Cambio licenza da Office 365 E2 (non‑profit) a Microsoft 365 Business Basic: guida completa senza interruzioni

Cerchi un cambio di licenza “senza scosse” da Office 365 E2 (non‑profit) a Microsoft 365 Business Basic? In questa guida operativa trovi la procedura confermata, le buone pratiche, gli script e i controlli per passare al nuovo piano senza perdere dati né interrompere il lavoro degli utenti.

Indice

Panoramica

Un amministratore vuole sostituire la vecchia licenza Office 365 E2 (non‑profit), non più in listino, con Microsoft 365 Business Basic. La priorità è evitare che gli utenti restino anche per pochi minuti senza licenza, con conseguente blocco dell’accesso o peggio con avvii indesiderati di processi di eliminazione dati.

La soluzione è lineare: assegnare prima la nuova licenza e solo dopo rimuovere la vecchia. Finché l’utente possiede almeno una licenza valida che comprende Exchange Online, OneDrive, SharePoint e Teams, il contenuto resta disponibile e non parte alcun meccanismo di deprovisioning.

Messaggio chiave (soluzione confermata)

Assegna prima la nuova licenza, poi rimuovi la vecchia: la disponibilità dei dati resta inalterata perché l’utente continua a risultare coperto da piani equivalenti per posta, file e collaborazione.
Usa la procedura standard “Sposta utenti su un abbonamento diverso”: nel Centro di amministrazione, sezione Utenti attivi → Licenze e app, seleziona utenti o gruppi, spuntando Microsoft 365 Business Basic e deselezionando Office 365 E2, poi salva. La modifica è immediata e non richiede alcuna migrazione di caselle o file.
Nessuna interruzione di servizio: Outlook sul Web, Teams e gli altri servizi si riconnettono in trasparenza. Gli utenti non percepiscono il cambio, se non dal nome del piano visibile nei portali Microsoft.

Perché passare a Microsoft 365 Business Basic

Allineamento al portafoglio attuale: E2 non è più venduto; Business Basic è il piano entry‑level moderno per posta, archiviazione cloud e collaborazione.
Continuità funzionale: per scenari “posta + file + Teams” copre le necessità tipiche delle organizzazioni non‑profit che non richiedono le app desktop di Office.
Semplificazione: riduci varianti legacy e faciliti il supporto.

Confronto sintetico tra piani

Tema	Office 365 E2 (non‑profit)	Microsoft 365 Business Basic
Limite utenti	Illimitato	Fino a 300 posti per tenant
App desktop Office	Non incluse	Non incluse
Exchange Online	50 GB per cassetta postale	50 GB
OneDrive for Business	1 TB	1 TB
Teams	Incluso (funzioni base)	Incluso (uguali o superiori)
SharePoint Online	Incluso	Incluso
Archiviazione SharePoint del tenant	1 TB + 10 GB/utente licenziato	1 TB + 10 GB/utente licenziato

Se superi i 300 utenti, valuta piani Enterprise (E1/E3 non‑profit) che non hanno il limite di posti e offrono funzionalità più avanzate.

Prerequisiti e controlli prima del cambio

Disponibilità posti Business Basic: verifica che il numero di licenze acquistate/copertura non‑profit sia sufficiente per tutti gli utenti target.
Controllo limiti: assicurati che il tenant non superi i 300 utenti che devono restare su Business Basic; in caso contrario pianifica un modello “ibrido” (alcuni utenti su E1/E3).
Servizi attivati: prendi nota dei service plan attualmente abilitati in E2 (Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive). In Business Basic attiva solo ciò che serve per ridurre costi e superfici di rischio.
Casistiche speciali: caselle condivise, utenti con licenze aggiuntive (es. componenti audio‑conferenza), accessi applicativi legacy (POP/IMAP), account di servizio: prevedi prima test e allineamento.
Compliance: se utilizzi funzionalità avanzate di conservazione o eDiscovery tipiche dei piani Enterprise, verifica che le policy attuali restino compatibili.

