Microsoft 365 Business Basic è venduto “per utente”: ogni persona che deve accedere in modo autonomo alla posta ha bisogno della sua licenza. Con alias e caselle condivise puoi però ottenere più indirizzi senza moltiplicare i costi. In questa guida trovi schemi, esempi e passi operativi.
Indice
Quante caselle di posta puoi creare con Microsoft 365 Business Basic
La domanda chiave è: quante mailbox reali posso avere con un solo piano Business Basic? La risposta corretta è: quante licenze acquisti. Business Basic consente fino a 300 utenti, ma ogni utente è una licenza a pagamento e riceve la propria casella Exchange (50 GB), OneDrive, Teams e app web di Microsoft 365.
Quando ti servono indirizzi aggiuntivi senza nuovi utenti, usi alias o caselle condivise. Il comportamento e i costi cambiano in base a ciò che vuoi ottenere:
Scelte rapide a colpo d’occhio
| Cosa vuoi ottenere | Serve acquistare altre licenze? | Commento |
|---|---|---|
| Più utenti distinti (es.: admin@, sales@ ognuno con mailbox e credenziali proprie) | Sì. Una licenza Business Basic per ogni utente (max 300). | Il piano è venduto per utente, non “per dominio”. |
| Più indirizzi per lo stesso utente (es.: info@, contatti@ che confluiscono nella stessa mailbox) | No. Basta creare alias gratuiti. | Ogni alias può inviare/ricevere, ma condivide posta, regole e quota del titolare. |
| Casella condivisa (shared mailbox fino a 50 GB, accessibile da più utenti già licenziati) | No, purché almeno un utente licenziato la gestisca. | Ideale per support@ o fatture@. |
Morale
- Business Basic consente “fino a 300 utenti”, ma ogni utente richiede la propria licenza.
- Se ti servono due persone con caselle distinte (admin@ e sales@) dovrai sottoscrivere due licenze Business Basic.
Quando scegliere utente, alias o casella condivisa
Usa questa semplice logica decisionale per non sbagliare la scelta:
- Deve accedere una persona diversa, con password propria? Crea un nuovo utente e assegna una licenza Business Basic.
- Vuoi solo più indirizzi per la stessa persona? Aggiungi alias all’utente esistente. Zero costi, stessa casella.
- Serve una cassetta “di team” per più persone (es. helpdesk, amministrazione, ordini)? Crea una casella condivisa e assegna i membri.
Esempi pratici
- Studio professionale 1 persona: mario@ (licenza), alias gratuiti info@, fatture@, privacy@. Costo: 1 licenza.
- Negozio con 2 addetti: anna@ e luca@ (2 licenze). Casella condivisa vendite@ per gestire ordini in team. Costo: 2 licenze.
- Micro‑azienda con brand multipli: 1 titolare con alias per ogni brand (brand1@, brand2@), una shared mailbox support@ dove inoltrare le richieste. Costo: 1 licenza.
Soluzioni per ridurre (legittimamente) le licenze
Se l’obiettivo è ottimizzare la spesa, ecco le opzioni che funzionano davvero senza compromettere la gestione:
| Esigenza | Soluzione | Pro |
|---|---|---|
| Un’unica persona che gestisce più identità (tipico nelle micro‑aziende) | Crea alias o una shared mailbox assegnandole i diritti di invio (“Send As” / “Send On Behalf”). | Nessun costo aggiuntivo, gestione centralizzata. |
| Casella separata ma senza utente interattivo (es.: archivio o “noreply@”) | Shared mailbox o Exchange Online Kiosk (solo posta, costo ridotto). | Riduce il prezzo rispetto a Business Basic. |
| Più utenti ma solo email, niente Teams/OneDrive/Word online | Valuta Exchange Online Plan 1 (solo posta) o combinazioni di alias + shared mailbox. | Canone inferiore per utente. |
Quando ha senso passare a Exchange‑only
Se hai collaboratori che usano solo la posta, un piano Exchange Online Plan 1 o Kiosk può essere più conveniente di Business Basic. Mantieni per i ruoli amministrativi o produttivi le licenze Business Basic (che includono Teams e le app web) e mischia i piani in base alle mansioni.
Procedura di configurazione (amministratore)
La sequenza più veloce per partire senza intoppi:
- Acquista le licenze necessarie dalla scheda Fatturazione > Servizi e componenti aggiuntivi del Portale di amministrazione Microsoft 365.
- Aggiungi il dominio (Impostazioni > Domini) e verifica i record DNS.
