In Microsoft Teams le cartelle dei mesi si ordinano in base al nome, non al tempo. Qui trovi metodi pratici per ottenere un elenco da gennaio a dicembre in sequenza, con istruzioni passo‑passo, pro e contro, suggerimenti di governance e un esempio di automazione con Power Automate.

Perché i mesi non si ordinano automaticamente in Teams

La scheda File di un canale Teams mostra i contenuti della raccolta documenti del sito SharePoint collegato. Nella vista predefinita, SharePoint ordina per Nome in ordine alfabetico. Questo significa che cartelle denominate “January”, “February”, “March”… compariranno in ordine alfabetico per lettera iniziale (J dopo F e M), non in ordine cronologico. Inoltre, la vista base non offre un ordinamento personalizzato “trascina e rilascia” per le cartelle. Per ottenere l’ordine temporale occorre intervenire sui nomi o sulla logica di visualizzazione.

Obiettivi e criteri di una buona struttura

• Sequenza cronologica chiara: dall’inizio alla fine dell’anno senza “salti”.
• Coerenza su tutte le superfici: Teams, SharePoint, sincronizzazione con Esplora file/OneDrive.
• Gestione multiennio: possibilità di separare e confrontare rapidamente anni diversi.
• Governance semplice: regole di denominazione facili da spiegare e da far rispettare.
• Scalabilità: supporto all’automazione (Power Automate) per evitare lavoro manuale.

Strategie risolutive a confronto

Qui sotto trovi i principali approcci, con istruzioni, vantaggi e svantaggi. Scegli quello più adatto al tuo contesto.

Approccio	Come si fa	Pro	Contro
Prefisso numerico	Rinomina le cartelle in “01 January”, “02 February”… “12 December” (oppure “01 Gennaio”… “12 Dicembre”).	• Semplice e immediato • Funziona in Teams, SharePoint, OneDrive/Esplora file	• Richiede la rinomina manuale iniziale • I numeri restano visibili agli utenti
Prefisso anno‑mese	Per archivi su più anni, usa “2025‑01 January”, “2025‑02 February”… (o in italiano “2025‑01 Gennaio”…).	• Ordina correttamente anche tra anni diversi • Ricerca e filtri più efficaci	• Nomi un po’ più lunghi
Vista SharePoint con colonna personalizzata	1. Nel canale, apri File > Apri in SharePoint. 2. Crea una colonna “Mese” (numero 1–12) oppure “Data” (tipo data). 3. Crea/aggiorna una vista ordinata per quella colonna. 4. Se serve, imposta la vista come predefinita.	• Non altera i nomi delle cartelle • Puoi filtrare per anno, trimestre e altre dimensioni	• Richiede permessi di modifica sulla raccolta • In Teams la vista personalizzata potrebbe non essere sempre quella mostrata di default
Cartelle separate per anno	Crea cartelle di primo livello “2024”, “2025”… e, al loro interno, i mesi con prefisso numerico.	• Mantiene ordine e separazione cronologica • Riduce la lunghezza dei nomi delle cartelle mese	• Un livello in più nella struttura

Quando usare ciascun approccio

• Lavori su un solo anno per volta? Prefisso numerico sui mesi è il più rapido.
• Hai uno storico di più anni nello stesso spazio? Prefisso anno‑mese o cartelle separate per anno.
• Non vuoi rinominare le cartelle esistenti? Vista SharePoint con colonna personalizzata.
• Vuoi automatizzare la creazione e la classificazione? Prefisso anno‑mese + Power Automate.

Guida passo‑passo: prefisso numerico

Obiettivo: far apparire le cartelle mese in sequenza cronologica, senza cambiare struttura.

