Vuoi recuperare vecchie email archiviate in file .pst ma usi il “nuovo Outlook” o Outlook sul Web e non trovi l’opzione? In questa guida aggiornata ti spiego quando aprire il .pst in locale, come importarlo nella cassetta postale di Microsoft 365 e quali limiti evitare.
Perché i file .pst non si vedono nel “nuovo Outlook” e nel Web
I file .pst sono archivi di dati di Outlook creati tipicamente con la versione desktop classica. Il nuovo Outlook per Windows e Outlook sul Web sono centrati sul cloud (Exchange Online) e, allo stato attuale, non offrono comandi per aprire o importare direttamente file .pst. Questo non significa che i tuoi dati siano bloccati: puoi comunque accedere al contenuto aprendo il .pst in Outlook per Windows (classico), oppure importandolo nella tua cassetta postale 365 così da trovarlo su tutti i dispositivi.
Problema tipico
Un utente Microsoft 365 utilizza il “Outlook (nuovo)” per Windows o la versione Web e vuole accedere a vecchi messaggi salvati su un disco esterno in uno o più file .pst
. Nell’interfaccia non trova “File → Apri ed esporta → Importa/Esporta” perché queste funzioni non sono presenti nelle app cloud-first.
Soluzioni principali: panoramica
Obiettivo | Procedura consigliata | Note critiche |
---|---|---|
Consultare i messaggi senza copiarli nel cloud | 1. Verificare di avere una licenza Microsoft 365 Personal o superiore. 2. Scaricare e installare Outlook per Windows (classico) dal portale account.microsoft.com/services. 3. Avviare Outlook classico e configurare almeno un account di posta (richiesto al primo avvio). 4. Spostare il file .pst in una cartella locale non sincronizzata con OneDrive. 5. Menu File → Apri ed esporta → Apri file di dati di Outlook, selezionare il .pst. → Il file viene aggiunto al profilo e resta separato dalle cartelle dell’account. | – Nessuna perdita di dati o struttura. – Disponibile con qualsiasi piano 365 che includa Outlook desktop. – Funziona anche offline. |
Importare i messaggi nella cassetta postale di Exchange Online | Dopo aver aperto il .pst come sopra, trascinare cartelle o messaggi nel proprio account Exchange. In alternativa: File → Apri ed esporta → Importa/Esporta → Importa da un altro file. | – I dati finiscono nel cloud e diventano accessibili da tutti i dispositivi. – L’importazione può aggiornare la data di modifica e ignora regole/permessi. |
Leggere il .pst senza installare Outlook | Usare un viewer di terze parti gratuito (es. Kernel PST Viewer, Free PST Viewer). | Utile se si possiede solo Office Home & Student o nessuna licenza con Outlook. |
Automatizzare la migrazione in Office 365 | Strumenti commerciali (es. Kernel Import PST to Office 365) caricano il .pst direttamente nella mailbox. | Soluzione a pagamento, consigliata per volumi elevati o ambienti aziendali. |
Prima di iniziare: checklist veloce
- Licenza: assicurati che il tuo piano includa Outlook per Windows (classico).
- Backup: crea una copia dei file .pst su un’unità diversa. Non lavorare mai sull’unica copia.
- Posizione: sposta i .pst in una cartella esclusa da OneDrive/SharePoint (i .pst non vanno sincronizzati).
- Dimensione: evita .pst oltre 50 GB (rischio corruzione). Se serve, suddividi il file.
- Integrità: se Outlook segnala errori, prepara ScanPST (Strumento di riparazione Posta in arrivo) per un controllo.
Procedura dettagliata: aprire un file .pst senza importarlo
Quando usare questa modalità
Sceglila se ti serve solo consultare o cercare tra le vecchie email, allegati e cartelle, mantenendo il .pst separato dal tuo account Microsoft 365 e senza occupare spazio in cloud.