- Crea il primo utente (Utenti > Utenti attivi > Aggiungi utente) e assegna una licenza Business Basic.
- Ripeti per ogni utente addizionale che deve avere credenziali e mailbox propria.
- Per alias: apri l’utente → Indirizzi email → Aggiungi alias (es. info@).
- Per casella condivisa: Gruppi > Caselle di posta condivise → Aggiungi, assegna i membri e le autorizzazioni (Send As, Send On Behalf, Full Access).
Consigli operativi che fanno la differenza
- Nomina un Amministratore separato dalla casella operativa: meglio non usare admin@ per corrispondenza quotidiana.
- Standardizza la nomenclatura (es. nome.cognome@, team.funzione@) per riconoscere subito utente, alias e caselle condivise.
- Documenta i flussi: chi legge support@? chi può rispondere come fatture@? Eviterai errori e doppioni.
Alias, casella condivisa, gruppo: differenze tecniche e d’uso
| Caratteristica | Alias | Casella condivisa | Gruppo Microsoft 365 |
|---|---|---|---|
| Login dedicato | No | No (si accede delegati) | No (si partecipa come membro) |
| Archivio e regole separati | No (condivide la mailbox del titolare) | Sì | Posta del gruppo separata, calendario e SharePoint del team |
| Invio “come” l’indirizzo | Sì, con permessi Send As/On Behalf | Sì, con permessi | Risposte come gruppo@ se configurate |
| Costi | Gratis | Gratis fino a 50 GB (gestita da utenti licenziati) | Incluso nel tenant |
| Uso tipico | Identità multiple per una sola persona | Helpdesk, fatturazione, caselle di team | Collaborazione di team, conversazioni e file |
Compatibilità con macOS
- La posta funziona su Outlook per Mac, Apple Mail (account Exchange) e via browser con Outlook Web.
- Business Basic non include le app desktop di Office, ma Outlook Web, Teams, OneDrive ed Editor Web sono pienamente utilizzabili su Mac.
- Per l’invio con alias o casella condivisa su Mac, verifica i permessi Send As/On Behalf e aggiungi l’account delegato in Outlook.
Best practice per non sprecare licenze
- Dipendente che lascia l’azienda: converti la sua mailbox in shared per mantenerne l’accesso al team e rimuovere la licenza (resta il vincolo 50 GB e niente login diretto).
- Indirizzi di ruolo (info@, ordini@, amministrazione@): preferisci una shared mailbox a un utente fittizio; è più economica e tracciabile.
- Alias per micro‑brand: un unico utente può rappresentare più marchi con alias diversi; imposta firme e regole di risposta dedicate.
- Limita la proliferazione di utenti: se nessuno deve “entrare” con un nuovo account, non creare un utente in più.
Domande ricorrenti (FAQ)
| Domanda | Risposta breve |
|---|---|
| Perché mi chiede di acquistare una licenza quando aggiungo un nuovo utente? | Perché ogni utente = licenza. Se vuoi solo un altro indirizzo per la stessa persona, usa un alias o una shared mailbox. |
| Posso creare 300 caselle gratis? | No. Puoi creare fino a 300 utenti, ma devi pagare 300 licenze; alias e shared mailbox sono le uniche eccezioni gratuite. |
| Posso fare tutto con una sola licenza? | Sì, se un’unica persona gestisce più indirizzi tramite alias/shared mailbox. Se più persone lavorano in autonomia, servono più licenze. |
| Gli alias possono inviare email? | Sì, basta abilitare “Send As” o “Send On Behalf” sulla mailbox principale. |
| La shared mailbox ha dei limiti? | Sì: senza licenza è fino a 50 GB, nessun login diretto; si accede come delegati. Serve almeno un utente licenziato che la gestisca. |
| Che capienza ha la mailbox con Business Basic? | 50 GB per utente (Exchange Online Plan 1), sufficiente per la maggior parte dei casi d’uso PMI. |
| Posso usare alias su domini diversi? | Sì, purché i domini siano aggiunti e verificati nel tenant Microsoft 365. |
| Meglio gruppo Microsoft 365 o casella condivisa per support@? | Per posta “di team” con regole e cartelle, la shared mailbox è più semplice; i Gruppi aggiungono calendario e file, utili per progetti. |
Checklist di configurazione rapida
- Definisci chi ha bisogno di login (licenza) e chi gestisce solo identità aggiuntive (alias/shared).
- Prepara l’elenco degli indirizzi (utenti, alias, caselle di team) e i relativi proprietari.
