Microsoft Teams People: come modificare o eliminare una categoria (workaround e best practice)

In Microsoft Teams non esiste ancora un comando nativo per rinominare o eliminare definitivamente una categoria creata in People. In questa guida trovi un workaround semplice per rimuoverle, istruzioni dettagliate per nuovo/classico Teams, alternative più flessibili e consigli di governance.

Indice

Panoramica del problema

Le categorie della sezione People di Microsoft Teams sono etichette che ti aiutano a raggruppare contatti (interni o esterni) in base a progetti, reparti o priorità. Al momento, né l’interfaccia classica né il nuovo Teams offrono un pulsante per rinominare o cancellare una categoria in modo diretto.

Il comportamento attuale è il seguente:

Una categoria rimane visibile finché è associata ad almeno un contatto.
Quando una categoria non è più collegata a nessuno, scompare automaticamente dall’elenco.
Non esistono comandi di sistema per rinominare la categoria: l’unica strada è crearne una nuova e spostare i contatti (vedi sotto).

Soluzione rapida: rimuovere una categoria svuotandola

Il metodo più veloce per “eliminare” una categoria è toglierla da tutti i contatti a cui è stata assegnata. Quando l’ultima associazione viene rimossa, la categoria non comparirà più nell’interfaccia.

Passaggio	Azione	Risultato
1	Apri il profilo del contatto interessato.	Visualizzi le categorie assegnate.
2	Fai clic sull’icona Modifica (matita) accanto a “Categorie”.	Entri in modalità di modifica.
3	Deseleziona la casella della categoria da rimuovere.	La categoria viene scollegata da quel contatto.
4	Se necessario, ripeti per tutti i contatti che la utilizzano.	Quando la categoria non è più legata a nessun contatto, scompare dall’elenco visibile.

Nota: nella nuova Teams le categorie compaiono nel riquadro di navigazione a sinistra; se non le vedi, espandi la barra laterale o ridimensiona la finestra.

Guida passo‑passo con schermate mentali

Le voci di menu possono variare in base alla lingua e agli aggiornamenti dell’app, ma il flusso è sostanzialmente identico in nuovo Teams e in Teams classico.

Nuovo Teams (desktop o web)

Apri Teams e passa a People (o all’area Contatti all’interno di Chat).
Nella barra laterale sinistra, individua la sezione Categorie. Se è compressa, fai clic per espanderla.
Facoltativo: fai clic sul nome della categoria per visualizzare l’elenco dei contatti collegati. In questo modo puoi procedere in modo sistematico.
Apri il profilo di un contatto appartenente alla categoria (clic sul nome → pannello profilo).
Accanto a Categorie, scegli Modifica (icona matita).
Deseleziona la casella della categoria da eliminare e conferma.
Ripeti per tutti i contatti che mostrano quella categoria. Quando l’ultimo contatto è stato scollegato, la categoria scompare dall’elenco.

Teams classico

Apri Teams e vai in People (o nella visualizzazione Contatti).
Dal riquadro che mostra le categorie, seleziona quella interessata per vedere i contatti.
Per ciascun contatto: apri la scheda profilo → Categorie → Modifica.
Deseleziona la categoria da rimuovere e salva.
Continua finché nessun contatto risulta associato.

Eliminazione “in blocco”: strategia operativa

Se la categoria contiene tanti contatti, ecco una procedura pratica per ridurre i tempi:

Apri la categoria dal riquadro laterale: vedrai l’elenco di tutti i contatti associati.
Apri i profili in sequenza: su desktop puoi cliccare ciascun nome per aprire il pannello a destra, rimuovere la spunta e passare subito al contatto successivo.
Spunta/De‑spunta rapidamente: se prevedi di sostituire una categoria con un’altra, spunta contestualmente la nuova categoria e deseleziona la vecchia, così completi in un’unica passata (vedi paragrafo “Rinominare una categoria”).
Monitora la scomparsa: non appena deselezioni l’ultimo contatto, la categoria si rimuove dall’indice.

Come “rinominare” una categoria (metodo sostitutivo)

Poiché il comando Rinomina non è disponibile, il modo più sicuro per cambiare nome a una categoria è crearne una nuova e spostare i contatti:

Crea la nuova categoria con il nome desiderato (ad es. Clienti Gold 2025).
Apri il profilo del primo contatto della vecchia categoria.
Vai in Categorie → Modifica, seleziona la nuova categoria e deseleziona la vecchia.
Ripeti per tutti i contatti.
Al termine, la vecchia categoria non avrà più associazioni e sparirà.

