Aumentare il limite degli allegati in Outlook: guida completa per Registro, Criteri di gruppo e Microsoft 365

Non trovi più l’opzione per aumentare la dimensione massima degli allegati in Outlook? Ecco come funziona oggi, cosa puoi ancora impostare lato client, quando serve l’intervento di un amministratore e quali sono le alternative sicure per superare i limiti senza errori d’invio.

Indice

Panoramica e motivazione del cambiamento

Negli ultimi aggiornamenti Microsoft ha rimosso l’impostazione grafica Message size limit da Outlook (versione desktop con nuova interfaccia, New Outlook per Windows e Outlook sul Web). Questo ha colto molti utenti di sorpresa: provando a inviare allegati appena sopra il limite predefinito si ottengono errori di recapito oppure il pulsante di invio resta disabilitato.

Il motivo è semplice: nel nuovo modello di Outlook l’app è sempre più “sottile” e delega le regole al server di posta. Il limite effettivo è deciso dal servizio che gestisce la casella (Microsoft 365, Outlook.com gratuito, Gmail, fornitore IMAP/SMTP, Exchange on‑prem). Alcuni valori di riferimento usati più spesso:

Outlook.com gratuito: circa 20 MB per messaggio.
Microsoft 365: configurabile dall’amministratore, fino a 150 MB per messaggio.
Gmail: circa 25 MB per messaggio (limite lato server).

Su Outlook desktop “classico” (Office 2016/2019/2021 e Microsoft 365 senza la nuova interfaccia) esiste ancora un tetto lato client che puoi cambiare via Registro di sistema o Criteri di gruppo. Ma anche in quel caso il server resta l’arbitro finale: se il server non consente oltre 20–25 MB, nessun trucco lato client potrà forzare l’invio.

Soluzioni rapide per scenario

Scenario	Dove intervenire	Come fare	Note di rilievo
Outlook “classico” (Office 2021, Microsoft 365 senza la nuova interfaccia)	Registro di sistema (utente singolo)	Aggiungere o modificare il valore DWORD `MaximumAttachmentSize` (in KB) in: `HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences` Valore `0` = nessun limite lato client.	Riavviare Outlook. Il valore effettivo non può superare il limite imposto dal server di posta.
Outlook “classico” in ambienti aziendali	Criteri di gruppo (GPO)	Percorso criterio: `User Configuration → Administrative Templates → Microsoft Outlook → Miscellaneous → Maximum Attachment Size` Distribuire il valore desiderato in KB agli utenti.	Permette di applicare la modifica in modo coerente su più PC.
New Outlook per Windows e Outlook sul Web (OWA)	Non c’è più un limite configurabile lato client	Il tetto dipende solo dal servizio di posta. • Tenant Microsoft 365: PowerShell Exchange Online ⇒ `Set-TransportConfig -MaxSendSize 150MB` • Altri provider (Gmail, IMAP, Outlook.com free): limiti fissi (25 MB, 20 MB ecc.)	L’app locale è un wrapper di OWA: tutte le regole sono lato server.
File troppo grandi a prescindere dal client	Soluzioni di aggiramento	• Caricare su OneDrive/SharePoint e inviare un link; singolo file fino a 250 GB. • Comprimere o suddividere con 7‑Zip/WinRAR. • Usare servizi esterni fidati (WeTransfer, Dropbox, Google Drive).	Gli allegati crescono di ~33% per la codifica Base64: un file di 18 MB diventa ≈24 MB “su filo”.
Allegati minuscoli rifiutati	Verifiche aggiuntive	• Spazio casella quasi esaurito (> 99%) • Antivirus/plug‑in che aumentano la busta MIME • Regole aziendali di DLP o filtro contenuti	Liberare spazio, disattivare temporaneamente la scansione (se consentito) o coinvolgere l’amministratore.