1. In Teams, apri il canale interessato e vai su File.
2. Per ogni cartella mese, apri il menu contestuale (tre puntini) e scegli Rinomina.
3. Inserisci il nome con prefisso a due cifre, ad esempio:
   • “01 Gennaio”, “02 Febbraio”, “03 Marzo”, “04 Aprile”, “05 Maggio”, “06 Giugno”, “07 Luglio”, “08 Agosto”, “09 Settembre”, “10 Ottobre”, “11 Novembre”, “12 Dicembre”.
4. Ripeti per tutti i mesi presenti. L’ordinamento alfabetico produrrà automaticamente la sequenza cronologica.

Consiglio operativo: se hai molti canali o mesi da rinominare, apri la raccolta in SharePoint e usa la rinomina in-linea. In alternativa, sincronizza la libreria con OneDrive e usa l’Esplora file per rinominare velocemente (le modifiche si sincronizzeranno).

Guida passo‑passo: prefisso anno‑mese

Obiettivo: gestire più anni nella stessa cartella, mantenendo l’ordine coerente tra intervalli temporali diversi.

1. Definisci il formato standard, ad esempio: “aaaa‑mm Mese” (es. “2025‑01 Gennaio”).
2. Rinomina le cartelle esistenti applicando il nuovo schema. Se devi mantenere anche la variante in inglese, usa il doppio nome (es. “2025‑01 Gennaio January”).
3. Per i nuovi mesi, crea direttamente le cartelle con il prefisso corretto; l’ordine alfabetico garantirà l’ordinamento desiderato.

Vantaggio aggiuntivo: ricerca e filtri sono più efficaci: digitando “2025‑06” trovi al volo il mese di riferimento, mentre i report possono essere esportati già in ordine.

Guida passo‑passo: vista SharePoint con colonna personalizzata

Obiettivo: ordinare i mesi senza toccare i nomi delle cartelle.

1. Nel canale Teams, apri File > Apri in SharePoint.
2. Nella libreria documenti, scegli Aggiungi colonna:
   • Opzione A – Numero del mese: crea la colonna “Mese” di tipo Numero (accetta solo valori da 1 a 12). Per ogni cartella, inserisci il numero corrispondente.
   • Opzione B – Data di riferimento: crea la colonna “Data” di tipo Data e ora e imposta come data il primo giorno del mese (es. 01/01/2025).
3. Crea o modifica una Vista:
   • Ordina per “Data” crescente oppure per “Mese” crescente; se gestisci più anni, aggiungi una colonna “Anno” (Numero) e ordina prima per “Anno” e poi per “Mese”.
   • Se vuoi, mostra solo le cartelle e nascondi i file nella vista (opzione Mostra solo cartelle quando disponibile).
4. Imposta la nuova vista come Predefinita. In molti scenari questa impostazione viene rispettata anche nella scheda File del canale; in altri casi, gli utenti potranno comunque selezionarla dall’elenco delle viste.

Colonna calcolata facoltativa: se usi “Data”, puoi creare una colonna calcolata “AnnoMese” che restituisce il formato “aaaa‑mm”, utile per ordinamenti e raggruppamenti. L’espressione tipica è: =TEXT([Data],"yyyy-mm") (nelle raccolte con impostazioni locali che richiedono il punto e virgola, =TEXT([Data];"yyyy-mm")).

Guida passo‑passo: cartelle separate per anno

Obiettivo: mantenere la dimensione “anno” come primo livello, riducendo la lunghezza dei nomi dei mesi.

1. Nella raccolta documenti del canale, crea le cartelle di primo livello “2024”, “2025”, “2026”…
2. All’interno di ciascuna, crea le sottocartelle mese col prefisso numerico (es. “01 Gennaio”… “12 Dicembre”).
3. Quando inizia un nuovo anno, duplica la struttura vuota o automatizzane la creazione (vedi sezione su Power Automate).

