New Outlook: come allegare una copia invece del link OneDrive (guida completa)

In New Outlook per Windows i file OneDrive vengono allegati come collegamento per impostazione predefinita. In questa guida spieghiamo come forzare “Allega come copia”, cosa si può (e non si può) configurare oggi, e quali alternative pratiche adottare senza perdere tempo.

Indice

Panoramica del problema

Molti utenti di New Outlook per Windows e di Outlook sul Web (OWA) osservano che, quando scelgono un file archiviato in OneDrive, l’app non inserisce un file .docx, .xlsx, .pdf ecc. come allegato tradizionale, bensì un collegamento condiviso (talvolta chiamato inline shared link). Questo comportamento è oggi lo standard dell’ecosistema Microsoft 365 ed è coerente con l’obiettivo di favorire collaborazione, versioning e riduzione del peso dei messaggi. Tuttavia, in diversi scenari aziendali o con destinatari esterni, la preferenza resta quella di allegare una copia del file, così da garantire accesso offline, tracciabilità e immutabilità del contenuto inviato.

Le domande più frequenti sono tre:

Come impedire che il link sia l’opzione predefinita?
Esiste un’impostazione globale per rendere “Allega copia” il default?
Quali soluzioni provvisorie o alternative affidabili sono disponibili?

Link condiviso e copia locale: quale differenza concreta

Quando New Outlook “allega” un elemento OneDrive come collegamento, in realtà esegue tre azioni: carica/riconosce il file nel cloud, genera un URL condiviso e inserisce nel corpo del messaggio un blocco allegato che punta a quel contenuto. La copia locale, invece, è un vero file allegato al messaggio SMTP/MAPI che viaggia con l’email e rimane disponibile ai destinatari indipendentemente dall’accesso a OneDrive o dall’eventuale modifica/eliminazione dell’originale.

Implicazioni principali:

Collaborazione: il link consente co‑authoring e versioning; la copia è statica.
Accesso dei destinatari: con la copia non servono permessi cloud; con il link i permessi contano.
Conservazione: la copia rimane nell’email; il link può diventare invalido se cambiano politiche o posizioni del file.
Dimensioni: gli allegati classici concorrono ai limiti dimensionali della posta; il link è “leggero”.

Cosa si può fare oggi

Di seguito trovi le azioni disponibili adesso, con vantaggi e limiti operativi. Questo riepilogo riflette il comportamento corrente di New Outlook e OWA.

Cosa si può fare oggi	Dettagli operativi / limitazioni
Allegare manualmente una copia (work‑around principale)	Nuovo messaggio → Allega file → OneDrive → seleziona il file. Nella barra dell’allegato, clicca la freccia ▼ accanto a Condividi collegamento e scegli Allega. Così viene inserita una copia locale e i destinatari non possono modificare l’originale.
Nessuna impostazione per rendere “copia” il default	Al momento New Outlook e OWA non offrono un’opzione per impostare Allega come copia come comportamento predefinito. È un cambiamento di progettazione applicato anche al ramo classico: l’allegato cloud è gestito come link inline. Per ottenere un’opzione di default occorre inviare feedback da Guida → Feedback.
Trucchetto segnalato da un utente	Dopo aver selezionato Allega file tramite link, aprire Impostazioni (icona ingranaggio), deselezionare le prime due voci e lasciare solo “Non chiedere mai durante l’allegato”. Alcuni utenti riferiscono che in questo modo New Outlook inserisce direttamente il file anziché il link, ma non è documentato da Microsoft e potrebbe variare a seconda del tenant.
Alternative	Salvare una copia locale del file e allegarla dal disco. Archiviare il documento in una cartella non sincronizzata con OneDrive e allegarlo da lì.

Procedura dettagliata per allegare una copia in New Outlook per Windows

Se l’obiettivo è inviare subito un allegato tradizionale, segui la procedura qui sotto. È la più rapida e affidabile perché controlli consapevolmente l’opzione di allegato per ogni messaggio.

Apri New Outlook e clicca su Nuovo messaggio.
Seleziona Allega nella barra degli strumenti, quindi scegli OneDrive e seleziona il file desiderato.
In alto, nella pill dell’allegato (la barra che mostra nome, estensione e dimensione), clicca la freccia ▼ sul pulsante che di solito recita Condividi collegamento o simile.
Nel menu che si apre, scegli Allega (o Allega come copia). L’icona dell’allegato cambierà, indicando che hai una copia locale nel messaggio.
Prosegui a compilare destinatari e contenuto, quindi invia.

Consiglio: se nel messaggio compaiono più allegati con origini diverse, ripeti il passaggio della freccia ▼ per ciascuno, così puoi alternare link e copie a seconda delle necessità.

Variante per Outlook sul Web (OWA)

La logica è identica: dopo aver aggiunto il file da OneDrive, usa la freccia ▼ nell’area dell’allegato e seleziona Allega. In alcune interfacce la voce può apparire come Allega una copia.

