Nella nuova app Microsoft Teams (anteprima), i file archiviati nei canali condivisi si aprono sempre nel browser anche se l’utente ha impostato “Apri file nell’app desktop”. In questa guida spieghiamo il perché, l’impatto sui flussi di lavoro e tutte le soluzioni pratiche per mitigare il problema.

Contesto e comportamento osservato

Molte organizzazioni che stanno testando i nuovi Microsoft Teams hanno riscontrato un comportamento non allineato con le aspettative: quando si apre un documento da un canale condiviso (non da un canale standard), l’app forza l’apertura nel browser, ignorando la preferenza utente “Apri file nell’app desktop”.

• In Teams classico i file degli stessi canali si aprivano correttamente nell’app desktop (Word, Excel, PowerPoint, ecc.).
• Nei nuovi Teams i canali standard rispettano la preferenza e continuano ad aprire i file nelle app desktop; l’anomalia riguarda soltanto i canali condivisi.

Cosa cambia tra canali standard e condivisi

I canali condivisi sono nati per semplificare la collaborazione tra reparti e, soprattutto, tra tenant Microsoft 365 differenti. A differenza dei canali standard, consentono di invitare persone esterne (ad es. partner, fornitori, consulenti) direttamente nel canale senza inserirle nel team completo. Dal punto di vista dello storage, i file risiedono comunque nella libreria SharePoint del team “host” ma con autorizzazioni più granulari e una platea di identità potenzialmente eterogenea.

Tabella di confronto

Aspetto	Comportamento attuale (Nuovi Teams)	Comportamento precedente (Teams classico)
Canali standard	Rispetta la preferenza “Apri file nell’app desktop”.	Rispetta la preferenza “Apri file nell’app desktop”.
Canali condivisi	Forzato su browser, indipendentemente dalla preferenza.	Rispetta la preferenza “Apri file nell’app desktop”.

Perché Microsoft lo considera una “feature”

Microsoft ha confermato che questo non è un bug bensì un comportamento voluto. La ragione dichiarata è legata alla natura dei canali condivisi: sono progettati per la collaborazione cross‑tenant. Forzare l’apertura nel browser riduce i conflitti di identità e i problemi legati ai permessi che possono emergere quando utenti di più organizzazioni interagiscono con gli stessi documenti.

In termini pratici, il browser gestisce meglio scenari con molteplici sessioni di autenticazione, profili e cache; inoltre consente a Teams di assicurare che i permessi impostati su SharePoint Online vengano rispettati senza i tipici “edge case” che a volte si manifestano con le app desktop (ad esempio account multipli, profili di Office ibridi, token scaduti o identità sbagliata caricata in memoria). L’obiettivo è ridurre i casi in cui l’utente vede messaggi come “non hai accesso a questo file” pur essendo autorizzato, o viceversa accede con l’account non corretto.

Impatto sulla user experience

Se da un lato la scelta migliora l’affidabilità delle autorizzazioni, dall’altro introduce discontinuità nel flusso di lavoro quotidiano, soprattutto in contesti in cui l’app desktop è la modalità preferita (o necessaria) di editing.

Scenari maggiormente colpiti

• Documenti Office con funzionalità avanzate: macro di Excel, componenti COM/VSTO, modelli complessi, componenti Aggiuntivi aziendali, funzioni che non hanno equivalenti completi sul web.
• Co‑authoring ibrido: team misti che alternano editing web e desktop e hanno bisogno di mantenere un’esperienza coerente tra canali.
• Processi regolamentati: dipartimenti che applicano etichette di riservatezza, criteri DLP o firme digitali spesso integrati nelle app desktop.
• Utenti power‑user: chi lavora con scorciatoie, modelli e automazioni strettamente legate alle app desktop.

Sintomi tipici riportati dai team

• Percezione di regressione rispetto a Teams classico.
• Due clic in più per arrivare all’app desktop (“Apri in app desktop”).
• Flusso non uniforme: canali standard aprono in app desktop, canali condivisi aprono in browser.
• Aumento di ticket al supporto per “impostazione ignorata” o “comportamento incoerente”.

