Vuoi inviare messaggi personali in Microsoft Teams senza usare il tuo account come mittente? Con Power Automate puoi farli recapitare dal Flow Bot, così le notifiche appaiono in chat come “Power Automate” e non come te. Di seguito trovi una guida pratica, completa e pronta per l’adozione in azienda.
Che cos’è il Flow Bot e perché usarlo
Flow Bot è il bot integrato nell’app Power Automate per Teams. Quando lo usi come “mittente”, i messaggi risultano inviati da Power Automate e non dal tuo profilo. È utile quando:
- Vuoi inviare notifiche automatiche a utenti o gruppi senza esporre il nome di chi ha creato il flusso.
- Desideri un mittente neutro e riconoscibile (es. comunicazioni IT, HR, Operations).
- Devi standardizzare testi, formattazioni e governance dei messaggi.
Panoramica rapida: come “abilitare” il Flow Bot
Non esiste un’installazione separata del bot: è parte dell’app Power Automate in Teams. Quando l’app è consentita nel tenant e installata in Teams, il bot diventa disponibile automaticamente nelle azioni dei flussi.
Soluzione sintetizzata
| Passaggio | Cosa fare | Chi può farlo |
|---|---|---|
| Verificare che l’app “Power Automate” sia consentita nel tenant | Teams Admin Center → Teams apps › Manage apps → cercare “Power Automate” → status “Allowed”. Se l’app è “Blocked”, abilitarla o creare una app setup policy/app permission policy che la consenta. | Amministratore Teams/M365 |
| Installare l’app “Power Automate” su Teams | In Teams desktop/web → Apps (barra laterale) → cercare “Power Automate” → Add. L’installazione attiva automaticamente il Flow Bot per l’utente o il team in cui l’app viene aggiunta. | Utente o Amministratore (se le installazioni self‑service sono inibite) |
| Creare/Modificare un flusso con connettore Teams | In Teams: aprire l’app Power Automate → Create → Automated cloud flow → aggiungere l’azione “Post a message as the Flow bot to a user” oppure “Send a message in a chat or channel (Flow bot)”. | Utente con licenza Power Automate (gratuita o premium, in base a trigger/azioni) |
| Test e distribuzione | Eseguire il flusso e verificare che il destinatario riceva il messaggio da “Power Automate”. Se non arriva: controllare la Teams App Permission Policy (bot consentiti) e i limiti di throttling (circa 4 messaggi/s, ~15.000 messaggi/giorno; valori soggetti a modifica). | Utente |
Prerequisiti e ruoli
- Tenant con Teams attivo e accesso all’Admin Center (solo per verifiche/policy).
- App Power Automate consentita a livello tenant o tramite policy mirate.
- Installazione dell’app Power Automate in Teams per gli utenti coinvolti o nei team interessati.
- Licenza Power Automate: in molti scenari di sola messaggistica è sufficiente quella inclusa in Microsoft 365; connettori premium e funzionalità avanzate richiedono piani aggiuntivi.
Passo‑passo dettagliato
Verifica lato amministrazione
- Accedi al Teams Admin Center con un account amministratore.
- Vai su Teams apps → Manage apps, cerca “Power Automate”.
- Controlla lo stato: dev’essere Allowed. Se è Blocked, imposta Allowed o crea policy che ne permettano l’uso a gruppi selezionati.
- Se vuoi distribuirla automaticamente agli utenti, usa una App setup policy per “pinnare” Power Automate nella barra laterale di Teams.
- Verifica la App permission policy applicata agli utenti: deve consentire i bots e l’app Power Automate.
Installazione dell’app in Teams
- Apri Teams (desktop o web).
- Clic su Apps (barra laterale) → cerca “Power Automate”.
- Seleziona l’app e premi Add. Facoltativo: aggiungila anche a un team specifico.
- Da questo momento, il Flow Bot è attivo per te (o per quel team).
Creazione del flusso con messaggio inviato dal Flow Bot
- In Teams, apri l’app Power Automate → Create.
- Scegli un trigger, ad esempio:
- When an item is created (SharePoint/Lists)
- When a new email arrives (Outlook)
- Recurrence (scheduler)
- Manual (pulsante) per i test
- Aggiungi l’azione “Post a message as the Flow bot to a user” se vuoi notificare un singolo utente.
- Recipient: email o ID utente. In caso di dubbio, precedi con l’azione “Get user profile (V2)” del connettore Office 365 Users e passa il relativo ID.
- Message: testo del messaggio; supporta formattazioni base (grassetto, elenchi) e link interni di Teams (es. “Copia link a canale / file”).
- Oppure usa “Send a message in a chat or channel (Flow bot)” per chat di gruppo o canali.
- ChatId/ChannelId: recuperali da Get link to channel in Teams (l’URL contiene
teamIdechannelId) oppure da azioni/connector che restituiscono tali ID. - Message: come sopra.
- ChatId/ChannelId: recuperali da Get link to channel in Teams (l’URL contiene
- Salva ed esegui un test per verificare la consegna.
