Teams Planner: come modificare in massa la scadenza delle attività

Devi spostare in blocco la scadenza di molte attività in Teams ma l’opzione non si vede più? Ecco come farlo oggi in modo rapido e sicuro: dal browser con la nuova vista Griglia di Planner, attraverso Excel oppure con Power Automate/Graph. Trovi anche consigli, limiti e procedure passo‑passo.

Indice

Panoramica del problema

Negli ultimi mesi molti utenti hanno notato che nella scheda Tasks by Planner and To Do di Microsoft Teams non è più disponibile l’azione per modificare contemporaneamente la Due date di più attività. La funzione era presente in passato e veniva usata per operazioni veloci come “sposta tutte le scadenze al prossimo venerdì”. Durante la transizione verso il nuovo Planner (unificazione di Planner, Project for the Web e To Do) la possibilità di bulk edit è stata rimossa o limitata nell’app Teams, per poi essere reintrodotta nel web a partire da giugno 2025 nei piani Basic. Il rollout verso altre superfici (piani Premium e app Teams) è progressivo e può non essere ancora disponibile per il tuo tenant.

La buona notizia è che oggi ci sono più strade concrete per ottenere lo stesso risultato: usare il bulk editing nella Grid view di Planner sul web, eseguire un flusso Export → Excel → Import, oppure automatizzare con Power Automate e Microsoft Graph. Di seguito trovi un confronto sintetico e, più in basso, le guide dettagliate.

Cosa funziona oggi

Approccio	Dove si usa	Passaggi chiave	Pro e contro
Bulk editing (vista Griglia)	Planner sul web (piani Basic, da giugno 2025)	Apri il piano su planner.microsoft.com → Grid view → selezione multipla con Ctrl/Shift‑click → modifica il campo Due date → salva	Pro: rapidissimo, nessun file esterno, interfaccia moderna. Contro: non ancora diffuso nei piani Premium né nell’app Teams; visibilità soggetta al rollout del tenant; alcune colonne non sono ancora modificabili in massa.
Export → Excel → Import	Planner sul web (Unified Planner in anteprima)	Esporta in Excel → aggiorna in massa le date → crea nuovo piano con Import from Excel	Pro: sfrutta la potenza di Excel e le formule, non richiede script. Contro: la funzione di import è in rollout e può non comparire; limite di righe attorno a ~1.500 per import; possibile blocco da policy aziendali sugli upload; spesso genera un nuovo piano invece di aggiornare quello esistente.
Power Automate / Microsoft Graph	Flussi cloud	Crea un flow → List tasks del piano → Apply to each → Update task impostando `dueDateTime` alla nuova data	Pro: automatizzabile e riutilizzabile, filtri complessi, attivabile su eventi. Contro: richiede permessi e spesso licenza; può essere limitato dall’IT; serve dimestichezza con eTag/controllo di concorrenza dell’API.
Strumenti di terze parti	Asana, ClickUp, Reclaim.ai, Monday.com, ecc.	Sincronizza con M365 tramite connettori → usa la modifica massiva nativa del tool	Pro: funzioni ricche, UI dedicata, ottime per pianificazioni “a grana grossa”. Contro: costi e governance esterni, serve valutazione di sicurezza e compliance.

Perché l’opzione non si vede in Teams

L’app Tasks by Planner and To Do dentro Teams può rimanere temporaneamente su una UI precedente rispetto al web. Se lavori solo dentro Teams è possibile che tu non veda ancora il nuovo selettore Grid o l’editing multiplo. Aprire il piano direttamente nel browser è spesso sufficiente per accedere subito alla funzionalità reintrodotta.

Consiglio veloce: prova sempre prima dal browser. Se nella barra delle viste di Planner vedi Grid, sei già nel percorso più rapido per la modifica massiva.

Guida passo‑passo per il bulk editing in Planner sul web

Prerequisiti

Accesso al piano in planner.microsoft.com con ruolo di Member o Owner che consente la modifica delle attività.
Piano di tipo Basic (la funzione, a oggi, è garantita qui; per Premium la disponibilità dipende dal rollout).
Browser aggiornato; pulisci cache se non vedi i pulsanti più recenti.

