Non trovi i “pulsanti di voto” nel nuovo Outlook per Windows? Ecco come funzionano oggi le alternative, come ripristinare temporaneamente l’esperienza classica e quali best practice adottare in attesa dell’implementazione nativa.
Perché nel nuovo Outlook i pulsanti di voto non ci sono ancora
Il nuovo Outlook per Windows è una riprogettazione che punta a unificare esperienza desktop e web. In questa fase alcune funzioni storiche della versione classica (Win32) non sono ancora state portate nella nuova interfaccia in anteprima, tra cui i pulsanti di voto integrati nel messaggio (Sì/No, Approva/Rifiuta, ecc.). Il risultato è che molti flussi approvativi rapidi — prima basati su un clic direttamente nel corpo dell’e‑mail — oggi richiedono un piccolo cambiamento di abitudini.
La buona notizia è che esistono scelte operative sostenibili: tornare alla versione classica per le e‑mail che richiedono votazione oppure usare un sondaggio con l’add‑in Poll (Microsoft Forms). A seconda del pubblico e del processo, possiamo anche integrare strumenti come Teams, Forms e Planner.
Panoramica rapida delle opzioni
Di seguito trovi un confronto sintetico tra le alternative disponibili. Scegli quella che meglio si adatta al tuo scenario, bilanciando semplicità per i destinatari e continuità del processo interno.
| Opzione | Come si fa | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Tornare temporaneamente a Outlook classico | Clic sul selettore Revert to classic Outlook nell’angolo in alto a destra. | – Funzionalità di voto immediatamente disponibili. – Compatibile con tutti gli utenti che restano sulla versione classica. | – Non tutti hanno i permessi per cambiare interfaccia. – Si perdono le novità della nuova app. |
| Usare l’add‑in Poll (Microsoft Forms) | Nuovo messaggio → Insert › Add‑ins › Poll. | – Intuitivo; crea un questionario integrato. – Può registrare i nomi dei votanti e mostrare i risultati solo all’organizzatore. | – Richiede l’apertura di un modulo esterno; su smartphone il flusso non è “one‑tap”. – Non replica l’esperienza nativa dei pulsanti. |
| Strumenti esterni (Teams, Forms, Planner, servizi terzi) | Inviare un link o integrare un modulo nel messaggio. | – Più flessibile (domande multiple, scadenze, reportistica). | – Passaggi aggiuntivi per l’utente finale. – Non visibile direttamente nell’e‑mail come i pulsanti classici. |
Guida passo‑passo alle soluzioni
Tornare a Outlook classico per usare i pulsanti di voto
Se i pulsanti di voto sono essenziali (ad esempio per approvazioni formali o scelte binarie), questa è la strada più diretta.
- Apri il nuovo Outlook per Windows.
- In alto a destra, fai clic su Revert to classic Outlook (o voce equivalente nel tuo tenant).
- Conferma il passaggio quando richiesto.
- Nella versione classica, crea un nuovo messaggio e vai in Opzioni > Usa pulsanti di voto.
- Seleziona un set predefinito (es. Sì;No, Approva;Rifiuta) oppure definisci scelte personalizzate separate da punto e virgola.
- Invia il messaggio ai destinatari che usano Outlook classico o altri client compatibili con la funzione.
Suggerimenti pratici
- Includi sempre nel corpo dell’e‑mail una riga esplicativa (“Per votare, usa i pulsanti in alto al messaggio in Outlook classico”).
- Per processi ripetitivi, salva un modello di messaggio con i pulsanti già configurati.
- Se esistono destinatari che usano il nuovo Outlook, aggiungi un piano B (link a un breve modulo) per evitare blocchi.
Creare un sondaggio con l’add‑in Poll basato su Microsoft Forms
Quando il tuo pubblico è eterogeneo (nuovo Outlook, web e mobile) o non puoi tornare alla versione classica, Poll è l’alternativa più vicina all’esperienza nativa.
- Apri un nuovo messaggio in Outlook (nuovo Outlook o web).
- Vai su Insert > Add‑ins (o Altri componenti aggiuntivi) e scegli Poll.
- Compila la domanda (es. “Approvi la proposta?”) e aggiungi le opzioni (Approvo, Rifiuto).
- Valuta le impostazioni: registrare i nomi dei votanti, consentire risposte multiple, mostrare o nascondere i risultati ai partecipanti.
- Clicca su Insert: nel corpo della mail comparirà un riquadro con il sondaggio e un link al modulo.
- Invia il messaggio. I destinatari cliccheranno sul riquadro/collegamento per votare e Poll aggiornerà automaticamente i risultati.
Buone pratiche con Poll
- Metti in cima al corpo dell’e‑mail un invito chiaro: “Clicca su Vota qui sotto”.
- Se serve tracciabilità, abilita la raccolta dei nomi (soggetta alle policy del tenant).
- Per decisioni con scadenza, includi la data/ora entro cui votare e indica come verrà comunicato l’esito.
