Outlook invia email con priorità Alta di default? Guida completa per ripristinare Importanza Normale su Windows, Mac e Web

Outlook sta inviando automaticamente i messaggi con priorità Alta? In questa guida spieghiamo come ripristinare l’importanza predefinita su Normale su Windows, macOS e Outlook sul web, e come diagnosticare le cause quando l’impostazione sembra ignorata.

Indice

Soluzione rapida

Se vuoi risolvere subito, imposta la priorità predefinita su Normale seguendo il percorso del tuo client. La tabella seguente riassume dove trovarlo.

Piattaforma	Percorso nelle impostazioni	Azione da compiere
Outlook per Windows (versioni “classiche”)	File → Opzioni → Posta → Invio messaggi → Livello di importanza predefinito	Selezionare “Normale” e confermare con OK
Nuovo Outlook per Windows	Impostazioni (⚙) → Posta → Composizione e risposta → Importanza	Impostare “Normale”
Outlook per macOS (nuova interfaccia)	Outlook → Impostazioni → Composizione	In Messaggi in uscita scegliere Importanza predefinita: Normale
Outlook “classico” per macOS	Outlook → Preferenze → Composizione	Stessa opzione di cui sopra
Outlook sul Web	⚙ → Posta → Composizione e risposta → Importanza	Scegliere Normale

Nota rapida: dopo aver cambiato l’opzione, apri un nuovo messaggio e controlla nella barra degli strumenti che l’icona “Importanza” non sia più attiva su Alta. In caso contrario, continua con la sezione di diagnosi qui sotto.

Perché Outlook imposta “Alta” da solo

Se la priorità è già configurata su Normale ma i messaggi continuano a uscire come urgenti, è molto probabile che a cambiarla sia un automatismo (regola, componente aggiuntivo, macro) o un’integrazione esterna. Qui sotto trovi una checklist completa, organizzata dal più comune al più tecnico.

Regole di posta o Quick Step

Windows (classico): File → Gestisci regole e avvisi. Cerca regole che contengano azioni come “imposta livello di importanza su” e rimuovile o disattivale. Controlla anche la colonna “Interrompi l’elaborazione di altre regole”.
macOS: Strumenti/Organizza → Regole. Esamina le regole su “All’invio” o “Dopo l’invio” con azione sull’importanza.
Quick Step: Home → Quick Steps → Gestisci. Se un Quick Step che usi per inviare include “Imposta importanza: Alta”, modificalo su Normale o rimuovi l’azione.

Componenti aggiuntivi (Add-in)

Windows: File → Opzioni → Componenti aggiuntivi → in basso Gestisci: Componenti aggiuntivi COM → Vai…. Disattiva temporaneamente gli add-in non essenziali (es. CRM, gestione firme, archiviazione) e prova un invio. Riattiva uno a uno per identificare l’eventuale responsabile.
Mac: Outlook → Impostazioni → Componenti. Disabilita gli add-in lato client e riprova.
Nuovo Outlook / Web: ⚙ → Gestisci componenti aggiuntivi. Scollega estensioni che possono intervenire sul messaggio.

Script VBA o macro

Se utilizzi macro, apri l’Editor VBA (Alt+F11 su Windows), controlla in ThisOutlookSession o nei moduli se esistono routine come Application_ItemSend che impostano MailItem.Importance = olImportanceHigh. Commenta la riga o imposta olImportanceNormal, quindi riavvia Outlook.

Sincronizzazione di account o servizi esterni

Alcune integrazioni (CRM, strumenti di firma centralizzata, app mobili, connettori antispam) riscrivono le intestazioni dei messaggi e possono aggiungere Importance: high o X-Priority: 1.
Effettua un test disconnettendo temporaneamente tali servizi: invia un messaggio solo da Outlook senza plug-in, senza app di terze parti attive e senza dispositivi mobili sincronizzati che potrebbero “ritoccare” i messaggi in uscita.

Passaggi dettagliati per ogni piattaforma

Outlook per Windows (versioni classiche)

Apri File → Opzioni → Posta.
Scorri fino a Invio messaggi e trova Livello di importanza predefinito.
Seleziona Normale e conferma con OK.
Verifica: Nuovo messaggio → nella barra, l’icona “Importanza alta” non deve essere selezionata. Se lo è, disattivala manualmente e verifica che al prossimo nuovo messaggio resti disattivata.

Consiglio: se il pulsante Importanza è visibile anche nella Barra di accesso rapido, aggiungi/lascia solo quello “Normale/Bassa” per evitare tocchi accidentali.

Nuovo Outlook per Windows

Clic su Impostazioni (⚙) in alto a destra.
Sezione Posta → Composizione e risposta.
Alla voce Importanza, imposta Normale.
Verifica: crea un messaggio; nell’oggetto non deve comparire l’icona “!” di urgenza. Se compare, passa alla Diagnosi.