Suggerimento: applica la nuova categoria in piccoli lotti (es. 10–20 contatti per volta) per evitare errori e controllare la consistenza dei nomi.

Linee guida di naming e governance

Per evitare proliferazione di categorie difficili da gestire, adotta sin da subito convenzioni di denominazione e responsabilità chiare:

Prefissi per ambito: [Vendite], [HR], [IT] — esempio: [Vendite] Prospect Q4.
Contesto e tempo: inserisci un indicatore temporale quando utile (es. FY25, 2025H1) per distinguere cicli o progetti stagionali.
Evita sinonimi: scegli una sola parola chiave (“Cliente”, non “Customer”) per limitare i doppioni.
Proprietario: assegna un referente per la manutenzione della categoria nelle unità con molti utenti.
Pulizia periodica: programma una revisione trimestrale per rimuovere categorie obsolete e riallineare i nomi.

Categorie vs Tag vs Canali: quale usare quando

Le categorie di People sono ottime per ordinare la rubrica, ma quando servono dinamismo, menzioni o controllo degli accessi, conviene valutare altri strumenti di Teams. La tabella seguente mette a confronto le principali opzioni.

Strumento	Scopo principale	È menzionabile con @	Controllo accessi	Modifica/eliminazione	Quando preferirlo
Categorie (People)	Raggruppare contatti nella rubrica personale/di team.	No	Nessuno (solo etichetta organizzativa).	Rimozione indiretta (svuotando la categoria). Niente rinomina.	Ordinare contatti per progetto, reparto o priorità.
Tag	Raggruppare persone per @menzioni mirate in chat/canali.	Sì, con `@nomeTag`	Dipende dai permessi del team e dalle impostazioni amministrative.	Gestione più flessibile: creazione, modifica, eliminazione.	Notificare rapidamente un insieme di persone (es. turni, sedi).
Canali privati/condivisi	Collaborazione con set di membri e permessi dedicati.	Sì (menzioni standard).	Completo (membri, proprietari, ospiti).	Gestione matura: rinomina e rimozione supportate.	Quando servono spazi di lavoro con visibilità e accessi separati.

Considerazioni e suggerimenti supplementari

Rinomina non disponibile: per ora l’unico modo per “cambiare nome” a una categoria è creare una nuova etichetta e spostare manualmente i contatti.
Richiesta funzionalità: se la gestione avanzata delle categorie è importante, invia feedback dall’app (Help > Give feedback) e incoraggia il team a votare proposte simili nel portale Microsoft Feedback.
Alternative più flessibili: per raggruppamenti dinamici valuta l’uso di Tag (menzionabili con @) o di Canali privati/condivisi, che offrono opzioni di modifica ed eliminazione più mature.

Checklist prima di procedere

Hai verificato quali contatti usano la categoria?
Serve davvero eliminarla o basta rinominarla (via nuova etichetta) per mantenere lo storico?
Esiste una convenzione di naming condivisa nella tua organizzazione?
Hai comunicato ai colleghi il cambio di etichetta (specie se la usavano per orientarsi)?

Risoluzione problemi (FAQ)

La categoria non scompare anche dopo averla rimossa da tutti i contatti

Prova nell’ordine:

Aggiorna l’app (Ctrl/Cmd+R in alcune installazioni o riavvio rapido).
Ridimensiona la finestra o espandi la barra laterale sinistra per forzare l’aggiornamento dell’elenco.
Chiudi e riapri Teams. In ambienti gestiti, assicurati di utilizzare l’ultima versione disponibile.

Non vedo la sezione Categorie in People

Nel nuovo Teams la sezione può essere compressa nella navigazione sinistra. Espandila o allarga la finestra.
Se stai usando la vista Chat > Contatti, cerca un riquadro specifico per la gestione dei gruppi/etichette.

Posso eliminare una categoria per tutti i colleghi in una volta sola?

No: le categorie in People funzionano come etichette associate ai contatti, non come entità centralizzate da eliminare globalmente. Per farle sparire, vanno svuotate (rimosse da ogni contatto).

È possibile automatizzare lo spostamento da una categoria all’altra?

Al momento la gestione è per lo più manuale dall’interfaccia Teams. Per volumi importanti, suddividi l’attività in lotti e utilizza la vista della categoria per scorrere rapidamente i contatti.