Messaggistica: cosa scegliere e quando
| Scenario | Azione consigliata | Note |
|---|---|---|
| Notifica a singolo utente | Post a message as the Flow bot to a user | Più semplice. Passi email o ID utente. |
| Chat di gruppo esistente | Send a message in a chat or channel (Flow bot) con chatId | Il bot invia nella stessa chat; l’ID identifica la conversazione. |
| Canale di un team | Send a message in a chat or channel (Flow bot) con channelId | Ottimo per avvisi operativi o turni. |
| Richiesta di input dall’utente | Adaptive Card (vedi sezione dedicata) con “wait for response” | Per sondaggi, conferme, approvazioni rapide. |
Gestione dell’identità e personalizzazione
- I messaggi inviati dal flusso compariranno come “Power Automate”.
- Non è possibile cambiare nome/immagine del mittente nel Flow Bot. Per un’identità personalizzata serve un bot dedicato (ad es. Bot Framework o Copilot Studio/Power Virtual Agents).
- Puoi comunque inserire logo e branding dentro il contenuto del messaggio (immagini/Adaptive Card), non come avatar del mittente.
Licenze: cosa serve davvero
- Le azioni base di Teams (postare un messaggio dal Flow Bot) di norma sono coperte dalla licenza inclusa in Microsoft 365.
- Se usi connettori premium, RPA o funzionalità avanzate (es. script su sistemi esterni), serve un piano a pagamento di Power Automate.
- Le licenze e i limiti possono variare per area/tenant; verifica con l’IT la compliance del tuo scenario.
Limiti, quote e affidabilità
- Throttling: tipicamente ~4 messaggi/secondo e ~15.000 messaggi/giorno per flusso/connessione (valori indicativi e soggetti a modifica). Pianifica con code/batch se prevedi volumi elevati.
- Dimensione messaggio: mantieni i testi sintetici; per contenuti ricchi usa un’Adaptive Card con immagini e pulsanti.
- Affidabilità: preferisci retry, “Configure run after” e gestione degli errori; logga esiti e latenza.
Governance e sicurezza
- Policy di app: se gli utenti non vedono Power Automate in Apps, una policy restrittiva potrebbe bloccarla. Solo l’amministratore può sbloccare.
- Dati nel messaggio: evita informazioni sensibili se non necessario; verifica retention e criteri eDiscovery aziendali.
- Permessi minimi: condividi i flussi con il minor numero di persone necessario; usa ambienti dedicati (DEV/TEST/PROD).
Creare un flusso end‑to‑end: esempio pratico
- Trigger: When an item is created (SharePoint/Lists) sulla lista “Richieste IT”.
- Get user profile (V2): passa l’email del richiedente dalla colonna “RichiedenteEmail” per ottenere l’Id AAD.
- Condizione: se la priorità = “Alta”, prosegui col messaggio.
- Post a message as the Flow bot to a user:
- Recipient: Id utente (dall’azione precedente).
- Message:
- Titolo: “Richiesta IT creata – Priorità Alta”.
- Corpo: numero ticket, link alla lista, istruzioni.
- Log: scrivi in una lista “Notifiche inviate” (data/ora, destinatario, esito, run id).
- Gestione errori: usa uno Scope con Run after su “has failed” per inviare alert all’IT.
Adaptive Cards: messaggi interattivi
Se vuoi chiedere una conferma o raccogliere un input, invia un’Adaptive Card al posto del testo semplice. Struttura consigliata:
- Prepara il payload JSON (schema consigliato 1.4/1.5) con elementi
TextBlock,Action.Submit,Input.ChoiceSet. - Usa l’azione “Post an Adaptive Card to a Teams user and wait for a response” o l’equivalente per chat/canali.
- Gestisci l’output: la risposta dell’utente popola i campi del flusso.
Esempio minimale di payload (semplificato):
{
"type": "AdaptiveCard",
"version": "1.4",
"body": [
{ "type": "TextBlock", "size": "Medium", "weight": "Bolder", "text": "Confermi l’accesso urgente?" },
{ "type": "TextBlock", "wrap": true, "text": "Ticket #${ticketNumber}" },
{ "type": "Input.ChoiceSet", "id": "decision", "style": "expanded", "choices": [
{"title": "Approva", "value": "approve"},
{"title": "Rifiuta", "value": "reject"}
]}
],
"actions": [
{ "type": "Action.Submit", "title": "Invia" }
]
}
Recuperare ChatId e ChannelId senza codice
- In Teams, vai sul canale di destinazione → “Get link to channel”.
- Copia l’URL: contiene
teamIdechannelId(codificati). Incollali nei parametri dell’azione del Flow Bot. - Per una chat di gruppo, recupera l’ID con un’azione precedente che elenchi chat o tieni traccia dell’ID dopo la prima creazione.
