Microsoft Teams: come creare e gestire una serie di webinar (4 date irregolari o un anno intero) — limiti, workaround, automazioni e alternative

Hai bisogno di organizzare più appuntamenti “tipo webinar” in Microsoft Teams — come un corso di 4 giorni con date irregolari o un ciclo di eventi per tutto l’anno? In questa guida aggiornata al 2025 trovi limiti reali della piattaforma, soluzioni pratiche, strategie di automazione e alternative per gestire efficacemente una serie di webinar anche se Teams non prevede una funzione nativa di ricorrenza.

Indice

Panoramica: cosa si può (e non si può) fare oggi in Teams

Nessuna “serie di webinar” sotto un’unica registrazione: ogni data va creata come evento separato, con il proprio form di registrazione e il proprio link di partecipazione.
Duplicazione rapida: il client Teams consente di duplicare un webinar esistente e modificare solo data/ora, riducendo il lavoro manuale.
Durata massima: meeting, webinar e town hall hanno un limite di durata di 30 ore per singolo evento.
Report: i webinar offrono registrazione e reportistica dedicata; le riunioni standard hanno comunque un attendance report, ma non la registrazione preventiva né le metriche pre‑evento.
Funzioni Premium: con Teams Premium ottieni mail di promemoria personalizzabili, lista d’attesa, approvazione manuale della registrazione e Intelligent recap; non è però un’automazione per creare serie.
Alternative Microsoft: le Town Hall sono ideali per platee molto ampie e trasmissioni fino a 30 ore, ma non sono ricorrenti e non hanno la registrazione dei partecipanti.
Terze parti: piattaforme come Dynamics 365 Customer Insights – Journeys, Zoom Events o ON24 permettono serie o sessioni multiple con un solo form e integrazioni con Teams.

Risposta sintetica (tabella operativa)

PUNTO	SOLUZIONE / NOTA OPERATIVA
Funzionalità nativa	Teams non offre una “serie di webinar” sotto un’unica registrazione. Ogni data va programmata come evento a sé.
Metodo pratico	Calendario → Nuovo → Webinar, compila titolo/data/ora → Salva → Duplica l’evento per le sessioni successive cambiando solo data/ora. Tutte le impostazioni (tema, form, relatori) vengono riutilizzate.
Link unico (work‑around)	Usare una riunione Teams standard con lo stesso link per tutte le date. Pro: un solo URL da comunicare. Contro: niente registrazione preventiva, niente “evento” con pagina di iscrizione e branding; i report sono quelli di riunione, non i report specifici dei webinar. Serve inviare un riepilogo chiaro con tutte le date.
Alternative Microsoft	Town Hall: adatta a sessioni lunghe e platee ampie (fino a decine di migliaia di spettatori). Non è ricorrente e va creata per ogni data. Nessuna registrazione degli utenti.
Soluzioni di terze parti	Dynamics 365 Customer Insights – Journeys: session‑level registration (un solo evento con più sessioni, scelta della/e sessione/i dai partecipanti). Zoom Events e ON24: gestione series/ricorrenze con un solo form e funzioni marketing avanzate. Possibile integrazione con Teams come provider o sorgente.
Automazione post‑evento	Con Teams Premium: e‑mail personalizzate (pre e post), Intelligent recap per ogni sessione, report di partecipazione ed engagement potenziati. Non automatizza la creazione delle serie.
Best practice operative	Preparare un foglio Excel con tutte le date per copia/incolla in oggetto/descrizione; creare gli inviti del primo trimestre e pianificare i successivi a scaglioni; includere nell’e‑mail di conferma l’elenco completo delle date con i rispettivi link; per platee interne si può valutare una riunione ricorrente con Q&A attivata per simulare il webinar.
Limiti da ricordare	Ogni webinar ha il proprio report e registrazione; modificare orari implica aggiornare ogni singolo invito; un singolo evento non può superare le 30 ore.

Scenario A: webinar di 4 giorni con date irregolari

Obiettivo: pianificare 4 sessioni non equidistanti (es. Giorno 1 lunedì, Giorno 2 mercoledì, Giorno 3 venerdì, Giorno 4 martedì successivo), mantenendo branding, registration form e impostazioni coerenti.