Passi operativi
- Installa Outlook per Windows (classico)
Accedi al portale dei servizi Microsoft 365 (voce Servizi e abbonamenti) e scarica il pacchetto che include le app desktop. Installa e avvia Outlook classico. Al primo avvio è richiesta la configurazione di almeno un account di posta (può essere lo stesso account 365). - Prepara la posizione del .pst
Copia il file .pst in una cartella locale fuori dalle librerie sincronizzate (ad esempio C:\PST\). Evita percorsi dentro “Documenti” se questi sono collegati a OneDrive. - Aggiungi il .pst al profilo
Vai su File → Apri ed esporta → Apri file di dati di Outlook, naviga al percorso del .pst e conferma. Il file apparirà nel riquadro cartelle come archivio separato (File di dati di Outlook o nome personalizzato). - Usa Ricerca e Vista
Puoi cercare all’interno del .pst, applicare filtri, cambiare vista (per conversazione, elenco, anteprima) e aprire allegati. Tutte le operazioni restano locali: non consumi spazio della mailbox. - Rimuovere il .pst dal profilo (opzionale)
Quando non serve più, fai clic destro sul nome dell’archivio e scegli Chiudi “NomeArchivio”. Il file sul disco resta intatto.
Best practice: per file molto grandi, disattiva temporaneamente l’indicizzazione di Windows su quella cartella, oppure consenti a Outlook di completare l’indicizzazione prima di avviare ricerche complesse.
Procedura dettagliata: importare il .pst nel cloud (Exchange Online)
Quando conviene importare
- Vuoi le email del .pst disponibili su smartphone, Mac, Web e nuovo Outlook.
- Desideri applicare litigation hold, criteri di conservazione o l’archivio online di Microsoft 365.
- Preferisci liberarti del file .pst locale per semplificare backup e governance.
Metodi di importazione
- Drag & drop dopo l’apertura del .pst
Apri il .pst in Outlook classico (come descritto sopra). Nella barra laterale, trascina intere cartelle (o selezioni di messaggi) dal .pst alle cartelle dell’account Exchange (Posta in arrivo, Archivi, ecc.). Outlook sincronizzerà il trasferimento in cloud. - Procedura guidata Importa/Esporta
Vai su File → Apri ed esporta → Importa/Esporta → Importa da un altro file o programma → File di dati di Outlook (.pst). Scegli il file, seleziona le opzioni per i duplicati, e indica la cartella di destinazione dentro l’account Exchange.
Tempi e prestazioni
- Il tempo di importazione dipende da dimensioni, numero di elementi e larghezza di banda. Un .pst molto frammentato o con allegati di grandi dimensioni richiede più cicli di sincronizzazione.
- Per grandi volumi, suddividi il .pst in blocchi più piccoli (ad es. 5–10 GB) e importa a tranche.
- Verifica lo spazio disponibile della cassetta postale e dell’Archivio online prima di iniziare.
Attenzione: l’importazione può aggiornare la data di modifica dei messaggi. Regole client, categorie personalizzate e autorizzazioni di cartella impostate sul .pst non vengono trasferite come tali.
Limitazioni importanti da conoscere
- Nuovo Outlook per Windows e Outlook sul Web non permettono di aprire o importare file .pst. Per accedere al menu File devi usare Outlook per Windows (classico).
- Importare direttamente nel cloud senza Outlook desktop non è previsto per gli account personali. In ambito aziendale esiste l’Exchange Online Import Service e vari tool di terze parti.
- I file .pst non sono supportati su OneDrive come file “vivi”: non tenerli in cartelle sincronizzate (rischio blocchi e corruzione).
- I .pst in formato ANSI datati hanno limiti di 2 GB: convertirli a Unicode prima di importare.
Suggerimenti aggiuntivi e buone pratiche
- Backup prima di tutto: conserva sempre una copia offline dei .pst prima di qualsiasi importazione o migrazione.
- Dimensioni: mantieni i .pst sotto 50 GB; oltre tale soglia crescono rischi di corruzione e lentezza.
- Archiviazione online: i piani Microsoft 365 offrono 50–100 GB di mailbox (più Archivio online). Dopo l’importazione, puoi rimuovere il .pst dal profilo e archiviarne una copia su OneDrive solo come backup “freddo”.
- Struttura delle cartelle: se usi drag & drop, trasferisci prima le cartelle principali, poi il contenuto. Eviterai migrazioni parziali difficili da verificare.
- Allegati pesanti: valuta di spostare in un archivio online gli allegati molto grandi, sostituendoli con link moderni (dopo l’import).