Procedura dettagliata per Outlook desktop classico su Windows

Modifica del Registro per un singolo utente

Attenzione: modificare il Registro richiede prudenza. Esegui un backup o crea un punto di ripristino.

Chiudi Outlook.
Premi Win+R, digita regedit.exe e conferma.
Vai a HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences.
Se la chiave Preferences non esiste, creala.
Crea un nuovo valore DWORD (32 bit) chiamato MaximumAttachmentSize.
Imposta i dati valore in KB:
- 50 MB → 51200
- 100 MB → 102400
- Nessun limite client → 0
Usa base decimale per comodità.
Chiudi l’Editor del Registro e riapri Outlook.

Nota: questo parametro impedisce a Outlook di bloccare l’invio prima di contattare il server, ma non aumenta la dimensione accettata dal server. Se il server rifiuta messaggi oltre 25 MB, l’invio fallirà comunque con un NDR (es. codici tipo 552 5.3.4).

Distribuzione tramite Criteri di gruppo

Assicurati di avere importato i modelli amministrativi (ADMX) di Office nella tua infrastruttura.
Apri la Group Policy Management Console.
Crea o modifica un GPO collegato alle OU con gli utenti interessati.
Vai a User Configuration → Administrative Templates → Microsoft Outlook → Miscellaneous → Maximum Attachment Size.
Imposta lo stato su Enabled e specifica il valore in KB (stesse regole del Registro). 0 equivale a nessun limite lato client.
Aggiorna le policy sui client (ad es. gpupdate /force) e chiedi agli utenti di riavviare Outlook.

Nuovo Outlook e Outlook sul Web

Nel New Outlook e in OWA l’app non fa più enforcement locale della dimensione: il client invia ciò che il server consente. Perciò:

Tenant Microsoft 365: un amministratore può aumentare il limite fino a 150 MB. Vedi sotto la procedura PowerShell.
Outlook.com gratuito e provider terzi: il limite è fisso e non modificabile dall’utente.

Configurazione in Microsoft 365 con PowerShell

La procedura seguente richiede il modulo Exchange Online e privilegi amministrativi adeguati.

# Installazione del modulo (una tantum, se necessario)
Install-Module ExchangeOnlineManagement

Connessione

Connect-ExchangeOnline

Aumenta il limite organizzativo (invio e ricezione)

Set-TransportConfig -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Facoltativo: imposta limiti specifici per una o più cassette postali

Set-Mailbox mario.rossi -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Verifica impostazioni correnti

Get-TransportConfig | fl MaxSendSize,MaxReceiveSize
Get-Mailbox mario.rossi | fl MaxSendSize,MaxReceiveSize

Buone pratiche:

Allinea TransportConfig e limiti per cassetta postale: il più restrittivo prevale.
Controlla eventuali regole di trasporto o criteri di protezione dati (DLP) che bloccano allegati di certe tipologie o oltre soglie inferiori.
Ricorda i limiti dei destinatari: inviare verso domini con limite a 20–25 MB può comunque fallire.

Capire l’overhead Base64 e perché 18 MB diventano 24 MB

Gli allegati e‑mail non viaggiano “nudi”: vengono codificati in Base64 e impacchettati in una busta MIME. La codifica Base64 aumenta circa del 33% la dimensione (rapporto 4:3). A questo si somma un piccolo overhead di intestazioni e separatori MIME. In pratica:

dimensionemessaggio ≈ dimensionefile × 1,33 + intestazioni

Esempi indicativi (senza contare intestazioni variabili):

File originale	Stimato “su filo”	Rischio superamento limiti
10 MB	≈ 13,3 MB	Basso sul limite 20–25 MB
18 MB	≈ 24 MB	Alto sul limite 20 MB (Outlook.com)
20 MB	≈ 26,6 MB	Spesso respinto su limiti 20–25 MB
35 MB	≈ 46,6 MB	Respinto da molti provider
100 MB	≈ 133 MB	Accettato solo se il server consente ≥ 133 MB

Questa è la ragione per cui allegati che “a occhio” sembrano entro soglia vengono rifiutati: il messaggio vero supera il limite del server.

