Quando in Outlook l’editor di firme non si apre o non salva e compare il messaggio in inglese “A file error occurred”, il problema di norma riguarda componenti locali danneggiati o bloccati. Qui trovi cause, soluzione rapida con Riparazione di Office e una checklist tecnica completa.
Panoramica dell’errore
Alcuni utenti di Outlook per Windows incontrano l’errore “A file error occurred” quando tentano di creare o modificare una firma. L’anomalia può manifestarsi in due momenti:
- All’apertura dell’editor di firme (File → Opzioni → Posta → Firme…), che non si avvia o si chiude subito.
- Al salvataggio di una nuova firma o di modifiche a una firma esistente.
Il messaggio, sebbene in inglese, appare anche su interfacce localizzate. Il più delle volte la causa è un’alterazione di componenti Office che gestiscono l’editor (Outlook si appoggia a Word), file di modello o la cartella locale delle firme.
Soluzione lampo e risolutiva: Riparazione di Office/Outlook
Nel caso reale documentato, la semplice “Riparazione rapida” (Quick Repair) ha risolto in modo definitivo l’errore. Ecco come procedere, consigliato come primo intervento perché ripristina i componenti necessari senza toccare dati e profili utente.
Procedura tramite Pannello di controllo (Windows 10/11)
- Apri Pannello di controllo → Programmi e funzionalità.
- Seleziona Microsoft Office (oppure Outlook se installato stand‑alone) e clicca Cambia.
- Seleziona Riparazione rapida (Quick Repair) e conferma.
- Al termine, riavvia Outlook e prova a ricreare la firma.
- Se l’errore persiste, ripeti la procedura scegliendo Riparazione online (Online Repair).
Procedura alternativa dalle Impostazioni di Windows
- Vai su Impostazioni → App → App e funzionalità.
- Cerca Microsoft 365 o Office, clicca i tre puntini → Modifica.
- Esegui Riparazione rapida; in caso di esito negativo, esegui Riparazione online.
Nota operativa: la Riparazione online è più approfondita e può reinstallare componenti; profili, email e firme locali restano comunque nella cartella utente. Dopo la riparazione, riapri Outlook, verifica che l’editor di firme si avvii e salva una nuova firma di test.
Ricreazione corretta della firma dopo la riparazione
- In Outlook: File → Opzioni → Posta → Firme….
- Clicca Nuova, assegna un nome chiaro (es. Firma‑Azienda).
- Componi il testo della firma. Per loghi/icone, usa Inserisci immagine → Da file e non il copia‑incolla.
- Per i collegamenti, inserisci URL https:// completi.
- Imposta la firma predefinita per Nuovi messaggi e/o Risposte/Inoltri.
- Salva e chiudi. Crea una nuova email e verifica l’inserimento automatico.
Perché compare “A file error occurred”: cause tecniche comuni
- Componenti Office/Word danneggiati che gestiscono l’editor.
- Cartella “Signatures” non accessibile (permessi NTFS, profilo reindirizzato, percorso offline o share di rete non disponibile).
- File temporanei o modello di Word (Normal.dotm) corrotti.
- Add‑in terzi che interferiscono con l’editor di Word/Outlook.
- Contenuto della firma con immagini o link corrotti/embedded male (es. immagini incollate da browser).
- Protezioni di sicurezza (es. Accesso alle cartelle controllato di Windows Defender) che bloccano la scrittura in
%APPDATA%. - Path troppo lungo o caratteri non standard nel nome della firma o dei file.
- Cache o OST danneggiati (meno frequente, ma possibile in profili datati).
Verifiche aggiuntive consigliate
Se la Riparazione non basta o vuoi prevenire recidive, esegui le seguenti verifiche. La tabella sintetizza gli interventi, seguita da istruzioni dettagliate.
| Verifica | Motivo | Azione suggerita |
|---|---|---|
| Versione di Outlook | Bug specifici possono dipendere dalla build | Aggiornare all’ultima build tramite Windows Update o Office Update. |
| Contenuto della firma | Immagini o link corrotti possono generare errori di file | Inserire le immagini tramite “Da file” (non copia‑incolla) e usare URL validi (https). |
| Percorso del file “Signatures” | Permessi NTFS errati o profilo reindirizzato | Controllare i permessi della cartella %APPDATA%\Microsoft\Signatures. |
| Add‑in di terze parti | Alcuni plug‑in interferiscono con l’editor di firme | Avviare Outlook in Safe Mode (outlook /safe) e riprovare. |
| Cache di Word (Outlook usa Word come editor) | File temporanei danneggiati | Svuotare %APPDATA%\Microsoft\Templates (Normal.dotm) e la cartella %TEMP%. |
Come verificare la versione di Outlook
- Vai su File → Account Office → Informazioni su Outlook.
