Nuovo Outlook: come impostare di default ricevuta di consegna e conferma di lettura (workaround e soluzioni)

Nel nuovo Outlook per Windows e Web non esiste più l’impostazione globale per richiedere automaticamente “Ricevuta di consegna” e “Conferma di lettura”. In questa guida trovi soluzioni pratiche e scalabili — dai modelli .OFT a regole lato server in Exchange Online — per ripristinare un flusso di lavoro affidabile.

Indice

Panoramica del problema

Con il nuovo Outlook (l’app unificata basata su web per Windows e l’interfaccia Outlook sul Web) Microsoft ha rimosso il percorso classico File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Monitoraggio che consentiva di applicare a tutti i messaggi in uscita le opzioni “Richiedi ricevuta di consegna” e “Richiedi conferma di lettura”.

Oggi l’opzione è disponibile solo a livello di singolo messaggio, nel compositore: Opzioni ▸ Recapito ▸ Richiedi ricevuta di consegna e/o Richiedi conferma di lettura. Per chi inviava molte email con richiesta predefinita, il cambiamento introduce attrito: ogni volta occorre ricordarsi di attivare manualmente l’opzione. Questa guida propone diverse strade per ridurre al minimo i clic ripetitivi o per centralizzare la policy a livello aziendale.

Cosa significano “Ricevuta di consegna” e “Conferma di lettura”

Ricevuta di consegna (DSN, Delivery Status Notification): indica che il messaggio è stato accettato dal server di posta del destinatario. Non prova che la mail sia stata visualizzata.
Conferma di lettura (MDN, Message Disposition Notification): notifica inviata dal client del destinatario quando il messaggio viene aperto. Può essere rifiutata dall’utente o bloccata da policy.

Limitazioni importanti:

Molti client/organizzazioni bloccano le conferme di lettura per privacy o policy; le conferme potrebbero non arrivare anche se richieste.
Le ricevute di consegna possono non essere supportate lungo tutto il percorso SMTP o non essere generate per messaggi inoltrati, reindirizzati o recapitati a caselle condivise.
La semantica e l’aspetto delle richieste variano tra client: Outlook, Apple Mail, Gmail, mobile, ecc.

Soluzioni e workaround: panoramica

Di seguito trovi i metodi concretamente utilizzabili oggi, con pro e contro. La scelta dipende dal tuo ruolo (utente singolo vs. amministratore), dall’ambiente (solo nuovo Outlook, coesistenza con Outlook “classico”, Exchange Online) e dai requisiti di governance.

Metodo	Come funziona	Pro	Contro
Modello (.OFT) con tracking già spuntato	Passa temporaneamente a Outlook classico. Componi un nuovo messaggio e spunta “Ricevuta” e/o “Conferma”. File ▸ Salva con nome ▸ Modello di Outlook (.oft). Copia il file .oft in una cartella comoda (Desktop o “Modelli”). Torna al nuovo Outlook e apri il .oft* ogni volta che vuoi inviare con tracking preimpostato.	Una sola configurazione; poi si usa il modello. Conserva corpo, formattazione, eventuali destinatari predefiniti e firma. Nessun costo, nessun add‑in.	Richiede Outlook classico per creare il .oft. Non sostituisce il pulsante “Nuovo messaggio”. Serve ricordarsi di aprire il file .oft. Il .oft si apre con il compositore desktop; non tutte le installazioni “solo web” lo supportano.
Creare più modelli (per gruppi/lingue)	Stessa logica del punto precedente, ma si creano più .oft con diverse firme, lingue, destinatari o oggetti standard.	Riduce i clic ripetitivi. Standardizza i formati aziendali (branding, footer legali, ecc.).	Richiede manutenzione coordinata (aggiornare firme e testi su tutti i modelli). Serve formazione minima agli utenti (“usa il modello corretto”).
Componenti aggiuntivi / Macro	Con Outlook desktop “full” (Microsoft 365, non la PWA del nuovo Outlook) si può creare uno script VBA o usare un add‑in che imposta le richieste su ogni invio (ItemSend).	Automazione completa; nessun intervento manuale dell’utente. Flessibilità (es. attiva la conferma solo per destinatari esterni, solo su certe categorie, ecc.).	Non funziona nella nuova app UWP/Web. Rischi di compatibilità/sicurezza; spesso richiede approvazione IT e firma del codice.
Regole server / Transport Rules (Exchange Online)	Un amministratore può applicare regole lato server che aggiungono automaticamente la richiesta di conferma a tutte o parte delle email (es. aggiunta dell’header MDN standard).	Centralizzato e coerente su Outlook desktop, mobile e web. Trasparente per gli utenti finali.	Richiede privilegi admin. Le conferme possono essere bloccate dal destinatario; la regola non garantisce l’esito. Il settaggio “per-sender” dell’header non è sempre disponibile in modo dinamico.