Alternative affidabili quando il file è troppo grande

Usare OneDrive o SharePoint e inviare un link

In ambito Microsoft 365 questa è la soluzione preferibile dal punto di vista tecnico e di sicurezza.

In Outlook, clicca Allega.
Scegli Carica e condividi su OneDrive/SharePoint.
Outlook inserisce un link di condivisione al file, evitando l’allegato “pesante”.
Imposta i permessi (solo destinatari, sola visualizzazione, scadenza, ecc.).

Vantaggi: singoli file fino a 250 GB, nessun overhead Base64, revoca accessi in qualsiasi momento, versioning e audit.

Comprimere o suddividere i file

Compressione ZIP integrata in Windows: clic destro → Invia a → Cartella compressa. Riduce bene documenti Office e PDF nativi; poco efficace su immagini già compresse o video.
7‑Zip/WinRAR: oltre alla compressione, puoi creare volumi (split) da es. 10 MB ciascuno: .001, .002, … Da riunire con lo stesso software sul lato destinatario.
Ottimizzare PDF e immagini: esporta in PDF “ottimizzato per web”, riduci DPI delle immagini, rimuovi livelli non necessari.

Servizi esterni

Soluzioni come WeTransfer, Dropbox o Google Drive restano valide quando non usi Microsoft 365. Anche qui preferisci link con scadenza e protezione tramite password o accesso autenticato.

Quando anche i file piccoli non partono

Quota casella quasi piena: oltre il 99% alcuni server rifiutano messaggi in uscita per evitare sforamenti. Libera spazio svuotando Posta eliminata, Posta inviata e allegati pesanti.
Antivirus/plug‑in: scanner che “rimondano” gli allegati possono gonfiare la busta MIME. Se le policy lo permettono, disattiva temporaneamente l’analisi degli outbound per un test.
Policy di sicurezza/DLP: gli amministratori possono bloccare specifiche estensioni o contenuti sensibili anche se sotto soglia. In questi casi non aggirare la regola: usa un canale approvato (link protetto, etichettatura, cifratura).
Destinatari con limiti inferiori: inviare 24 MB a un dominio limitato a 20 MB genererà un NDR lato destinatario. Prova con link a cloud.

Diagnosi rapida degli errori di recapito

Leggi l’NDR: errori tipo 552 5.3.4 Message size exceeds fixed maximum indicano chiaramente un problema di dimensione.
Calcola la dimensione “su filo”: moltiplica la dimensione del file per 1,33 e aggiungi 0,5–1 MB per intestazioni. Se superi la soglia nota del server, non invierà.
Prova con un allegato più piccolo: se 8 MB funziona e 18 MB no su Outlook.com, il limite effettivo è coerente con 20 MB.
Verifica lato amministratore: controlla TransportConfig, limiti per mailbox, eventuali regole di trasporto o connettori che impongono soglie inferiori.

Domande frequenti

Posso “forzare” Outlook a inviare allegati oltre il limite del server?
No. Il parametro lato client evita solo il blocco preventivo dell’app. Il server decide sempre.

Il valore 0 nel Registro rende davvero illimitato l’invio?
Solo dal punto di vista del client. Il server manterrà comunque i propri limiti.

Conviene impostare 150 MB ovunque in Microsoft 365?
Imposta solo quanto serve. Messaggi molto grandi impattano code, tempi di recapito e storage. Spesso è preferibile usare link a OneDrive/SharePoint.

New Outlook per Windows è diverso da Outlook “classico”?
Sì: il nuovo client è allineato a OWA e non espone più opzioni locali per limite messaggi. Tutto è governato lato server.

Perché un PDF di 20 MB viene rifiutato anche con limite di 25 MB?
Perché la codifica Base64 lo porta a ≈26,6 MB più intestazioni, superando il limite effettivo.