Come disattivare il “nuovo Outlook” e usare la versione classica
Se sul tuo PC è attivo il nuovo Outlook, puoi:
- Aprire Outlook classico dal menu Start (voce “Outlook (classico)” se installato).
- Se non lo trovi, installa le app desktop Microsoft 365 dal portale account.microsoft.com/services con l’account usato per l’abbonamento.
- Tieni entrambe le app: non si escludono. Usa il classico per aprire/importare .pst, poi torna al nuovo Outlook o al Web per l’uso quotidiano.
Alternative senza Outlook: viewer .pst
Se non possiedi Outlook desktop (es. Office Home & Student), puoi utilizzare viewer gratuiti per aprire .pst e consultare posta e allegati. Sono indicati per lettura ed esportazione selettiva, ma non sincronizzano con la tua mailbox 365. Valuta:
- Kernel PST Viewer
- Free PST Viewer
Controlla sempre che il software sia aggiornato, privo di adware e compatibile con file Unicode di grandi dimensioni.
Migrazioni aziendali e automazione
Per volumi elevati o più caselle, considera strumenti di migrazione dedicati: Kernel Import PST to Office 365 e soluzioni equivalenti consentono il caricamento diretto verso le mailbox di Exchange Online, con mappature, throttling e report. In alternativa, per i tenant aziendali è possibile usare i servizi di importazione di Exchange Online, che supportano carico bulk e import in-place verso l’archivio online.
Risoluzione dei problemi (troubleshooting)
“Impossibile aprire il file .pst”
- Verifica che il file non sia sola lettura (proprietà del file).
- Assicurati che il .pst non sia su unità di rete instabile o su percorso OneDrive sincronizzato.
- Copia il .pst sul disco locale e riprova ad aprirlo da File → Apri file di dati.
Outlook segnala che il .pst è danneggiato
- Esegui ScanPST (Strumento di riparazione Posta in arrivo). Si trova tipicamente nella cartella di installazione di Office.
- Esegui un backup del .pst, quindi avvia la riparazione. Potrebbero essere necessari più passaggi finché non compaiono “0 errori rilevati”.
- Riapri il .pst in Outlook classico e verifica la struttura. Se alcune cartelle mancano, importa a blocchi più piccoli.
Importazione lenta o bloccata
- Dividi il .pst in file più piccoli e riprova.
- Controlla la connessione: Outlook deve sincronizzare con Exchange; un upload limitato rallenta l’operazione.
- Attendi la indicizzazione post-import: la ricerca completa tornerà disponibile al termine.
Dopo l’import non trovo le categorie o le regole
- Le regole client non vengono migrate: ricreale in Outlook (o in Outlook Web come regole server).
- Le categorie potrebbero non esistere nel nuovo profilo. Ricreale e applicale con ricerche salvate o script di riassegnazione.
Ho importato nel posto sbagliato
- Usa la cronologia elementi eliminati o sposta di nuovo le cartelle nella destinazione corretta.
- Per grossi ripristini, valuta di eliminare la prima importazione e rifarla a blocchi con una struttura chiara (Archivio\Anno\Mese).
Strategie di archiviazione e conformità
Portare i dati dal .pst nel cloud non è solo una questione di comodità: abilita conservazione, eDiscovery e Archivio online. Se la tua organizzazione applica criteri di conservazione (ad esempio conservare 7 o 10 anni), l’import in mailbox o in Archivio online è un prerequisito per garantire governance e audit.
Modello decisionale: quale strada scegliere?
Se il tuo obiettivo è… | Scegli | Perché |
---|---|---|
Consultare rapidamente vecchi messaggi, offline | Aprire il .pst in Outlook classico (senza import) | Zero impatto sulla mailbox, nessuna sincronizzazione, massima velocità locale |
Rendere tutto disponibile su ogni dispositivo | Importare nel tuo account Exchange Online | I dati diventano cloud-first, indicizzabili e protetti dai criteri di Microsoft 365 |
Non possiedi Outlook desktop | Viewer di terze parti | Soluzione leggera per consultazione, senza modifica della mailbox |
Hai decine o centinaia di .pst | Strumenti di migrazione o servizi di importazione | Automazione, mappatura, log, throttling controllato e report |
Domande frequenti (FAQ)
Posso aprire un .pst direttamente dal nuovo Outlook o da Outlook Web?