Perché la funzione globale non c’è più

Il nuovo Outlook persegue l’obiettivo di unificare l’esperienza tra web e desktop. In questa transizione alcune funzionalità “legacy” non sono state ancora portate nella nuova base di codice. Microsoft incoraggia l’invio di feedback direttamente dall’app (Help ▸ Send feedback) per influenzare la roadmap e dare priorità a ciò che è business‑critical per gli utenti.

Guida pratica: il metodo del modello .OFT

Per utenti singoli o piccoli team, il modello .OFT è il compromesso più rapido. Ecco come impostarlo in modo pulito e riutilizzabile.

Preparazione in Outlook classico

Apri Outlook classico.
Vai su Nuova e‑mail e imposta Opzioni ▸ Recapito: spunta “Richiedi ricevuta di consegna” e “Richiedi conferma di lettura”.
Inserisci l’oggetto e una bozza di corpo (puoi includere segnaposto o istruzioni interne).
Assicurati che la firma corretta sia applicata.
Se vuoi un modello per lingua/gruppo, duplica la bozza e personalizza.
Seleziona File ▸ Salva con nome, nel campo Tipo scegli Modello di Outlook (*.oft), quindi salva in una cartella che sincronizzi (es. OneDrive ▸ Modelli).

Uso quotidiano nel nuovo Outlook

Nel nuovo Outlook, crea un collegamento alla cartella dei modelli in un’area comoda (Preferiti di Esplora file, barra delle applicazioni, ecc.).
Doppio clic sul .OFT che ti serve: si aprirà una finestra di composizione con le opzioni di tracking già abilitate.
Completa la mail e invia.

Suggerimenti:

Per velocizzare, crea scorciatoie dei tuoi .oft e assegnale tasti di scelta rapida di Windows (Proprietà ▸ Tasto di scelta rapida).
Condividi i modelli su un percorso comune (OneDrive/SharePoint) per avere coerenza tra i colleghi.
Stabilisci una nomenclatura chiara (es. ITCommercialeConferma.oft, ENSupportoConsegna.oft).

Manutenzione dei modelli

Quando cambia la firma o un disclaimer, aggiorna tutti i .oft interessati.
Programma una revisione trimestrale per rimuovere modelli obsoleti e ridurre la confusione.
Inserisci nel corpo del modello una riga nascosta (commento) con versione e data, per sapere sempre cosa stai usando.

Automazione desktop: macro VBA di esempio

Se usi Outlook desktop “full” e la tua organizzazione consente macro firmate, puoi impostare la richiesta automaticamente su ogni invio. Questo approccio non è supportato nel nuovo Outlook basato su web.

Codice di esempio (in ThisOutlookSession):

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    On Error Resume Next
    If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
        Dim mail As Outlook.MailItem
        Set mail = Item
        ' Richiedi conferma di lettura
        mail.ReadReceiptRequested = True
        ' Richiedi ricevuta di consegna
        mail.OriginatorDeliveryReportRequested = True
    End If
End Sub

Note operative:

Abilita le macro firmate nel Centro protezione e firma il progetto con un certificato interno.
In ambienti gestiti, distribuisci via GPO/Intune o come componente aggiuntivo VSTO equivalmente controllato.
Personalizza la logica (es. attiva la richiesta solo per domini esterni) usando regole su destinatari.

Soluzione aziendale: regole di trasporto in Exchange Online

Se amministri Exchange Online, puoi applicare la richiesta di conferma in uscita lato server. L’approccio più solido consiste nell’aggiungere l’header standard Disposition-Notification-To (MDN) ai messaggi che soddisfano determinate condizioni.

Linee guida e limitazioni

Le regole possono non forzare una conferma se il client del destinatario la blocca.
La valorizzazione dinamica con l’indirizzo del mittente non è sempre disponibile nei campi “Set message header” in modalità no‑code; spesso si usa un indirizzo centralizzato (es. mdn@azienda.it) monitorato dal team.
Valuta attentamente gli impatti privacy/compliance, soprattutto per destinatari esterni e Paesi diversi.

