New Outlook raggruppa le email in conversazioni, ma oggi non offre ancora un’opzione globale “sempre espandi”. In questa guida trovi lo stato reale della funzionalità, i limiti noti e un playbook di soluzioni e workaround per aprire rapidamente tutti i messaggi di un thread senza perdere colpi.
Perché ti serve davvero l’espansione completa del thread
Quando lavori in assistenza clienti, in un flusso di approvazione o su trattative complesse, una conversazione compressa nasconde messaggi critici: aggiornamenti con allegati, “FYI” finiti nel mezzo, correzioni o rettifiche inviate ore dopo. L’espansione completa dell’intero thread in un clic serve a:
- Ridurre il rischio di omissioni: se la conversazione è lunga, gli ultimi 2–3 messaggi non bastano per capire contesto e decisioni.
- Velocizzare audit e handover: quando subentri in una pratica, leggere la storia lineare è più rapido che espandere a tappe.
- Facilitare l’accessibilità: l’apertura completa evita interazioni aggiuntive, utile a chi usa tecnologie assistive o lavora da trackpad.
- Migliorare il triage “in blocco”: controllo rapido di allegati, inoltri e bounces senza perdere il filo.
Cosa è cambiato da “Old Outlook” a “New Outlook”
La versione “Old Outlook” per Windows offriva la casella Always expand conversations (o il simbolo +) per espandere sempre tutti i messaggi di ogni thread. Nella nuova esperienza (“New Outlook”, allineata a Outlook per il Web e all’app per Windows/Mac di nuova generazione) questa preferenza globale non è attualmente disponibile. Al posto dell’espansione permanente, l’interfaccia mostra i messaggi più recenti e richiede un secondo clic per scoprire il resto della cronologia.
Stato della funzionalità (cronologia sintetica)
| Periodo | Situazione riportata | Dettagli / fonti del thread |
|---|---|---|
| apr 2024 | Non esiste un comando per espandere tutto in un colpo. Viene consigliato di inviare feedback attraverso Help > Feedback. | Moderator Eleni Constantinou |
| giu–lug 2024 | Il pulsante “+” / “Always expand” è scomparso nella nuova interfaccia. | Segnalazioni di vari utenti |
| ott–nov 2024 | Alcuni utenti dichiarano di aver trovato in View > Expand Conversation un comando che apre l’intero thread; altri non lo visualizzano. | Post di Wazza_2020 e repliche |
| gen 2025 | La reintroduzione della vecchia interfaccia non è più possibile; l’assenza del comando causa mail non lette. | Post di Mark Jablonowski e altri |
Come funziona oggi l’espansione nelle conversazioni di New Outlook
Per impostazione corrente, quando selezioni una conversazione viene mostrato un estratto dei messaggi più recenti. Le azioni confermate dagli utenti e da Microsoft finora sono due:
- Comando “Expand Conversation” (quando presente): in alcune build di New Outlook compare nella scheda View del Ribbon. L’azione espande completamente la conversazione selezionata, ma non imposta una preferenza globale né persiste su altre conversazioni.
- Doppio clic sulla freccia di espansione: il primo clic apre gli ultimi 2–3 messaggi; il secondo clic continua a essere l’unico metodo nativo universalmente disponibile per svelare il resto della cronologia quando il comando del Ribbon non è visibile.
Soluzioni e workaround: il playbook operativo
Comando “View > Expand Conversation” (se disponibile)
Quando usarlo: se lavori spesso su conversazioni lunghe e la tua build mostra l’opzione, è la via più rapida per espandere tutto “al volo” senza cambiare la tua vista standard.
Come usarlo:
- Seleziona la conversazione nell’elenco.
- Vai alla scheda View del Ribbon.
- Fai clic su Expand Conversation per aprire l’intero thread.
Limiti: agisce solo sulla conversazione corrente; non resta attivo quando ti sposti su un altro thread; non c’è un interruttore “sempre espandi”.
Doppio clic sulla freccia di espansione
Quando usarlo: sempre, perché è l’unico comportamento nativo confermato in tutte le edizioni di New Outlook quando manca il comando nel Ribbon.
