Vedi l’icona con due omini accanto a file o cartelle in una raccolta documenti di SharePoint e non capisci perché? Qui trovi il significato esatto, come verificarne le cause e soprattutto come farla sparire quando vuoi tornare alla situazione “non condivisa”.
Che cos’è l’icona “persone” in SharePoint
L’icona a forma di due persone (talvolta chiamata “icona condiviso”) segnala che l’elemento non sta più ereditando le autorizzazioni standard della raccolta o del sito. In pratica indica una delle situazioni seguenti:
- Condivisione diretta attiva: l’elemento è stato condiviso con uno o più utenti o gruppi che non avrebbero accesso tramite le sole autorizzazioni della raccolta.
- Collegamento di condivisione valido: esiste almeno un link di condivisione (per es. “Chiunque abbia il collegamento…”, “Persone nell’organizzazione…”, “Persone specifiche…”) che garantisce l’accesso all’elemento.
- Autorizzazioni univoche: l’ereditarietà dei permessi è stata interrotta e l’oggetto usa un set di autorizzazioni separato rispetto al contenitore. Anche se la pagina riporta “Non condiviso”, l’icona rimane finché non si riallineano i permessi al padre.
Perché può comparire “anche se non ho condiviso niente?”
È un dubbio diffusissimo. Ecco gli scenari più frequenti in cui l’icona appare senza una condivisione “apparente” fatta da te:
- Condivisione pregressa non revocata: l’elemento è stato condiviso in passato (magari da un collega) e il link è ancora attivo.
- Autorizzazioni univoche ereditate da una cartella padre: una cartella a monte ha l’ereditarietà interrotta; di conseguenza anche i figli risultano “speciali”.
- Move/Copy all’interno del sito: spostando o copiando elementi, SharePoint può mantenere le autorizzazioni univoche già esistenti sul file/folder.
- Condivisione tramite Teams: allegando un file in chat o canali privati, Teams può creare link di condivisione o aggiungere autorizzazioni specifiche.
- Automazioni/Flow: un flusso Power Automate (azione “Concedi accesso a un elemento o una cartella”) può assegnare diritti diretti.
- Richieste di accesso approvate: qualcuno ha richiesto l’accesso e un proprietario di sito l’ha concesso, generando permessi diretti.
- Colonna “Persone con accesso” non informativa: creare un link “Persone con accesso” non cambia i permessi, ma creare un link “Chiunque abbia il collegamento” sì. Da qui molti equivoci.
Come verificare la causa precisa
Per ogni file o cartella interessata, procedi così:
- Seleziona l’elemento nella raccolta documenti.
- Apri il pannello laterale Gestisci accesso (Manage access).
- Controlla le due sezioni principali:
- Accesso diretto (Direct access): qui compaiono utenti e gruppi aggiunti manualmente. Se li vedi, è condivisione diretta.
- Link che concedono accesso (Links giving access): qui compaiono i link di condivisione ancora validi. Se c’è “Chiunque abbia il collegamento…”, l’icona è dovuta al link.
- Clic su Avanzate per aprire la pagina Impostazioni avanzate delle autorizzazioni:
- Se vedi la dicitura “Questo elemento ha autorizzazioni univoche”, l’ereditarietà è interrotta.
- Se vedi “Questo elemento eredita le autorizzazioni”, la causa è quasi certamente un link di condivisione.
Attenzione: in alcuni casi il pannello Gestisci accesso mostra “Non condiviso” anche quando l’ereditarietà è interrotta ma non risultano (più) differenze rispetto al padre. L’icona resta finché non ripristini l’eredità.
Come rimuovere l’icona e tornare a “non condiviso”
- Elimina i link di condivisione
- Nel pannello Gestisci accesso, sotto Link che concedono accesso, premi la “X” accanto a ogni link per rimuoverlo.
- Rimuovi gli accessi diretti
- Sotto Accesso diretto, rimuovi utenti/gruppi non previsti (opzione Rimuovi o Stop sharing).
- Ripristina l’eredità se l’elemento ha autorizzazioni univoche
- Da Gestisci accesso → Avanzate, premi Ripristina eredità (Restore inheritance).
- Conferma l’operazione. L’elemento tornerà a usare i permessi della cartella o raccolta padre.