Procedura

Apri il piano desiderato nel browser e passa alla Grid view.
Visualizza la colonna Due date (scadenza). Se non è visibile, usa l’icona di selezione colonne per mostrarla.
Seleziona più righe:
- Contigue: clic sulla prima, poi Shift + clic sull’ultima.
- Non contigue: tieni premuto Ctrl (o Cmd su Mac) e clicca le singole attività.
Fai clic nella cella Due date di una delle attività selezionate, imposta la nuova data e conferma. La modifica verrà applicata a tutte le attività selezionate.
Verifica lo stato in tempo reale: eventuali conflitti vengono segnalati con messaggi inline. Correggi e salva.

Limitazioni e note operative

Rollout graduale: se non vedi la vista Griglia, è probabile che il tuo tenant non abbia ancora ricevuto l’aggiornamento. In questo caso, usa una delle alternative descritte più avanti.
Fusi orari: la scadenza in Planner è un valore data/ora; in bulk editing verifica che la tua zona oraria sia corretta per evitare “slittamenti” di un giorno.
Concorrenza: se più persone modificano le stesse attività, alcune operazioni possono non andare a buon fine; ripeti l’azione dopo un refresh.
Campi supportati: non tutte le colonne della Griglia supportano il bulk editing; concentrati su Due date, Start date, Assigned to e campi base quando disponibili.

Guida completa all’approccio Export → Excel → Import

Quando conviene scegliere Excel

Devi aggiornare centinaia di attività in una sola volta.
Hai bisogno di regole come “aggiungi sette giorni a tutte le scadenze antecedenti a oggi”.
Il tuo tenant non mostra ancora la vista Griglia o l’IT limita l’uso di Power Automate.

Procedura operativa

Apri il piano in Planner sul web e usa Export to Excel per scaricare un file con le attività.
Apri il file in Excel e individua la colonna Due date. Conosci la struttura: generalmente è una data standard di Excel, talvolta accompagnata da un identificativo attività.
Applica la regola di aggiornamento che ti serve. Esempi:
- Impostare una data fissa: inserisci la data voluta e trascina verso il basso per riempire.
- Spostare in avanti: nella colonna di supporto usa =[@[Due date]]+7 e poi incolla come valori nella colonna originale.
- Evitare weekend: usa =WORKDAY([@[Due date]], 7) per saltare sabati e domeniche.
Salva il file e torna su Planner: scegli New plan → Import from Excel e mappa le colonne.
Completa la creazione. Verifica che titoli, assegnazioni e scadenze siano corretti. Se necessario, rinomina il piano e comunica al team la migrazione.

Mappatura campi consigliata

Colonna Excel	Campo Planner	Note
Title	Task title	Obbligatoria e univoca per riga
Due date	Due date	Verifica formato data e fuso orario
Start date	Start date	Facoltativa ma utile per Gantt/Timeline
Assigned to	Assignees	Preferisci indirizzi UPN; separa con punto e virgola
Bucket	Bucket	Deve corrispondere a un bucket esistente o verrà creato
Progress	Status	Usa valori standard come Not started, In progress, Completed

Errori comuni e come evitarli

Import non disponibile: la funzione è in rollout. Se manca, usa il bulk editing dal web o Power Automate.
Formati data errati: imposta il formato Data in Excel, evita stringhe tipo “31/13/2025”.
Limite righe: oltre ~1.500 attività l’operazione può fallire o rallentare; spezza il file in più parti.
Permessi: l’import crea un nuovo piano; assicurati di avere i diritti per la creazione e l’eventuale condivisione.

Automazione con Power Automate e Microsoft Graph

Se devi applicare regole ricorrenti o aggiornamenti condizionati (per esempio, “tutte le attività non completate scadono tra quindici giorni”), un flusso cloud è la soluzione più solida. Puoi partire con Power Automate e, quando ti serve controllo avanzato, passare direttamente all’API Graph.

