Outlook cambia font da Arial/Calibri ad Aptos: cause, soluzioni e workaround definitivi

Se da un giorno all’altro Outlook ti mostra (o riscrive) le e‑mail in Aptos nonostante tu abbia impostato Arial o Calibri, non è un bug isolato ma una conseguenza del nuovo font di default di Microsoft 365. In questa guida trovi cause, impatti, soluzioni pratiche e indicazioni per ambienti personali e aziendali.

Indice

Panoramica del problema

A partire dalla versione 2312 di Microsoft 365 (rilascio del 4 gennaio 2024), Microsoft ha sostituito Calibri con Aptos come carattere predefinito di Office e ha aggiornato la tavolozza colori dei temi. Poiché Outlook usa il motore di composizione di Word e i relativi temi/set di stili, negli scenari elencati qui sotto puoi ritrovarti Aptos anche quando nelle opzioni di Outlook hai specificato Arial o Calibri:

E‑mail in arrivo con stile “font del tema” che, aperte in Outlook aggiornato, vengono rese in Aptos.
Messaggi nuovi o in risposta: il corpo del testo può essere sostituito con Aptos (corpo) nonostante i font predefiniti siano Arial/Calibri.
Contenuti incollati dagli appunti: in particolare quando la sorgente porta con sé regole CSS che chiedono “font del tema”.
Parti rapide (Quick Parts) e firme salvate prima del passaggio ad Aptos: ereditano il nuovo tema e cambiano volto.

Il risultato è un’esperienza incoerente: ciò che l’utente ha impostato come font preferito può essere scavalcato dal tema caratteri del documento, che ora punta ad Aptos per i ruoli Corpo e Titoli.

Perché Outlook sostituisce Arial/Calibri con Aptos

Il fulcro è la distinzione fra font “espliciti” (es. selezioni Arial o Calibri direttamente) e font “del tema” (es. “Corpo” e “Titoli” definiti dal set di stili attivo). Dal momento in cui il set di stili Office è passato ad Aptos, tutti i contenuti che fanno riferimento al font del tema vengono resi con Aptos, a prescindere dalle Opzioni > Posta > Carta intestata e caratteri di Outlook. Ecco i casi tipici:

Un modello o una firma che non imposta “Arial” ma “Corpo (tema)” sarà mostrata come Aptos.
Un testo incollato che porta “font: body;” o richiami analoghi ai Theme Fonts finisce in Aptos.
In risposta/inoltro, Outlook può convertire parti di messaggio in “font del tema” per uniformare lo stile, attivando di fatto Aptos.

Per mitigare il fenomeno bisogna quindi agire sul set di stili (cioè sulla mappa dei “font del tema”), oltre che sui font predefiniti di Outlook.

Soluzioni e workaround emersi nel Q&A

#	Soluzione	Dettagli operativi	Limiti / note
1	Cambiare il “Set di stili” (tema caratteri)	Aprire un Nuovo messaggio. Fare clic nel corpo del testo (richiesto per abilitare i comandi). Formato testo ▸ Cambia stili ▸ Set di stili e scegliere “Office 2007‑2010 (Calibri)” oppure un set personalizzato. Selezionare Imposta come predefinito.	Opzione disabilitata se il cursore non è nel corpo dell’e‑mail. Non blocca Aptos in alcuni incolla/risposte in testo semplice.
2	Reimpostare i caratteri predefiniti di Outlook	File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Carta intestata e caratteri e selezionare Arial/Calibri per Nuovi messaggi, Risposte/Inoltri e Testo semplice.	Outlook talvolta sovrascrive il corpo con il font del tema (Aptos); conviene abbinarla al punto 1.
3	Script/registro e modello DOTM di David Musgrave	Il blog WinthropDC fornisce: un file `.reg` che ripristina la coppia di font del tema a Calibri/Calibri Light; un modello Word/DOTM da applicare a Office.	Richiede diritti amministrativi per modificare il registro o distribuire modelli; soluzione particolarmente efficace a livello di organizzazione.
4	Votare o inviare feedback a Microsoft	Usare il Feedback Portal di Outlook o intervenire nel thread comunitario (“Default Font is awful (Aptos)”).	Utile sul lungo periodo: possibile introduzione di un interruttore globale per disattivare Aptos nei temi di Office.

