Raccogliere feedback con domande aperte in Microsoft Teams: Microsoft Forms, Viva Pulse, Polly e Slido a confronto

Devi raccogliere opinioni “a testo libero” in una chat di Microsoft Teams con 16 persone? Ecco come farlo subito (senza perdere dati), quando usare strumenti nativi Microsoft e quando conviene integrare app come Polly o Slido per ottenere risposte aperte direttamente in Teams.

Indice

Perché i sondaggi “Polls” non bastano per il testo libero

Nel nuovo Microsoft Teams l’esperienza di polling (i sondaggi rapidi dentro Teams) è stata spostata nell’app Polls. È perfetta per domande a scelta (Sì/No, opzioni multiple, valutazioni), ma non è nata per raccogliere risposte aperte di più righe all’interno della finestra chat. Se provi ad aggiungere “Forms” dalla chat, l’esperienza di polling ti reindirizza a Polls: i moduli completi restano disponibili sul web, ma l’azione immediata in chat rimane limitata a risposte predefinite.

Per ottenere testi liberi dagli utenti hai dunque tre strade:

Creare il modulo su Microsoft Forms (web) con domande “Testo” e condividere il link in chat.
Usare Viva Pulse se la tua organizzazione ha già le licenze Viva: ottieni domande aperte, anonimato e analisi integrate in Teams.
Installare un’app di terze parti come Polly o Slido per gestire domande aperte direttamente in chat o (nel caso di Slido) in meeting.

Soluzioni pratiche a confronto

Opzione	Come funziona	Pro	Contro
Microsoft Forms (web)	Crea il modulo dal portale Forms, aggiungi domande “Testo” (anche Risposta lunga), quindi “Condividi → Copia link” e incolla l’URL nella chat di Teams.	Incluso in Microsoft 365; supporta logica/ramificazioni; esportazione Excel/CSV; più domande aperte; controlli su anonimato e destinatari.	Le risposte vengono raccolte nel browser, non nella bolla della chat; meno “live” rispetto a un’app nativa; richiede clic su un link.
Viva Pulse	App nativa (richiede licenza Viva Pulse o Viva Suite). Scegli un modello o componi domande aperte e invia il “pulse” al gruppo da Teams.	Integrato in Teams; anonimato con soglie minime; dashboard e analisi testuale; conversazioni strutturate sui risultati.	Richiede licenza aggiuntiva non inclusa nei piani Microsoft 365 base; dipende dalla configurazione IT.
Polly (terze parti)	Digita `@Polly` in chat e scegli “Open‑ended question”. Imposta anonimato, visibilità dei risultati ed eventuale schedulazione.	Risposte aperte direttamente in chat; thread con risultati in tempo reale; semplice e veloce; supporta anonimato configurabile.	Piano gratuito con limiti di risposte/mese; funzioni avanzate (export, filtri, ruoli) nei piani a pagamento; può essere bloccata da policy IT.
Slido (terze parti)	Aggiungi Slido a un meeting o evento Teams e crea un “Open text poll”; partecipanti rispondono in tempo reale dall’interfaccia del meeting.	Ideale per workshop e riunioni; supporta Q&A, word‑cloud, quiz; moderazione integrata e analisi.	Migliore nei meeting che nelle chat; piano gratuito con limiti (partecipanti/poll per evento); installazione e consenso IT richiesti.

Scegli in 30 secondi

Niente budget e serve subito: usa Forms (web) e manda il link in chat.
Vuoi esperienza integrata con analisi e anonimato robusti: scegli Viva Pulse (se già licenziato).
Vuoi risposte aperte direttamente nella chat: installa Polly (verifica i limiti del piano) o usa Slido per momenti live in riunione.

Guida passo‑passo: Microsoft Forms (web)

Impostazione rapida di una domanda aperta

Apri il portale di Microsoft Forms e crea un nuovo Modulo (non Quiz).
Fai clic su Aggiungi nuova → Testo. Attiva Risposta lunga se prevedi commenti estesi.
Per più domande aperte, ripeti e organizza con Sezioni o Ramificazioni (es. mostra domande diverse in base a una risposta iniziale).
Apri Impostazioni e definisci:
- Chi può compilare: Chiunque con il link (per anonimato esteso) oppure Solo persone della mia organizzazione (per raccolta interna).
- Disattiva Registra il nome se vuoi risposte anonime.
- Valuta se consentire più risposte per persona e la ricezione email di conferma.
Vai su Condividi → Copia link (oppure ottieni un codice QR se utile in presenza).
Incolla il link nella chat di Teams; aggiungi un promemoria fissando il messaggio in alto e taggando il gruppo.

Note utili: le risposte “Testo” supportano fino a migliaia di caratteri e puoi esportare tutto in Excel/CSV per analisi successive. In canali di Teams puoi anche aggiungere Forms come scheda per raccogliere o mostrare risultati; in chat l’esperienza più lineare resta il link.

