Le bozze di email salvate in una casella condivisa possono perdere modifiche quando vengono aperte da utenti che usano versioni diverse di Outlook. In questa guida spieghiamo perché accade tra “Outlook Nuovo” e “Outlook Classico”, come risolvere in modo definitivo e come prevenire nuovi conflitti.
Scenario e sintomi
In molte organizzazioni la redazione di messaggi avviene su caselle condivise (es. info@, support@) o su cartelle delegate. Il flusso tipico è questo:
- L’utente A crea la bozza in Outlook “Nuovo” su Windows (l’interfaccia moderna allineata a Outlook sul Web).
- L’utente B apre e corregge la stessa bozza in Outlook “Classico” (client desktop completo, OST, componenti COM, ecc.).
- Quando l’utente A riapre il messaggio, le correzioni dell’utente B non compaiono o risultano ripristinate a una versione precedente.
Questo comportamento genera confusione (“chi ha cancellato le mie modifiche?”) e tempo perso per riconciliare versioni divergenti.
Perché accade: il dettaglio tecnico
Due client, due modelli di sincronizzazione
Outlook “Nuovo” è costruito sulla stessa logica cloud-first di Outlook sul Web: quando salvi una bozza in una casella Exchange/Exchange Online, l’oggetto viene scritto direttamente sul server. Il client visualizza sempre lo stato del server, con aggiornamento quasi istantaneo tra dispositivi.
Outlook “Classico” usa la Cached Exchange Mode: conserva un file locale .ost con una copia della posta per lavorare anche in condizioni di rete non ottimali. Per impostazione predefinita, non scarica le cartelle delle caselle condivise (né dei delegati, né dei Preferiti di cartelle pubbliche). È proprio qui che nasce il problema.
Il nodo delle cartelle condivise
Se in Outlook Classico l’opzione Scarica cartelle condivise è disattivata, le cartelle della casella condivisa vengono aperte in modo ibrido/online e il salvataggio della bozza può non allinearsi correttamente con il server in tutte le circostanze (ad esempio durante autosalvataggi, transizioni breve offline/online, o se si lavora su cartelle con alta latenza). Risultato: la modifica locale non viene pubblicata immediatamente sul server.
Quando l’utente con Outlook “Nuovo” riapre la bozza, carica la versione presente sul server—che è rimasta indietro—e di fatto “scavalca” le correzioni fatte dal collega in Outlook Classico.
Cosa succede dietro le quinte (passo-passo)
| Fase | Evento | Esito sulla bozza |
|---|---|---|
| 1 | Utente A crea la bozza in Outlook Nuovo | La bozza viene salvata sul server Exchange nella cartella Bozze della casella condivisa. |
| 2 | Utente B apre la stessa bozza in Outlook Classico | Se Scarica cartelle condivise è disattivato, l’oggetto può non sincronizzarsi in modo affidabile verso il server a ogni modifica. |
| 3 | Utente B salva e chiude | Le modifiche restano locali o comunque non allineate immediatamente sul server. |
| 4 | Utente A riapre la bozza in Outlook Nuovo | Outlook Nuovo legge la versione sul server (più vecchia), “perdendo” di vista la revisione dell’utente B. |
Soluzione confermata e risolutiva
Per eliminare definitivamente la desincronizzazione è sufficiente abilitare il download delle cartelle condivise in Outlook Classico. Questa impostazione forza il client a sincronizzare in tempo reale la cartella Bozze della casella condivisa, spingendo i salvataggi sul server senza ritardi.
Passaggi operativi in Outlook Classico
- In Outlook Classico apri File ▸ Impostazioni account ▸ Impostazioni account.
- Seleziona l’account Microsoft Exchange interessato e fai clic su Cambia.
- Apri Altre impostazioni ▸ Avanzate.
- Nella sezione Cached Exchange Mode Settings attiva:
- Download cartelle condivise
- Download Preferiti di cartelle pubbliche (opzionale ma consigliato)
- Conferma con Applica ▸ OK e riavvia Outlook.
Effetto atteso: la cartella Bozze della casella condivisa viene sincronizzata in modo proattivo; ogni modifica apportata in Outlook Classico viene subito inviata al server e risulta visibile a chi usa Outlook “Nuovo”.
Se non trovi il pulsante “Cambia” o l’opzione non è nello stesso punto
- Assicurati di aver selezionato l’account con Tipo: Microsoft Exchange (non un account IMAP/POP aggiunto come alias).
- In alcune build con l’Account Manager moderno, il percorso varia: File ▸ Informazioni ▸ Impostazioni account (menu a discesa) ▸ Impostazioni account avanzate, quindi cerca la sezione Cartelle condivise.
- Se l’opzione Scarica cartelle condivise è disattivata o grigia, abilita prima Usa modalità cache per l’account Exchange, applica, riavvia, poi ripeti i passaggi.