Procedure dettagliate

Cambiare il set di stili in Outlook (consigliato per utenti singoli)

Questa procedura modifica la mappa dei font del tema usata da Outlook/Word, riportando Corpo a Calibri e Titoli a Calibri Light (o al font che preferisci).

Apri Outlook (desktop) e crea un Nuovo messaggio.
Vai su Formato testo e assicurati che il cursore sia nel corpo dell’e‑mail (se non lo è, i comandi sono grigi).
Apri Cambia stili ▸ Set di stili (oppure Temi ▸ Caratteri in alcune interfacce) e scegli Office 2007‑2010 (Calibri).
Conferma con Imposta come predefinito. Chiudi il messaggio senza inviare.
Apri di nuovo un messaggio e verifica nella casella Carattere che compaia Calibri (corpo). Se vedi “Aptos (corpo)”, ripeti l’operazione o crea un set personalizzato:
- Temi ▸ Caratteri ▸ Crea nuovi caratteri del tema…
- Imposta Titoli su Calibri Light e Corpo su Calibri (o Arial/Arial Rounded se preferisci un “tutto Arial”).
- Dai un nome al tema (es. “Azienda – Calibri”) e Salva.
- Seleziona il nuovo tema e premi Imposta come predefinito.

Nota: questa modifica agisce sul profilo dell’utente in Office. Tutti i nuovi messaggi useranno i font del tema impostati. Se riapri messaggi già formattati con font “espliciti”, questi manterranno l’impostazione originale.

Reimpostare i caratteri predefiniti di Outlook

Serve per allineare la scelta del font quando Outlook decide di usare i “font espliciti”. È una seconda cintura di sicurezza da applicare insieme al cambio del set di stili.

Vai su File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Carta intestata e caratteri…
Imposta Calibri o Arial per:
- Nuovi messaggi di posta
- Risposta o inoltro dei messaggi
- Composizione e lettura dei messaggi in testo semplice
Conferma con OK e riavvia Outlook.

Attenzione: questa impostazione da sola non forza i font del tema. Se il set di stili resta su Aptos, in molti casi continuerai a vederlo.

Script di registro e modello DOTM (per aziende)

In ambienti gestiti conviene standardizzare a livello di organizzazione. Le leve sono due:

Registro: applicare un file .reg che ripristini i Theme Fonts a Calibri/Calibri Light. Il pacchetto di David Musgrave include il necessario.
Modello DOTM: distribuire un modello di Word che imposti e blocchi il set di stili desiderato su Word/Outlook.

Distribuzione consigliata:

GPO/Intune/strumenti di endpoint management per importare il .reg per utente e posizionare il DOTM nella cartella di avvio di Word (Startup).
Script di accesso (logon) per verificare e riparare il tema a ogni apertura di sessione.
Documentazione agli utenti su cosa aspettarsi e come riconoscere “Calibri (corpo)” vs “Aptos (corpo)”.

Avvertenza: la modifica del Registro di sistema richiede competenze adeguate. Esegui un backup dei valori interessati e testa sempre su un gruppo pilota prima del roll‑out.

Inviare feedback a Microsoft

Parallelamente alle mitigazioni, conviene segnalare a Microsoft l’esigenza di un interruttore globale per bloccare Aptos nell’intero stack Office, o almeno in Outlook. Più segnalazioni, più probabilità che arrivi un’opzione dedicata.

Buone pratiche per evitare il “ritorno ad Aptos”

Aggiorna modelli, firme e Quick Parts: se usano “font del tema”, erediteranno eventuali futuri cambi di set. Valuta di impostare Calibri/Arial espliciti dove vuoi coerenza assoluta.
Controlla il copia‑incolla: quando Outlook “converte” di nuovo in Aptos, incolla come Solo testo (rimuove il legame col tema) o usa Mantieni formattazione originale se proviene da una sorgente con Calibri/Arial espliciti.
Evita stili “ibridi”: mescolare “font del tema” e “font espliciti” nello stesso blocco porta a risultati inattesi in risposte/inoltri.
Uniforma gli stili: crea un Set di stili personalizzato con i tuoi font e salvalo come predefinito in Outlook e in Word. In questo modo, anche i documenti d’ufficio restano coerenti.
Ambienti gestiti: distribuisci script e modelli via GPO/Intune; evita interventi manuali utente per ridurre la variabilità.

