New Outlook: impostare firme multiple (nuovi messaggi e risposte) – guida completa e soluzioni

In New Outlook per Windows molti utenti non trovano l’opzione per impostare firme diverse tra nuovi messaggi e risposte/forward. Qui trovi una guida completa: cosa sta succedendo, come aggirare la limitazione e come rimettere in gioco le roaming signatures a livello di tenant.

Indice

Panoramica del problema

Con Classic Outlook era possibile scegliere due firme predefinite distinte: una per i nuovi messaggi e una per risposte/inoltri. Nel New Outlook (anteprima per Windows) l’interfaccia può mostrare solo la creazione di più firme senza la doppia selezione automatica, oppure nascondere del tutto le opzioni avanzate quando l’organizzazione ha disattivato o rinviato le roaming signatures lato Exchange Online.

La conseguenza pratica è che, pur potendo creare più firme, molti utenti devono selezionarle manualmente durante la composizione. Di seguito trovi un riassunto operativo e poi le istruzioni passo‑passo per ciascuna soluzione.

Soluzioni rapide (riassunto)

Numero	Soluzione / Verifica	Dettagli operativi	Quando è utile
1	Creare manualmente firme multiple e sceglierle di volta in volta	Apri Impostazioni ⚙️ → Firme (o Posta > Composizione e risposte) → Nuova firma. Crea una firma “Nuovi messaggi” e una “Risposte/forward”. In fase di composizione apri Inserisci → Firma e seleziona quella desiderata.	Funziona sempre. Richiede però una selezione manuale per ogni messaggio.
2	Verificare se le roaming signatures sono disattivate nel tenant	Se un amministratore ha posticipato o disabilitato le firme in cloud, il client può nascondere le impostazioni avanzate. Verifica/riattiva da Exchange Online (vedi sezione PowerShell).	Se in altri PC o in Classic Outlook la funzione c’è, ma in New Outlook no.
3	Riparare e aggiornare New Outlook	Windows → App → Outlook (New) → … → Opzioni avanzate → Ripara. Poi File → Account di Office → Aggiorna → Aggiorna ora.	Per eliminare problemi locali di cache/app o build parziali.
4	Abilitare le roaming signatures via PowerShell (Global Admin)	Usa `Set-OrganizationConfig` per annullare il rinvio. Vedi script nella sezione dedicata. Riporta le firme in cloud e riattiva opzioni mancanti.	Quando serve un ripristino amministrativo a livello di tenant.
5	Tornare temporaneamente a Classic Outlook	Se disponibile nel tuo ambiente, disattiva l’interruttore New Outlook in alto a destra per tornare alla versione classica.	Se l’azienda necessita di firme automatiche distinte senza interventi manuali o diritti admin.

Procedura dettagliata

Creare più firme e sceglierle manualmente (funziona subito)

Questa è la soluzione più semplice e immediata perché non dipende da policy aziendali né da privilegi di amministratore.

Apri New Outlook su Windows.
Seleziona Impostazioni ⚙️ (angolo in alto a destra).
Nel riquadro laterale, digita “firma” nella casella di ricerca oppure apri Posta → Composizione e risposte → Firme. In alcune build il percorso può apparire come Account → Firme.
Fai clic su Nuova firma e crea:
- una firma “Nuovi messaggi” con le informazioni complete (dati societari, loghi, disclaimer);
- una firma “Risposte/Forward” più snella (nome, ruolo, telefono).
Durante la composizione di un’email vai su Inserisci → Firma e scegli la firma corretta.

Suggerimento: assegna nomi chiari alle firme (es. “Azienda – Nuovi” e “Azienda – Risposte”) per velocizzare la scelta dal menu.

Controllare se le roaming signatures sono posticipate nel tenant

Le roaming signatures archiviano le firme nel cloud (Exchange Online) e le sincronizzano tra client supportati. Quando un amministratore le posticipa/disattiva a livello di organizzazione, nel New Outlook possono sparire i menu avanzati relativi a firme predefinite distinte. Il controllo va fatto lato Exchange Online con i comandi illustrati più avanti.