No. Usa Outlook per Windows (classico) per aprire o importare .pst.
Posso tenere il .pst su OneDrive per averlo “ovunque”?
Sconsigliato. I .pst sono file monolitici con accesso frequente in scrittura. Tenerli in cartelle sincronizzate può causare conflitti e corruzione.
Dopo l’import posso eliminare il .pst?
Sì, ma solo dopo aver verificato che tutte le email e gli allegati siano presenti nel cloud. Conservane una copia di backup offline per sicurezza.
Quanto spazio serve nella mailbox?
Almeno tanto quanto la dimensione del .pst, con un margine aggiuntivo per l’indicizzazione e i metadati. Se hai l’Archivio online attivo, valuta di importare lì i dati storici.
Esistono limiti giornalieri o di velocità?
Sì: la velocità di upload e i limiti di servizio possono influire. Per import massivi, pianifica finestre notturne e suddividi i .pst per ridurre i picchi.
Guida rapida passo–passo (riassunto operativo)
- Scarica e installa Outlook per Windows (classico) dal tuo portale Microsoft 365.
- Configura un profilo con l’account della tua cassetta postale.
- Sposta i .pst in una cartella locale non sincronizzata.
- Apri il .pst: File → Apri ed esporta → Apri file di dati di Outlook.
- Se vuoi sincronizzare nel cloud, trascina le cartelle dal .pst all’account Exchange oppure usa Importa/Esporta.
- Controlla lo stato di sincronizzazione e verifica che tutte le cartelle siano presenti sul Web o nel nuovo Outlook.
- Archivia o elimina il .pst solo dopo la verifica.
Consigli finali
- Pianifica la migrazione in base alla dimensione complessiva dei .pst e alle finestre di manutenzione disponibili.
- Usa una struttura coerente (ad es. Archivio \ Anno \ Mese) per facilitare gli utenti e le ricerche.
- Documenta le attività svolte (dimensioni importate, cartelle, eventuali errori e riparazioni con ScanPST).
- Per gli ambienti aziendali, valuta policy che vietino nuovi .pst e favoriscano l’archivio online per la posta storica.
Riepilogo
Aprire o importare file .pst in Microsoft 365 oggi richiede l’uso di Outlook per Windows (classico). Questa via ti consente di scegliere tra consultazione locale (senza toccare il cloud) oppure importazione nel tuo account Exchange Online, così da avere tutte le email ovunque e sotto governance. Ricorda i punti chiave: niente .pst in cartelle OneDrive sincronizzate, backup sempre presente, file sotto 50 GB, e — in caso di grandi volumi — strumenti dedicati o servizi di importazione.
Appendice: differenze tra “apri” e “importa”
Azione | Dove stanno i dati | Disponibilità multi-dispositivo | Impatto su spazio mailbox | Rischio corruzione | Uso consigliato |
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Apri .pst in Outlook classico | Solo sul disco locale | No (solo sul PC dove è aperto) | Nessuno | Basso se il file resta locale e non sincronizzato | Consultazione, recupero mirato, attività offline |
Importa .pst in Exchange Online | Nel cloud (mailbox/archivio) | Sì, su Web/nuovo Outlook/mobile | Sì, cresce con i dati importati | Trascurabile (dati residenti in Exchange) | Migrazione definitiva, governance e discovery |
Appendice: suggerimenti per file .pst molto grandi
- Compatta il .pst in Outlook classico (File → Impostazioni account → File di dati → Impostazioni → Compatta) prima dell’import.
- Dividi per anno: crea .pst per intervalli temporali (es. 2015–2018, 2019–2021, 2022–2024) e importa sequenzialmente.
- Escludi temporaneamente antivirus in scansione in tempo reale sulla cartella .pst durante l’import (valutando le policy di sicurezza).
- Controlla duplicati: se rifai l’import, imposta Non importare duplicati nella procedura guidata per evitare copie multiple.
In sintesi: usa Outlook classico come “ponte” tra i tuoi file .pst e Microsoft 365. Decidi se tenere tutto in locale o migrare nel cloud; applica le best practice per prestazioni, integrità e governance; e conserva sempre una copia di sicurezza dei tuoi archivi.