- Imposta i permessi (Full Access, Send As, Send On Behalf) per ogni casella condivisa.
- Configura firme e regole per distinguere identità e instradare i messaggi in cartelle.
- Testa invio/ricezione da ogni indirizzo, compresi alias e shared mailbox, prima del go‑live.
Errori comuni (e come evitarli)
- Creare utenti “dummy” inutili: se nessuno deve fare login, non servono licenze; usa shared mailbox.
- Confondere alias con mailbox: un alias non ha spazio e regole proprie; è la mailbox del titolare.
- Dimenticare i permessi di invio: senza Send As/On Behalf l’utente non potrà rispondere come info@.
- Non documentare chi gestisce cosa: annota proprietari e permessi; riduce i tempi quando cambia il personale.
Mini guide operative
Abilitare l’invio da alias o casella condivisa
- Assegna all’utente i permessi necessari (Send As o Send On Behalf).
- In Outlook (Web o desktop) aggiungi l’Indirizzo da e seleziona l’identità corretta in fase di invio.
- Imposta firme e regole differenti per ogni identità (es. firma Vendite quando invii come sales@).
Creare alias efficaci
- Usa alias descrittivi (ordini@, amministrazione@, privacy@).
- Applica regole in ingresso per smistare i messaggi in cartelle dedicate (“Se destinatario include ordini@ → sposta in 03 – Ordini”).
- Se devi condividere il carico con altri colleghi, passa a una shared mailbox.
Scenari di costo: esempi realistici
| Scenario | Configurazione | Licenze | Note |
|---|---|---|---|
| 1 titolare, 5 indirizzi pubblici | 1 utente + 5 alias | 1 Business Basic | Zero costi extra; regole per smistare. |
| 2 persone, casella support@ condivisa | 2 utenti + 1 shared mailbox | 2 Business Basic | La shared non richiede licenza ≤50 GB. |
| 4 utenti, due “solo posta” | 2 Business Basic + 2 Exchange Plan 1 | 4 totali (miste) | Riduci il canone dove non servono Teams/OneDrive. |
| Casella noreply@ di sola consegna | Shared mailbox senza login | 0 aggiuntive | Gestita dai membri licenziati. |
Procedura completa: passo per passo
- Pianifica: elenca utenti che necessitano login, alias, caselle condivise e permessi.
- Acquista licenze: calcola 1 per ogni utente che fa login.
- Configura il dominio: aggiorna DNS (MX, SPF, autodiscover ove richiesto).
- Crea utenti: assegna licenza, imposta MFA, definisci la firma.
- Crea alias: per ogni utente secondo il piano definito.
- Crea caselle condivise: assegna membri e permessi di invio.
- Test: invio e ricezione da ogni identità (utente, alias, shared).
- Forma il team: come scegliere l’indirizzo giusto, come archiviare, come etichettare.
- Monitora: quota delle caselle, regole, risposte in tempi SLA.
Compatibilità e fruizione su dispositivi
- Browser: Outlook Web è completo per alias/shared e funziona su macOS, Windows e Linux.
- Desktop: Outlook per Mac/Windows supporta identità e caselle delegate.
- Mobile: app Outlook iOS/Android supporta Send As e accesso a shared mailbox (verifica versione più recente).
Riepilogo esecutivo
- Business Basic non limita i “nomi” degli indirizzi, ma licenzia le persone che accedono alla posta.
- Alias e caselle condivise permettono di avere molti indirizzi senza costi extra.
- Ogni persona autonoma che legge/scrive posta con credenziali proprie richiede una licenza.
- La configurazione si fa tutta dall’Admin Center con pochi passaggi.
- Il tutto è pienamente compatibile con macOS (Outlook, Apple Mail, browser).
In sintesi
- Business Basic è perfetto per micro‑aziende, ma ogni mailbox autonoma richiede la sua licenza.
- Alias e shared mailbox coprono quasi tutti i casi in cui serve “più di un indirizzo” senza costi extra.
- Configurazione e gestione avvengono interamente dall’Admin Center; funziona su Windows, macOS e web.
Domande? Casi particolari? Se hai esigenze specifiche (archiviazione oltre 50 GB, criteri legali, multi‑dominio complesso), applica lo stesso principio: licenze agli utenti che accedono, alias e caselle condivise per moltiplicare gli indirizzi in modo efficiente. La chiarezza delle identità e dei permessi è la chiave per una posta aziendale ordinata e scalabile.