- Attendi la sincronizzazione
- La scomparsa dell’icona può richiedere qualche minuto per via della cache lato client e server.
Tabella di diagnosi rapida
| Segnale | Significato | Azione consigliata |
|---|---|---|
| Pannello “Gestisci accesso” mostra utenti in Accesso diretto | Condivisione diretta attiva | Rimuovi gli utenti/gruppi non necessari |
| Sezione Link che concedono accesso contiene link “Chiunque…”, “Organizzazione…”, “Persone specifiche…” | Link di condivisione valido | Elimina i link (icona “X”) |
| Pagina Avanzate: “Questo elemento ha autorizzazioni univoche” | Ereditarietà interrotta | Usa “Ripristina eredità” |
| Pannello: “Non condiviso”, ma icona presente | Univocità senza differenze apparenti o cache | Ripristina eredità e aggiorna la pagina |
| Icona su alcune “cartelle gemelle”, non su altre | Una delle cartelle ha (o ha avuto) un link non revocato | Controlla link attivi ed eredità sulla cartella interessata |
Approfondimento: tipi di link e impatto sull’icona
| Tipo di link | Impatto sui permessi | Influenza sull’icona | Note operative |
|---|---|---|---|
| Chiunque abbia il collegamento | Concede accesso a chi possiede l’URL (se attivato dal tenant) | Sì, icona visibile | Revoca il link per rimuovere l’icona |
| Persone nella tua organizzazione | Concede accesso a tutti gli utenti interni con il link | Sì, icona visibile | Revoca il link o cambia il tipo di link |
| Persone specifiche | Aggiunge accesso a destinatari nominativi | Sì, icona visibile | Rimuovi il link o gli utenti coinvolti |
| Persone con accesso esistente | Nessun nuovo accesso concesso | No, non influisce | Link “sicuro” per condividere senza alterare i permessi |
OneDrive ha lo stesso comportamento?
Sì. L’icona “persone” appare anche in OneDrive for Business con lo stesso significato: link di condivisione attivo, accesso diretto a utenti/gruppi o autorizzazioni univoche. Le azioni per rimuoverla (eliminare link, rimuovere accessi diretti, ripristinare eredità) sono identiche.
Esempi pratici
Cartella condivisa tempo fa con fornitori esterni
Una cartella di progetto mostra l’icona, ma nessuno ricorda di averla condivisa. In Gestisci accesso trovi un link “Persone specifiche” verso email esterne. Eliminando il link, l’icona sparisce dopo qualche minuto.
File spostato tra cartelle del medesimo sito
Un file viene spostato dalla cartella A (con autorizzazioni univoche) alla cartella B (che eredita). Il file mantiene l’univocità e resta con l’icona. Soluzione: Avanzate → Ripristina eredità, poi rimuovere eventuali accessi diretti rimasti.
“Non condiviso” ma icona presente
Il pannello riporta “Non condiviso” perché non rileva link o voci di accesso esplicite; tuttavia l’elemento ha ancora un’eredità interrotta. Avanzate → Ripristina eredità e l’icona scompare.
Domande frequenti
L’icona è un “alert di sicurezza”?
No. È un indicatore di condivisione/permessi speciali. Non segnala necessariamente un rischio, ma invita a verificare che la condivisione sia intenzionale.
Perché alcuni file nella stessa cartella hanno l’icona e altri no?
Perché possono essere stati condivisi singolarmente o perché hanno autorizzazioni univoche impostate in momenti diversi. La cartella può ereditare, ma ogni file conserva eventuali modifiche fatte su di lui.
Posso vedere un elenco completo di ciò che è condiviso?
Sì. Dal Centro di amministrazione di SharePoint esiste un report “Contenuto condiviso”. A livello di sito o raccolta, puoi anche usare il pannello Gestisci accesso sui singoli elementi e, per attività massiva, esportare i risultati o usare script amministrativi.
Quanto tempo impiega la rimozione dell’icona?
Di solito pochi minuti. Se non scompare, svuota la cache del browser o aggiorna con Ctrl/Cmd + F5. Verifica anche che la rimozione sia stata applicata su tutte le sottocartelle/oggetti interessati.