Procedura nel Centro di amministrazione

Identifica il perimetro: filtra Utenti attivi per chi possiede la licenza Office 365 E2.
Seleziona gli utenti o il gruppo a cui applicare il cambio.
Licenze e app: nella scheda di gestione, seleziona Microsoft 365 Business Basic e deselziona Office 365 E2.
Salva. L’assegnazione è immediata; la rimozione di E2 avverrà contestualmente o subito dopo, senza impatti sui dati.
Verifica: accedi con un utente pilota a Outlook sul web e a Teams per confermare la continuità.

Nota: non è necessaria alcuna migrazione delle caselle o dei file. I contenuti rimangono negli stessi servizi: cambi solo la licenza che ne consente l’uso.

Automazione con PowerShell

Per grandi volumi, automatizza l’operazione. Di seguito due approcci: Microsoft Graph PowerShell (consigliato) e i moduli storici MSOnline/AzureAD (ancora diffusi nei tenant legacy).

Microsoft Graph PowerShell (consigliato)

Installa/aggiorna il modulo:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope AllUsers

Connetti con i permessi adeguati (User.ReadWrite.All, Directory.ReadWrite.All):

Connect-MgGraph -Scopes 'User.ReadWrite.All','Directory.ReadWrite.All'

Recupera gli SKU e annota i codici dei due piani:

Get-MgSubscribedSku | Select SkuPartNumber, SkuId, ConsumedUnits
Esempi: O365E2NP (legacy), M365BUSINESSBASIC (variante non‑profit può avere suffisso specifico)

Assegna Business Basic e rimuovi E2 per un elenco di utenti (CSV con colonna UserPrincipalName):

$csv = Import-Csv .\utenti.csv
$skuNew = (Get-MgSubscribedSku | Where-Object {$.SkuPartNumber -like 'M365BUSINESS_BASIC*'}).SkuId
$skuOld = (Get-MgSubscribedSku | Where-Object {$.SkuPartNumber -like 'O365E2*'}).SkuId

foreach($u in $csv){
$user = Get-MgUser -UserId $u.UserPrincipalName

Aggiunge nuova licenza

Set-MgUserLicense -UserId $user.Id -AddLicenses @{ SkuId = $skuNew } -RemoveLicenses @()

Rimuove vecchia licenza (solo dopo aver aggiunto la nuova)

Set-MgUserLicense -UserId $user.Id -AddLicenses @() -RemoveLicenses @($skuOld)
}

MSOnline / AzureAD (per ambienti legacy)

Install-Module MSOnline -Scope AllUsers
Connect-MsolService
Recupera gli SKU
Get-MsolAccountSku | Select AccountSkuId, ActiveUnits, ConsumedUnits
Esempio di cambio licenza
$old = 'tenant:O365E2NP'
$new = 'tenant:M365BUSINESSBASIC'
Get-MsolUser -All | Where-Object {$.isLicensed -and $.Licenses.AccountSkuId -contains $old} | ForEach-Object {
  Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName $_.UserPrincipalName -AddLicenses $new
  Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName $_.UserPrincipalName -RemoveLicenses $old
}

Consiglio: prevedi un dry‑run (es. -WhatIf dove disponibile o esportazione pre/post stato) e un log CSV di controllo.

Licenze basate su gruppi (Entra ID, ex Azure AD)

Se già utilizzi l’assegnazione tramite gruppi, il cambio è ancora più semplice: modifichi la licenza sul gruppo, e gli utenti ereditano la nuova assegnazione.

Crea o identifica un gruppo di sicurezza per gli utenti E2.
Nella sezione Licenze del gruppo, aggiungi Business Basic e rimuovi E2.
Attendi la propagazione (di norma pochi minuti). Monitora eventuali errori per utenti con conflitti di licenza.

Vantaggi: coerenza, riduzione errori, onboarding/offboarding semplificati: basta aggiungere/rimuovere utenti dal gruppo.

Cosa succede ai dati durante e dopo il cambio

Nessuna migrazione: le caselle Exchange e i siti OneDrive/SharePoint non si spostano, cambiano solo i diritti d’uso.
Nessun downtime: i servizi si riconnettono. Un utente già autenticato può vedere un breve “refresh” di sessione.
Rimozione accidentale della licenza: se un utente resta senza alcuna licenza compatibile, la cassetta postale entra in soft‑delete e i dati restano recuperabili per circa 30 giorni riassegnando una licenza idonea. Lo stesso vale per OneDrive/SharePoint: il contenuto non viene distrutto immediatamente e torna accessibile non appena ripristini la licenza.
Caselle condivise: in genere non richiedono licenza fino a 50 GB; verifica dimensioni e configurazioni particolari prima del cambio.