Approccio consigliato: 4 webinar distinti, clonati dal primo

Crea il primo webinar: Calendario Teams → Nuovo → Webinar. Imposta titolo, data/ora del Giorno 1, relatori, co‑organizzatori, limiti di capienza, eventuale approvazione manuale, tema grafico, e domande del form.
Invia in bozza (o pubblica se il form è pronto). Consiglio: imposta per i partecipanti un orario di ingresso leggermente posticipato rispetto all’orario dei relatori, così il team tecnico può fare check audio/video con calma.
Duplica l’evento dal Calendario per creare Giorno 2. Cambia solo data/ora nel Details. Ripeti per Giorno 3 e Giorno 4. In questo modo mantieni la coerenza di form, branding e opzioni senza riconfigurare tutto.
Oggetto e descrizione standardizzati: usa un modello, es. “Percorso Excel Avanzato — Giorno 1/4: Power Query”. Nel corpo aggiungi “Calendario del percorso” con tutte le date e link di registrazione specifici per ogni giornata (utile per chi vuole segnarsi i prossimi appuntamenti).
Iscrizioni per giornata: ogni data ha il suo form; chi vuole partecipare a tutte si registra 4 volte. Suggerisci nella landing un “pacchetto percorso” con tutti i link di iscrizione elencati.
Report e recap: per ciascuna giornata avrai report e recap separati. Con Teams Premium puoi inviare automaticamente e‑mail post‑evento personalizzate (es. con risorse e registrazione).

Pro: massima tracciabilità (iscrizioni e partecipazione) per singola tappa, gestione coerente grazie alla duplicazione, recap e report puntuali.
Contro: l’utente deve registrarsi più volte (una per ciascuna data).

Work‑around: un solo link di riunione per tutte le date

Se la priorità è la comunicazione semplificata e la platea è interna o nota, si può usare una riunione standard (non webinar) ricorrente o più riunioni duplicate con lo stesso link. Attiva Q&A e modera le domande per simulare l’esperienza del webinar.

Vantaggi: un solo URL; registrazioni non richieste; comodo per training interni continuativi.
Limiti: perdi pagina evento e registration insights (visualizzazioni/registrazioni pre‑evento), temi dedicati, integrazione nativa del form. L’attendance report resta disponibile, ma è meno ricco e orientato alla riunione.
Organizzazione: invia una e‑mail riepilogativa con tutte le date e il medesimo link, più inviti calendario .ics per ogni appuntamento.

Checklist rapida per chi produce

Attiva Q&A e assegna co‑organizzatori per la moderazione.
Verifica i ruoli (partecipanti in sola vista/relatori), lobby e chat.
Prepara un script di apertura/chiusura coerente per i 4 giorni.
Apri la stanza 15–20 minuti prima per test tecnici e allineamento.

Scenario B: ciclo di webinar annuale

Obiettivo: un palinsesto che copre 12 mesi, ad esempio un appuntamento al mese con temi diversi, plus eventuali sessioni extra.

Metodologia “a trimestri” (consigliata)

Progetta il calendario in Excel (nome sessione, data/ora, relatore, obiettivo, CTA, buyer persona).
Crea il webinar del mese 1 con form, branding, mail e impostazioni “gold”.
Duplica l’evento per il mese 2 e 3, senza toccare le impostazioni strutturali. Cambia solo titolo, data/ora e abstract.
Pausa: prima di pianificare il trimestre successivo, analizza i report: sorgenti di registrazione, no show, tempi di permanenza, Q&A.
Ripeti per gli altri trimestri. Così eviti un “big bang” organizzativo, resti agile e puoi ottimizzare.

Naming, coerenza e scalabilità

Oggetti con “stagione/episodio”: es. “Cloud Sec — Stagione 2025, Ep. 07 | Ransomware playbook”.
CTA standardizzata nella descrizione: link a risorse, community, prova gratuita.
Ruoli definiti (owner, co‑organizer, producer, speaker) e una run‑of‑show condivisa.

Promozione e follow‑up

Sequenze e‑mail: save the date → reminder a T‑7/T‑1 → “vai in onda tra 10 min” → follow‑up con registrazione e risorse.
Calendario unico su intranet/SharePoint con tutte le date aggiornate e link alle singole pagine evento.
Misurazione: monitora conversione form → show rate → retention → CTA post‑evento.

Town Hall vs Webinar vs Riunione: quale formato scegliere?