- Prendi nota di Versione e Build. Aggiorna con Opzioni di aggiornamento → Aggiorna.
- Se l’organizzazione usa canali differenziati (Current/Monthly/Enterprise), verifica che non ci siano build note con bug su firme.
Controllo della cartella “Signatures”
Outlook salva le firme in %APPDATA%\Microsoft\Signatures sotto forma di tre file per ciascuna firma (.htm, .rtf, .txt) più eventuali sottocartelle per le immagini.
- Premi Win+R, incolla
%APPDATA%\Microsoft\Signaturese premi Invio. - Se la cartella non esiste, creala manualmente.
- Apri le Proprietà → Sicurezza e verifica che l’utente abbia Controllo completo.
- Se il percorso è reindirizzato a una share di rete o sincronizzato offline (es. con profilo mobile), verifica connettività e sincronizzazione.
Avvio di Outlook in Safe Mode
- Chiudi Outlook.
- Premi Win+R, digita
outlook /safee conferma. - Prova ad aprire l’editor di firme. Se ora funziona, uno o più add‑in sono la causa. Disabilitali da File → Opzioni → Componenti aggiuntivi (gestisci COM Add‑in).
Ripristino di Normal.dotm e cache di Word
- Chiudi Outlook e Word.
- Apri
%APPDATA%\Microsoft\Templates. - Rinomina
Normal.dotminNormal.old.dotm(Word lo rigenererà). - Pulisci la cartella
%TEMP%(puoi digitare%TEMP%in Esegui). - Riavvia Outlook e riprova l’editor di firme.
Controlli di sicurezza/antivirus
- Accesso alle cartelle controllato (Windows Defender): se attivo, potrebbe bloccare la scrittura in
%APPDATA%. Valuta l’aggiunta di Word/Outlook tra le app consentite o escludi la cartella Signatures secondo la policy aziendale. - Antivirus terze parti: in scenari aggressivi, l’editor può essere bloccato. Prova temporaneamente senza protezioni in tempo reale (solo per test, in ambiente controllato) o configura le esclusioni.
Percorsi e file utili per la diagnostica
| Elemento | Percorso / Comando | Note |
|---|---|---|
| Cartella firme | %APPDATA%\Microsoft\Signatures | Contiene .htm, .rtf, .txt e una sottocartella con le immagini. |
| Modello Word | %APPDATA%\Microsoft\Templates\Normal.dotm | Rinominalo per rigenerarlo in caso di corruzione. |
| Cartella temporanei | %TEMP% | Pulizia consigliata quando l’editor non si avvia/salva. |
| Avvio sicuro Outlook | outlook /safe | Diagnosticare conflitti da add‑in. |
| Rigenerazione registrazioni Word | winword /r | Facoltativo: ripristina integrazioni e associazioni di Word. |
Buone pratiche per firme stabili
- Progetta la firma in HTML leggero, evitando formattazioni complesse da Word: bordi, tabelle nidificate o font non installati.
- Inserisci loghi solo da file. Preferisci immagini PNG/JPG ottimizzate (dimensioni ridotte) e nomi file senza spazi o caratteri speciali.
- Usa link assoluti con
https://. Evita URL parziali o protocolli non standard. - Denomina le firme con nomi brevi e alfabetici (es. Firma‑Sede‑IT).
- Backup: esporta la cartella Signatures per ripristinare rapidamente su nuovi PC.
Procedura guidata di troubleshooting
- Esegui Riparazione rapida di Office. Se serve, Riparazione online.
- Riapri Outlook e testa l’editor di firme. Se funziona, crea/aggiorna la firma.
- Se l’errore persiste:
- Avvia Outlook in Safe Mode e riprova.
- Controlla permessi su
%APPDATA%\Microsoft\Signatures. - Rinomina
Normal.dotme svuota%TEMP%. - Elimina (o rinomina) la firma problematica e ricreala da zero.