Trascinamento da Esplora file: cosa aspettarsi

Il drag & drop di un file dal desktop o da Esplora file in una bozza di messaggio, a seconda di policy e dimensioni, può comportarsi in modi diversi: talvolta produce un allegato classico, talvolta carica nel cloud e inserisce un link. Abituati a controllare sempre la freccia ▼ della pill dell’allegato per confermare se sia un collegamento o una copia e, se serve, convertirlo in copia con un clic.

Impostazione globale per “Allega come copia”: lo stato attuale

Ad oggi non è disponibile un interruttore utente o un criterio di organizzazione per rendere “Allega come copia” il comportamento predefinito in New Outlook/OWA. La generazione del collegamento è integrata nell’esperienza di allegato cloud e, in molte organizzazioni, è ulteriormente rafforzata da policy che promuovono la condivisione centralizzata al posto degli allegati pesanti.

Ne consegue che:

Non ci sono settaggi in File → Opzioni (né equivalenti moderni) che forzino la copia come default.
Script di registro, hack locali o strumenti legacy raramente funzionano, perché l’esperienza è in gran parte lato server e/o controllata da web component.
La via più efficace per influenzare la roadmap è il feedback dall’app: Guida → Feedback, descrivendo l’esigenza di un default persistente “Allega come copia”.

Alternative e soluzioni provvisorie efficaci

Allegare da cartella non sincronizzata: sposta o salva il documento in una directory non monitorata da OneDrive (p.es. una cartella locale al di fuori di “OneDrive – NomeOrganizzazione”). L’allegato risulterà una copia.
Esporta come PDF e allega: quando serve un contenuto “statico”, l’esportazione in PDF evita modifiche accidentali e riduce dipendenze di versione. Ricorda però che i destinatari non potranno modificarlo facilmente.
Comprimi in ZIP: utile per pacchetti di file e per ridurre dimensioni, tenendo presente le regole antimalware che possono bloccare archivi protetti da password.
Duplica e invia la copia: crea una copia del file in una posizione locale, rinominala con suffisso _CopiaPerInvio e allegala: una prassi semplice che riduce gli errori.
Usa modelli di messaggio: inserisci in un Quick Part o in un modello una nota che ti ricordi di cambiare il tipo di allegato tramite la freccia ▼, per standardizzare il comportamento del team.

Quando scegliere la copia e quando il link

Preferisci “Allega come copia” se

i destinatari sono esterni o potrebbero non avere accesso a OneDrive;
vuoi che il contenuto rimanga immutabile e consultabile anche offline;
il documento deve essere conservato insieme al messaggio per audit o verifiche;
hai dubbi che permessi/link possano cambiare nel tempo.

Preferisci il link condiviso se

serve co‑authoring con più persone e tracciamento delle versioni;
il file è voluminoso e rischia di superare i limiti della posta;
vuoi revocare l’accesso dopo l’invio (più semplice con link);
desideri conservare un’unica fonte di verità nel cloud.

Permessi, sicurezza e conformità: aspetti da considerare

L’invio come link eredita le regole di condivisione del tenant e/o del sito SharePoint/OneDrive: opzioni come “chiunque abbia il link”, “solo persone nella mia organizzazione” o “solo i destinatari specifici” determinano chi, in pratica, può aprire il file. Se cambi il livello di condivisione o se scade la durata del link (quando fissata), il destinatario potrebbe non poter più accedere.

Gli allegati come copia, invece, sono contenuti direttamente nel messaggio: si applicano le politiche del sistema di posta (quote, limiti di dimensione, DLP, crittografia del messaggio se configurata) ma non si ereditano i permessi cloud del file originale. Questo può essere un vantaggio per la leggibilità universale, ma toglie la possibilità di revoca granulare tipica dei link.

Etichette di riservatezza e DLP: se la tua organizzazione usa etichette di riservatezza o regole DLP, l’invio di copie potrebbe essere bloccato o richiedere azioni specifiche (p.es. cifratura). Anche i link possono essere regolati. Verifica le linee guida interne per scegliere il canale più conforme al tuo caso d’uso.

Per i team IT e gli amministratori

Non esiste oggi un toggle centralizzato per impostare “allega come copia” come default di New Outlook/OWA. Tuttavia, puoi migliorare l’esperienza con queste leve:

Definisci policy di condivisione predefinite in modo che i link, quando usati, siano già in lettura o limitati ai destinatari, riducendo i problemi d’accesso.
Forma gli utenti su come cambiare rapidamente il tipo di allegato usando la freccia ▼ e su quando scegliere copia vs link.
Standardizza cartelle locali non sincronizzate per allegati che devono sempre viaggiare come copia (p.es. modelli ufficiali, fatture firmate, report statici).
Automatizza nomi e versioni con strumenti di document management o script lato file system per distinguere copie destinate all’invio.
Raccogli feedback strutturato dagli utenti e convoglialo tramite Guida → Feedback per influenzare le priorità di prodotto.