Indizio utile: se nel tuo account Outlook sul Web (OWA) vedi i due menu a tendina (Per nuovi messaggi e Per risposte e inoltri), ma in New Outlook non compaiono, è probabile che la build Windows o la policy del tenant stiano limitando l’esperienza in locale.

Riparare e aggiornare l’app

Un aggiornamento incompleto, una cache danneggiata o componenti WebView2 non allineati possono influire sulle impostazioni visibili.

In Windows apri Impostazioni → App → App installate.
Cerca Outlook (New), fai clic su … → Opzioni avanzate → Ripara (non perderai i dati).
Apri Outlook → File → Account di Office → Aggiorna → Aggiorna ora.
Riavvia il PC e verifica nuovamente le impostazioni firme.

Nota: se usi profili multipli o account aggiunti (IMAP/POP/Gmail), verifica le firme per ogni singolo account: le impostazioni sono per account.

Abilitare (o smettere di rinviare) le roaming signatures con PowerShell

Requisiti: ruolo Global Administrator o privilegi sufficienti su Exchange Online; PowerShell 5.1+; modulo ExchangeOnlineManagement.

Cosa fa questa operazione: se a livello di organizzazione è stata impostata la posticipazione delle firme in cloud, il client può nascondere le opzioni per gestire in modo avanzato le firme. Rimuovendo il rinvio, le firme tornano a essere gestite nel cloud e le opzioni riappaiono (al termine della propagazione).

Script di verifica e abilitazione (da eseguire in una sessione PowerShell con privilegi adeguati):

# Consigliato: limitare la modifica dell'ExecutionPolicy alla sessione corrente
Set-ExecutionPolicy -Scope Process -ExecutionPolicy RemoteSigned -Force

Installazione o aggiornamento del modulo di Exchange Online

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Force
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connessione a Exchange Online (verrà chiesta l'autenticazione)

Connect-ExchangeOnline

Verifica stato attuale

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

Se il valore è True, l'organizzazione sta rinviando le firme in cloud.

Per riabilitarle, impostare il valore a False:

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false

Facoltativo: riconfermare

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

Disconnessione

Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Importante:

La propagazione può richiedere tempo prima che i client mostrino le opzioni aggiornate.
Se in passato hai utilizzato soluzioni di firme third‑party lato server (es. regole di trasporto), verifica che non interferiscano con l’esperienza del client.
Se in futuro vorrai nuovamente rinviare la funzionalità, imposta -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true.

Tornare a Classic Outlook (workaround temporaneo)

Se la tua organizzazione consente ancora la convivenza, puoi disattivare l’interruttore New Outlook in alto a destra per tornare alla versione classica, dove la doppia firma predefinita è pienamente supportata. Questo approccio è consigliabile quando l’azienda ha bisogno di firme automatiche diverse senza ricorrere a privilegi amministrativi o interventi manuali ripetuti.

Attenzione: in alcuni tenant l’interruttore può non essere disponibile o può essere stato rimosso dall’amministratore.

Comprendere come funzionano le firme nel New Outlook

Il New Outlook per Windows condivide molta logica con Outlook sul Web (OWA). Per questo motivo le firme in roaming hanno un ruolo centrale: salvano i modelli in Exchange Online e li ripropongono in tutti i client compatibili. Se il tenant rinvia la funzionalità, il client può ripiegare su comportamenti semplificati (creazione di firme locali, selezione manuale, assenza di doppio menu predefinito).

Tabella di compatibilità (indicativa)

Client	Firme in roaming	Scelta automatica “Nuovi” vs “Risposte”	Note
New Outlook per Windows	Sì, se abilitate nel tenant	Può mancare a seconda di build/policy	UI allineata progressivamente a OWA
Outlook sul Web (OWA)	Sì	Generalmente disponibile	Riferimento utile per verificare lo stato dell’account
Classic Outlook per Windows	Sì	Sì	Opzioni mature e stabili
Outlook per Mac	Parziale/variabile	Variabile	La UI può differire
Mobile (iOS/Android)	No/Limitato	No	Firme separate spesso ridotte o non sincronizzate

Casi d’uso ed esempi pratici

Professionista con firma “completa” e firma “snella”

Obiettivo: inserire una firma ricca solo nei nuovi messaggi e una versione sintetica nelle risposte per non appesantire i thread.

