In Microsoft Teams, da luglio 2024 gli ospiti nelle riunioni non di canale possono chattare solo durante l’evento e non accedono alla scheda Meeting Recap. Di seguito trovi spiegazioni chiare, impatti organizzativi e work‑around pratici, aggiornati al 01/10/2025.
Panoramica rapida
- Chat: per gli ospiti (utenti fuori tenant o anonimi) la chat di riunione non di canale è solo in‑meeting. Il pulsante Accept resta disattivato prima e dopo.
- Meeting Recap: registrazione, trascrizione e riepilogo AI sono visibili solo agli utenti interni presenti nell’invito. Gli ospiti non vedono la scheda Recap, anche se possiedono il link o licenze aggiuntive.
- Stato al 01/10/2025: restrizione confermata come limitazione progettuale e non ancora estesa agli esterni.
Definizioni e perimetro
Per evitare ambiguità, ecco i termini usati in questo articolo:
- Utente interno: utente del tenant (stessa organizzazione Microsoft 365) invitato alla riunione.
- Ospite (guest): utente esterno aggiunto come ospite a un team o invitato a una riunione.
- Utente esterno/federato: utente di un altro tenant con cui esiste una relazione di federazione (B2B direct connect / Trusted organizations).
- Anonimo: partecipante che accede senza autenticazione.
- Riunione di canale: evento pianificato dentro un canale Teams; il thread vive nella sezione Post del canale.
- Riunione non di canale: evento pianificato dal calendario Teams/Outlook non ancorato a un canale.
- Meeting Recap: scheda che raccoglie registrazione, trascrizione, note, file e, quando disponibile, recap AI.
Che cosa succede agli ospiti in riunioni non di canale
Da luglio 2024 è in vigore un comportamento coerente e, ad oggi, non modificabile dalle impostazioni standard:
Fase | Esperienza per gli utenti interni | Esperienza per ospiti/esterni/anonimi |
---|---|---|
Prima della riunione | Possono aprire la chat preparatoria e scambiarsi messaggi/file. | Nessun accesso alla chat; il pulsante Accept è disabilitato. |
Durante la riunione | Chat completa, con possibilità di inviare e ricevere contenuti. | Chat abilitata per la sola durata della riunione. |
Dopo la riunione | Chat persistente e scheda Recap disponibile. | Chat non più accessibile e Recap bloccato. Viene mostrato il messaggio: “Solo i membri dell’organizzazione hanno accesso al meeting recap”. |
Perché accade: comportamento ufficiale
La progettazione attuale separa in modo netto l’esperienza tra partecipanti interni e partecipanti esterni quando la riunione non è legata a un canale. In sintesi:
Funzionalità | Comportamento ufficiale |
---|---|
Meeting Chat | Al termine della riunione, l’accesso resta ai soli partecipanti interni. Gli esterni/anonimi perdono la cronologia e non possono riaprire la chat. |
Meeting Recap (registrazione, trascrizione, AI recap) | Disponibile esclusivamente agli utenti del tenant presenti nell’invito. Chi è fuori tenant è bloccato, anche se possiede il link o una licenza avanzata. |
Secondo le comunicazioni del Supporto Microsoft (settembre 2024), si tratta di una limitazione progettuale. Non è stata indicata una data di rilascio per estendere il Recap agli esterni. Verifica al 01/10/2025: il comportamento è invariato.
Impatto per i ruoli aziendali
Per organizzatori e PM
- Pianifica a priori come condividere registrazioni, trascrizioni e note con gli esterni: non potranno auto‑servirsi dal Recap.
- Se serve una chat persistente pre e post con ospiti, evita le riunioni isolate: usa un canale o crea una chat di gruppo dedicata.
- Per comitati inter‑tenant che si incontrano regolarmente, valuta la federazione tra tenant per semplificare chat e meeting.
Per i partecipanti esterni
- Durante la riunione possono usare la chat e vedere contenuti condivisi in tempo reale.
