Devi acquistare 450 Surface Pro 11 per la tua azienda? In questa guida pratica trovi canali ufficiali, check‑list tecniche, modello RFP, piano operativo e stime TCO per ottenere preventivi competitivi e un deployment rapido, sicuro e senza sorprese.
Panoramica della richiesta
Un’azienda ha necessità di acquistare 450 dispositivi Surface Pro 11 con requisiti tecnici precisi e un processo di distribuzione a prova di errore. L’obiettivo è contattare il canale più adatto (Microsoft o partner autorizzato), preparare una richiesta d’offerta completa, ridurre i tempi di fermo e garantire un’esperienza d’onboarding coerente, scalabile e sicura per tutti gli utenti.
Canale di acquisto consigliato
Per un progetto di questa portata, il percorso più efficace è il canale Microsoft Surface for Business o un rivenditore/partner autorizzato con competenze specifiche su dispositivi Surface, servizi di staging e gestione del ciclo di vita. Il punto d’ingresso ufficiale è la pagina Where to buy Microsoft Surface sul sito Microsoft, che consente di filtrare i partner per Paese e specializzazione. In alternativa, il vostro account Microsoft di riferimento può indirizzarvi a un partner Gold/Platinum con esperienza su forniture enterprise.
Perché passare dal canale business
- Prezzi volume e SKU Commercial: listini dedicati, sconti a scaglioni e lotti con seriali ordinati per inventario più semplice.
- Garanzie estese: opzioni fino a 4 anni (Microsoft Complete for Business) con servizio on‑site e sostituzione rapida.
- Servizi di staging e Autopilot: dispositivi consegnati già registrati in Intune/Microsoft Entra ID, pronti per il zero‑touch deployment.
- Finanziamento e leasing: formule capex/opex, noleggio operativo e rinnovo tecnologico programmato.
- Supporto progettuale: imaging, asset‑tagging, etichettatura e consegna scaglionata per sedi multiple.
- Programmi di co‑marketing: accesso a fondi e iniziative se si collabora con partner di livello elevato.
Come identificare il partner giusto
- Selezionare partner con certificazioni su Modern Work, Endpoint Management, Deployment e dispositivi Surface.
- Richiedere casi studio su forniture superiori a 300 unità, SLA di sostituzione e copertura logistica nel vostro territorio.
- Verificare la disponibilità di servizi di magazzino buffer, staging di massa, personalizzazione del packaging e tracciamento spedizioni.
Informazioni da preparare prima del contatto
Fornire informazioni chiare sin dal primo scambio accelera quotazioni e tempi di fornitura. Preparate i seguenti elementi:
- Localizzazione dell’azienda, sedi di consegna e eventuale suddivisione per Paese/lingua.
- Specifiche tecniche richieste: classe CPU, RAM, storage, display, connettività, sicurezza, accessori e docking.
- Tempi di consegna desiderati, vincoli logistici (spedizione unica o scaglionata) e servizi (imaging, asset‑tagging, Autopilot).
- Garanzie e coperture assicurative richieste, inclusi tempi di intervento e sostituzione anticipata.
- Compliance (es. crittografia dati, standard di settore) e policy IT (BitLocker, Defender, baseline Intune, Zero‑Trust).
Matrice dei requisiti tecnici
| Area | Opzioni richieste | Esempio | Note per il partner |
|---|---|---|---|
| Processore | Classe prestazionale business con NPU integrata | Famiglia Snapdragon X (Plus/Elite) o equivalente | Specificare workload: Office, BI, sviluppo, grafica, video |
| Memoria | 16/32/64 GB | Standard aziendale: 32 GB per utenti power | Uniformare i tagli per semplificare il supporto |
| Archiviazione | 256/512 GB, 1 TB | 512 GB per profili standard | Valutare SSD rimovibile in ambito enterprise |
| Display | Altezza di refresh e resa cromatica adeguate | PixelSense da 13″, opzione OLED ove previsto | Considerare necessità di color accuracy per design |
| Connettività | Wi‑Fi 6E o superiore, Bluetooth, eventuale WWAN | Valutare 5G/WWAN se disponibile nella regione | Definire policy per eSIM/gestione traffico |
| Porte | USB4/Thunderbolt, Surface Connect, audio | Compatibilità con docking multi‑monitor | Indicare numero schermi e risoluzioni |
| Sicurezza | TPM 2.0, Windows Hello, Secure Boot | BitLocker attivo by default | Conformità a baseline CIS/Microsoft |
| Accessori | Tastiera, penna, dock, alimentatori | Type Cover, Slim Pen, Dock USB‑C | Richiedere asset‑tagging ed etichette di inventario |
| Garanzia | Fino a 4 anni, on‑site | Microsoft Complete for Business | Sostituzione anticipata e parti di ricambio |
Piano operativo di procurement
Seguendo la sequenza sotto, l’ufficio acquisti e l’IT convergono rapidamente su preventivi accurati e su un deployment ordinato.