Checklist operativa

Identifica il tipo di Outlook: classico, New Outlook o OWA.
Chiarisci chi governa il limite: client o server.
Se Outlook classico: applica MaximumAttachmentSize via Registro o GPO.
Se Microsoft 365: adegua TransportConfig e, se necessario, i limiti per mailbox.
Considera l’overhead Base64 prima di stimare la dimensione del messaggio.
Per file grandi: preferisci OneDrive/SharePoint e invia un link.
Se falliscono allegati piccoli: controlla quota, plug‑in antivirus, DLP.

Buone pratiche per allegati “più leggeri”

Documenti Office: usa Comprimi immagini, rimuovi elementi non usati, salva in formato moderno (.docx, .pptx, .xlsx).
PDF: esporta in “dimensioni minime”, elimina incorporamenti non necessari, usa subset di font.
Immagini: ridimensiona a risoluzione adeguata alla visualizzazione, scegli formati compressi (JPEG/WEBP) per foto, PNG per grafica con trasparenza.
Video: pubblica su spazio cloud e condividi un link; allegare video via e‑mail raramente è una buona idea.

Riepilogo dei punti chiave

L’opzione grafica per il Message size limit è stata rimossa: le vecchie istruzioni di menu non sono più applicabili dal 2024.
Solo Outlook desktop “classico” consente ancora un tetto lato client (Registro o Criteri di gruppo).
Nel New Outlook e in OWA decide esclusivamente il servizio di posta; serve l’amministratore per cambiare i limiti in Microsoft 365.
Le alternative basate su cloud (OneDrive/SharePoint), link esterni e compressione restano il modo più affidabile per superare i limiti.
Se falliscono allegati “piccoli”, verifica quota casella, overhead Base64 e policy di sicurezza organizzative.

Esempi pronti da copiare

Valori Registro consigliati

Obiettivo	Valore DWORD (KB)	Chiave
Nessun limite lato client	`0`	`HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences\MaximumAttachmentSize`
50 MB	`51200`	`HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences\MaximumAttachmentSize`
100 MB	`102400`	`HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences\MaximumAttachmentSize`

Comandi PowerShell essenziali per Microsoft 365

# Connessione a Exchange Online
Connect-ExchangeOnline

Limiti massimi a livello organizzativo

Set-TransportConfig -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Impostazioni per singola cassetta postale

Set-Mailbox [utente@example.com](mailto:utente@example.com) -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Verifica

Get-TransportConfig | fl MaxSendSize,MaxReceiveSize
Get-Mailbox [utente@example.com](mailto:utente@example.com) | fl MaxSendSize,MaxReceiveSize

Nota su versioni e percorsi

La chiave del Registro mostra 16.0 perché, dalla generazione Office 2016 in avanti (inclusi 2019, 2021 e Microsoft 365), il ramo resta invariato. Se usi versioni molto antecedenti, il valore potrebbe essere diverso, ma è fortemente consigliato aggiornare.

Consigli per amministratori

Bilanciare usabilità e rischio: alzare troppo il limite può aumentare consumo banda e costi storage. Valuta politiche di auto‑upload a OneDrive per allegati oltre soglia.
Educazione degli utenti: fornisci linee guida su quando allegare file e quando condividere link.
Monitoraggio: usa report di messaggistica per individuare rifiuti per dimensione e ottimizzare le soglie.
Compatibilità esterna: considera i limiti dei partner: impostare 150 MB internamente non evita rifiuti verso domini con 20–25 MB.

In sintesi, se devi inviare allegati oltre i limiti, la soluzione moderna è semplice: usa i link. Quando serve davvero aumentare il tetto, fallo dove ha effetto: nel server. E, per chi resta su Outlook classico, il Registro o le GPO sono ancora la strada corretta per non farsi bloccare dal client.