Outlook per macOS (nuova interfaccia)

Vai su Outlook → Impostazioni → Composizione.
In Messaggi in uscita, imposta Importanza predefinita: Normale.
Verifica: nuova mail → controlla il menu “Importanza” nella barra del messaggio.

Outlook “classico” per macOS

Apri Outlook → Preferenze → Composizione.
Seleziona Importanza predefinita: Normale e chiudi le preferenze.
Esegui un invio di prova a te stesso per confermare.

Outlook sul Web

Clic su ⚙ → Posta → Composizione e risposta.
In Importanza, scegli Normale e salva.
Apri una nuova mail e verifica l’icona di priorità.

Diagnosi quando l’impostazione non basta

Segui questo percorso in sequenza. Dopo ogni passo, invia una mail di prova a te stesso e controlla nelle Proprietà del messaggio inviato (Dal messaggio in Posta inviata → File → Proprietà → Intestazioni Internet) se compare Importance: high o X-Priority: 1.

Avvio in modalità provvisoria di Outlook

Windows: premi Win+R → digita outlook.exe /safe → Invio. In questa modalità gli add-in sono inattivi. Se qui l’invio è Normale, la causa è un componente aggiuntivo.
Mac: chiudi Outlook e riaprilo disabilitando temporaneamente gli add-in dal pannello dedicato, poi prova l’invio.

Controllo regole in uscita

Windows: File → Gestisci regole e avvisi → scheda Regole posta elettronica → Nuova regola….
Usa la ricerca nella finestra delle regole per trovare la parola “importanza”. Disattiva o modifica qualunque regola “imposta livello di importanza: Alto”.
Se necessario, crea una regola di neutralizzazione (vedi sotto) per forzare Normale dopo l’invio.

Regola di neutralizzazione (workaround efficace)

Quando l’origine non è chiara, puoi applicare una regola che sempre riporta l’importanza a Normale al momento dell’invio:

Windows classico: File → Gestisci regole e avvisi → Nuova regola…
Scegli “Applica regola ai messaggi che invio”. Non impostare condizioni.
Azioni: seleziona “imposta livello di importanza su” → Normale.
Spunta “Interrompi l’elaborazione di altre regole”. Dai un nome alla regola (es. “Forza importanza Normale”).

Questa regola sovrascriverà qualunque variazione precedente, proteggendoti da add-in o automazioni esterne.

Componenti aggiuntivi e strumenti di firma

Gli add-in di firma centralizzata o i client di archiviazione possono alterare le intestazioni. Disabilita:

Componenti aggiuntivi COM/EXE in Windows.
Add-in di Outlook sul Web collegati al tuo account.
Estensioni di sicurezza o DLP che manipolano i messaggi.

Dopo ogni disattivazione, chiudi e riapri Outlook e prova.

Macro e automazioni personali

Se hai automazioni che impostano l’importanza in base a parole chiave (es. “URGENTE” nell’oggetto), verifica che non impostino Alta in modo predefinito. Cerca nel codice .Importance e olImportanceHigh. In caso di dubbio, commenta la logica e fai un invio di prova.

Servizi esterni, dispositivi mobili e server

CRM e connettori: invia una mail da Outlook connesso a una sola cassetta postale, senza i connettori. Se così funziona, riattiva i servizi uno alla volta.
Dispositivi mobili: alcune app possono inviare con “priorità alta” o aggiungere header personalizzati. Prova a disattivare temporaneamente la sincronizzazione push e a inviare solo dal desktop.
Regole lato server: in ambienti aziendali, una regola di flusso (transport rule) può imporre l’alta importanza in base a criteri aziendali. In tal caso è necessario il coinvolgimento dell’amministratore IT.

Controlli tecnici utili

Ispezione delle intestazioni

Apri il messaggio in Posta inviata → File → Proprietà → Intestazioni Internet. Se leggi:

Importance: high → Outlook o un sistema intermedio ha esplicitamente impostato l’importanza alta.
X-Priority: 1 o X-MSMail-Priority: High → client o servizio legacy ha forzato una priorità elevata.

Se le intestazioni sono Normale ma il destinatario vede comunque “Alta”, potrebbe trattarsi di interpretazione del client del destinatario.

Ricostruzione del profilo

Se il comportamento persiste senza spiegazione, il profilo di Outlook potrebbe essere danneggiato.

Windows: Pannello di controllo → Posta → Mostra profili → Aggiungi. Crea un profilo nuovo, imposta “Usa sempre questo profilo”, configura l’account e testa.
macOS: usa Outlook Profile Manager (se disponibile) o crea un nuovo profilo dall’app. Prima, assicurati che i dati siano sincronizzati sul server o esegui il backup dei file locali.

Aggiornamento del client

Bug recenti possono introdurre anomalie proprio su controlli apparentemente semplici come la priorità. Mantieni Outlook e l’intero pacchetto Microsoft 365 aggiornati all’ultima build stabile. Dopo l’aggiornamento, esegui un riavvio del sistema.

