Impostare un colore di font personalizzato come predefinito nel nuovo Outlook per Windows

Vuoi che i tuoi messaggi nel nuovo Outlook per Windows usino sempre un colore di font personalizzato? Oggi non è possibile salvarlo come predefinito, ma esistono workaround affidabili per ottenerne l’effetto e alternative pratiche fino a quando Microsoft non rilascerà l’impostazione.

Indice

Panoramica e stato della funzionalità

Nel nuovo Outlook per Windows (la versione “app moderna”, basata sull’esperienza di Outlook sul Web) non è prevista un’impostazione che consenta di memorizzare un colore personalizzato come colore di testo predefinito per tutti i nuovi messaggi e le risposte. Durante la composizione è possibile scegliere un colore tramite tavolozza e, spesso, selezionare “Altri colori” per inserire un valore preciso; tuttavia questa scelta non viene salvata come preferenza permanente. Il risultato è che pratiche comuni come le risposte in linea con colore dedicato o la codifica cromatica coerente con le linee guida del brand richiedono azioni manuali a ogni messaggio.

In sintesi: allo stato attuale non esiste un’impostazione integrata per fissare un colore personalizzato come default globale nel nuovo Outlook per Windows. Per replicare il comportamento desiderato si ricorre a soluzioni di fortuna oppure si continua a usare Outlook classico finché la funzione non verrà implementata.

Cosa si può fare oggi, concretamente

Le soluzioni qui sotto non cambiano il fatto che non esista un “Salva come colore predefinito”. Servono però a ridurre al minimo i clic e a garantire coerenza.

Usare il colore predefinito più vicino

Se il tuo colore aziendale è prossimo a uno della tavolozza standard, puoi selezionarlo una volta e riutilizzarlo manualmente all’occorrenza. È la via più rapida quando la precisione assoluta (per esempio il codice esatto HEX) non è vincolante.

Applicare manualmente il colore personalizzato in composizione

Nel riquadro di composizione:

Seleziona il testo → Formato → Colore carattere → Altri colori (se disponibile) → inserisci il tuo valore esatto (HEX/RGB) → Applica.
Ripeti questa operazione quando inizi un nuovo messaggio o una risposta. È macchinoso, ma garantisce il colore corretto.

Creare una firma vuota che agisca da “pennarello”

È la soluzione più efficace per chi risponde spesso in linea o vuole un colore costante senza doverlo selezionare ogni volta.

Apri Impostazioni (icona a ingranaggio) → cerca Firma → Nuova firma.
Assegna un nome descrittivo (es. Colore – #0B5FFF).
Nell’editor della firma digita una breve sequenza di segnaposto (es. “<testo>”) e applica il colore personalizzato al testo.
Rimuovi il segnaposto lasciando almeno una riga vuota formattata con quel colore (oppure inserisci una parola chiave come “In linea:” che userai come prefisso).
Salva la firma e non impostarla come automatica: la inserirai manualmente quando serve.

Quando componi o rispondi: Inserisci firma → scegli la firma “Colore – #…”. Da quel punto in avanti, tutto ciò che scriverai proseguirà con il colore corretto, senza ulteriori clic. È come passare da una penna “nera” a una “blu” con un gesto.

Usare un bozzone modello replicabile

Un altro approccio consiste nel mantenere in Bozze un messaggio “master” che contiene il primo paragrafo già nel colore personalizzato. Procedi così:

Crea una nuova mail, digita una riga di testo con il colore personalizzato e cancella tutto lasciando il cursore sulla riga colorata.
Chiudi la mail e salvala in Bozze con un oggetto identificabile (es. MODELLO – Colore #0B5FFF).
Quando ti serve, apri la bozza, Seleziona tutto → Copia, quindi incolla in una nuova mail o prosegui modificando destinatari e oggetto.

È semplice e non richiede componenti aggiuntivi. In alcuni ambienti è possibile anche duplicare la bozza (se compare l’opzione), ottenendo lo stesso effetto.

Template integrati o add-in “I miei modelli”

Nel nuovo Outlook spesso è disponibile il riquadro Modelli sulla barra di composizione. Tieni presente però che, a seconda dell’ambiente, questi modelli possono non conservare la formattazione avanzata. In tal caso conviene preferire la strategia della firma vuota o del bozzone. Se invece l’ambiente conserva l’HTML, salva un modello con la prima riga colorata e inseriscilo all’inizio di ogni email.

Tornare temporaneamente a Outlook classico (Win32)

Se per il tuo flusso di lavoro la persistenza del colore è indispensabile, il client desktop classico (Win32) consente di impostare font e colore predefiniti in modo permanente:

Apri Outlook classico → File → Opzioni → Posta → Carta e caratteri (talvolta: Stazionario e caratteri).
Nel riquadro Nuovi messaggi e Risposte o messaggi inoltrati, scegli Carattere…, imposta famiglia, dimensione e colore, quindi OK.
Conferma con OK per applicare in modo permanente.