- Dopo la riunione non hanno più accesso alla chat e non vedono la scheda Recap.
- Riceveranno i materiali solo se l’organizzatore li condivide manualmente (o tramite canale/chat persistenti configurati ad hoc).
Per l’IT e i responsabili sicurezza/compliance
- La limitazione riduce l’esposizione involontaria di artefatti meeting all’esterno, ma richiede processi chiari di condivisione controllata (OneDrive/SharePoint/Stream).
- Documenta una linea guida ufficiale: come e quando pubblicare registrazioni/trascrizioni ai partner; quali permessi applicare; quali scadenze impostare.
- Valuta l’uso di Trusted organizations / cross‑tenant access su Entra ID per chat e meeting federati; non rimuove il blocco Recap, ma agevola la collaborazione continua.
Cosa puoi fare nell’attesa: soluzioni pratiche
Obiettivo | Work‑around pratico | Limiti |
---|---|---|
Far avere registrazioni, trascrizioni e note agli ospiti | Condividi manualmente i file da OneDrive/SharePoint o da Microsoft Stream, assegnando i permessi di sola lettura. | Gli ospiti non avranno la scheda Recap integrata. |
Mantenere una chat persistente pre/post‑meeting con gli esterni | Opzione A: programma la riunione in un canale; i guest del team vedranno il thread nei Post anche dopo. Opzione B: apri una chat di gruppo separata per fasi pre/post. | Richiede che gli ospiti siano guest del team (A) o partecipanti della chat (B). |
Collaborare in modo continuativo tra due tenant | Configura Trusted organizations / cross‑tenant access in Entra ID per abilitare chat e meeting federati. | Non rimuove il blocco sul Recap. |
Tenerti aggiornato | Monitora comunicazioni ufficiali e roadmap per l’eventuale voce “Meeting recap for external participants”. | Al 01/10/2025 la feature non è ancora disponibile. |
Procedure passo‑passo
Condividere in sicurezza una registrazione con ospiti
- Apri la registrazione archiviata (di norma su OneDrive o SharePoint/Stream on SharePoint).
- Seleziona Condividi → Persone specifiche.
- Inserisci gli indirizzi esterni necessari. Disattiva Consenti modifica se vuoi sola lettura.
- Valuta di impostare una scadenza del link o di revocarlo al termine del progetto.
- Comunica agli ospiti che il Recap non è disponibile e fornisci il link al file condiviso.
Condividere la trascrizione
- Apri la scheda Recap (visibile agli interni) e individua il file di trascrizione salvato nel sito del meeting (OneDrive/SharePoint).
- Apri la posizione del file e usa le stesse regole di condivisione “Persone specifiche”.
- Se serve, esporta o duplica la trascrizione in un documento dedicato, proteggendolo con permessi granulari.
Programmare riunioni in un canale per chat persistente
- Crea o scegli un team e aggiungi gli esterni come guest.
- Programma la riunione nel canale del team: la chat vivrà nel thread Post e resterà accessibile ai membri del team (inclusi i guest).
- Concorda un’etichetta coerente per i thread (es. “Riunione progetto X – post meeting”).
- Pubblica nel thread i link a registrazioni/trascrizioni condivise come da passaggi precedenti.
Aprire una chat di gruppo pre/post con esterni
- In Teams, crea una nuova chat di gruppo includendo i partecipanti interni ed esterni coinvolti.
- Usa la chat per briefing pre‑meeting, materiali preparatori e follow‑up.
- Condividi i file via OneDrive/SharePoint impostando i permessi per partecipanti specifici.
- Evita di usare screenshot del Recap: gli esterni non potranno aprire la scheda né gli artefatti “incorporati”.
Abilitare collaborazione cross‑tenant (federazione)
- In Entra ID, configura cross‑tenant access settings con l’organizzazione partner (inbound/outbound) e consenti chat e meeting federati.
- Valuta policy di sicurezza: restrizioni di condivisione, accesso condizionale, session controls.