Come capire se un messaggio usa i “font del tema”

Seleziona una parola nel corpo del messaggio in composizione.
Apri il menu del Carattere. Se leggi “Calibri (corpo)” o “Aptos (corpo)”, stai usando il font del tema. Se leggi semplicemente “Calibri” o “Arial”, è un font esplicito.
Prova Ctrl+Spazio (ripristino formattazione carattere) o Ctrl+Q (ripristino paragrafo) per “spezzare” l’ereditarietà dal tema.

Outlook classico, “Nuovo Outlook” e Outlook sul Web

Il comportamento varia leggermente fra le app:

Outlook per Windows (classico): segue i set di stili di Office. È l’ambito principale di questa guida.
Nuovo Outlook per Windows (basato su Web): eredita molte preferenze da Outlook sul Web. Imposta il Font predefinito in Impostazioni ▸ Posta ▸ Crea e rispondi. Se il tema lato server usa Aptos, i contenuti “font del tema” possono comunque virare ad Aptos.
Outlook sul Web (OWA): imposta Font predefinito, Dimensione e Stile in Impostazioni > Posta > Crea e rispondi. Anche qui, elementi basati su “font del tema” restano sensibili al tema globale del tenant.
Outlook per Mac: non usa il Registro di Windows; verifica in Outlook > Impostazioni > Font. Le logiche di font del tema vs font espliciti sono analoghe.

Checklist rapida

Imposta il set di stili su “Office 2007‑2010 (Calibri)” oppure crea un set personalizzato (Corpo=Calibri/Arial, Titoli=Calibri Light/Arial).
Allinea i font predefiniti in File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Carta intestata e caratteri.
Aggiorna firme e Quick Parts per usare font espliciti o il nuovo set di stili coerente.
Controlla l’incolla: usa “Solo testo” o “Mantieni formattazione originale”.
In azienda: distribuisci .reg e DOTM via GPO/Intune, dopo test pilota.

FAQ

Q. Se imposto Arial come font predefinito in Outlook, perché vedo ancora Aptos?
A. Perché il messaggio sta usando i font del tema (Corpo/Titoli). Cambia il set di stili o crea un tema caratteri con Arial per Corpo e Titoli.

Q. I destinatari vedranno sempre Aptos?
A. No. Dipende dal markup della mail e dal client del destinatario. Se invii con font esplicito (es. Arial) la maggior parte dei client lo rispetta; se invii “Corpo (tema)”, i client Office aggiornati tenderanno a mostrare Aptos, mentre altri potrebbero applicare un fallback.

Q. Vale anche per le e‑mail in testo semplice?
A. Il testo semplice non conserva font. Ogni client mostra il proprio font di lettura. Outlook, però, può usare i font predefiniti che hai scelto solo per comporre in modalità testo semplice.

Q. Esiste un modo per bloccare Aptos ovunque?
A. Al momento non c’è un interruttore unico esposto da Outlook. Le opzioni efficaci sono: cambiare il set di stili, usare font espliciti dove serve, o standardizzare via Registro/DOTM in azienda.

Q. Devo rifare tutte le firme?
A. Se erano basate su “font del tema”, sì: aprile, seleziona tutto, assegna Calibri o Arial espliciti e salva. Se invece non vuoi toccare il contenuto, imposta un set di stili coerente (punto 1).

Per gli amministratori: distribuzione e governance

Definisci il tema (Calibri/Calibri Light o Arial/Arial) e versionalo come asset aziendale.
Distribuisci il file .reg in ambito utente con GPO/Intune e imposta riesecuzione periodica per contrastare eventuali sovrascritture post-aggiornamento.
Posiziona il DOTM nella cartella Startup di Word degli utenti per applicare il set di stili ad ogni avvio delle app Office.
Formazione: una slide con “come riconoscere Corpo (Calibri) vs Corpo (Aptos)” riduce ticket e tempi di diagnosi.
Pilota: testa su gruppi limitati, verifica compatibilità con modelli esistenti (dotx/dotm) e con componenti terzi (add‑in di firma).