Soluzioni e workaround

In attesa di un’eventuale opzione più granulare, oggi esistono cinque strade percorribili. Di seguito le descriviamo con istruzioni operative, pro e contro.

Usare temporaneamente Teams classico

È l’unico modo per riottenere l’apertura diretta nell’app desktop nei canali condivisi senza passaggi intermedi.

Come procedere (se l’opzione è ancora disponibile nella vostra organizzazione):

1. Chiudere la nuova app Teams.
2. Avviare Teams classico dal menu Start o tramite il selettore di versione (se esposto dall’IT).
3. Verificare in Impostazioni > File che l’opzione “Apri file nell’app desktop” sia attiva.
4. Aprire un file da un canale condiviso e confermare l’apertura in Word/Excel/PowerPoint desktop.

Pro: esperienza immediatamente coerente con le abitudini; nessuna modifica ai processi.

Contro: soluzione transitoria; non beneficia delle performance e novità dei nuovi Teams; gestione duale può confondere gli utenti.

Aprire dal browser usando “Apri in app desktop”

Quando il file si apre nel browser, è possibile passare all’app desktop in due clic.

Come procedere:

1. Dalla scheda File del canale condiviso, aprire il documento (si aprirà nel browser).
2. Nel viewer web, selezionare Apri in app desktop (in alto).
3. Confermare l’apertura nell’app corrispondente quando richiesto.

Pro: semplice, non richiede configurazione; garantisce il rispetto dei permessi.

Contro: passaggi extra a ogni apertura; poco gradito agli heavy user.

Sincronizzare la raccolta SharePoint del canale con OneDrive

La sincronizzazione porta le cartelle del canale condiviso in Esplora file/Finder. Da lì i documenti si aprono sempre nell’app desktop, bypassando l’apertura in browser dentro Teams.

Prerequisiti: client OneDrive installato e connesso all’account aziendale; autorizzazioni coerenti con il canale condiviso.

Come procedere:

1. In Teams aprire il canale condiviso e la scheda File.
2. Selezionare Apri in SharePoint per visualizzare la libreria del canale nel browser.
3. Nella barra superiore della libreria, fare clic su Sincronizza.
4. Accettare il prompt che avvia OneDrive e confermare la cartella da sincronizzare.
5. Attendere la comparsa della cartella in Esplora file/Finder sotto Nome azienda.
6. Aprire i documenti direttamente da lì: si avvieranno nelle app desktop predefinite.

Pro: esperienza nativa su desktop, supporto a funzionalità avanzate, anche offline con Files On‑Demand.

Contro: richiede configurazione iniziale per ogni canale; possibile impatto su storage locale e policy di sicurezza; serve formazione minima agli utenti.

Creare canali standard invece di canali condivisi

Se non avete bisogno di collaborazione cross‑tenant, valutate l’uso di canali standard. In questo scenario i nuovi Teams rispettano la preferenza “Apri nell’app desktop”.

Pro: coerenza con l’esperienza desiderata; semplicità.

Contro: perdita dei benefici tipici dei canali condivisi (partecipanti esterni senza aggiungerli al team, separazione flessibile dei permessi, ecc.).

Inviare feedback a Microsoft

Molte organizzazioni desiderano un’impostazione selezionabile: rispettare l’app desktop per i canali condivisi almeno quando tutti i membri appartengono allo stesso tenant, o consentire eccezioni tramite policy. È consigliabile inviare feedback dal profilo utente di Teams o tramite i canali ufficiali della community/Feedback Portal, chiedendo espressamente:

• Un toggle utente per i canali condivisi (“Apri in app desktop anche nei canali condivisi”).
• Una policy amministrativa per abilitare l’apertura in app desktop quando il canale condiviso coinvolge solo identità interne.