Suggerimenti per lavorare meglio con l’importanza

Pulsante rapido: personalizza la Barra di accesso rapido (Windows) aggiungendo i comandi Importanza alta e bassa. Così puoi cambiare priorità con un clic solo quando serve davvero.
Regola “anti‑urgenza” temporanea: finché non trovi la causa, usa la regola che forza Normale dopo l’invio per evitare figuracce con i destinatari.
Formazione del team: chiarisci la differenza tra “Importanza” e “Sensibilità” (riservato, personale, confidenziale). L’importanza non cripta né limita: solo segnala urgenza.
Coerenza multi‑piattaforma: se usi il nuovo Outlook e Outlook sul Web sulla stessa cassetta postale, verifica che l’impostazione “Normale” sia allineata su entrambi: il nuovo Outlook eredita molte preferenze dal web.
Modello di messaggio: se utilizzi modelli (.oft) o firme che qualcuno ha distribuito, verifica che non includano macro o componenti che alzano la priorità.

Casi reali e strategie di risoluzione

Priorità alta solo per messaggi con allegati

Spesso causata da una regola “se c’è allegato → imposta Alta”. Cerca questa condizione e rimuovila. In alternativa, modifica la regola per aggiungere un’eccezione (es. “tranne se il destinatario è interno”).

Priorità alta solo su determinate rubriche o contatti

Alcuni componenti CRM inseriscono automaticamente un marcatore di urgenza per contatti VIP. Disabilita l’add-in o limita l’azione ai soli casi desiderati.

Priorità alta impostata da mobile

Se l’anomalia compare dopo l’invio da smartphone e poi “contagia” i messaggi successivi, chiudi l’app mobile e verifica che la composizione su desktop riparta da Normale. Alcune app mantengono l’ultimo stato impostato.

Checklist finale

Impostato Normale come importanza predefinita nel client in uso.
Verificato invio in modalità provvisoria senza add-in.
Controllate regole e Quick Step che modificano l’importanza.
Esaminate le intestazioni del messaggio in Posta inviata.
Disattivate integrazioni esterne (CRM, firme, antispam) e test a step.
Provata una regola di neutralizzazione “imposta importanza: Normale”.
Aggiornato il client e, se necessario, ricostruito il profilo.

FAQ

La priorità influenza la consegna?
No: non accelera né rallenta i tempi di recapito. Serve a informare il destinatario e a mostrare icone/avvisi nel client.

Posso forzare la priorità per alcuni destinatari?
Sì, tramite Regole in uscita: imposta “Alta” solo se il destinatario è in un gruppo/contatto specifico. Evita impostazioni globali che rendono tutto urgente.

La priorità è uguale a sensibilità?
No: Importanza regola l’urgenza; Sensibilità riguarda la natura del contenuto (Personale, Privato, Confidenziale) e non cambia l’urgenza.

Perché a volte vedo “!” ma le intestazioni dicono Normale?
Potrebbe essere un effetto grafico del client o una proprietà impostata localmente che il destinatario interpreta in modo diverso. Le intestazioni sono la fonte autorevole.

Conclusione

Ripristinare l’importanza predefinita su Normale è di solito una modifica di pochi clic. Se però Outlook continua a inviare con priorità Alta, una regola, un add-in, una macro o un servizio esterno stanno intervenendo sul messaggio. Con la diagnosi proposta — avvio in modalità provvisoria, analisi delle regole, disattivazione progressiva degli add-in, verifica delle intestazioni — individuerai rapidamente la causa. Come salvagente immediato, la regola di neutralizzazione che forza Normale in uscita evita invii “falsi urgenti” mentre completi l’indagine. Mantieni Outlook aggiornato e, se necessario, ricrea il profilo: nella maggior parte dei casi il comportamento torna stabile e prevedibile.

Riepilogo operativo

Per riportare l’importanza predefinita dei nuovi messaggi a Normale su tutte le piattaforme:

Imposta Normale nel menù di Composizione/Posta del tuo client (vedi tabella iniziale).
Verifica che nessuna regola/Quick Step imposti l’importanza su Alta.
Disattiva temporaneamente i componenti aggiuntivi e prova in modalità provvisoria.
Controlla macro e automazioni (MailItem.Importance).
Isola integrazioni esterne (CRM, firme, dispositivi mobili).
Se serve, applica una regola di neutralizzazione che imposta “Normale” alla spedizione.
Aggiorna il client e valuta la ricostruzione del profilo se il problema persiste.

Seguendo questi passaggi, eviterai invii involontariamente marcati come urgenti e manterrai una comunicazione professionale e coerente con i tuoi destinatari.

Suggerimenti supplementari già pronti

Creare un pulsante rapido: in Opzioni della Barra di accesso rapido aggiungi “Importanza bassa/alta” per cambiare priorità con un clic.
Controllare la cache del profilo: se il comportamento persiste, ricostruisci il profilo Outlook (nuovo profilo e reimporta dati) per eliminare anomalie.
Aggiornare Outlook: un bug introdotto da aggiornamenti recenti può essere corretto con la patch successiva; mantieni il client all’ultima build stabile.