Esempio con interfaccia EAC

Apri il Exchange admin center e vai a Mail flow ▸ Rules.
Crea una nuova regola, ad esempio “Aggiungi richiesta MDN in uscita”.
Apply this rule if… → The sender is located… → Inside the organization (opzionale) e/o The recipient is… → Outside the organization (se vuoi solo per esterni).
Do the following… → Modify the message properties → Set a message header.
Header name: Disposition-Notification-To; Value: mdn@azienda.it (o altra mailbox monitorata).
Salva e testa su un gruppo pilota.

Esempio con PowerShell

Scenario: aggiungere l’header MDN per messaggi da utenti interni verso destinatari esterni e instradare le conferme verso una casella centralizzata.

# Regola base
New-TransportRule -Name "Richiesta MDN per esterni" `
  -FromScope InOrganization `
  -SentToScope NotInOrganization `
  -SetHeaderName "Disposition-Notification-To" `
  -SetHeaderValue "mdn@azienda.it" `
  -Mode Enforce

Varianti:

Aggiungi eccezioni (ExceptIfFromMemberOf, ExceptIfSubjectContainsWords) per escludere gruppi o categorie sensibili.
Usa -Mode Audit per monitorare senza intervenire sulle mail reali, quindi passa a Enforce.

Che cosa aspettarsi

Le conferme ricevute confluiranno nella mailbox indicata nell’header; predisponi regole di casella per l’instradamento verso i mittenti originari (es. inoltro basato su oggetto/ID Messaggio).
Per le ricevute di consegna (DSN) non esiste un header equivalente universalmente rispettato; il comportamento è legato al percorso di trasporto. Considerale un plus, non una garanzia.

Impostazioni per messaggio nel nuovo Outlook

Anche se non c’è la preferenza globale, conoscere i passaggi “per singola mail” resta utile:

Apri il compositore nel nuovo Outlook.
Vai su Opzioni ▸ Recapito.
Spunta Richiedi ricevuta di consegna e/o Richiedi conferma di lettura.
Invia come di consueto.

Questa azione va ripetuta; da qui l’utilità di modelli .OFT o automazioni dove possibile.

Verifica: come controllare che la richiesta sia stata applicata

Da Outlook: apri il messaggio inviato dalla posta inviata e, se possibile, verifica le Proprietà o gli Intestazioni Internet. Dovresti trovare l’header Disposition-Notification-To in caso di richiesta di lettura.
Dal lato destinatario: con client Outlook, l’utente potrebbe visualizzare un prompt “Inviare una conferma di lettura?”. In ambienti con policy, l’invio può essere automatico per messaggi interni.
Tracciamento: configura una regola nella casella di destinazione delle conferme per etichettare e archiviare facilmente le risposte MDN ricevute.

FAQ pratiche

Le conferme di lettura funzionano con tutti?

No. Alcuni client (o policy) rifiutano sistematicamente le MDN, soprattutto su domini esterni. Anche quando il destinatario apre la mail, la conferma può non partire.

È possibile richiedere solo per determinati destinatari?

Sì. Con modelli dedicati (es. “Esterni – Conferma on”) o con macro/add‑in che analizzano i domini. Lato server, imposta condizioni in ETR (mittente, destinatario, parole chiave, sensibilità).

Le ricevute di consegna sono affidabili?

Dipende dal percorso SMTP e dalle funzionalità del server del destinatario. Trattale come indicatore tecnico, non come evidenza legale.

Che impatto ha la crittografia?

Con S/MIME o servizi di message encryption, le conferme di lettura potrebbero non essere generate, o potrebbero essere ritardate.

Posso usare i Modelli di Outlook sul Web?

I “My Templates” di Outlook sul Web semplificano l’inserimento di testo, ma non impostano le opzioni di recapito/lettura. Per quelle serve un .OFT (desktop) o una regola lato server.

Alternative di terze parti e aspetti di compliance

Servizi di email‑tracking (spesso integrati nei CRM) offrono pixel di apertura, statistiche di click, tempi di lettura. Sono utili per marketing e vendita, ma comportano:

Costi e lock‑in nella piattaforma scelta.
Privacy e normative (GDPR, HIPAA, e‑privacy). Verifica le basi giuridiche e aggiorna privacy notice e consensi se necessario.
Affidabilità: i filtri anti‑tracking dei client moderni riducono la precisione dei pixel.