Buone pratiche operative

Pilota prima di massa: cambia licenza a un gruppo ristretto che rappresenti ruoli diversi (utenti d’ufficio, field, dirigenti, account di servizio).
Automazione con PowerShell: riduci errori manuali usando gli script (Set-MgUserLicense o, nei contesti legacy, Set-MsolUserLicense/Set-AzureADUserLicense).
Periodi di grazia: ricorda la finestra di recupero di circa 30 giorni in caso di rimozione errata.
Controlla i servizi attivati: Business Basic abilita di default Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams; disattiva ciò che non è necessario (es. se per un account di servizio serve solo la posta).
Comunicazione: informa gli utenti che non cambiano le funzionalità di base ma vedranno un nome piano diverso nei portali.
Allineamento con la fatturazione: prima acquista/attiva i posti Business Basic, poi riduci o disdici E2 quando tutti sono migrati, evitando scoperture.

Checklist di esecuzione

Acquisto/attivazione dei posti Business Basic (o conferma disponibilità non‑profit).
Inventario utenti con E2, esclusioni (account tecnici), identificazione caselle condivise e gruppi di licenza.
Pilota su 10–20 utenti rappresentativi; verifica posta, Teams, OneDrive, SharePoint, mobile.
Automazione o piano batch (per reparto/gruppo).
Assegnazione nuova licenza → Rimozione vecchia (stesso job o passaggi consecutivi ravvicinati).
Controllo post‑change: report licenze assegnate, eventuali errori, spazio caselle > soglie.
Chiusura: ottimizzazione costi (spegnere E2), aggiornamento documentazione e runbook.

Modello di comunicazione agli utenti

Oggetto: Aggiornamento licenza Microsoft 365

Dal [data] la tua licenza passerà da Office 365 E2 a Microsoft 365 Business Basic. Non sono previsti fermi: posta, Teams e file resteranno disponibili. Non è richiesta alcuna azione. Se noti anomalie, contatta il Service Desk.

Accortezze e casi particolari

Autenticazione legacy: se hai applicazioni che usano IMAP/POP/SMTP legacy, verifica che non dipendano da service plan disattivati.
Teams telefoni e componenti aggiuntivi: eventuali add‑on (es. Audio Conferencing) restano indipendenti dal cambio del piano base; assicurati di mantenerli dove necessari.
Archiviazione: controlla caselle vicine ai 50 GB; se serve archiviazione online o conservazione a lungo termine valuta piani superiori.
Limite 300 posti: se rischi di superarlo, pianifica fin da subito una strategia mista (Business Basic per la base utenti, E1/E3 per i profili avanzati).

Domande frequenti (FAQ)

Devo migrare la posta o i file?
No. Il contenuto resta dove si trova. Cambi solo l’autorizzazione d’uso, non la posizione dei dati.

Gli utenti avranno un downtime?
No. L’operazione è trasparente. Al massimo può esserci un refresh di sessione.

Cosa succede se per errore rimuovo la vecchia licenza prima di assegnare la nuova?
Riassegna una licenza compatibile entro ~30 giorni per ripristinare la cassetta postale e l’accesso a OneDrive/SharePoint. Imposta procedure che evitino scoperture (script in due fasi).

Business Basic include le app desktop di Office?
No. Solo app Web. Se servono le app installate, valuta Business Standard o piani Enterprise.

Come gestisco il cambio per centinaia di utenti?
Automatizza con Microsoft Graph PowerShell o licenze basate su gruppi in Entra ID.

Verifica post‑cambio: cosa controllare

Accesso a Outlook sul Web e invio/ricezione posta.
Sincronizzazione OneDrive sui client (icona “nuvola” attiva, nessun errore).
Teams: chat, riunioni, accesso a team e canali esistenti.
SharePoint: apertura siti e documenti, permessi invariati.
Licenze effettive: report utenti che non hanno più E2 ma possiedono Business Basic.