La condivisione con “Persone con accesso esistente” fa comparire l’icona?
No, perché non crea nuovi permessi. È utile quando vuoi solo inviare un link senza cambiare nulla.
Procedure dettagliate passo–passo
Rimuovere link di condivisione
- Seleziona l’elemento.
- Apri Gestisci accesso.
- In Link che concedono accesso, identifica i link attivi.
- Clicca la “X” su ogni link da revocare.
- Conferma. Aggiorna la pagina dopo 2–3 minuti.
Rimuovere accessi diretti
- Sezione Accesso diretto → Avanzate (se necessario).
- Individua l’utente/gruppo aggiunto manualmente.
- Seleziona Rimuovi o imposta un livello di autorizzazione coerente con la raccolta.
Ripristinare l’ereditarietà
- Gestisci accesso → Avanzate.
- Clic Ripristina eredità.
- Conferma. L’elemento tornerà ad allinearsi al contenitore.
Best practice per evitare “sorprese”
- Preferisci link “Persone con accesso esistente” quando vuoi solo inviare l’URL.
- Condividi a livello di cartella o team invece che sul singolo file se il bisogno è stabile e condiviso dal gruppo.
- Imposta scadenze automatiche dei link (se previsto dal tenant) per ridurre accessi residuali.
- Evita catene di condivisione: più livelli di univocità aumentano la complessità.
- Documenta le eccezioni: una breve nota nel canale del team riduce gli “sconosciuto ha accesso”.
Controlli e audit: come scoprire tutto ciò che ha l’icona
Se sei proprietario o amministratore del sito, puoi:
- Usare il report “Contenuto condiviso” nel Centro di amministrazione di SharePoint per avere una panoramica cross-sito.
- Verificare a livello di raccolta aprendo la vista in griglia e scorrendo gli elementi con l’icona; per i casi dubbi, apri Gestisci accesso.
- Esportare un elenco in CSV e annotare gli elementi su cui intervenire, così da procedere in batch.
Comprendere l’impatto su sicurezza e governance
Un’icona attiva non è “pericolosa” di per sé, ma indica che qualcuno oltre al perimetro standard potrebbe accedere al contenuto. In contesti regolamentati (dati personali, documenti riservati) è buona norma mantenere l’ereditarietà e usare condivisioni temporanee e tracciate.
Checklist operativa
- L’elemento mostra l’icona “persone”?
- In Gestisci accesso trovi link attivi? → Eliminare.
- Trovi utenti/gruppi in Accesso diretto? → Rimuovere o riallineare.
- La pagina Avanzate indica autorizzazioni univoche? → Ripristina eredità.
- Attendi la sincronizzazione e aggiorna. L’icona scompare?
Riepilogo essenziale
- Cosa significa l’icona: permessi diversi dalla raccolta (condivisione diretta, link attivo o autorizzazioni univoche).
- Come verificare: Gestisci accesso → controlla Accesso diretto, Link e pagina Avanzate.
- Come rimuoverla: elimina link, rimuovi accessi diretti, ripristina eredità, attendi la sincronizzazione.
- Note utili: stessa logica in OneDrive; niente tooltip dettagliato; “cartelle gemelle” spesso differiscono per un link non revocato.
Problemi noti e come comportarsi
- L’icona non scompare subito: attendi qualche minuto e ricarica duramente la pagina. Se persiste, svuota cache e verifica di aver rimosso tutti i link.
- Utenti ancora elencati dopo il ripristino: se hai ripristinato l’eredità ma vedi ancora utenti in Accesso diretto, controlla di non aver fatto il ripristino su un figlio mentre il padre resta con autorizzazioni univoche.
- File visibile da Teams ma non dalla raccolta: Teams può creare link; verifica “Link che concedono accesso”.
Conclusione
L’icona “persone” è un alleato: ti indica che un file o una cartella si discosta dalla configurazione standard di sicurezza. Con tre mosse — rimuovere link, togliere gli accessi diretti, ripristinare l’ereditarietà — riporti l’elemento allo stato “non condiviso”. Ricorda che la stessa logica vale in OneDrive e che, in assenza di un tooltip puntuale, Gestisci accesso resta l’unica fonte affidabile per capire chi vede cosa.