Suggerimenti per evitare problemi

• Coerenza: una volta scelto il formato (solo prefisso numerico o anno‑mese), applicalo sempre ai nuovi contenuti. La coerenza vale più di qualunque regola complessa.
• Niente spazi o simboli forzati all’inizio: caratteri come “_” o “!” possono alterare l’ordine, ma creano problemi a ricerca e automazioni.
• Evita accenti non necessari: non creano errori, ma a volte influiscono sull’ordinamento e sulla ricerca. Se lavori in contesti multilingue, aggiungi il mese anche in inglese.
• Rinominare non rompe i contenuti: in SharePoint la rinomina mantiene i file e di norma aggiorna i collegamenti moderni; ciononostante, informare il team prima di grandi rinomine è sempre buona prassi.
• Permessi: per creare colonne e viste servono diritti di modifica sulla raccolta. Definisci chi può farlo (Owners) e documenta la convenzione per i Members.

Modelli di denominazione pronti

Puoi copiare e incollare uno dei seguenti elenchi quando crei la struttura dei mesi.

Schema breve

01 Gennaio
02 Febbraio
03 Marzo
04 Aprile
05 Maggio
06 Giugno
07 Luglio
08 Agosto
09 Settembre
Ottobre (10)
Novembre (11)
Dicembre (12)

Nota: per mantenere l’allineamento alfabetico con due cifre, scrivi sempre “10 Ottobre”, “11 Novembre” e “12 Dicembre” (puoi anche usare “10 Ottobre” ecc. se preferisci).

Schema con anno

2025‑01 Gennaio
2025‑02 Febbraio
2025‑03 Marzo
2025‑04 Aprile
2025‑05 Maggio
2025‑06 Giugno
2025‑07 Luglio
2025‑08 Agosto
2025‑09 Settembre
2025‑10 Ottobre
2025‑11 Novembre
2025‑12 Dicembre

Automazione con Power Automate

Se i file arrivano da moduli, app o sistemi esterni, un flusso può classificare e archiviare tutto automaticamente nella cartella del mese corretto.

Creazione mensile della struttura

1. Trigger: Pianificato, avvio il primo giorno di ogni mese.
2. Azioni:
   • Componi la stringa “aaaa‑mm” con l’espressione formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM') e, se vuoi aggiungere il nome del mese, prepara una seconda variabile con formatDateTime(utcNow(),'MMMM') (per controllare la lingua, usa una mappatura a parte se necessario).
   • Controlla se la cartella esiste nel percorso della libreria del canale; se non esiste, creala.

Smistamento automatico dei file in arrivo

1. Trigger: SharePoint – Quando viene creato un file (solo proprietà) sulla libreria del canale.
2. Azioni principali:
   • Determina il mese di destinazione dalla proprietà Data di creazione o Data documento (quella più adatta al tuo processo). Esempio: formatDateTime(triggerOutputs()?['body/Created'],'yyyy-MM').
   • Costruisci il nome cartella finale (es. “2025‑07 Luglio” con una mappa di nomi per la lingua desiderata).
   • Crea la cartella se non esiste, poi Sposta file nel percorso corretto.
   • Facoltativo: aggiorna colonne metadati come “Anno”, “Mese” e “AnnoMese”.

Buone pratiche d’automazione: usa variabili di configurazione per il percorso base, tratta gli errori (cartella già esistente, conflitti di nome) e aggiungi una notifica in caso di file smistati in una cartella “Da verificare”.

Governance e manutenzione

• Definisci la convenzione per iscritto: un documento di una pagina con esempi, responsabilità e cosa fare a inizio anno.
• Nomina un referente: una persona o un gruppo che crea i nuovi mesi, aggiorna viste e monitora l’ordine.
• Evita eccezioni: nomi come “Q1”, “Chiusure”, “Speciali” vanno in una sezione separata per non “sporcare” l’ordinamento dei mesi.
• Usa modelli: quando crei nuovi team/canali, prepara già la struttura delle cartelle o un flusso di creazione automatica mensile.