Come usarlo:
- Fai clic sulla freccia a sinistra del titolo della conversazione: vedrai solo gli ultimi messaggi.
- Fai di nuovo clic sulla stessa freccia: si espande l’intero thread con tutti i messaggi storici.
Limiti: richiede due azioni e si dimentica alla conversazione successiva.
Disattivare temporaneamente “Show as Conversations”
Quando usarlo: quando devi scansionare tutti i messaggi subito (ad esempio prima di un audit o di un handover). Disattivando la vista a conversazione, ogni messaggio appare come elemento singolo nella lista.
Come usarlo (nomi dei menu possono variare tra Windows, Mac e Web):
- Apri la scheda View o le impostazioni rapide.
- Disattiva Show as Conversations (o Conversation view).
- Scorri e apri i messaggi che ti servono; al termine riattiva il raggruppamento.
Limiti: perdi i vantaggi del raggruppamento (cronologia visiva, riduzione duplicati). Non è una soluzione permanente “sempre espandi”.
Inviare feedback efficace in‑app
Microsoft valuta nuove funzioni anche in base al volume e alla qualità del feedback. Un feedback ben scritto può accelerare la priorità del backlog.
Dove inviarlo: Help > Feedback.
Modello di feedback (copiabile):
Oggetto: Richiesta opzione “Always expand conversations” in New Outlook
Testo: Nelle conversazioni con >20 messaggi, l’espansione in due clic fa perdere informazioni e tempo. Propongo un’impostazione globale “sempre espandi” (con scorciatoia) e una preferenza per cartella. Utilizzo: audit, help desk, progetti multi‑team, accessibilità. Effetto atteso: -20% tempo lettura thread, -50% rischi di omissione. Grazie.
Tabella decisionale: quale metodo usare e quando
| Metodo | Ambito | Persistenza | Pro | Contro | Consigliato per |
|---|---|---|---|---|---|
| View > Expand Conversation | Solo conversazione selezionata | No | Un clic; espansione completa | Non globale; non sempre disponibile | Analisi rapida di un singolo thread |
| Doppio clic sulla freccia | Solo conversazione selezionata | No | Universale; zero configurazione | Richiede due azioni; ripetitivo | Lavoro quotidiano e lettura “al volo” |
| Disattiva Show as Conversations | Cartella corrente | Sì (finché non riattivi) | Vedi tutti i messaggi subito | Perdi il raggruppamento | Audit, handover, bonifica casella |
Ricerca mirata: come non perdere i messaggi “nascosti”
Quando il thread è parzialmente collassato, la ricerca è il modo più rapido per far emergere il messaggio giusto senza cambiare vista:
- Ricerca per mittente:
from:Nome Cognomeoppurefrom:email@dominio. - Ricerca per oggetto:
subject:"parola chiave"per ricollegarti a un tema specifico. - Allegati:
hasattachments:yesper trovare versioni con file. - Non letti:
is:unreadper intercettare i messaggi ancora da aprire in un thread lungo. - Data: combina con un intervallo (ad es. “questa settimana”) per restringere il contesto.
Suggerimento: salva le ricerche frequenti come cartelle intelligenti (dove disponibile) oppure appuntati le query più utili in una nota condivisa.
Configurazioni che aiutano (anche senza “sempre espandi”)
Reading Pane e anteprime
- Reading Pane: mantienilo attivo per scorrere il thread più rapidamente.
- Preview lines: aumenta le righe di anteprima nell’elenco messaggi: anche con conversazioni collassate vedrai più contesto.
Ordina e filtra in modo intelligente
- Ordina per “Non letti” o “Più recenti”: concentrati su ciò che cambia nel thread.
- Filtra per allegati: utile nei progetti dove le versioni si susseguono all’interno della stessa conversazione.
Cartelle e flussi
- Cartelle per cliente/progetto: se il thread è ricorrente, una regola che archivia nella cartella giusta riduce il rumore e rende la conversazione più leggibile.
- Regole conservative: evita regole che spostano i messaggi in cartelle nascoste: con l’espansione parziale è più facile perdersi un passaggio.
Domande frequenti
Esiste un’impostazione globale “Always expand conversations” in New Outlook?