Esempio di flow pianificato

Trigger: Recurrence quotidiano alle 18:00.
Azione: List tasks del piano interessato. Se il connettore lo consente, usa filtri su bucket, label o stato.
Condizione: includi solo attività con Status diverso da Completed e, se serve, con scadenza precedente a oggi.
Apply to each: per ogni attività, esegui Update task impostando dueDateTime alla nuova data calcolata (per esempio utcNow() + 15 giorni).
Gestione errori: abilita i retry, aggiungi un controllo su eTag per gestire conflitti e un log su Excel/Dataverse con l’elenco aggiornamenti.

Filtro tipico per spostare scadenze

// Pseudologica in Power Automate
Se Status != "Completed" E (DueDate vuota O DueDate < utcNow())
→ DueDate := addDays(utcNow(), 7)

Snippet con Microsoft Graph

Per scenari avanzati o batch massivi puoi usare direttamente l’API di Graph. Ricorda che Planner richiede l’intestazione If-Match con l’eTag dell’attività per ogni aggiornamento.

PATCH https://graph.microsoft.com/v1.0/planner/tasks/{taskId}
If-Match: W/"JzEtVGFzayAgICAgICAgICAgICAgICAgICAgICAgICAgIC0gMTEn"
Content-Type: application/json

{
"dueDateTime": "2025-10-15T00:00:00Z"
}

Sequenza raccomandata: leggi la task per recuperare l’eTag → calcola la nuova data → esegui il PATCH → gestisci eventuali risposte 412 Precondition Failed ritentando dopo un refresh dell’eTag.

Quando ha senso investire in un flow

Quando l’aggiornamento è ripetitivo (fine sprint, chiusura mese, riassegnazioni stagionali).
Quando vuoi automatizzare policy (“tutto ciò che nasce oggi scade tra 10 giorni lavorativi”).
Quando desideri audit e notifiche automatiche agli assegnatari.

Alternative di terze parti

Se la mancanza del bulk editing in Teams frena la produttività, valuta strumenti che offrono da tempo la modifica massiva e una sincronizzazione affidabile con Microsoft 365. Esempi comuni: Asana, ClickUp, Monday.com, Reclaim.ai. Spesso permettono di:

Selezionare centinaia di task e aggiornare in blocco scadenze, assegnatari, etichette.
Impostare regole di pianificazione intelligente, inclusi slittamenti automatici e dipendenze.
Sincronizzare verso Planner o Outlook mantenendo gli assignment allineati.

Prima di adottarli, verifica costi, governance, residenza dei dati e la conformità alla tua policy aziendale.

Decisione rapida su quale approccio scegliere

Vuoi la via più veloce senza file? Usa Planner web con la vista Griglia e il bulk editing, se disponibile.
Devi trasformare in blocco centinaia di date con formule? Scegli Excel con import.
Serve una regola ricorrente o un flusso approvativo? Implementa Power Automate o vai di Graph.
Hai bisogno di una UI ricca e funzioni di scheduling avanzate? Considera terze parti, previa valutazione IT.

Domande frequenti

Perché in Teams non trovo più l’opzione per modifiche in massa?

Perché la funzione è stata limitata durante la transizione al nuovo Planner e reintrodotta prima nel web. In molte organizzazioni l’app Teams deve ancora ricevere l’aggiornamento. Passa dal browser per sbloccare subito la vista Griglia.

Posso spostare tutte le scadenze di un piano di esattamente sette giorni?

Sì. Con il bulk editing seleziona tutte le attività e imposta la nuova data. Con Excel usa =[@[Due date]]+7 e reimporta. Con Power Automate calcola addDays() sulla data esistente.

La modifica massiva vale anche per Start date e altre colonne?

Dipende dalla versione del tuo tenant. Al momento la priorità è su campi base come Due date e Start date. Altre colonne possono non supportare ancora l’editing in blocco.

Posso aggiornare attività già completate?