Questa soluzione ripristina il comportamento desiderato in modo nativo, a scapito però dei vantaggi del nuovo Outlook (unificazione con OWA, aggiornamenti rapidi, ecc.).

Tabella di confronto rapido

Esigenza	Nuovo Outlook per Windows	Outlook classico (Win32)
Impostare colore personalizzato come predefinito globale	✕ Non disponibile	✓ Disponibile in Carta/Stazionario e caratteri
Selezione manuale di colore personalizzato in composizione	✓ Possibile, non persistente	✓ Possibile e salvabile come predefinito
Uso di firme come “stile rapido”	✓ Efficace come workaround	✓ Disponibile
Modelli con formattazione avanzata	~ Variabile: dipende dall’ambiente	✓ .OFT e Moduli supportati
Risposte in linea con colore fisso	✓ Con firma/bozza di partenza	✓ Con predefiniti o macro/Passi rapidi

Guida passo–passo ai workaround consigliati

Workaround della firma “pennarello” in dettaglio

Questa tecnica mira a trasformare la firma in un selettore di stile: un singolo inserimento applica il colore a tutto ciò che scriverai da lì in avanti.

Vai in Impostazioni → Posta → Componi e rispondi.
Crea una nuova firma chiamata, ad esempio, Inline – Rosso corporate.
Scrivi “In linea:” e, con il testo selezionato, scegli il colore personalizzato (HEX/RGB).
Opzionale: applica anche grassetto o corsivo se vuoi che il prefisso sia distinguibile.
Salva. Durante la composizione, scegli Inserisci firma → Inline – Rosso corporate, posiziona il cursore dopo “In linea:” ed elimina il prefisso se non ti serve; il colore resterà attivo.

Workaround della bozza “master” in dettaglio

Il principio è avere sempre a portata di mano un messaggio con lo stile già pronto:

Crea una nuova mail, imposta la riga iniziale nel colore desiderato.
Salvala in Bozze con un oggetto riconoscibile (es. MODELLO – Inline blu).
Quando serve, aprila e inizia a scrivere direttamente lì, oppure copiane il contenuto in una nuova mail.

Per ridurre gli errori, aggiungi nella bozza un promemoria in grigio chiaro: “<Sostituisci oggetto e destinatari>”. Così non invierai accidentalmente un modello non compilato.

Best practice per risposte in linea e coerenza visiva

Scegli un colore accessibile: punta a un contrasto percepito elevato rispetto allo sfondo. Evita tonalità troppo vicine al grigio medio o fluo poco leggibili.
Non affidarti al colore come unico segnale: affianca prefissi (es. “[AB]”), grassetto o virgolette per distinguere i contributi. Alcuni client o modalità scure possono alterare la resa cromatica.
Standardizza in team: concorda un colore unico e un prefisso breve (es. “In linea —”) per tutte le risposte interne.
Considera la dark mode: in visualizzazione scura, alcuni client adattano il colore del testo. Se la tua azienda usa ampiamente la modalità scura, preferisci colori mediamente saturi e non troppo chiari.
Evita conflitti con i link: se il colore scelto è simile a quello dei collegamenti, usa sottolineato solo per i link reali, lasciando il testo colorato senza sottolineatura per non indurre in errore.

Domande frequenti

Posso impostare il colore personalizzato per “Nuovi messaggi” e un altro per “Risposte”?

Nel nuovo Outlook per Windows oggi no. Nel client classico sì: l’impostazione è distinta tra nuovi messaggi e risposte/inoltri.

Perché il testo colorato talvolta torna nero durante la risposta?

Se il messaggio originale è in testo semplice, la risposta può iniziare in plain text. Converti in HTML prima di formattare (icona del formato, quindi seleziona HTML) e applica il colore.

I modelli .OFT sono supportati dal nuovo Outlook?

Il nuovo Outlook è progettato per coerenza con l’esperienza web e non adotta i modelli .OFT nello stesso modo del client classico. Se la tua organizzazione usa pesantemente .OFT, il client Win32 resta l’opzione più lineare.

Posso forzare il colore per tutti gli utenti via amministrazione?

Non esiste un criterio centralizzato che imposti un colore personalizzato come default di composizione nel nuovo Outlook. Le soluzioni centralizzate lato server (disclaimer, firme lato server) si applicano in coda all’email e non incidono sulla formattazione digitata dall’utente durante la composizione.

Suggerimenti per chi lavora con brand identity e codici colore

Documenta i codici: conserva nella knowledge base di team i codici HEX/RGB ufficiali. Inseriscili anche nel nome della firma “pennarello” (es. “Inline – Blu #0B5FFF”).
Crea pacchetti di firme: se sono previsti più colori (es. per progetti diversi), prepara una firma per ciascuno, così il passaggio è istantaneo.
Verifica in più client: invia messaggi di prova e aprili su Outlook, Outlook Web, dispositivi mobili e in modalità chiara/scura per evitare sorprese.
Stabilisci regole di uso: definisci quando è richiesto il colore (es. risposte in linea a ticket interni) e quando evitarlo (es. comunicazioni esterne formali).