No. Al momento non c’è un interruttore permanente che espanda ogni conversazione automaticamente. Alcune build mostrano Expand Conversation nella scheda View, ma vale solo per il thread selezionato.
Perché il primo clic mostra solo gli ultimi messaggi?
È un comportamento disegnato per evidenziare il “presente” della conversazione e ridurre la lunghezza visiva nella lista. Serve però un secondo clic per aprire l’intera storia.
Posso ripristinare il vecchio pulsante “+” o la casella “Always expand” di Old Outlook?
No. La modalità “Old Outlook” è stata ritirata e il relativo pulsante non è recuperabile nelle nuove app.
Perché alcuni utenti vedono “Expand Conversation” e altri no?
La disponibilità del comando dipende dalla build e dal canale di rilascio di Microsoft 365. Aggiornamenti scaglionati possono far sì che il bottone compaia prima su alcuni tenant o postazioni e non su altre.
È possibile assegnare una scorciatoia da tastiera a “Expand Conversation”?
Se il comando è presente nel Ribbon, puoi aggiungerlo alla Quick Access Toolbar dove spesso è mappabile su Alt + (numero). In assenza del comando, resta il doppio clic sulla freccia.
Disattivare la vista a conversazioni è una buona idea?
Sì, come soluzione temporanea per audit, bonifiche o handover. Non consigliabile come default quotidiano se lavori con molte catene di risposte.
Le conversazioni espanse restano tali quando torno sulla posta?
No. L’espansione non è persistente in modo globale. Alla prossima conversazione dovrai ripetere il comando o il doppio clic.
Ci sono rischi di perdere messaggi con l’espansione parziale?
Il rischio c’è, specie in thread lunghi e con allegati. Usa le ricerche “hasattachments:yes” e “is:unread” e valuta la disattivazione temporanea della vista a conversazioni quando devi essere certo di non tralasciare nulla.
Esistono componenti aggiuntivi o script per forzare l’espansione?
In New Outlook non sono supportati gli stessi add‑in legacy di Old Outlook per Windows, e non è documentata alcuna API per forzare l’espansione globale. Affidati ai metodi nativi e al feedback in‑app.
Posso applicare “Expand Conversation” a più thread contemporaneamente?
Attualmente no: il comando, quando presente, è contestuale al thread selezionato e non opera in batch sulla cartella.
Raccomandazioni pratiche (riassunto operativo)
- Dopo ogni aggiornamento, controlla se nella scheda View compaiono i comandi Expand/Collapse Conversation.
- Usa il doppio clic sulla freccia come comportamento base e universale.
- Disattiva “Show as Conversations” quando devi passare al setaccio rapidamente tutti i messaggi.
- Ricerca mirata: filtra per mittente, soggetto, allegati e non letti per scovare messaggi “nascosti”.
- Monitora gli aggiornamenti della tua build: la disponibilità del comando può variare per canale.
- Invia feedback chiaro e misurabile da Help > Feedback per spingere l’introduzione di un’opzione globale “sempre espandi”.
Checklist di troubleshooting
- Non vedo “Expand Conversation”: controlla di essere nella scheda View; se manca, usa il doppio clic.
- La conversazione resta parzialmente collassata: prova a fare il secondo clic o ad aprire il primo messaggio nel riquadro di lettura; in alternativa disattiva temporaneamente la vista a conversazioni.
- Mi perdo email con allegati: esegui la ricerca
hasattachments:yesnella cartella del thread; salva la query per riutilizzarla. - Non riesco a fare audit di conversazioni lunghe: disattiva Show as Conversations, ordina per data crescente, scorri dall’inizio, poi riattiva.
Esempi di scenari reali
Help desk con SLA stringenti
Un ticket riceve 18 aggiornamenti in giornata. Con l’espansione parziale rischi di vedere solo gli ultimi tre: un commento “FYI” può nascondere un allegato di log cruciale. Soluzione: fai doppio clic per espandere tutto, filtra hasattachments:yes e metti in evidenza i messaggi con file. Se devi passare il caso a un collega, disattiva temporaneamente le conversazioni e inoltra i messaggi chiave.