- Comunica ai team di progetto che il Recap resta comunque interno quando la riunione non è di canale.
Scenari d’uso consigliati
Workshop con partner esterni, molti materiali post‑evento
- Scelta: riunione in canale su un team di progetto con guest.
- Perché: chat persistente nei Post e libreria file del canale per archiviare registrazione e trascrizione.
- Cosa comunicare: “Trovate registrazione e note fissate in alto nel thread del canale”.
Allineamento spot con cliente, un’unica riunione
- Scelta: riunione non di canale + condivisione mirata dei file post‑evento.
- Perché: set‑up più rapido; i materiali vengono recapitatati con link di sola lettura.
- Cosa comunicare: “Il Recap non è disponibile per esterni; riceverete link a registrazione e trascrizione”.
Comitati ricorrenti tra due tenant
- Scelta: federazione tra tenant per chat/meeting, più un team condiviso con ospiti se serve repository strutturato.
- Nota: anche in federazione il Recap delle riunioni non di canale resta interno; pianifica una modalità alternativa per i materiali.
Linee guida operative (organizzatori)
- Annuncia la policy nell’invito: “Gli ospiti non vedranno la scheda Recap; condivideremo i materiali in seguito”.
- Registra (se consentito) e attiva la trascrizione per agevolare i follow‑up.
- Decidi dove pubblicare (canale, chat dedicata o link a OneDrive/SharePoint) prima della riunione.
- Condividi i file con permessi mirati subito dopo la riunione e invia un messaggio di recap nella chat/canale concordato.
- Proteggi i link (scadenza, sola lettura, disabilita download se necessario, watermark se previsto dalla tua organizzazione).
Governance, sicurezza e compliance
- Permessi: privilegia Persone specifiche invece di Chiunque abbia il link. Rimuovi accessi quando il progetto termina.
- Classificazione: se usi etichette di riservatezza, assicurati che la condivisione con esterni sia compatibile con la classificazione del contenuto.
- Audit: traccia la condivisione di registrazioni/trascrizioni e pianifica revisioni periodiche.
- Formazione: spiega ai coordinatori che la scheda Recap non è un canale di pubblicazione per gli esterni; serve un repository alternativo.
Domande frequenti (FAQ)
Gli ospiti con Teams Premium possono vedere il Recap?
No. Il Recap resta riservato agli utenti del tenant presenti nell’invito. Licenze aggiuntive non sbloccano l’accesso esterno alla scheda Recap.
Se condivido il link della scheda Recap, gli esterni riescono ad accedere?
No. Anche con il link, gli utenti fuori tenant non possono aprire la scheda Recap “integrata”. Serve condividere i singoli file (registrazione, trascrizione, note) tramite OneDrive/SharePoint/Stream con permessi espliciti.
La chat post‑meeting è recuperabile dagli ospiti?
No nella riunione non di canale: la chat è disponibile per gli esterni solo durante l’evento. Per chat persistente usa un canale o una chat di gruppo dedicata.
Se pianifico nel canale, gli ospiti vedono il Recap?
La chat resta nel thread del canale e continua a essere visibile ai guest del team. Tuttavia, l’accesso alla scheda Recap come vista integrata rimane limitato agli utenti del tenant; condividi i file emergenti nel canale.
La federazione tra tenant sblocca il Recap?
No. La federazione facilita chat e meeting, ma non modifica la regola: la scheda Recap delle riunioni non di canale non è accessibile agli esterni.
Modelli di messaggi pronti all’uso
Prima della riunione
Ciao, ricordiamo che gli ospiti non vedranno la scheda Meeting Recap. Condivideremo registrazione e trascrizione tramite link sicuri subito dopo la riunione.
Dopo la riunione (follow‑up)
Grazie per la partecipazione. Come anticipato, ecco i materiali:
- Registrazione: link condiviso (sola lettura)
- Trascrizione/Note: link condiviso (sola lettura)
Per domande o commenti usiamo questa chat/canale.