Risoluzione dei problemi

• La vista personalizzata non compare in Teams: verifica che sia impostata come predefinita in SharePoint e che gli utenti abbiano i permessi per vederla. In alternativa, indica come selezionarla manualmente dall’elenco delle viste.
• L’ordinamento è corretto in SharePoint ma diverso in Esplora file: se usi la sincronizzazione con OneDrive, l’ordinamento locale dipende dalle impostazioni di visualizzazione di Windows. I prefissi numerici garantiscono coerenza ovunque.
• Alcuni mesi appaiono doppi: consolida contenuti e rimuovi i duplicati. Per sicurezza, sposta tutto sotto un’unica cartella e conserva l’altra vuota per qualche giorno prima di eliminarla.
• Hai già centinaia di cartelle con nomi eterogenei: valuta una rinomina massiva in lotti (per esempio via sincronizzazione e rinomina in locale), quindi una verifica con una vista filtrata per rilevare eventuali anomalie.

Checklist di implementazione rapida

1. Scegli lo schema: prefisso numerico o anno‑mese.
2. Comunica la convenzione al team (messaggio nel canale fissato in alto).
3. Rinomina le cartelle esistenti o crea una vista ordinata con colonne personalizzate.
4. Imposta la vista come predefinita in SharePoint e verifica la resa in Teams.
5. Opzionale: crea un flusso Power Automate per generare le cartelle del nuovo mese e smistare i file.
6. Controlla a fine mese: struttura coerente, nessun duplicato, cartelle senza file “orfani”.

Esempi concreti

Scenario con un solo anno attivo

Team progetto con un canale “Operativo”. Applica il prefisso numerico: gli utenti possono lavorare in Teams o in Esplora file e troveranno sempre i mesi in ordine. A inizio anno, svuota o archivia la cartella dell’anno precedente per ricominciare pulito.

Scenario multilingue

Centro di supporto internazionale. Usa “aaaa‑mm Mese Month” (es. “2025‑03 Marzo March”) in modo che la squadra locale e quella estera riconoscano subito la destinazione corretta.

Scenario regolato da scadenze

Amministrazione o contabilità. Crea colonne “Anno”, “Mese” e “Scadenza” (data) e una vista che raggruppa per “Anno” e poi ordina per “Mese”. Se un documento non è in una cartella mese, la vista evidenza comunque il suo stato tramite i metadati.

Domande frequenti

Posso ordinare le cartelle manualmente trascinandole? No: l’ordinamento è determinato dal nome o dalla vista.

Se rinomino una cartella, perdo i link condivisi? In genere i collegamenti moderni continuano a funzionare; comunica comunque i cambiamenti importanti al team per evitare confusione.

Le viste SharePoint funzionano sempre in Teams? Spesso sì se sono predefinite, ma può variare. In ogni caso, gli utenti possono selezionare la vista desiderata dalla barra delle viste in SharePoint.

Meglio italiano o inglese per i nomi dei mesi? Dipende dall’utenza. In contesti misti usa il doppio nome o mantiene un formato neutro come “aaaa‑mm”.

Messaggio pronto per il tuo team

Ciao a tutti, abbiamo standardizzato la struttura dei mesi per i file del canale. D’ora in poi i nomi delle cartelle seguiranno lo schema “aaaa‑mm Mese” (es. “2025‑01 Gennaio”). Questo garantisce l’ordine da gennaio a dicembre in Teams, SharePoint e OneDrive. Per domande scrivete pure qui sotto. Grazie!

In sintesi

Teams segue l’ordine alfabetico dei nomi. Per avere la sequenza cronologica dei mesi applica un prefisso numerico o anno‑mese, oppure usa una vista SharePoint ordinata su una colonna personalizzata. Scegli una convenzione, comunicala e – se possibile – automatizza la creazione delle cartelle: la struttura resterà pulita nel tempo.

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Riepilogo veloce delle opzioni

• Prefisso numerico: veloce, universale, perfetto per un singolo anno.
• Prefisso anno‑mese: ideale per archivi storici e reportistica.
• Vista con colonne: nessun cambio nomi, massima flessibilità di analisi.
• Cartelle per anno: struttura ordinata e facilmente navigabile.

Consiglio finale: qualunque metodo tu scelga, scrivilo nella policy di denominazione del team e rendilo parte del processo d’ingresso dei nuovi membri.