Approvals multi‑livello
Un workflow di approvazione con manager, legale e compliance ha scambi ravvicinati e revisioni. Un solo clic non basta per vedere le note intermedie. Soluzione: se disponibile, usa Expand Conversation; in alternativa doppio clic, quindi subject:"approval" per trovare le conferme.
Progetti con versioning documentale
Le versioni V1–V6 arrivano nello stesso thread. Con la vista collassata potresti aprire la V6 e ignorare commenti utili alla comprensione del delta. Soluzione: filtra per allegati e ordina i messaggi aperti in sequenza cronologica.
Perché una preferenza “Sempre espandi” sarebbe utile (e come progettarla)
Una preferenza globale con ambito per cartella (questa cartella / tutte le cartelle) e override per singola conversazione risolverebbe tre problemi: consistenza, velocità e accessibilità. Idealmente includerebbe:
- Opzione a livello utente: “Espandi sempre le conversazioni”.
- Sovrascrittura per cartella: utile per Inbox (espandi) e archivi (collassa).
- Scorciatoia da tastiera: per alternare rapidamente lo stato in lettura.
- Persistenza cross‑device: la preferenza segue l’utente su Web, Windows e Mac.
Limiti attuali (cosa non è ancora possibile)
- Nessuna impostazione “Sempre espandi” equivalente alla vecchia casella di Old Outlook.
- Nessun ripristino del pulsante “+”: la vecchia interfaccia non è più disponibile.
- Nessuna azione in batch per espandere più conversazioni contemporaneamente.
Roadmap personale: come non restare indietro
- Dopo gli aggiornamenti, riapri la scheda View e verifica la presenza di Expand/Collapse Conversation.
- Annota la build che stai usando: se collabori con altri reparti, confrontate la disponibilità del comando.
- Raccogli feedback nel team: elenca casi di perdita di mail o tempo speso; questi esempi rafforzano la richiesta a Microsoft.
Guida rapida (one‑pager da stampare)
- Se vedi “Expand Conversation”: seleziona il thread → View → Expand Conversation.
- Se non lo vedi: fai due clic sulla freccia di espansione accanto al titolo della conversazione.
- Se devi leggere tutto in modo lineare: disattiva Show as Conversations per la cartella, leggi, poi riattiva.
- Se temi di perdere allegati o non letti: usa le ricerche
hasattachments:yeseis:unread. - Se vuoi spingere la funzione: invia feedback dettagliato da Help > Feedback.
Sintesi finale (TL;DR)
- In New Outlook oggi non esiste un vero “one‑click per sempre” per espandere automaticamente tutte le conversazioni.
- Alcuni utenti dispongono del comando View > Expand Conversation che agisce sul singolo thread; in caso contrario, funziona il doppio clic sulla freccia.
- La reintroduzione dell’interfaccia “Old Outlook” e del pulsante “+” non è prevista.
- Strategia consigliata: combina comando (se presente), doppio clic, disattivazione temporanea della vista a conversazioni e invio di feedback continuo e misurabile.
Appendice: confronto Old vs New
| Caratteristica | Old Outlook | New Outlook | Impatto pratico |
|---|---|---|---|
| Always expand conversations | Disponibile (impostazione globale) | Non disponibile | Richiede azioni manuali per ogni thread |
| Pulsante “+” nel riquadro | Presente | Assente | Non c’è un toggle unico per espandere tutto |
| Expand per singolo thread | Possibile | Possibile (comando o doppio clic) | Funzionale ma non permanente |
| Disattiva conversazioni | Sì | Sì | Workaround per lettura lineare bulk |
Conclusioni
Il passaggio a New Outlook ha semplificato molte aree, ma sulla gestione delle conversazioni lunghe manca ancora l’interruttore “sempre espandi” tanto richiesto. Fino a quando non verrà introdotto, il modo più solido per evitare omissioni è adottare una combinazione di pratiche: verifica periodica della build, uso del comando Expand Conversation se presente, doppio clic sistematico sulla freccia, disattivazione temporanea della vista a conversazioni nei momenti critici, ricerche mirate e un feedback in‑app chiaro e orientato agli impatti di business. Così riduci gli errori, acceleri la lettura e mantieni il controllo su thread che altrimenti resterebbero “a metà”.