Come fare adesso (senza privilegi admin):
– Crea due firme (Completa/Snella).
– Imposta nessuna firma predefinita.
– Seleziona manualmente in base al tipo di messaggio.

Team commerciale con regole condivise

Obiettivo: garantire coerenza visiva in tutto il reparto.

Strategia:
– Abilita le firme in roaming a livello di tenant (se posticipate).
– Distribuisci modelli standard (testo, disclaimer, campi obbligatori).
– Forma il team all’uso della firma “Risposte/Forward” più breve.

Utenze con account multipli

Suggerimento: le firme sono per account. Se hai più caselle (es. personale e generica), crea e assegna firme specifiche a ciascun account per evitare di inviare firme “sbagliate”.

Troubleshooting avanzato

La firma scompare o non viene aggiornata: se le firme sono in roaming, attendi la propagazione e riavvia Outlook. Se sono locali, prova la Riparazione dell’app.
Menu “Firma” non visibile: controlla le policy del tenant; verifica anche dal profilo OWA se compaiono le due tendine “Nuovi”/“Risposte”.
Shared Mailbox: alcune caselle condivise non ereditano correttamente le firme in roaming. Valuta una gestione centralizzata o un add-in per firme server-side.
Account IMAP/POP: le firme possono essere solo locali. Crea modelli dedicati e selezionali manualmente.
Componenti WebView2: se l’interfaccia non mostra pannelli o pulsanti, aggiorna i runtime di WebView2 tramite Windows Update e ripara l’app.
Conflitti con soluzioni terze parti: se usi sistemi che applicano firme a livello server (regole di trasporto o servizi dedicati), possono aggiungere firme dopo l’invio e sovrapporsi a quelle del client.
Template al posto delle firme: se manca l’automatismo, valuta l’uso dei Modelli (risposte rapide) per inserire blocchi di testo al volo.

Domande frequenti

Posso avere automaticamente firme diverse in New Outlook senza fare nulla?
Dipende dalla build del client e dalle policy del tenant. Se le roaming signatures sono attive e l’interfaccia del tuo account le supporta, vedrai i due menu per scegliere le firme predefinite separate. In caso contrario, usa le soluzioni qui sopra.

Perché su un PC vedo le opzioni e su un altro no?
Possibili cause: versioni diverse dell’app, cache danneggiata, profilo non sincronizzato o impostazioni del tenant (rinvio delle firme in cloud). Aggiorna, ripara e verifica le policy.

La firma aziendale deve includere disclaimer legali obbligatori: come faccio nelle risposte?
Crea una firma “snella” per le risposte che mantenga la parte legale minima necessaria. Se le policy richiedono un testo fisso e sempre presente, valuta una gestione centralizzata lato server.

Ho abilitato le roaming signatures ma non vedo differenze
Attendi la propagazione, esci e rientra nell’account, riavvia l’app. Verifica anche in OWA: se lì i due menu compaiono, il tuo account è pronto e il client dovrebbe allinearsi.

Come posso verificare rapidamente lo stato delle roaming signatures?
Apri PowerShell e usa Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater. Se il valore è True, l’organizzazione sta rinviando la funzionalità; impostalo su False per riabilitarla.

Checklist per amministratori

Verifica lo stato del tenant (PostponeRoamingSignaturesUntilLater).
Comunica agli utenti dove trovare le firme e come rinominarle (es. “Nuovi” vs “Risposte”).
Distribuisci un modello standard (nome, ruolo, contatti, brand, disclaimer).
Definisci linee guida: sempre firma snella nelle risposte per evitare thread lunghissimi.
Documenta la procedura di Riparazione app e aggiorna regolarmente il client.
Valuta soluzioni centralizzate solo se obbligatorie per policy (disclaimer o requisiti normativi).