Strategia consigliata per scenari comuni

Scenario	Approccio consigliato	Perché
Professionista/PMI, poche caselle	Uno o più modelli .OFT con tracking pre‑spuntato	Zero costi, semplice da distribuire e mantenere
Azienda media con Outlook desktop	Macro/add‑in firmato per automatizzare su invio	Massima automazione senza sforzo dell’utente
Enterprise con Exchange Online	Regole di trasporto + mailbox centralizzata per conferme	Coerenza su desktop, web e mobile; governance centralizzata
Ambienti “solo nuovo Outlook”	Modelli via .OFT (se possibile) o richiesta per messaggio	Compatibilità con le limitazioni della nuova app

Check‑list operativa

Definisci l’obiettivo: ricevuta di consegna, conferma di lettura o entrambe? Per tutti o solo per esterni?
Scegli il livello: utente (modelli), team (modelli condivisi/macros), azienda (regole di trasporto).
Progetta l’esperienza: standardizza oggetti/firme; riduci i passaggi manuali.
Valuta privacy/compliance: consulta il DPO se usi tracking o regole su destinatari esterni.
Pilota e misura: verifica tasso di conferme effettive e feedback degli utenti.
Documenta: guida rapida interna con screenshot e posizionamento dei modelli.

Come riportare la funzione nativa: feedback efficace

Per aumentare la probabilità che Microsoft reintroduca l’impostazione globale:

Invia feedback dal menu Help ▸ Send feedback nel nuovo Outlook.
Descrivi il caso d’uso (es. settori regolamentati che richiedono evidenze di recapito/lettura).
Quantifica l’impatto: minuti/giorno sprecati, rischi operativi, volumi di mail.
Chiedi ai colleghi di inviare feedback coerenti per dare massa critica.

Rischi, mitigazioni e best practice

Falsa sicurezza: le conferme di lettura non sono un “ricevuta legale”. Mitigazione: usa strumenti di firma digitale o protocolli certificati quando serve valore probatorio.
Rumore nelle caselle: centralizzare le conferme può generare alto volume. Mitigazione: regole di inoltro e cartelle dedicate, scadenze di pulizia automatica.
Confidenzialità: evita di forzare conferme per messaggi sensibili verso partner/cliente senza accordo esplicito.
Esperienze incoerenti: destinatari mobile/client non Outlook. Mitigazione: prevedi “piani B” (es. richiesta di riscontro esplicita nel testo, link di conferma).

Procedura rapida: creare una “libreria” di modelli .OFT

Crea una cartella OneDrive ▸ Modelli Outlook e salva qui i .oft.
Per ciascun .oft, crea una scorciatoia sul Desktop e rinominala con un prefisso utile (es. “OFT – Esterni – IT”).
Facoltativo: copia le scorciatoie in %AppData%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs per richiamarle dal menu Start.
Distribuisci la cartella ai colleghi come sola lettura; nomina un referente che aggiorna i modelli.

Esempi di casi d’uso reali

Service desk: modello “Ticket preso in carico” con conferma di lettura per garantire che il cliente abbia visto la comunicazione iniziale.
Amministrazione/HR: comunicazioni obbligatorie interne con richiesta di lettura; regola server che applica MDN solo a messaggi da caselle “no‑reply@azienda.it”.
Vendite: modelli differenziati per lingue/territori; add‑in CRM con analytics per campagne esterne dove il tracking MDN non è sufficiente.

Diagnostica: come capire perché la conferma non arriva

Controlla l’header del messaggio inviato per verificare che la richiesta sia presente (Disposition-Notification-To).
Verifica il client del destinatario (mobile/web) e le sue impostazioni di privacy.
Escludi filtri lato destinatario/security gateway che rimuovono gli header MDN.
Testa interno vs esterno: se internamente funziona, il blocco è lato destinatario esterno.

Conclusioni

Finché la preferenza globale non verrà reintrodotta nel nuovo Outlook, il modello .OFT resta la soluzione più veloce, gratuita e facilmente distribuibile per utenti singoli o piccoli team. In contesti aziendali più strutturati, macro/add‑in (per chi usa ancora Outlook desktop “full”) e soprattutto regole di trasporto in Exchange Online permettono di centralizzare il comportamento senza cambiare le abitudini degli utenti. Ricorda però i limiti intrinseci delle conferme di lettura: sono un utile segnale operativo, non una prova definitiva. Pianifica di conseguenza e integra con processi e strumenti idonei quando serve certezza di recapito e presa visione.

Sintesi operativa

Se serve ora, senza IT: crea e usa un .OFT con tracking spuntato.
Se serve una soluzione centralizzata: valuta regole di trasporto o add‑in approvati.
Se desideri il ripristino nativo: invia feedback dal nuovo Outlook evidenziando l’impatto business‑critical.