Procedura alternativa con frammento HTML

Se hai confidenza con l’HTML, puoi preparare un micro–frammento da incollare per “innescare” lo stile colore:

<span style="color:#0B5FFF">&nbsp;</span>

Copia e incolla il frammento all’inizio della risposta, posiziona il cursore accanto allo spazio non separabile e inizia a scrivere: l’editor tende a proseguire con lo stesso stile. Non è garantito in ogni ambiente, ma può essere utile per power user.

Quando ha senso restare su Outlook classico

Scegli il client Win32 se:

La persistenza del colore personalizzato è un requisito vincolante per policy o produttività.
Usi modelli .OFT, Passi rapidi e altre funzioni del desktop client non replicate nel nuovo Outlook.
Preferisci impostazioni granulari distinte per nuovi e risposte/inoltri.

Nel frattempo, monitora gli annunci di Microsoft: la richiesta è nota e la funzionalità è attesa in un aggiornamento futuro. È utile inviare feedback dall’app (Help → Feedback) per aumentare la priorità.

Checklist operativa

Definisci il colore (HEX/RGB) e verifica il contrasto.
Crea la firma “pennarello” e testala su nuovi messaggi e risposte.
Prepara un bozzone nelle Bozze come backup rapido.
Standardizza nel team con linee guida semplici e un prefisso condiviso.
Valuta Outlook classico se serve il default permanente.
Invia feedback dall’app per sostenere la roadmap.

Risoluzione dei problemi

Il colore della firma non “si propaga” al testo successivo

Sposta il cursore dentro la riga colorata e premi Invio; poi inizia a digitare. Alcuni editor applicano lo stile del paragrafo precedente solo quando si crea una nuova riga a partire da esso.

Il destinatario vede colori diversi

Client differenti interpretano in modo leggermente diverso le regole CSS. Per massima compatibilità, preferisci colori web–safe e applica il colore direttamente al testo (non ereditato da stili globali).

Modalità scura del destinatario

Molti client non modificano i colori espliciti, ma alcuni possono adattare il rendering. Evita gialli molto chiari o grigi vicini al bianco, che in dark mode possono risultare slavati o poco leggibili.

Governance IT e raccomandazioni per gli amministratori

Comunica la limitazione agli utenti e proponi fin da subito la firma “pennarello” come soluzione ufficiale.
Prepara modelli condivisi nel tenant (quando supportato) e una KB interna con i colori corporate.
Evita add-in non essenziali per forzare la formattazione: gli add-in Outlook moderni lavorano in sandbox e non sempre possono impostare default permanenti.
Valuta criteri ibridi: per team che vivono di risposte in linea, autorizza temporaneamente l’uso di Outlook classico.

Esempi pratici di utilizzo del colore

Ecco alcuni modelli testuali, da adattare con il tuo colore:

Risposte in linea interne: In linea — [tua risposta]. Usa un prefisso breve e coerente per ogni contributo.
Revisione documenti: inizia ogni commento con [REVIEW] nel colore scelto, così è ricercabile e leggibile.
Ticketing: definisci colori diversi per stati (es. blu = in analisi, verde = risolto) ma affianca sempre una parola chiave.

Cosa aspettarsi dai prossimi aggiornamenti

Microsoft è consapevole della richiesta e ha indicato l’intenzione di portare maggiore parità di funzionalità tra il nuovo Outlook e il client classico, comprese opzioni più ricche per font e formato predefinito. Fino all’annuncio ufficiale di una data, resta consigliabile:

Monitorare le note di rilascio di Outlook.
Controllare periodicamente le impostazioni di Composizione e risposta per nuove opzioni.
Inviare feedback descrivendo lo scenario d’uso (es. “risposte in linea con codice colore aziendale”).

Conclusioni

Nel nuovo Outlook per Windows manca ancora il pulsante che tutti vorremmo: “Imposta questo colore personalizzato come predefinito”. Ciò non impedisce, però, di lavorare in modo efficiente e coerente: con la firma–pennarello, il bozzone master e qualche buona pratica su leggibilità e collaborazione, puoi replicare quasi completamente l’esperienza desiderata. Se la persistenza assoluta del colore è un requisito stringente per il tuo team, il client Outlook classico resta oggi la via più semplice, in attesa che l’app moderna colmi la lacuna.

Riepilogo operativo

Non c’è un’impostazione nativa per salvare un colore personalizzato come default nel nuovo Outlook.
Soluzioni immediate: firma vuota, bozza modello, selezione manuale quando serve.
Alternativa con impostazioni permanenti: Outlook classico → Carta/Stazionario e caratteri.
Monitora gli aggiornamenti e invia feedback dall’app.