Buone pratiche di progettazione della firma

Chiarezza prima di tutto: nome, ruolo, azienda, telefono, link a canali di contatto sintetici (se consentito dalle policy).
Evita immagini pesanti: prediligi loghi ottimizzati; l’uso di immagini in firme per le risposte spesso appesantisce i thread.
Accessibilità: garantisci contrasto, font standard e dimensioni leggibili.
Coerenza: utilizza la stessa struttura per tutto il team; differenzia solo gli elementi necessari.
Versione “snella” per le risposte: elimina elementi superflui, mantieni riferimenti essenziali.

Stato attuale della funzionalità (contesto)

A fronte delle esperienze utente rilevate, molte installazioni di New Outlook non mostrano ancora in modo uniforme la selezione automatica di firme diverse per “Nuovo” vs “Rispondi/Inoltra”. La disponibilità dell’opzione è influenzata anche dalle roaming signatures e dalle relative policy: se l’organizzazione ne ha rinviato l’uso, alcune voci di menu possono scomparire. Microsoft sta proseguendo con l’allineamento di New Outlook alle feature storiche del client desktop, ma la diffusione non è necessariamente simultanea in tutti i tenant/build.

Suggerimento pratico (per tutti)

Crea almeno due firme (una per nuovi messaggi, una per risposte/forward).
Imposta nessuna firma predefinita e scegli manualmente quella corretta prima di inviare.
Se l’azienda ha esigenze rigide o vuoi ripristinare i menu avanzati, chiedi al Global Admin di abilitare le roaming signatures. In alternativa, resta su Classic Outlook fino a quando la funzione non sarà disponibile anche in New Outlook.

In sintesi: la limitazione non dipende da un errore dell’utente ma dall’evoluzione della piattaforma e dalle policy del tenant. Nell’attesa, i workaround manuali e l’abilitazione amministrativa delle roaming signatures permettono di ottenere lo stesso risultato.

Esempio di workflow quotidiano (senza privilegi admin)

Al mattino, apri New Outlook e controlla che le due firme (“Nuovi”, “Risposte”) siano a posto.
Per una nuova proposta commerciale usa la firma “Nuovi”.
Quando rispondi in un thread lungo, usa la firma “Risposte”.
Se lavori su dispositivi diversi (PC fisso e laptop), verifica che le firme siano coerenti; se mancano, ricreale o abilita il roaming con il supporto IT.

Schema decisionale

Devi inviare subito? → Crea due firme e selezionale manualmente (Soluzione 1).
Vuoi ripristinare l’automatismo? → Verifica e abilita le roaming signatures (Soluzione 2 + 4).
Il client è instabile? → Ripara e aggiorna l’app (Soluzione 3).
Serve la piena parità con la versione storica? → Torna temporaneamente a Classic Outlook (Soluzione 5).

Appendice: script PowerShell “copia e incolla”

# --- Roaming Signatures: verifica e abilitazione rapida ---

Esegui PowerShell come amministratore (Global Admin M365)

1) Consenti l'esecuzione di script nella sessione corrente

Set-ExecutionPolicy -Scope Process -ExecutionPolicy RemoteSigned -Force

2) Installa/aggiorna il modulo ExchangeOnlineManagement

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Force
Import-Module ExchangeOnlineManagement

3) Connetti a Exchange Online

Connect-ExchangeOnline

4) Verifica lo stato attuale della posticipazione

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

5) Abilita le firme in roaming (annulla il rinvio)

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false

6) Controllo veloce

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

7) Disconnessione

Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Conclusioni

Le firme multiple in New Outlook sono possibili da subito con la selezione manuale, mentre l’automatismo tra “Nuovi” e “Risposte” dipende dalla combinazione tra build dell’app e stato delle roaming signatures nel tenant. Se hai urgenza e non disponi di privilegi amministrativi, il percorso più efficiente resta: due firme, nessuna predefinita, scelta manuale. Per un’esperienza “alla Classic Outlook”, coordina l’IT per riattivare le firme in cloud o, se consentito, utilizza temporaneamente il client classico.

Se questo articolo ti è stato utile, salva la checklist e lo script in un file sicuro: ridurranno drasticamente il tempo speso a gestire le firme in team e ti aiuteranno a mantenere coerenza e professionalità in ogni messaggio.