Ripristino di NormalEmail.dotm (quando le impostazioni non “attaccano”)

Outlook salva molte preferenze di composizione nel file NormalEmail.dotm. Se il file è corrotto o pieno di eredità da temi precedenti, può “resuscitare” Aptos. Procedura tipica di riparazione:

Chiudi Outlook e Word.
Vai nella cartella dei modelli dell’utente (di norma in %APPDATA%\Microsoft\Templates su Windows).
Rinomina NormalEmail.dotm in NormalEmail.old.
Riapri Outlook: verrà rigenerato un nuovo NormalEmail.dotm.
Reimposta Set di stili e Caratteri predefiniti come descritto in questa guida.

Avviso: rinominando il file perderai eventuali personalizzazioni locali (stili, macro, quick styles). Valuta un backup completo della cartella Templates.

Quick Parts, modelli e firme: come allinearli

Quick Parts

Apri un nuovo messaggio, imposta il Set di stili corretto.
Inserisci il Quick Part, seleziona il contenuto e assegna Calibri/Arial espliciti (non “Corpo”).
Salva di nuovo il Quick Part con lo stesso nome, confermando la sostituzione.

Modelli .oft / .dotx

Apri il modello con set di stili impostato su Calibri/Arial.
Seleziona tutto (Ctrl+A) e usa Stili coerenti (es. “Normale” mappato a Calibri esplicito o a “Corpo (Calibri)”).
Salva e testa con un invio di prova.

Firme

File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme.
Per ogni firma: seleziona il testo e imposta il font esplicito desiderato (Calibri/Arial), quindi salva.
Se usi un gestore firme di terze parti, assicurati che il template HTML includa il font esplicito e non richiami “font del tema”.

Copia‑incolla senza sorprese

Solo testo: rimuove ogni istruzione di tema. Utile quando una pagina Web o un PDF porta CSS invasivi.
Mantieni formattazione originale: conserva font espliciti; buono se incolli da Word/PowerPoint impostati su Calibri/Arial.
Usa lo stile di destinazione: fa aderire il contenuto al set di stili attivo; ottimo solo se il tuo set di stili è già corretto.

Raccomandazione sintetica

Utente singolo: il metodo più rapido e duraturo è cambiare il Set di stili (selezionando “Office 2007‑2010 (Calibri)” o un tuo set personalizzato) e impostarlo come predefinito, completando con la configurazione dei caratteri in File ▸ Opzioni ▸ Posta.
Ambienti aziendali: distribuisci lo script di registro e/o un tema personalizzato con DOTM per garantire coerenza su tutte le postazioni, in attesa di un’eventuale opzione ufficiale che consenta di disattivare Aptos nei temi di Office.

Risoluzione dei problemi: cosa fare se continua a comparire Aptos

Verifica che in composizione leggi “Calibri (corpo)” o “Arial” e non “Aptos (corpo)”.
Controlla il Set di stili: a volte torna al tema di default dopo aggiornamenti Office; reimposta e salva.
Rebuild NormalEmail.dotm (vedi sezione dedicata) se l’impostazione non persiste.
Testa con un profilo nuovo di Outlook o un nuovo utente di Windows per escludere corruzioni locali.
In azienda, assicurati che lo script di correzione giri a ogni accesso, non solo una tantum.

Suggerimenti di stile e accessibilità

Dimensioni e contrasto: indipendentemente dal font, mantieni dimensione 11–12 pt per la leggibilità e colori con contrasto sufficiente.
Uso dei Titoli: se lavori con documenti lunghi, preferisci “Titolo 1/2/3” mappati al tuo set di stili per coerenza tipografica.
Compatibilità: Arial offre la massima compatibilità cross‑platform; Calibri è ampiamente disponibile su ambienti Microsoft; Aptos potrebbe non esserci su sistemi datati.

In sintesi

Il cambio automatico verso Aptos non è “colpa” delle tue opzioni di Outlook, ma l’effetto dei font del tema introdotti con i nuovi set di stili di Office. Agendo sul tema (oltre che sulle opzioni dei font) riporti coerenza a Calibri o Arial e ti metti al riparo dai futuri cambi di stile “a sorpresa”.

Articolo correlato interno: guida completa alla creazione di un Set di stili aziendale coerente in Office con font, colori e spaziature standardizzati.

Aggiornato per Microsoft 365 versione 2312 e successive.