Caratteristica	Webinar	Town Hall	Riunione standard
Registrazione partecipanti (form)	Sì (avanzata; con Premium anche approvazione, waitlist).	No (partecipazione via invito/accesso; niente form nativo).	No (ma puoi usare moduli esterni).
Capienza tipica	Fino a ~1.000 interattivi.	Platee molto ampie (migliaia, con livelli più alti con Premium).	Adatta a gruppi piccoli/medi fino a centinaia.
Esperienza pubblico	Strutturata, con Q&A e controlli relatore.	Orientata alla fruizione; Q&A moderata; pubblico in sola vista.	Interattiva (audio/video/chat) se abilitata.
Ricorrenza nativa	No (serve duplicare ogni data).	No (una town hall per ogni giornata).	Sì (serie ricorrente).
Reportistica	Report webinar dedicati (registrazioni, partecipazione, engagement).	Report di evento.	Attendance report della riunione.
Durata massima	30 ore	30 ore	30 ore

Automazione: come ridurre il lavoro quando le date sono tante

Non esiste il pulsante “Crea serie di webinar”, ma puoi automatizzare la creazione di tanti webinar partendo da un foglio di date.

Opzione 1 — Power Automate + Microsoft Graph (per team IT/marketing tecnico)

Prepara in Excel o in Dataverse un elenco con titolo, data/ora, abstract, relatori, capienza.
Crea un flusso Power Automate che, per ogni riga, chiami le API Graph per:
- Creare il webinar in bozza (risorsa virtualEventWebinar).
- Configurare la registrazione (campi, domande, limiti; se serve, approvazione manuale e periodo di apertura iscrizioni).
- Pubblicare il webinar e inviare l’URL di registrazione al team marketing.
Facoltativo: scrivi su SharePoint/Teams una card con il link di registrazione e stima di capienza, pronta per la promozione.

Nota importante: un webinar creato via API ha una sola sessione; per una “serie” si generano più webinar, uno per data. Il vantaggio è industrializzare il processo in blocco.

Opzione 2 — Duplicazione “assistita”

Crea un modello master (tema, form, e‑mail, opzioni meeting) e duplica dal Calendario per ogni data. È il metodo più veloce per team non tecnici.
Per i form ripetitivi, mantieni una libreria di domande standard (ruolo, settore, interesse) da riapplicare con un click.

Quando valutare le alternative

Dynamics 365 Customer Insights – Journeys

Se ti serve una pagina unica con più sessioni selezionabili (es. percorso di formazione con moduli in giorni diversi), i registranti possono scegliere le sessioni direttamente nella form (session‑level registration). Puoi usare Teams come provider per lo streaming del webinar e sfruttare la parte marketing (e‑mail, segmentazione, customer journey, lead scoring).

Zoom Events e ON24

Entrambe offrono modalità series/ricorrenze e multi‑session con un solo form, l’esperienza di lobby/event hub e strumenti di monetizzazione. Se la necessità primaria è una serie con un’unica iscrizione, queste soluzioni sono più adatte. È possibile orchestrarle insieme a Teams (ad es. connettori, integrazioni CRM/marketing, regia da encoder esterno).

Best practice per non perdersi nulla

Excel delle date: una colonna per titolo “episodio”, una per data/ora, una per link registrazione. Copia/incolla nel corpo invito per dare subito il quadro completo.
Programmazione a scaglioni: pubblica i primi 2–3 mesi, impara dai dati e prosegui con migliorie.
Inviti chiari: nel messaggio di conferma e promemoria includi sempre l’elenco completo delle date con link ai singoli moduli.
Q&A: attivala e definisci chi modera (organizer/co‑organizer/presenter). Nelle sessioni interne può sostituire la chat.
Accessibilità: abilita trascrizione/sottotitoli; carica risorse accessibili (PDF con tag, font leggibili).
Retention report: i report di presenza non restano per sempre; scarica periodicamente i CSV e archiviali nel tuo spazio documentale.
Durata: per maratone o sessioni con contenuti preregistrati usa pause e slot intermedi; oltre le 30 ore devi spezzare in più eventi.

Domande frequenti

Posso creare un unico form di registrazione per 10 date di un webinar in Teams?
No. In Teams ogni webinar ha la sua registrazione. Per “un solo form per molte date”, valuta Dynamics 365 Customer Insights – Journeys (registrazione per sessione) oppure piattaforme come Zoom Events/ON24.

Posso fare una ricorrenza dei webinar come si fa per le riunioni?
No. Le ricorrenze nativamente esistono per le riunioni, non per i webinar. Per i webinar si procede tramite duplicazione o automazione via API.

Se duplico un webinar, cosa si copia?
Titolo, descrizione, relatori/co‑organizzatori, tema, impostazioni del form e delle e‑mail, meeting options. Tu cambi solo data/ora e il contenuto specifico.

Il report di partecipazione esiste anche per le riunioni?
Sì. Le riunioni hanno un attendance report (partecipanti e tempi di collegamento). I webinar aggiungono metriche pre‑evento (visite/registrazioni), branding e flussi e‑mail dedicati.