Template di messaggio da incollare in chat

Ci serve il tuo feedback in 2 minuti!
Apri il modulo e rispondi in forma libera alle domande: vogliamo idee e suggerimenti concreti. Le risposte sono anonime. Grazie! ⏳ Scade: venerdì ore 17.

Automatizza promemoria e pubblicazione risultati (opzionale)

Con Power Automate crea un flusso “When a new response is submitted (Forms)” che:
- Invia un post in canale o un messaggio in chat con i punti chiave (es. tramite schede adattive).
- Scrive le risposte in una tabella Excel o in una lista SharePoint per archiviazione e reportistica.
Al termine, pubblica in canale un riassunto con 3–5 insight e le prossime azioni.

Guida passo‑passo: Viva Pulse (se licenziato)

Viva Pulse è l’app Microsoft per sondaggi brevi e ricorrenti, con template curati da esperti, soglie minime di anonimato e report integrati. È disponibile con licenza dedicata o all’interno della Viva Suite (non compresa nei piani Microsoft 365 standard).

Apri Viva Pulse in Teams e seleziona Crea pulse.
Scegli un modello (es. Benessere, Allineamento, Retrospective) oppure crea il tuo set con domande aperte.
Imposta i destinatari (anche gruppi M365/Teams) e definisci la finestra di raccolta (es. 3–7 giorni).
Verifica le soglie di anonimato (minimo numero di risposte per sblocco dei risultati) secondo le policy della tua organizzazione.
Invia il pulse e monitora l’andamento. Alla chiusura, usa report, sentiment e raccomandazioni per pianificare azioni migliorative.

Quando preferirlo: quando servono anonimato robusto, benchmarking nel tempo, report de‑identificati e un flusso “domanda‑analisi‑azione” tutto dentro l’ecosistema Microsoft.

Guida passo‑passo: Polly (domande aperte in chat)

Polly è una delle app più rapide per abilitare risposte aperte direttamente nella chat di Teams.

Installa l’app Polly in Teams e, nella chat, digita @Polly.
Scegli Open‑ended question e scrivi il prompt (suggerimento: specifica la lunghezza “fino a 500 caratteri” se vuoi risposte concise).
Apri Settings:
- Anonymity: abilita l’anonimato (puoi usare anche il tag rapido [anon] nella chiamata a Polly).
- Results visibility: mostra i risultati in tempo reale o solo a chiusura.
- Delivery: invia in chat o come DM ai singoli.
- Scheduling: pianifica promemoria.
Pubblica e raccogli: le risposte appaiono nel thread con un’esperienza coerente con Teams.

Attenzione ai limiti del piano free: il piano gratuito in genere limita il numero di risposte mensili per autore; l’export completo e le analisi avanzate richiedono un piano a pagamento. Verifica anche che le app di terze parti siano permesse dal tuo tenant.

Guida passo‑passo: Slido (open text in riunione)

Slido dà il meglio in meeting e workshop. Puoi creare “Open text poll” per raccogliere commenti dal pubblico mentre presenti.

Programma la riunione Teams e aggiungi Slido tra le app del meeting.
Prepara le interazioni e crea un Open text.
Durante il meeting attiva il poll: i partecipanti rispondono dalla barra laterale senza uscire da Teams.
Modera, mostra una word‑cloud o esporta i risultati a fine sessione.

Limiti tipici: sul piano gratuito Slido limita il numero di poll per evento e i partecipanti. Per platee più ampie o report più ricchi servono piani a pagamento.

Dettagli chiave e consigli operativi

Forms resta valido per sondaggi completi: il cambiamento riguarda l’esperienza “poll” in Teams. I moduli completi restano gestiti su Forms (web) e sono perfetti per domande aperte, logiche e condivisione via link.
Canali vs chat: nei canali puoi aggiungere Forms come scheda per “Raccogli risposte”, “Mostra risultati” o “Collaborare”. In chat la via più semplice rimane condividere un link al modulo; la disponibilità della scheda dipende dal tenant e dalla versione del client.
Viva Pulse: pensato per pulsare il sentiment con anonimato e soglie minime per la visualizzazione dei risultati; utile se la tua azienda ha già la suite Viva.
Polly: abilita domande aperte “in‑line” nella chat di Teams; perfetta per feedback veloce, retrospettive e raccolta idee.
Slido: eccellente in meeting per open text, Q&A moderato, sondaggi e quiz interattivi con presentazione integrata.
Budget zero: usa Forms + link. Esperienza integrata con analisi: Viva Pulse. Chat “tutto in Teams”: Polly. Workshop live: Slido.
Anonimato: abilitalo esplicitamente. In Forms elimina la registrazione del nome e scegli “chiunque con il link” se serve anonimato pieno; in Polly imposta anonymous; in Pulse applica le soglie minime per la visualizzazione.
Post‑processing: esporta in Excel/CSV e sintetizza con filtri, raggruppamenti e keywording; se serve, applica analisi del sentiment in Power BI o connettori AI.
Feedback a Microsoft: dal client Teams usa Guida → Feedback → Suggerisci una funzionalità per richiedere domande aperte native in Polls.