| Fase | Cosa fare | Attore principale |
|---|---|---|
| Selezione partner | Usare il canale ufficiale per individuare 2‑3 partner Surface con livello Gold o Platinum | Ufficio acquisti |
| Richiesta di offerta | Inviare RFP con quantità, SKU, servizi desiderati, sedi, timeline e SLA | Ufficio acquisti |
| Valutazione offerte | Confrontare prezzi, tempi, servizi post‑vendita, installazione, asset‑tagging, contratti di supporto | IT + Procurement |
| Ordine | Firmare il contratto quadro, definire consegne scaglionate e magazzino buffer | Rivenditore / Microsoft |
| Deployment | Coordinare imaging, configurazione Intune/Autopilot, consegna agli utenti finali | Dipartimento IT |
| Post‑deployment | Finestra di hypercare, misurazione KPI, piano di sostituzione e rinnovo | IT + Partner |
Vantaggi del canale business
- Sconti volume con SKU Commercial e opzioni di leasing operativo.
- Coperture estese fino a 4 anni con servizio on‑site e sostituzione rapida.
- Servizi di staging e registrazione Autopilot per dispositivi già configurati.
- Accesso a programmi e fondi tramite partner di alto livello.
Raccomandazioni pratiche
- Proof‑of‑concept: richiedere 2‑3 unità per verificare prestazioni, compatibilità applicativa, autonomia e accessori.
- Definizione immagini e policy: baseline di sicurezza (BitLocker, Defender, firewall), ruoli amministrativi minimi, criteri MDM.
- Portal di gestione: valutare l’adozione del Surface Management Portal per inventario, salute dei dispositivi e garanzie.
- Buffer e scorte: predisporre 2‑5% di unità di riserva per sostituzioni immediate.
Modello RFP pronto all’uso
Di seguito un fac‑simile sintetico da copiare e incollare nella vostra richiesta ai partner.
Oggetto: Richiesta offerta per fornitura di 450 dispositivi Microsoft Surface Pro 11 e servizi correlati
Azienda: [Ragione sociale] — Sedi: [Città/Paese] — Referente: [Nome, ruolo, contatti]
Contesto: sostituzione/espansione parco PC; avvio previsto entro [data]; completamento entro [data].
Requisiti tecnici:
- Classe CPU con NPU integrata; memoria minima 16 GB; storage 512 GB; display 13″.
- Connettività Wi‑Fi 6E o superiore; docking per doppio/triplo monitor; tastiera e penna.
- Sicurezza: TPM 2.0, Windows Hello, BitLocker abilitato; compliance con baseline IT.
Servizi richiesti:
- Staging, asset‑tagging, etichettatura inventariale, registrazione Autopilot.
- Creazione profilo Intune con policy e pacchetto applicazioni standard.
- Consegna unica o scaglionata su [n] sedi; opzione magazzino buffer.
- Garanzia estesa fino a 4 anni con servizio on‑site; SLA e tempi di sostituzione.
Logistica: confezionamento personalizzato, palletizzazione, finestre orarie, ritiro imballi.
Commerciale: prezzi unitari e di lotto, sconti volume, lead time, termini di pagamento, eventuale leasing.
KPI: tasso DOA, lead time medio, success rate Autopilot, MTTR sostituzioni.
Allegati: matrice SKU, inventario utenti, policy IT, NDA se necessario.
Piano di deployment e sicurezza
Configurazione con Intune e Autopilot
- Raccolta hardware hash e pre‑registrazione dei dispositivi nel tenant.
- Creazione dei profili di distribuzione: lingua, fuso, rete, account locali bloccati, criteri di privacy.
- Baseline di sicurezza: BitLocker, Defender for Endpoint, firewall, controllo dispositivi removibili.
- Provisioning applicazioni: Microsoft 365 Apps, browser standard, agent aziendali, tool di collaboration.
- Testing su un campione di utenti (pilota) e successivo rollout a ondate.
Compatibilità applicativa su architetture moderne
- Verificare che applicazioni critiche e driver siano compatibili con l’architettura dei Surface Pro 11.
- Dove serve, predisporre alternative native o aggiornamenti; pianificare packaging e distribuzione via Intune.
- Per workload specializzati, considerare VDI o desktop remoti per transizione graduale.
Logistica e servizi aggiuntivi
- Staging centralizzato con etichettatura, asset‑tagging e report seriali per CMDB.
- Consegna scaglionata per gruppi di sedi; pianificazione con finestre orarie e tracciamento.