Raccomandazioni per IT, adozione e supporto

Di seguito una guida pratica per scegliere il workaround giusto e governare l’impatto organizzativo.

Valutazione del rischio e dell’impatto

• Criticità dei processi: se macro, componenti aggiuntivi o modelli richiedono necessariamente l’app desktop, privilegiare la sincronizzazione con OneDrive o l’uso di Teams classico finché necessario.
• Profilo degli utenti: power‑user e reparti tecnici mal tollerano i clic extra; team generalisti possono convivere con l’apertura nel browser.
• Superficie di sicurezza: la sincronizzazione locale può richiedere controlli aggiuntivi (BitLocker, Intune, DLP, etichette di riservatezza, restrizioni di stampa/copia).

Checklist decisionale rapida

1. Il canale è davvero condiviso con tenant esterni? Se no, preferire canale standard.
2. Il team dipende da funzionalità desktop critiche? Se sì, abilitare sincronizzazione con OneDrive o restare su Teams classico.
3. Gli utenti collaborano spesso da dispositivi non gestiti? Se sì, il browser resta l’opzione più sicura e coerente.
4. Serve una soluzione immediata e senza setup? Usare “Apri in app desktop” dal browser.

Modello di comunicazione interna

Per ridurre confusione e ticket duplicati, standardizzate la comunicazione con messaggi brevi e chiari. Esempio di post su Teams:

Novità sui canali condivisi in Teams (anteprima)
Nei canali condivisi dei nuovi Teams i file si aprono nel browser, anche se avete impostato “Apri nell’app desktop”. Non è un errore: serve a garantire la collaborazione tra organizzazioni diverse. Se vi serve aprire in Word/Excel/PowerPoint, cliccate su Apri in app desktop nel viewer, oppure sincronizzate la cartella con OneDrive (guida allegata). Per attività che richiedono sempre l’app desktop valutiamo l’uso temporaneo di Teams classico.

Script per il service desk

• Domanda di triage: “Il file proviene da un canale condiviso o standard?”
• Soluzione veloce: spiegare “Apri in app desktop”.
• Soluzione persistente: proporre la sincronizzazione OneDrive con mini‑guida passo‑passo.
• Escalation: se si tratta di processo critico con requisiti desktop, suggerire temporaneo uso di Teams classico e aprire richiesta all’IT per eventuale policy.

Best practice operative

• Documentare dove usare cosa: linee guida chiare su quando aprire nel browser (co‑authoring rapido, revisione) e quando ricorrere all’app desktop (modelli complessi, macro, add‑in).
• Creare scorciatoie locali: dopo la sincronizzazione, aggiungere alle “Cartelle rapide” di Esplora file i percorsi più usati dai team.
• Formare i referenti: un video di 3–4 minuti su “Apri in app desktop” e “Sincronizza con OneDrive” abbatte drasticamente i ticket.
• Controlli di sicurezza: se abilitate la sincronizzazione, verificate crittografia del dispositivo, criteri di scadenza sessioni, e policy MAM/MDM per i device mobili.
• Monitoraggio continuo: trattandosi di una versione in anteprima, la roadmap può cambiare; controllate periodicamente note di rilascio e comunicazioni del Message Center.

Approfondimento tecnico

Quando un file viene aperto da un canale condiviso, Teams deve risolvere tre dimensioni contemporaneamente: identità, autorizzazioni, contesto di archiviazione. Il browser offre sessioni isolate e un modello di Single Sign‑On più resiliente alle commutazioni di account, scenario frequente nelle collaborazioni cross‑tenant. Le app desktop, pur supportando account multipli, possono incorrere più facilmente in conflitti di token e cache della credenziale se l’utente è collegato a più tenant o se l’app è stata distribuita con profili enterprise particolari. La scelta “browser first” riduce gli errori di accesso e assicura che i link condivisi rispettino i confini organizzativi impostati su SharePoint.