Esempi pratici

Riorganizzazione per fine progetto

Hai usato la categoria Evento‑Lancio‑Settembre per coordinare fornitori e partner. Concluso l’evento, vuoi ripulire la rubrica:

Apri la categoria e verifica i contatti ancora pertinenti.
Crea la nuova etichetta Partner‑Lancio‑Archivio 2025 per quelli da conservare.
Per i contatti da dismettere, deseleziona la vecchia categoria; per gli altri, spunta la nuova e deseleziona la vecchia.
A fine attività, la categoria Evento‑Lancio‑Settembre scompare dall’elenco.

Convergenza di nomi simili

Se in azienda circolano categorie come Clienti‑Top, Top‑Clienti, VIP‑Clienti, crea una convenzione ([Vendite] Clienti Top) e applicala: nuova categoria standard, migrazione graduale dei contatti, rimozione delle varianti.

Buone pratiche per evitare di ritrovarsi con troppe categorie

Prima crea il vocabolario: definisci 10–15 categorie “madri” condivise. Le sotto‑categorie dovrebbero essere eccezioni, non la regola.
Non duplicare i concetti: se esiste un tag o un canale privato già attivo per quello scopo, usa quelli al posto di nuove categorie People.
Rivedi trimestralmente: durante i passaggi di consegne, elimina (svuotando) le categorie non più usate.
Documenta esempi: una pagina interna con “Esempi di nomi accettati” riduce drasticamente i doppioni.

Percorso consigliato passo‑per‑passo

Mappa le categorie esistenti e i contatti associati.
Decidi quali categorie tenere, quali sostituire e quali rimuovere.
Definisci i nomi standard (prefissi, tempo, progetto).
Esegui la migrazione: per ogni contatto vecchia → nuova oppure deselezione se non più necessaria.
Verifica che le vecchie categorie siano scomparse e aggiorna l’elenco condiviso.

Perché scegliere le categorie nonostante il limite di rinomina

Le categorie restano utili quando:

vuoi navigare rapidamente gruppi di contatti nella rubrica senza creare nuovi spazi o permessi;
ti serve una vista personale/di team più ordinata, leggera e facilmente comprensibile;
non hai bisogno di @menzioni o logiche di sicurezza/visibilità (per queste usa Tag o Canali).

Quando inviare feedback a Microsoft

Se nella tua organizzazione la rinomina o l’eliminazione diretta delle categorie sarebbe un vantaggio concreto (ad esempio in team che gestiscono centinaia di contatti per trimestre), segnala l’esigenza da Help > Give feedback in Teams. Più richieste coerenti vengono inviate, maggiore è la probabilità che la funzionalità entri in roadmap.

Riepilogo operativo

Eliminazione: non c’è un comando diretto; svuota la categoria rimuovendola da tutti i contatti.
Rinomina: crea una nuova categoria, sposta i contatti e lascia che la vecchia scompaia.
Alternative: usa Tag per menzioni e Canali per collaborazione con controlli di accesso.
Governance: applica convenzioni di naming e fai pulizia periodica.

Domande lampo

Posso selezionare più contatti e togliere la categoria in un clic? — L’operazione è tipicamente individuale per contatto. La via più rapida è aprire la categoria e scorrere in sequenza i profili.
La rimozione è reversibile? — Sì: puoi sempre riaggiungere la categoria a un contatto in un secondo momento (se la categoria esiste ancora o la ricrei).
Le categorie sono visibili a tutti? — Dipende dal contesto di People/Contatti che stai usando. Trattandosi di etichette di contatto, l’obiettivo è organizzativo; non abilitano né limitano l’accesso a contenuti.

Esempio di comunicazione interna per i colleghi

Puoi riutilizzare il seguente testo per informare il team sulle modifiche alle categorie:

Oggetto: Aggiornamento categorie People in Teams
Ciao a tutti, stiamo semplificando le categorie usate in People. Le attuali “Cliente‑VIP”, “VIP‑Clienti” e “Top‑Clienti” confluiscono in [Vendite] Clienti Top. Nei prossimi giorni vedrete scomparire le vecchie etichette. Se notate contatti fuori posto, segnalateli al referente vendite. Grazie!

Conclusioni

Fino a quando Microsoft non introdurrà comandi nativi di rinomina/eliminazione per le categorie in People, il metodo più efficace resta quello di svuotare le etichette o ricrearle con un nome corretto spostando i contatti. Con poche buone pratiche — naming coerente, pulizia periodica, uso consapevole di Tag e Canali — puoi mantenere una rubrica ordinata e sostenibile nel tempo, senza smettere di essere produttivo nel nuovo Teams e nella versione classica.

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