Tecnicamente sì, ma è sconsigliato per motivi di audit. Se usi Power Automate, filtra lo Status ≠ Completed.

La funzione di import da Excel sovrascrive il piano esistente?

Nella maggior parte dei casi crea un nuovo piano. Se devi mantenere lo stesso piano, preferisci il bulk editing web o un flow che faccia update sulle attività già presenti.

Quali permessi servono?

Occorre essere Member o Owner del piano per modificare le attività. Per Power Automate potrebbero servire licenze specifiche e l’approvazione dell’IT.

Troubleshooting e limiti noti

La vista Griglia non è visibile: prova a svuotare cache e accedere da un browser diverso. Se ancora non compare, il tuo tenant non ha ricevuto l’aggiornamento.
Messaggio di conflitto o salvataggio parziale nel bulk editing: aggiorna la pagina e riprova con selezioni più piccole; verifica che nessuno stia modificando le stesse attività.
Import da Excel fallisce: controlla che il file non superi i limiti, che la mappatura sia completa e che le date non contengano valori non validi.
Power Automate restituisce 412 Precondition Failed: l’eTag non è più valido. Rileggi l’attività e ritenta l’aggiornamento con l’eTag aggiornato.
Scadenze che “slittano” di un giorno: rivedi la time zone del profilo M365 e la conversione delle date in Excel o nel flow, usando sempre UTC dove possibile.
Attività collegate o con dipendenze in piani avanzati: quando usi Project/Planner Premium alcuni vincoli possono impedire modifiche massive; valida con un sottoinsieme prima di applicare a tutto il piano.

Best practice di governance e sicurezza

Snapshot prima dell’intervento: conserva un export Excel come “stato di riferimento” per eventuali ripristini.
Comunicazione al team: annuncia sempre in canale la finestra in cui aggiornerai le scadenze, così da evitare conflitti.
Audit: per operazioni estese via Power Automate registra in un log le righe aggiornate, l’orario e l’operatore.
Controllo accessi: limita la creazione di flow di aggiornamento a un gruppo ristretto di amministratori di progetto.
Naming e versioning: se usi import da Excel che genera un nuovo piano, aggiungi suffissi migr o v2 e chiudi in sola lettura il piano precedente.
Test su ambiente pilota: prima di applicare a piani critici, verifica su un piano di prova o su un sottoinsieme di attività.

Checklist operativa

Identifica il piano e i bucket coinvolti.
Definisci la regola di aggiornamento (data fissa, offset in giorni, esclusione weekend).
Esegui un export di sicurezza.
Scegli l’approccio:
- Bulk editing da web, se disponibile.
- Excel con import, se servono formule complesse o il rollout non è ancora arrivato.
- Power Automate/Graph, se vuoi automatizzare e ripetere nel tempo.
Comunica al team l’orario dell’aggiornamento.
Esegui e verifica i risultati con un campione casuale di attività.
Documenta l’intervento (quando, chi, quante attività, eventuali eccezioni).

Sintesi e raccomandazioni

Oggi, dentro l’app Teams, la modifica massiva della scadenza può non essere ancora disponibile a causa della migrazione al nuovo Planner. La via più rapida è aprire il piano nel browser e usare la Grid view, dove il bulk editing è stato reintrodotto per i piani Basic. In alternativa, l’asse combinata Export → Excel → Import resta potentissima per manipolare grandi volumi di attività con formule e regole. Se hai bisogno di automazione, Power Automate e l’API Graph offrono controllo totale, filtri avanzati e riutilizzabilità. Finché l’aggiornamento non raggiunge il tuo tenant, adotta il percorso che meglio si adatta a volumi, policy IT e competenze del team, mantenendo sempre snapshot, comunicazione e audit come pratiche standard.

Nota sullo stato delle funzionalità: il bulk editing in Planner web è stato annunciato e rilasciato a partire da giugno 2025 per i piani Basic, con estensioni in lavorazione verso piani Premium e l’app Teams. La disponibilità effettiva dipende dal rollout del tuo tenant e può variare nel tempo.