Modelli di messaggio pronti all’uso
| Tipo | Struttura consigliata | Note |
|---|---|---|
| Alert critico | Titolo breve, emoji di attenzione, due righe di contesto, link di approfondimento. | Evita allegati pesanti; punta a un record o dashboard. |
| Promemoria | Oggetto, scadenza, pulsanti “Fatto/Apri attività” via Adaptive Card. | Programma ricorrenze con Recurrence. |
| Notifica HR | Testo istituzionale, link a intranet, contatti di riferimento. | Uniforma il tono con un template condiviso. |
Condivisione, ambienti e controllo versioni
- Soluzione gestita (managed) per promuovere da DEV a TEST a PROD.
- Variabili di ambiente per URL, ID di canale/chat e configurazioni.
- Run‑history e commenti release per audit.
Test: checklist prima del rilascio
- L’app Power Automate è Allowed e installata?
- La policy utente consente bots e l’app Power Automate?
- Il flusso invia correttamente a un utente di test (mittente “Power Automate”)?
- Se invii a canali/chat, hai verificato channelId/chatId?
- Hai rispettato quote e limiti con test di volume?
- Sono configurati retry e gestione errori?
Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni
Non vedo l’app Power Automate in Teams
È probabilmente bloccata da una App permission policy. Chiedi all’amministratore di consentirla o di assegnarti una policy che la includa. In alternativa, una App setup policy può installarla automaticamente per te.
Il messaggio non arriva al destinatario
- Controlla che il recipient sia corretto (email o ID AAD).
- Verifica che l’utente abbia Teams attivo e non blocchi i bot.
- Controlla la run‑history del flusso: eventuali errori del connettore Teams.
- Valuta i limiti di throttling se stai inviando in massa.
Il messaggio appare come inviato da me, non dal bot
Stai usando un’azione di Teams che invia “come utente” e non quella del Flow Bot. Sostituiscila con “Post a message as the Flow bot…” oppure “Send a message in a chat or channel (Flow bot)”.
Voglio cambiare nome/immagine del mittente
Non è possibile con il Flow Bot. Per un brand personalizzato crea un bot dedicato (Copilot Studio/PVA o Bot Framework) e invia messaggi/Adaptive Cards da lì.
Best practice di design dei messaggi
- Una sola idea per messaggio: meglio più messaggi brevi che un muro di testo.
- CTA chiara: “Apri richiesta”, “Approva”, “Vedi dettagli”.
- Coerenza visiva: adotta un template condiviso, specialmente per HR/IT.
- Accessibilità: evita solo colori per segnalare stati; usa testo/icone.
- Fusi orari: quando notifichi scadenze, mostra l’ora locale del destinatario.
Scalabilità: invii massivi in sicurezza
- Per invii a molti utenti, usa un batching (Apply to each con degree of parallelism controllato) e rispetta il throttling.
- Inserisci una coda (lista/Dataverse) con stato “In attesa/Inviato/Fallito” per resilienza e ripartenza.
- Se serve deliverability garantita, valuta segmentazioni e retry con back‑off.
Alternative al Flow Bot
- Bot personalizzato (Copilot Studio/Power Virtual Agents): mittente brandizzato, dialoghi, webhook.
- Adaptive Cards via bot dedicato: massimo controllo su UX e menzioni.
- Notifiche push Power Apps: per app mobili interne con identità aziendale.
Domande frequenti
Serve davvero un amministratore per “abilitare” il Flow Bot?
Di solito no: basta che l’app Power Automate sia Allowed e installata in Teams. Se è bloccata dalle policy, deve intervenire un amministratore.
Posso inviare a chiunque nell’organizzazione?
Sì, purché l’utente sia in Azure AD/Entra ID, abbia Teams e non blocchi i bot; per chat/canali devi avere i relativi permessi di accesso.
Posso menzionare persone o canali nei messaggi del Flow Bot?
Le menzioni avanzate non sono sempre supportate nel testo semplice. Usa Adaptive Cards o un bot personalizzato se le menzioni sono critiche.
Come distinguo i messaggi “di sistema” da quelli “umani”?
Standardizza l’intestazione (es. “[IT‑Ops]”) e sfrutta il mittente Power Automate; per i canali, usa prefissi/emoji coerenti.
Checklist finale di adozione
- Conferma Allowed per l’app Power Automate nel tenant.
- Installa l’app per i team e gli utenti target (o usa App setup policy).
- Implementa i flussi con azioni Flow Bot corrette.
- Testa su utenti pilota e monitora run‑history.
- Definisci template messaggi, log, monitoraggio e gestione errori.
- Comunica le policy (chi può inviare, quando, cosa).
Conclusioni
Per inviare notifiche individuali in Teams “a nome” dell’organizzazione non serve un’architettura complessa: basta consentire e installare l’app Power Automate, quindi usare le azioni dedicate del Flow Bot. Seguendo i passaggi e le buone pratiche qui sopra otterrai messaggi chiari, affidabili e in linea con le policy aziendali—senza usare account personali come mittenti.