Best practice per aumentare partecipazione e qualità

Progetta il prompt: una buona domanda aperta è specifica e contestualizzata (“Qual è il maggiore ostacolo per…? Spiega in 1–2 frasi e proponi una soluzione”).
Imposta una finestra temporale chiara (es. scadenza venerdì ore 17) e invia un solo promemoria a metà finestra.
Mix domande: accanto all’open text, aggiungi una scala (1–5) per misurare l’intensità; aiuta nell’analisi.
Rispetta la soglia di anonimato: soprattutto in gruppi piccoli, evita segmentazioni che potrebbero de‑anonimizzare le persone.
Chiudi il loop: dopo la raccolta, pubblica cosa farai con le idee ricevute. Aumenta fiducia e partecipazione futura.

Analisi veloce in Excel (per risposte aperte)

Esporta le risposte da Forms/Polly/Slido in CSV o Excel.
Con Testo in colonne (o Power Query) normalizza eventuali separatori.
Crea una colonna “Parole chiave” e usa RICERCA/“CONTA.SE” per etichettare temi (es. “processi”, “strumenti”, “comunicazione”).
Genera una tabella pivot con conteggio per tema e un grafico rapido.
Per sentiment, se utilizzi Power BI, applica l’AI di testo per classificare “positivo/negativo/ neutro” e visualizza con barre impilate.

Checklist operativa

Prima di avviare la raccolta

Definisci obiettivo (es. “prioritizzare 3 miglioramenti per il trimestre”).
Scegli lo strumento in base a contesto, budget e policy IT.
Prepara prompt e scadenza; stabilisci se le risposte saranno anonime.
Decidi dove archiviare i dati (Excel/SharePoint).

Pendant

Condividi il link o l’app in chat/meeting; fissa il messaggio.
Invia un promemoria a metà finestra (no spam).

Dopo

Export, pulizia dati, sintesi (3–5 insight), azioni e owner.
Pubblica un follow‑up in Teams con “cosa cambia da subito”.

FAQ (problemi comuni)

Posso raccogliere risposte aperte direttamente nella chat di Teams senza link?
Sì con app di terze parti come Polly. Con gli strumenti Microsoft nativi, la via più semplice rimane Forms (web) + link.

Viva Pulse è incluso nella mia licenza Microsoft 365?
No: richiede licenza specifica (standalone o Viva Suite). Verifica con l’amministratore.

In chat non vedo l’opzione “Forms” come scheda: è normale?
Dipende dal tenant e dalla versione del client. In ogni caso puoi condividere il link del modulo o usare un’app come Polly.

Quante risposte posso ricevere gratuitamente?
Con Forms non hai limiti pratici per la raccolta interna. Polly sul piano gratuito limita tipicamente le risposte mensili per autore. Slido nel piano base limita poll per evento e partecipanti. Verifica sempre i dettagli correnti del piano.

Come garantisco l’anonimato?
In Forms imposta “Chiunque con il link” e disattiva “Registra il nome”. In Polly attiva l’opzione anonymous. In Viva Pulse applica soglie minime di risposte per sbloccare i report.

Posso far apparire automaticamente un riepilogo in Teams?
Sì: con Power Automate pubblica un post con i risultati principali o invia carte adattive al canale/chat ogni volta che arriva una nuova risposta.

Slido funziona anche fuori dai meeting?
È pensato soprattutto per i meeting. Per scenari “solo chat” meglio Polly o Forms + link.

Esempi di prompt di qualità (copiabili)

Retro sprint: “Qual è l’ostacolo più grande che abbiamo incontrato? Descrivi l’impatto in una frase e proponi una piccola azione concreta.”
Miglioramento processo: “Se potessi cambiare una sola cosa del flusso X, quale sarebbe e perché?”
Clima team: “Cita un comportamento che ha migliorato la collaborazione e uno che l’ha ostacolata.”
Prodotto: “Quale funzionalità ti manca di più e quale workaround usi oggi?”

Governance, privacy e conformità

Dati personali: se attivi anonimato, evita campi che possano identificare indirettamente (ruolo ultradon specifico, combinazioni uniche).
Retention: definisci chi può vedere i risultati e per quanto tempo conservarli (es. archiviazione su SharePoint con criteri di conservazione).
Scope: se coinvolgi utenti esterni, verifica le impostazioni “chi può rispondere”.
App di terze parti: controlla le policy del tenant su installazione, consenso e gestione dei dati.

In breve

Subito e gratis: crea il modulo su Forms (web) e incolla il link in chat.
Esperienza integrata con analisi: se la tua organizzazione ha le licenze, usa Viva Pulse.
Domande aperte dentro la chat: installa Polly; per riunioni interattive, Slido è una scelta solida.

Con questa guida puoi scegliere lo strumento giusto e attivare subito la raccolta di feedback testuale in una chat o riunione Teams, ottenendo risposte utili, ordinate e analizzabili.