- Kit accessori personalizzati (tastiera, penna, dock, alimentatore spare).
- Gestione resi e DOA con RMA semplificato.
Stima economica e TCO
Esempio puramente illustrativo per inquadrare l’ordine di grandezza. Sostituire con i prezzi dell’offerta.
| Voce | Costo unitario (€) | Quantità | Totale (€) |
|---|---|---|---|
| Surface Pro 11 (hardware) | 1.600 | 450 | 720.000 |
| Tastiera | 190 | 450 | 85.500 |
| Penna | 85 | 450 | 38.250 |
| Dock | 260 | 450 | 117.000 |
| Custodia/protezione | 40 | 450 | 18.000 |
| Garanzia estesa (una tantum) | 220 | 450 | 99.000 |
| Servizi partner (staging, asset‑tagging, Autopilot, consegna) | 60 | 450 | 27.000 |
| Totale parziale | 1.104.750 | ||
| Contingenza 3% | 33.142,50 | ||
| Totale stimato | 1.137.892,50 |
Equivalente per utente (48 mesi di vita utile): circa 52,68 € al mese per dispositivo (capex distribuito su 4 anni). I costi opex (licenze MDM, Microsoft 365, connettività) vanno considerati a parte.
SLA, KPI e governance
| Ambito | Indicatore | Target | Note |
|---|---|---|---|
| Consegna | Percentuale on‑time | ≥ 95% | Per ogni finestra di consegna |
| Qualità | Tasso DOA | ≤ 1% | Sostituzione immediata |
| Supporto | MTTR sostituzione | ≤ 2 giorni lavorativi | On‑site o advance replacement |
| Deployment | Success rate Autopilot | ≥ 98% | Fallback imaging previsto |
| Sicurezza | Dispositivi con BitLocker attivo | 100% | Con chiavi archiviate in modo sicuro |
Rischi principali e mitigazioni
| Rischio | Impatto | Mitigazione |
|---|---|---|
| Lead time inatteso | Ritardi di progetto | Ordine scaglionato, buffer di 2‑5%, partner con stock |
| Compatibilità applicativa | Interruzioni per app critiche | POC, packaging app, VDI per transizione |
| Errore di imaging | Rollout fermo | Pipeline di test, rollback, profili Autopilot separati |
| Gestione garanzie | Tempi lunghi di sostituzione | Contratto con advance replacement e magazzino locale |
FAQ
È meglio acquistare direttamente da Microsoft o tramite partner?
Per grandi volumi, i partner Surface for Business con certificazioni adeguate offrono spesso tempi, servizi e flessibilità superiori. L’acquisto diretto è efficace se avete già un account manager Microsoft che segue la trattativa e coordina servizi equivalenti.
Come gestire la compatibilità applicativa?
Eseguite un POC con 2‑3 unità, verificate app mission‑critical, predisponete alternative native o aggiornamenti e definite un piano di packaging e distribuzione via Intune.
Qual è una timeline tipica?
Dipende dalla disponibilità di magazzino, ma con partner attrezzato e requisiti ben definiti si può pianificare il rollout in ondate, anche con consegne scaglionate su più settimane.
Come si tiene il controllo dell’inventario?
Usate il Surface Management Portal e la vostra CMDB per mappare seriali, garanzie, stato di conformità e assegnazione degli asset per utente e sede.
Checklist finale
- Partner selezionati e verifiche su referenze e certificazioni completate.
- Matrice SKU e requisiti tecnici approvati da IT e Security.
- RFP inviata con timeline, SLA, servizi e allegati.
- POC eseguito, risultati condivisi, eventuali correzioni applicate.
- Contratto quadro firmato, piano di consegna e buffer definiti.
- Profili Intune/Autopilot pronti; pipeline di test e rollback documentata.
- Magazzino, asset‑tagging, report seriali e CMDB allineati.
- KPI e governance impostati; calendario di rinnovo e refresh ciclico.
Conclusioni
Acquistare 450 Surface Pro 11 è un progetto che richiede coordinamento tra Procurement, IT e partner. Scegliendo il canale business ufficiale, preparando in anticipo specifiche e RFP, e pianificando deployment e sicurezza con Intune/Autopilot, otterrete quotazioni competitive, garanzie adeguate e una distribuzione senza intoppi. Il risultato è un parco dispositivi moderno, sicuro e pronto per gli utenti, con tempi di fermo ridotti al minimo.
In sintesi operativa: rivolgetevi a Microsoft Surface for Business o a un rivenditore autorizzato, preparate localizzazione, specifiche, tempi e servizi; seguite i passi di selezione partner, RFP, valutazione, ordine e deployment; sfruttate sconti volume, garanzie estese, staging e Autopilot; richiedete un POC con 2‑3 unità e definite le policy prima del rollout.