- Per ridurre i clic mobili, aggiungi un callout a fine messaggio: “In caso di problemi, rispondi con APPROVO/RIFIUTO come prima parola dell’oggetto”.
Integrare Teams, Forms, Planner o altri servizi
Per sondaggi articolati o workflow con attività conseguenti, conviene sfruttare gli strumenti della suite:
- Microsoft Forms: crea un modulo con più domande, logiche di ramificazione e limiti di tempo; incolla il link nel messaggio o integra l’anteprima.
- Microsoft Teams: pubblica il sondaggio in un canale o chat e aggiungi nel messaggio l’indicazione “Vota su Teams”. Utile per gruppi già attivi lì.
- Planner / To Do: dopo la votazione, apri automaticamente attività per gli esiti approvati (ad es. “Preparare ordine” su esito “Approvo”).
- Power Automate: crea un flusso che legge le risposte di Forms e invia conferme/aggiornamenti, assegna attività o aggiorna liste.
Compatibilità tra versioni e coesistenza
Alcune regole da tenere bene a mente per evitare sorprese:
- Se il messaggio viene creato in Outlook classico con pulsanti di voto, gli utenti che leggono in nuovo Outlook non vedono l’opzione (e viceversa).
- Per votare, tutti devono usare la stessa “famiglia” di client che supporta quella modalità.
Matrice di compatibilità
| Creato in | Letto in nuovo Outlook | Letto in Outlook classico | Letto in Outlook sul web | Letto in Outlook mobile | Letto in client non‑Outlook |
|---|---|---|---|---|---|
| Outlook classico con pulsanti di voto | Non mostra i pulsanti; nessuna votazione nativa | Votazione nativa con un clic | Di norma non mostra i pulsanti; usare piano B | Nessun pulsante; usare piano B | Nessun pulsante; possibile confusione nei metadati |
| Nuovo Outlook con add‑in Poll | Funziona tramite riquadro/link | Funziona tramite riquadro/link | Funziona tramite riquadro/link | Funziona ma richiede passaggio nel browser | Funziona tramite link al modulo |
Esempi pronti da copiare
Modello per approvazione binaria con Poll
Oggetto: Approvazione budget progetto <Nome> Ciao a tutti, per favore esprimete il vostro parere cliccando su “Vota” nel riquadro qui sotto. Opzioni: APPROVO / RIFIUTO Scadenza: oggi alle 17:00. Grazie! —
Modello con alternativa per chi non vede i pulsanti classici
Oggetto: Conferma partecipazione evento Se vedi i pulsanti in alto alla mail (Outlook classico) usa SÌ/NO. Se non li vedi, rispondi a questa mail scrivendo in oggetto: “SÌ” o “NO”. Grazie!
Modello per pubblico misto con link a Forms
Oggetto: Votazione proposta <Tema> Per assicurare tracciabilità, usa il breve modulo indicato di seguito. Se preferisci, puoi rispondere con APPROVO/RIFIUTO in oggetto. Il risultato verrà comunicato entro domani.
Scelte consigliate per scenari tipici
- Votazioni interne rapide a gruppo ristretto che usa Outlook classico: resta su pulsanti di voto nativi.
- Decisioni allargate con partecipanti eterogenei: preferisci Poll o un modulo di Forms.
- Workflow approvativi regolati da policy: mantieni Outlook classico finché la funzione non torna disponibile; in parallelo prepara una versione Forms + Power Automate come soluzione resiliente.
- Audience prevalentemente mobile: usa Poll ma esplicita la call to action; considera un messaggio “short” con link in prima riga.
Flussi avanzati con Power Automate
Vuoi ridurre al minimo l’attrito e aumentare la tracciabilità? Ecco un’architettura leggera:
- Modulo Forms con due opzioni (Approvo/Rifiuto) e raccolta dei nomi.
- Flusso Power Automate che all’arrivo di una risposta:
- Scrive l’esito in una lista SharePoint o tabella Dataverse.
- Invia una notifica di riepilogo all’organizzatore con stato e commenti.
- Se approvato, crea un’attività in Planner e assegna al responsabile.
- Messaggio Outlook con invito al modulo e riepilogo automatico finale.
Questo approccio replica gran parte dei vantaggi dei pulsanti di voto (velocità decisionale) aggiungendo audit trail e integrazioni downstream.
Formazione rapida per i colleghi
- Spiega in modo chiaro che nel nuovo Outlook la votazione non è attualmente in‑mail ma passa da un riquadro/collegamento.
- Inserisci istruzioni in due righe all’inizio del messaggio (cosa cliccare, entro quando, cosa succede dopo).
- Riduci l’attrito: poche opzioni, scadenza visibile, promessa esplicita di comunicare l’esito.
- Prepara modelli riutilizzabili per richiesta approvazione, conferma partecipazione, scelta fornitore.