Check‑list veloce
- Serve chat persistente con esterni? → Usa canale o chat di gruppo.
- Serve Recap agli esterni? → Condividi file da OneDrive/SharePoint/Stream con “Persone specifiche”.
- Coinvolgimento continuativo tra tenant? → Valuta Trusted organizations e processi di governance.
- Comunicazioni chiare in invito e follow‑up? → Evita fraintendimenti sul Recap.
Decision helper: quale formato scegliere
Esigenza principale | Formato consigliato | Motivo | Nota Recap |
---|---|---|---|
Una tantum, pochi esterni | Riunione non di canale + condivisione file | Setup rapido | Recap non visibile agli esterni; condividi file singoli |
Progetto con discussioni continue | Riunioni nel canale | Chat persistente nei Post | Condividi registrazione/trascrizione nel canale |
Programma inter‑tenant stabile | Federazione + team con guest | Esperienza più fluida tra tenant | Recap sempre interno; usa repository condiviso |
Da ricordare
- Le impostazioni Guest/External e le licenze aggiuntive non modificano la regola: Recap e chat post‑meeting rimangono interni.
- Se la riunione richiede collaborazione sincrona e asincrona con partner esterni, pianificala dentro un team o affianca un canale/chat dedicato.
- Condividi i contenuti chiave (registrazione, trascrizione, file) con metodi tradizionali finché Microsoft non renderà disponibile l’accesso esterno al Recap.
Diagnostica rapida: come capire se stai sbagliando formato
- Gli ospiti scrivono “Non vedo la chat” prima della riunione → È una riunione non di canale: tutto normale; apri una chat dedicata o sposta la riunione in canale.
- Dopo la riunione gli esterni chiedono “Dove trovo la registrazione?” → Ricorda che non vedono la scheda Recap: invia link OneDrive/SharePoint/Stream.
- Un PM pretende il Recap AI per gli esterni → Chiarisci che non è supportato e proponi un documento riepilogativo condiviso.
Esempio di workflow end‑to‑end
- Prima: crea chat di gruppo con esterni oppure pianifica nel canale; aggiungi una nota nell’invito sulla visibilità del Recap.
- Durante: registra e attiva trascrizione; usa la chat per domande. Salva eventuali note strutturate in un file sul sito del team.
- Dopo: condividi link ai file con Persone specifiche (sola lettura, scadenza) e pubblica il post di follow‑up nel canale/chat.
- Chiusura: rimuovi permessi superflui e archivia i materiali secondo le regole interne.
Politiche amministrative utili (senza sbloccare il Recap esterno)
- Meeting policy – Chat: valuta l’impostazione “solo durante la riunione” se vuoi allineare l’esperienza degli interni a quella degli esterni in contesti specifici (es. eventi ampi).
- Registrazione/Trascrizione: definisci quando abilitare la registrazione e chi può avviarla; pubblica una policy sulla permanenza dei file.
- Condivisione esterna: imposta criteri per link a persone specifiche, scadenze automatiche e disabilita download dove appropriato.
Riepilogo finale
Per riunioni non di canale, gli ospiti vedono la chat solo durante la sessione e non hanno accesso alla scheda Meeting Recap. Non c’è (al 01/10/2025) un rilascio che apra il Recap agli esterni. La soluzione pratica è organizzare la collaborazione attorno a canali/chat persistenti e condividere in modo controllato registrazioni, trascrizioni e note tramite OneDrive/SharePoint/Stream, con permessi strettamente necessari. Stabilire procedure chiare e comunicarle in anticipo elimina attriti e garantisce continuità operativa con partner e clienti.
Nota sulle fonti: quanto descritto riflette il comportamento documentato ufficialmente per Chat in riunione e Recap in Microsoft Teams, e le conferme del Supporto Microsoft a settembre 2024. Lo stato è riesaminato alla data del 01/10/2025.
Se hai bisogno, posso fornirti un modello di playbook personalizzato (checklist, messaggi tipo e governance) da adattare al tuo contesto.