Domande frequenti

Cosa vede esattamente il destinatario quando invio come link?

Vede un riquadro allegato con nome file e un’icona “nuvola”. Cliccando, si apre il documento nel browser o nell’app desktop, in base alle preferenze e ai permessi. Se i permessi non sono adeguati, può ricevere un messaggio di richiesta d’accesso.

Posso far ricordare a Outlook di allegare sempre come copia per i prossimi invii?

Non c’è un’impostazione persistente garantita. La selezione Allega è sul singolo allegato. Alcuni utenti riportano che, agendo su impostazioni contestuali dell’allegato (vedi “trucchetto”), l’app tende poi a proporre la copia, ma si tratta di un comportamento non documentato e non uniforme.

Se converto un link in copia, il file resta collegato al cloud?

No. Inviando come copia, nel messaggio viaggia un file indipendente. Modifiche future al documento nel cloud non si rifletteranno sull’allegato inviato.

Ci sono limiti di dimensione quando invio una copia?

Sì, ogni sistema di posta impone limiti di grandezza per messaggio e per allegato. Se il file è grande, valuta compressione in ZIP, conversione in PDF o l’uso del link con permessi appropriati.

Se uso trascinamento e vedo comparire un link, posso convertirlo senza ricominciare?

Sì: clicca la freccia ▼ nella pill dell’allegato e seleziona Allega. La conversione avviene al volo, senza dover rimuovere e reinserire il file.

Perché Microsoft spinge verso i link?

L’intento è ridurre duplicazioni, favorire collaborazione e migliorare la governance dei dati. In molti scenari, però, l’allegato classico resta necessario: l’articolo propone prassi per gestire entrambe le esigenze con consapevolezza.

Checklist operativa

Hai verificato se i destinatari avranno accesso a OneDrive? In dubbio, scegli copia.
Il documento richiede tracciabilità o non deve cambiare? Scegli copia.
Serve co‑authoring e controllo versioni? Scegli link.
Hai controllato la pill dell’allegato e usato la freccia ▼ per impostare Allega dove serve?
Il file è troppo grande? Valuta ZIP, PDF o link in sola lettura.

Risoluzione dei problemi più comuni

I destinatari non aprono il link: probabilmente non hanno permessi o sono esterni all’organizzazione. Reinvio come copia o cambia la condivisione del link.
Il file allegato come copia è bloccato da policy: verifica le regole DLP/antimalware o invia come link con permessi restrittivi.
Trascinando il file, appare sempre il link: usa il menu della pill dell’allegato per convertirlo o allega da una cartella non sincronizzata.
Voglio allegare n copie diverse dello stesso file: duplica localmente con nomi diversi (p.es. per destinatari diversi) e allega le copie.

Riepilogo

In New Outlook e OWA l’allegato OneDrive predefinito è un collegamento, non una copia. Non esiste ancora un default globale per impostare “Allega come copia”, ma si può intervenire sul singolo allegato tramite la freccia ▼ nella pill dell’allegato o ricorrendo a cartelle locali non sincronizzate. In casi selezionati, un “trucchetto” segnalato da utenti può far preferire la copia, sebbene non sia documentato e non garantito. Scegli consapevolmente tra link e copia in base ad accessibilità, immutabilità, conformità e dimensioni, e integra nella tua routine la verifica visiva del tipo di allegato prima di inviare.

Informazioni supplementari utili

Scegliere la copia è consigliato quando i destinatari potrebbero non avere accesso a OneDrive, quando il file non deve essere modificato in tempo reale o deve rimanere allegato anche dopo la cancellazione dell’originale.
Il link è preferibile quando serve collaborazione simultanea, tracciamento delle versioni o riduzione del peso del messaggio.
Poiché la modifica è stata implementata lato server, è improbabile che script di registro o criteri locali possano ripristinare il vecchio comportamento; la via più efficace resta il feedback collettivo alla roadmap di Microsoft 365.

Guida rapida passo‑passo

Apri un nuovo messaggio in New Outlook.
Clicca Allega file e scegli un elemento da OneDrive.
Individua la pill dell’allegato e apri il menu con la freccia ▼.
Seleziona Allega per Allega come copia.
Verifica visivamente che l’icona sia quella del file locale (non la nuvola).
Invia con serenità: i destinatari riceveranno una copia indipendente dall’originale.

Nota finale: se desideri che l’intera organizzazione adotti la prassi “copia quando serve”, includi questa guida nei manuali interni e crea un breve video di 60–90 secondi che mostri la freccia ▼ in azione. È spesso il modo più efficace per fissare l’abitudine giusta.