Piano di rollback

Conserva per qualche giorno un numero minimo di licenze E2 inutilizzate per emergenze.
In caso di problemi: riassegna temporaneamente E2 all’utente impattato (se disponibile), quindi analizza il service plan specifico che causa l’errore.
Stabilisci criteri per escalation e tempi massimi di ripristino.

Ottimizzazione costi e governance

Disattiva i service plan non necessari al momento dell’assegnazione (es. se un account usa solo Exchange, disabilita temporaneamente Teams/SharePoint per ridurre rischi di provisioning superfluo).
Allinea i gruppi di licenza: mantieni gruppi “Utenti standard”, “Frontline”, “Servizio”, ognuno con set di service plan coerente.
Documenta: aggiorna la knowledge base interna (runbook, SOP, checklist).

Script di controllo e reporting

Un semplice report per verificare chi ha solo la nuova licenza dopo il cambio:

# Esempio con Graph
$skuNew = (Get-MgSubscribedSku | Where-Object {$.SkuPartNumber -like 'M365BUSINESS_BASIC*'}).SkuId
Get-MgUser -All | Where-Object {
  ($_.AssignedLicenses.SkuId -contains $skuNew)
} | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName

Riepilogo operativo

Prima: acquista/attiva Business Basic, prepara elenco utenti e fai un pilota.
Durante: assegna Business Basic, poi rimuovi E2 (stessa sessione), verifica rapido accesso ai servizi.
Dopo: riduci/disdici E2, monitora, chiudi con documentazione e comunicazione agli utenti.

In sintesi

Il passaggio da Office 365 E2 (non‑profit) a Microsoft 365 Business Basic è un’operazione diretta e trasparente se eseguita nell’ordine corretto: assegna prima la nuova licenza, poi rimuovi la vecchia. Così eviti ogni rischio per i dati e garantisci continuità agli utenti. Verifica solo il limite di 300 posti e l’aderenza delle funzionalità del nuovo piano alle esigenze dell’organizzazione. Con un breve pilota, un paio di script e la governance giusta, completi il cambio in sicurezza e senza interruzioni.

Appendice: suggerimenti rapidi

Tempi: organizza il cambio al di fuori delle finestre di picco per ridurre l’impatto percepito.
Mobile: non sono richieste riconfigurazioni sui dispositivi; al massimo un refresh di sessione nelle app.
Utenti esterni/Guest: nessun effetto; il cambio riguarda solo gli utenti interni licenziati.
Sicurezza: il cambio della licenza non tocca le policy di autenticazione (MFA, Conditional Access); verifica comunque che tutti i requisiti restino soddisfatti.

Domanda → Risposta—versione brevissima
D: “Posso sostituire E2 con Business Basic senza perdere l’accesso ai dati?”
R: Sì. Assegna prima Business Basic, poi rimuovi E2. Finché una licenza valida per Exchange/OneDrive/SharePoint/Teams è assegnata, i dati restano accessibili. Segui la procedura standard nel Centro di amministrazione.

Tabella di riferimento rapido

Attività	Strumento/Sezione	Output atteso	Note
Inventario utenti E2	Centro di amministrazione → Utenti	Lista completa	Esporta CSV per audit
Acquisto/attivazione Business Basic	Fatturazione → Licenze	Posti disponibili ≥ utenti target	Considera buffer 5–10%
Pilota	Utenti → Licenze e app	Accesso in trasparenza	Ruoli eterogenei
Assegna Business Basic	GUI o PowerShell	Licenze aggiunte	Prima aggiungi, poi rimuovi
Rimuovi E2	GUI o PowerShell	Solo Business Basic	Nessuna migrazione dati
Verifica servizi	Outlook/Teams/OneDrive	Nessun errore	Controllo spot con utenti pilota
Ottimizza costi	Fatturazione	Riduzione E2	Evita licenze “orfane”

Conclusione pratica: assegna Microsoft 365 Business Basic, rimuovi Office 365 E2, verifica i servizi critici. Il tutto senza downtime, senza migrare caselle o file e con un chiaro percorso di rollback.