Un singolo evento può durare più giorni?
No. Esiste un limite di 30 ore. Per eventi più lunghi o multi‑giorno, crea più eventi (webinar o town hall) e collegali con una pagina calendario.

Teams Premium mi crea la serie automaticamente?
No. Teams Premium potenzia amministrazione, branding, form e recap, ma la serie va comunque creata duplicando (o via API/Power Automate).

Guida passo‑passo: creazione, duplicazione e comunicazione

Creare il primo webinar “modello”

Calendario Teams → Nuovo → Webinar.
Compila Titolo, Data/Ora (consigliato: inizio relatori 15–20 min prima di quello pubblico), Relatori, Co‑organizzatori.
Imposta Registrazione (capienza, eventuale approvazione manuale e finestre di apertura), Domande del form (ruolo, settore, interessi), Branding (banner, colori).
Definisci Meeting options (lobby, chat, microfoni, Q&A attiva, registrazione).
Pubblica l’evento per ottenere la pagina di registrazione.

Duplicare per le date successive

Dal Calendario, clic destro → Duplica sul webinar “modello”.
Aggiusta solo Data/Ora e l’Abstract (o l’episodio nel titolo).
Salva e ripeti per tutte le date del percorso.

Comunicazione ai partecipanti

Conferma iscrizione: includi “Come collegarsi”, “Cosa preparare”, “Q&A attiva o meno”, “Contatti supporto”.
Reminder: T‑7 e T‑1 (più “Sta per iniziare” a T‑10). Per i percorsi, una mail mensile con tutte le date e link alle pagine di registrazione.
Follow‑up: invia a chi ha partecipato la registrazione e le slide; a chi era iscritto ma assente, un resoconto breve e invito alla prossima data.

Modello di e‑mail (copia/incolla)

Oggetto: [Percorso XYZ] Conferma iscrizione — {Titolo episodio} ({Data})

Ciao {Nome},

grazie per l’iscrizione a “{Titolo episodio}”. Di seguito i dettagli:

* Quando: {Data} ore {Ora}
* Come partecipare: {Link univoco evento}
* Q&A: {attiva/moderata}
* Materiali: li riceverai al termine via e‑mail

Prossime date del percorso:
{Elenco date + link alle rispettive pagine di registrazione}

A presto,
Il team {Organizzazione}

Controlli finali e governance

Ruoli chiari: chi è owner? chi sostituisce in caso di assenza? chi modera la Q&A? chi produce?
Standard legali: inserisci il testo privacy/consenso nel form (e trattieni i log di consenso).
Backup: crea un canale di emergenza (chat con gli speaker) e un piano B (registrazione pronta o encoder esterno se serve).
Archivio: ribalta registrazioni, slide e Q&A in una knowledge base interna o accademia clienti.

Suggerimento finale (aggiornamenti futuri)

La roadmap di Teams evolve velocemente. Se desideri sapere se, e quando, arriverà una vera funzione di “serie di webinar”, verifica periodicamente le note ufficiali delle nuove funzionalità di Microsoft Teams e la roadmap Microsoft 365. In questo modo potrai adeguare rapidamente i tuoi flussi quando la piattaforma introdurrà novità rilevanti.

Riepilogo operativo in 10 mosse

Decidi il formato (webinar vs riunione vs town hall) in base a platea, interazione e branding.
Prepara modello di webinar con branding, form, e‑mail, opzioni.
Duplica il modello per ogni data (4 giorni irregolari o intero anno).
Standardizza titolo e abstract con diciture “Giorno X/Y” o “Episodio N”.
Configura Q&A e ruoli di moderazione.
Organizza sequenza e‑mail (save the date, reminder, last call, follow‑up).
Per “un solo form” su più date, valuta Dynamics 365 Journeys (scelta sessioni) o Zoom Events/ON24.
Se le date sono molte, usa Power Automate + Graph per generare webinar in blocco.
Ricorda durata max 30 ore per evento e scarica periodicamente i report.
Tieni d’occhio le novità ufficiali di Teams per cogliere eventuali funzioni di serie in futuro.

In sintesi: al 2025 Teams non prevede ancora una “serie di webinar” con un unico form di registrazione. La strada maestra è creare un modello e duplicarlo per ogni data, oppure passare a soluzioni marketing/events che supportano nativamente serie e sessioni multiple sotto un’unica iscrizione. Con un po’ di metodo e automazione puoi ottenere un’esperienza professionale, misurabile e scalabile senza complicazioni.