Verifiche post-configurazione
Dopo aver attivato l’impostazione, esegui questo test pratico:
- Utente B (Outlook Classico) apre una bozza dalla casella condivisa, apporta una modifica evidente (es. aggiunge una riga “Test sync B → A”) e salva.
- Utente A (Outlook Nuovo) riapre la stessa bozza: la modifica deve essere visibile all’istante.
- Ripeti il test in senso inverso (prima modifica da Outlook Nuovo, poi verifica in Classico).
Se la modifica non arriva, attendi 10–20 secondi e premi Invia/Ricevi ▸ Aggiorna cartella nella casella condivisa. In condizioni di rete normali la propagazione è praticamente immediata.
Buone pratiche per evitare conflitti
| Consiglio | Perché aiuta |
|---|---|
| Evitare che più utenti modifichino simultaneamente la stessa bozza | Si riduce il rischio di conflitti di scrittura. |
| Verificare che entrambi i client siano online (nessuna icona “Disconnesso” o “In attesa di connessione”) | La modalità offline può ritardare la sincronizzazione. |
| In caso di dubbi, provare a modificare la bozza in Outlook sul Web (OWA) | Se le modifiche si propagano, il problema è locale al client desktop. |
| Tenere Outlook aggiornato all’ultima build | Le patch mensili includono correzioni a bug di sincronizzazione. |
Diagnostica rapida e casi particolari
Controlla la cartella “Problemi di sincronizzazione”
In Outlook Classico premi CTRL+6 per aprire l’elenco cartelle completo. Cerca Problemi di sincronizzazione → Conflitti. Se trovi elementi qui, significa che Outlook ha rilevato salvataggi concorrenti o errori di allineamento. Apri le voci per capire quale copia è stata mantenuta e da quale client.
La casella condivisa è stata aggiunta come account separato o come cartelle delegate?
- Aggiunta automatica (Full Access con automapping): la casella compare sotto la posta principale. L’opzione Scarica cartelle condivise si applica perfettamente a questo scenario.
- Aggiunta manuale come account aggiuntivo: anche qui è consigliato abilitare la modalità cache e il download delle cartelle, specie se la casella è utilizzata con frequenza.
IMAP/POP non sono equivalenti
Se una delle due postazioni usa un account aggiunto via IMAP/POP, le bozze non vengono trattate come oggetti Exchange completi e non esiste una sincronizzazione “coautorevole” tra utenti. Per la collaborazione su bozze condivise occorre Exchange (Online o on-prem) e le relative autorizzazioni (lettura/scrittura o superiore).
Permessi: verifica l’accesso
Per poter salvare bozze nella casella condivisa, gli utenti devono avere almeno permessi di Modifica sulla cartella Bozze della casella stessa (di solito inclusi nel Full Access). Se vedi errori “Impossibile salvare” o voci che spariscono, chiedi all’amministratore di confermare i permessi e l’eventuale automapping.
Prestazioni e dimensione dell’OST
Abilitare il download delle cartelle condivise aumenta la dimensione dell’OST locale. Se la casella è molto voluminosa:
- Regola il cursore Posta da mantenere offline su “Tutta” o su un periodo adeguato alle tue necessità.
- Escludi cartelle storiche raramente usate dai Preferiti, così da limitare il traffico iniziale.
- Lascia il client acceso il tempo necessario alla prima sincronizzazione completa.
Se l’opzione è grigia o non disponibile
- Vai su File ▸ Impostazioni account ▸ Impostazioni account ▸ [account Exchange] ▸ Cambia e spunta Usa modalità cache.
- Chiudi Outlook e riaprilo; l’opzione Scarica cartelle condivise diventa regolabile in Altre impostazioni ▸ Avanzate.
- In ambienti gestiti via criteri, l’impostazione può essere forzata da IT. Se non puoi modificarla, contatta il reparto tecnico perché abiliti “Scarica cartelle condivise” a livello di criterio.
Approccio per amministratori: criteri e distribuzione
In domini gestiti è consigliabile impostare per policy il download delle cartelle condivise per i profili che lavorano con caselle condivise:
- Modelli amministrativi → Outlook → Impostazioni account → Exchange → Modalità cache: attiva la voce che abilita il Download cartelle condivise e, se opportuno, i Preferiti di cartelle pubbliche.
- Distribuisci la policy a gruppi mirati (reparti che usano caselle condivise) per ridurre l’impatto su chi non ne ha bisogno.
Questa standardizzazione elimina in radice le discrepanze tra client e riduce i ticket helpdesk legati a bozze “scomparse”.
Alternative e workaround tempestivi
- Usa Outlook sul Web (OWA) per la revisione a più mani: è nativamente allineato al server e mostra sempre la versione più aggiornata.
- Uniforma i client durante lavorazioni delicate: se il team sta rifinendo una bozza complessa, concordate di usare tutti OWA o tutti Outlook Nuovo fino all’invio.