Domande frequenti
Posso inserire i pulsanti di voto nativi nel nuovo Outlook? Al momento no. La funzione appartiene alla versione classica. Per ricrearla usa Poll o rimani su Outlook classico per i messaggi che richiedono votazione. I destinatari vedono i risultati del sondaggio? Con Poll puoi decidere se mostrare i risultati ai votanti o solo all’organizzatore. Per processi approvativi è preferibile tenerli visibili solo all’owner e inviare un riepilogo finale. Cosa succede se qualcuno apre l’e‑mail con un client non Outlook? Con i pulsanti nativi: probabilmente non vedrà i controlli e dovrà usare il piano B. Con Poll: potrà votare tramite il modulo nel browser. Posso usare risposte via e‑mail come voto? Sì, come fallback: istruisci i destinatari a scrivere APPROVO o RIFIUTO nell’oggetto. Puoi poi processare automaticamente le risposte con una regola o un flusso. I pulsanti di voto torneranno nel nuovo Outlook? La nuova app è in continua evoluzione e Microsoft ha riconosciuto la mancanza. Non c’è una data pubblica, quindi conviene monitorare note di rilascio e canali Insider.
Raccomandazioni operative riassuntive
- Valuta il pubblico: se la maggioranza usa il nuovo Outlook (desktop o web), opta per l’add‑in Poll o per un modulo di Microsoft Forms.
- Processi interni critici: se i pulsanti di voto sono parte di un workflow approvativo, rimani su Outlook classico finché la funzione non torna disponibile.
- Formazione rapida: spiega che nel nuovo Outlook il polling richiede l’apertura di un modulo; includi istruzioni nel corpo del messaggio per ridurre attriti.
- Segnala il feedback: attraverso Help › Feedback nel nuovo Outlook, descrivi l’impatto operativo; più segnalazioni aumentano la priorità interna.
Checklist decisionale
- Ho identificato il client prevalente dei destinatari (nuovo Outlook, classico, web, mobile)?
- Ho definito una scadenza e comunicato come verrà condiviso l’esito?
- Ho predisposto un piano B (es. risposta con parola chiave in oggetto) per chi non vede i pulsanti?
- Per processi soggetti ad audit, sto registrando nome, timestamp e esito in un archivio centralizzato?
- Ho pronto un modello riutilizzabile per le future comunicazioni simili?
Troubleshooting e insidie comuni
- Non trovo “Revert to classic Outlook”: la leva può essere disabilitata dall’amministratore. In tal caso, usa Poll o un modulo Forms.
- I destinatari non vedono il riquadro Poll: includi anche un link testuale nel corpo e una breve istruzione “Clicca per votare”.
- Le risposte arrivano sparse via e‑mail: crea una regola che contrassegna i messaggi con oggetto “APPROVO” o “RIFIUTO” e un flusso che compila una tabella di esito.
- Voglio limitare il voto a persone specifiche: in Forms/Pol l, imposta la raccolta solo dagli utenti dell’organizzazione e, se necessario, potenziali invited respondents.
- Ho bisogno di più opzioni: usa Forms con elenco di scelte; per selezione multipla abilita le risposte multiple.
Sicurezza, privacy e compliance
Quando sostituisci i pulsanti di voto con sondaggi o moduli, considera questi aspetti:
- Visibilità dei risultati: per approvazioni sensibili, mostra i risultati solo agli owner e comunica l’esito ufficiale separatamente.
- Conservazione dei dati: decide dove archiviare i risultati (Forms, SharePoint, Dataverse) in base alle tue policy di retention.
- Identità dei votanti: abilita la raccolta dei nomi solo se giustificata dal processo; altrimenti usa risposte anonime per sondaggi generici.
- Accesso esterno: se coinvolgi utenti esterni, verifica le impostazioni del tenant per moduli accessibili a ospiti e definisci un’alternativa (risposta via e‑mail) se non consentito.
Monitoraggio degli aggiornamenti
Poiché il nuovo Outlook è in continua evoluzione, vale la pena controllare periodicamente le note di rilascio e, se possibile, abilitare build Insider su un gruppo pilota per testare in anticipo eventuali reintroduzioni dei pulsanti di voto. Documenta internamente le differenze tra client e mantieni aggiornati i modelli di comunicazione.
Sintesi operativa
Allo stato attuale, non esiste un modo nativo per inserire i pulsanti di voto nel nuovo Outlook per Windows. Le due vie praticabili sono: (a) tornare alla versione classica per le e‑mail che richiedono votazione oppure (b) usare il componente aggiuntivo Poll basato su Microsoft Forms, accettando qualche passaggio in più per i destinatari. Se i pulsanti di voto fanno parte di un workflow critico, resta su Outlook classico e prepara in parallelo un percorso Forms/Automate per aumentare resilienza e tracciabilità. Continua a monitorare gli aggiornamenti: la funzionalità è stata riconosciuta come mancante e potrebbe essere reintrodotta in un prossimo rilascio.