
|---|---|---|---|
| Recording & transcription | Meeting recording | On | Abilita la cattura video/audio della sessione |
| Recording & transcription | Transcription | On | Rende ricercabili i contenuti e facilita i verbali |
| Participants & guests | Chi può presentare | Organizzatore + co‑organizzatori | Riduce avvii non autorizzati di registrazione |
| Meeting templates | Template “Registrazione & trascrizione” | Abilitato | Uniforma le impostazioni per i reparti che ne hanno bisogno |
Troubleshooting: problemi comuni e come risolverli
I pulsanti non compaiono
- Policy non assegnata: verifica in Users ▸ Policies che l’utente abbia la meeting policy corretta.
- Account esterno o ospite: gli ospiti potrebbero non avere le stesse facoltà degli utenti interni.
- Riunione di canale: controlla permessi del Team/SharePoint; se un utente non è membro, potrebbe non vedere/avviare la registrazione.
- Ruolo in riunione: se l’utente è “partecipante” e non “presenter”, le opzioni possono essere limitate.
Registrazione non si salva o non è accessibile
- Spazio esaurito: libera spazio o aumenta le quote su OneDrive/SharePoint.
- Condivisione errata: verifica i permessi del file nel percorso di destinazione (OneDrive dell’organizzatore o sito del canale).
- Retention/Compliance: policy di conservazione possono eliminare o trattenere i contenuti; coordina con l’ufficio legale/compliance.
Trascrizione incompleta o poco precisa
- Qualità audio: preferisci cuffie certificate e ambienti silenziosi.
- Microfoni multipli: evita eco e sovrapposizioni.
- Lingua: seleziona la lingua corretta della riunione prima di avviare la trascrizione, se disponibile.
Domande frequenti (FAQ)
Chi può avviare la registrazione?
Di norma l’organizzatore e i presentatori. Le policy aziendali possono restringere o ampliare questa possibilità.
Posso usare registrazione e trascrizione con partecipanti esterni?
Sì, salvo limitazioni dettate dalla policy aziendale o normative. Tutti i partecipanti vengono avvisati quando la sessione è registrata/trascritta.
Dove trovo la registrazione/trascrizione dopo la riunione?
Nella chat della riunione e nel calendario dell’evento. Il file video si trova in OneDrive/SharePoint, la trascrizione rimane allegata alle risorse del meeting ed è consultabile dai partecipanti autorizzati.
Si possono automatizzare registrazione e trascrizione?
Sì, ma solo a livello amministrativo tramite meeting policy e, dove previsto, con template di riunione. Gli utenti non‑admin non possono forzare l’automazione per conto proprio.
Qual è la differenza tra riunione standard e di canale per la registrazione?
Nelle riunioni standard la registrazione finisce in OneDrive dell’organizzatore; nelle riunioni di canale, nel sito SharePoint del Team. Questo influenza permessi e condivisione.
Procedura completa, passo‑passo (riassunto operativo)
- Accedi a Teams Admin Center con credenziali admin.
- Apri Meetings ▸ Meeting policies.
- Modifica/crea una policy con Meeting recording = On e Transcription = On.
- Assegna la policy agli utenti in Users ▸ Manage user.
- Verifica i pulsanti in una riunione di prova.
- Forma gli utenti su come avviare/fermare registrazione e trascrizione.
- Controlla spazio e retention su OneDrive/SharePoint.
Checklist di controllo rapido
| Attività | Responsabile | Strumento | Esito atteso |
|---|---|---|---|
| Verifica licenze idonee | IT / Amministratore M365 | Portale M365 | Utenti con Business Essentials abilitati a Teams |
| Impostare policy con Recording & Transcription su On | Teams Admin | Teams Admin Center | Pulsanti disponibili in riunione |
| Assegnare la policy a utenti/gruppi | Teams Admin | Teams Admin Center | Utenti autorizzati ad avviare registrazione/trascrizione |
| Verificare permessi su OneDrive/SharePoint | IT / Owners dei Team | OneDrive/SharePoint | Accesso corretto ai file generati |
| Documentare e comunicare le regole d’uso | IT + Legal/Compliance | Policy interne | Uso conforme a normative e governance |
Governance, privacy e conformità
- Consenso informato: chiarisci agli utenti che, in riunioni registrate, i partecipanti saranno notificati e il contenuto potrà essere condiviso nel perimetro aziendale.
- Retention: definisci una durata di conservazione coerente con le necessità legali e operative (contratti, audit, formazione).
- Classificazione: valuta etichette di sensibilità e protezione per registrazioni e testi delle trascrizioni contenenti dati personali o informazioni riservate.
- Portabilità: stabilisci linee guida per l’esportazione e la condivisione delle registrazioni con soggetti esterni (clienti, partner, auditor).
Appendice: gestione via PowerShell (opzionale per amministratori)
Per ambienti medi o grandi, l’automazione via PowerShell velocizza la configurazione.
# Esegui come amministratore di Teams
Install-Module MicrosoftTeams
Connect-MicrosoftTeams
Verifica le impostazioni di una meeting policy
Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global"
Abilita registrazione e trascrizione su una policy specifica
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Recording-Transcription-On" ` -AllowCloudRecording $true`
-AllowTranscription $true
Assegna la policy a un utente
Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Identity [utente@contoso.com](mailto:utente@contoso.com) -PolicyName "Recording-Transcription-On" Nota: i nomi dei comandi/parametri possono variare tra versioni. Testa sempre in un ambiente pilota prima di applicare cambiamenti in produzione.
Casi d’uso: quando ha senso abilitare sempre registrazione e trascrizione
- Formazione e onboarding: catalogo di sessioni registrate, con trascrizioni ricercabili.
- Customer success e supporto: verbalizzazione automatica delle call con clienti, utile per follow‑up e audit.
- Vendite: analisi dei colloqui per coaching e miglioramento continuo.
- Progetti regolamentati: tracciabilità delle decisioni in settori con obblighi di audit.
Riepilogo
Per abilitare registrazione e trascrizione in Microsoft Teams su Microsoft 365 Business Essentials basta agire sulle meeting policy dal Teams Admin Center, assegnarle agli utenti e avviare le funzioni in riunione. Gli utenti non‑admin non possono impostare la trascrizione automatica per conto proprio: servono policy definite dall’amministratore. Con una governance attenta — licenze idonee, storage adeguato, regole di retention e formazione agli utenti — registrazioni e trascrizioni diventano un alleato affidabile per produttività, conformità e qualità dei processi.
Contenuti operativi in breve
- Teams Admin Center: Meetings ▸ Meeting policies → Recording = On, Transcription = On.
- Assegnazione: Users ▸ Manage user → applica la meeting policy a utenti/gruppi.
- In riunione: … ▸ Start recording e Start transcription.
- Prerequisiti: licenze idonee, spazio in OneDrive/SharePoint, policy di retention coerenti.
- Non‑admin: niente auto‑trascrizione senza policy impostata dall’IT.
Seguendo i passaggi descritti e adottando le buone pratiche suggerite, porterai rapidamente la tua organizzazione da “funzionalità disattivate” a un flusso di lavoro strutturato, sicuro e conforme basato su registrazioni e trascrizioni di qualità.