Domande frequenti

Si può disattivare la forzatura per i canali condivisi?
Al momento non è disponibile un’impostazione utente o una policy amministrativa per ripristinare in modo selettivo l’apertura nell’app desktop nei canali condivisi.

Il problema riguarda anche i canali standard?
No. Nei nuovi Teams i canali standard rispettano la preferenza “Apri nell’app desktop”.

Che succede se il canale condiviso è usato solo da persone interne?
Anche in quel caso l’apertura predefinita resta il browser. Non sono previste eccezioni automatiche “solo tenant interno”.

La sincronizzazione con OneDrive è sicura?
Sì, se gestita correttamente. Usate cifratura del disco, criteri di accesso condizionale, DLP ed etichette di riservatezza. Files On‑Demand riduce l’ingombro locale e aiuta a contenere i rischi.

Funziona anche con file non Office?
La sincronizzazione con OneDrive apre i file con l’applicazione predefinita del sistema operativo. Dal viewer web in Teams, il comportamento dipende dal tipo di file e dai previewer disponibili.

Esempi di playbook per team diversi

Finance e controlling

Per cartelle di lavoro con macro, consolidamenti e add‑in: sincronizzare i canali condivisi con OneDrive e lavorare esclusivamente da Esplora file. Usare i canali standard quando possibile. Mantenere Teams classico per i casi particolarmente sensibili finché i processi non sono stati adeguati.

Marketing e comunicazione

Per bozze e revisioni rapide il browser è sufficiente; per impaginati o modelli complessi, sincronizzare le cartelle o usare “Apri in app desktop”. Stabilire nomenclature chiare per distinguere canali condivisi e standard.

Ricerca e sviluppo

Dove sono in gioco componenti scientifici o add‑in specialistici, la coerenza desktop è cruciale: preferire la sincronizzazione OneDrive e valutare la convenienza dei canali standard quando non è richiesto l’accesso esterno.

Modello di policy interna

Ecco una bozza di policy che potete adattare:

Policy d’uso dei canali condivisi in nuovi Teams
1) I file dei canali condivisi si aprono per impostazione predefinita nel browser. 2) Per lavorare in app desktop, usare il comando “Apri in app desktop” oppure sincronizzare la cartella con OneDrive. 3) Per processi mission‑critical che richiedono l’app desktop, è consentito l’uso temporaneo di Teams classico previa approvazione IT. 4) I proprietari di team devono valutare se un canale debba essere condiviso o standard, evitando i canali condivisi quando la collaborazione è solo interna. 5) La sicurezza dei dati è prioritaria: ogni sincronizzazione locale deve rispettare le policy di cifratura e protezione dell’endpoint.

Monitoraggio e roadmap

Poiché l’esperienza descritta fa parte di una versione in anteprima, la roadmap potrebbe evolvere. È consigliabile monitorare periodicamente le note di rilascio di Teams e le comunicazioni del Message Center, oltre a inviare feedback qualora l’apertura nell’app desktop sia un requisito importante per i vostri team. Un eventuale futuro toggle o una policy più granulare potrebbero riportare la scelta nelle mani dell’utente o dell’amministratore.

Conclusioni

Nei nuovi Microsoft Teams i canali condivisi forzano l’apertura dei file nel browser: non è un bug, ma una scelta di prodotto per garantire un’esperienza più affidabile nelle collaborazioni tra tenant. Al momento non esiste un parametro per sovrascrivere questo comportamento. Per mantenere l’esperienza desktop avete tre opzioni operative: usare Teams classico, aprire dal browser con “Apri in app desktop”, oppure sincronizzare con OneDrive e lavorare da Esplora file/Finder. In parallelo, conviene chiarire internamente quando aprire nel browser e quando in app desktop, scegliere con cura quando creare canali condivisi o standard e, se necessario, sollecitare a Microsoft un’impostazione selezionabile o una policy amministrativa. In questo modo ridurrete l’attrito per gli utenti, manterrete la sicurezza sotto controllo e vi preparerete al meglio a un’eventuale evoluzione della funzionalità.

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