- Blocca la bozza con una nota in testa (“In modifica da Giulia – non aprire”) o rinomina l’oggetto temporaneamente, per segnalare che è “in uso”.
FAQ
Abilitare “Download cartelle condivise” rallenta Outlook?
La prima sincronizzazione può richiedere qualche minuto, in base al volume delle cartelle. Una volta completata, l’esperienza è fluida e i benefici in affidabilità superano di gran lunga l’overhead iniziale.
Serve anche “Download Preferiti di cartelle pubbliche”?
Non è indispensabile per le bozze delle caselle condivise, ma è utile se gestisci bozze in cartelle pubbliche aggiunte ai Preferiti: abilitarlo garantisce lo stesso comportamento coerente.
Come capisco se sto lavorando su una bozza “vecchia”?
Confronta Data/ora ultima modifica e apri la bozza da un secondo client (OWA) per verifica. Se i timestamp differiscono, c’è stata una mancata sincronizzazione.
Le bozze offrono co-authoring in tempo reale?
No. Outlook non implementa il co-authoring simultaneo delle bozze come avviene nei documenti Office Online. È sempre meglio che una sola persona modifichi alla volta.
Ho attivato l’opzione ma vedo ancora discrepanze: che altro posso fare?
- Esegui File ▸ Impostazioni account ▸ Ripristina (se disponibile) per rigenerare la cache del profilo.
- Chiudi Outlook, rinomina il file .ost del profilo (verrà ricreato), riapri e attendi la risincronizzazione.
- Controlla la cartella Problemi di sincronizzazione per eventuali conflitti residui.
Vale anche per Outlook per Mac?
Outlook per Mac usa un motore diverso e, nelle versioni recenti, è anch’esso fortemente cloud-oriented. Tuttavia, se collabori con utenti Windows/Outlook Classico, mantenere le cartelle condivise sincronizzate dal lato Windows resta fondamentale.
Posso salvare automaticamente le copie inviate nella casella condivisa?
Sì, esistono impostazioni specifiche per spostare le Posta inviata nella casella del mittente condiviso (“Send As/Send on Behalf”). Non influiscono sulle bozze, ma è buona norma allinearle per coerenza operativa.
Le bozze “scomparse” si possono recuperare?
Spesso si tratta di copie diverse della stessa bozza. Cerca nella cartella Bozze sia della casella condivisa sia della posta personale, controlla la cartella Elementi recuperabili e i Conflitti. In scenari complessi, l’amministratore può eseguire un eDiscovery lato server.
Checklist di risoluzione rapida
- Conferma che la bozza è nella Bozze della casella condivisa (non nella tua personale).
- In Outlook Classico abilita Scarica cartelle condivise e (opzionale) Preferiti di cartelle pubbliche.
- Riavvia Outlook e attendi la sincronizzazione iniziale.
- Verifica su OWA o Outlook Nuovo che le modifiche appaiano immediatamente.
- Evita editing simultaneo e usa note/etichette per segnalare chi sta modificando.
- Mantieni Outlook aggiornato e controlla eventuali Conflitti in “Problemi di sincronizzazione”.
Assistenza per chi non trova le opzioni
Se nella finestra Impostazioni account non appare il pulsante Cambia:
- Seleziona l’account con Tipo: Microsoft Exchange (non IMAP/POP).
- Con l’interfaccia Account Manager moderna: File ▸ Informazioni ▸ Impostazioni account (menu a discesa) ▸ Impostazioni account avanzate e cerca la sezione Cartelle condivise.
Riepilogo
Abilitare il download delle cartelle condivise in Outlook Classico risolve la perdita di modifiche nelle bozze condivise tra Outlook “Nuovo” e “Classico”. In questo modo, la cartella Bozze della casella condivisa viene sincronizzata in modo coerente con il server Exchange e ogni utente vede sempre la stessa versione. Per rafforzare l’affidabilità, evita le modifiche simultanee, assicurati che i client siano online e usa Outlook sul Web come riferimento diagnostico quando qualcosa non torna. Standardizzare questa impostazione via policy nelle realtà aziendali porta stabilità e riduce drasticamente i conflitti.
In sintesi
Abilitare il download delle cartelle condivise sul client Outlook “Classico” risolve la perdita di modifiche nelle bozze condivise tra versioni diverse di Outlook. Altri utenti che presentano lo stesso sintomo dovrebbero seguire la stessa procedura o usare OWA come riferimento per verificare la corretta propagazione delle bozze.
Procedura chiave: File ▸ Impostazioni account ▸ Impostazioni account ▸ [account Exchange] ▸ Cambia ▸ Altre impostazioni ▸ Avanzate ▸ attiva “Download cartelle condivise” (e, se serve, “Download Preferiti di cartelle pubbliche”) ▸ Applica ▸ OK ▸ riavvia Outlook.