- Aggiorna Office alla build più recente.
- Confronto incrociato: se la firma funziona in Outlook sul Web ma non su desktop, il problema è locale al client Windows.
Scenari con profili reindirizzati e VDI
In ambienti aziendali con Folder Redirection, FSLogix o VDI/Citrix, la cartella %APPDATA% può risiedere su share di rete o dischi profilo. In questi casi:
- Verifica latenza e disponibilità della share.
- Controlla quota e sincronizzazione offline.
- Accertati che i permessi NTFS includano l’utente con controllo completo sulla cartella Signatures.
Alternative e particolarità del nuovo Outlook
Nel nuovo Outlook per Windows (basato su web) le firme sono salvate nel cloud e l’editor è differente dal client “classico”. L’errore “A file error occurred” riguarda prevalentemente il client classico. Se stai usando il nuovo client, verifica le firme direttamente dalle impostazioni dell’app; se l’errore compare solo sul client classico, segui questa guida.
Quando coinvolgere il reparto IT
- L’errore persiste dopo Riparazione online e in Safe Mode.
- La firma viene salvata correttamente su Outlook on the web ma non su Outlook desktop.
- La cartella Signatures si trova su share di rete con sincronia offline o profilo reindirizzato.
- Il problema interessa più utenti o più PC su una stessa unità organizzativa (possibile policy o antivirus).
- Si sospettano policy GPO/MDM o Accesso alle cartelle controllato che limitano
%APPDATA%. - La creazione di un nuovo profilo Outlook (Mail (32 bit) → Mostra profili) non cambia l’esito.
FAQ rapide
Qual è la differenza tra Riparazione rapida e Riparazione online?
La Riparazione rapida controlla e ripristina i file locali più comuni. La Riparazione online è più profonda: reinstalla componenti Office e risolve corruzioni persistenti.
Perdo le mie firme con la riparazione?
No. Le firme risiedono nella cartella utente (%APPDATA%\Microsoft\Signatures). È comunque consigliabile farne una copia.
Vale la pena incollare immagini direttamente nella firma?
No. È più stabile inserire immagini da file. Il copia‑incolla da browser o da altre app può creare riferimenti corrotti e triggerare l’errore.
Meglio una singola firma o più varianti?
Meglio ridurre le varianti e semplificare l’HTML. Nei casi complessi, valuta una soluzione centralizzata di gestione firme aziendali.
Modello operativo riutilizzabile
- Esegui Quick Repair di Office.
- Testa l’editor firme; se ok, ricrea la firma con immagini da file.
- Se KO: Safe Mode → disabilita add‑in problematici.
- Permessi su
%APPDATA%\Microsoft\Signaturese Normal.dotm rigenerato. - Riparazione online se necessario.
- Valutazioni IT: share di rete, antivirus, policy, profilo nuovo solo come ultima spiaggia.
Checklist finale
- Hai eseguito Riparazione rapida o Online di Office?
- L’editor si apre in Safe Mode (sì/no)? Quale add‑in era attivo?
- La cartella
%APPDATA%\Microsoft\Signaturesè presente e scrivibile? Normal.dotmè stato rigenerato e la cartella%TEMP%pulita?- La firma è composta con immagini da file e link https validi?
- La stessa firma funziona su Outlook on the web?
Conclusioni
Per l’errore “A file error occurred” nella creazione di firme in Outlook, il percorso più rapido e spesso risolutivo è la Riparazione di Office (Quick Repair, seguita se necessario da Online Repair). Se l’errore dovesse ripresentarsi, passa alle verifiche aggiuntive su contenuti della firma, permessi della cartella Signatures, add‑in e cache di Word. Solo dopo aver escluso questi fattori ha senso valutare interventi più invasivi come la creazione di un nuovo profilo utente o la reinstallazione completa.
Riepilogo del caso reale: il problema è stato risolto definitivamente con la sola Riparazione rapida di Office. Dopo la riparazione, l’editor di firme è tornato operativo e la firma è stata creata e salvata senza ulteriori errori.
Strumenti rapidi: %APPDATA%\Microsoft\Signatures · %APPDATA%\Microsoft\Templates · %TEMP% · outlook /safe · winword /r
Buona manutenzione: mantieni Office aggiornato, evita contenuti “pesanti” nella firma, e fai backup periodici della cartella Signatures.