In Outlook per Windows gli allegati possono “sparire” dal riquadro di anteprima e mostrare l’errore “Error downloading content” dopo che il messaggio è stato spostato dalla Posta in arrivo a una cartella personalizzata. Di seguito cause, soluzione rapida e alternative efficaci.
Panoramica del problema
Diversi utenti segnalano un comportamento anomalo in Outlook (client per Windows, versione classica/Win32):
- gli allegati non compaiono più nel riquadro di lettura/anteprima quando l’e‑mail viene spostata in una cartella personalizzata;
- provando ad aprirli o scaricarli appare l’errore “Error downloading content”;
- riportando la stessa e‑mail nella Posta in arrivo gli allegati tornano visibili e apribili.
Questo indica un malfunzionamento lato client (cache o file di dati corrotti) e non un danneggiamento del messaggio sul server. In genere, infatti, su Outlook sul web gli allegati si aprono correttamente.
Perché accade
Nel client classico di Outlook, l’anteprima degli allegati e la loro disponibilità offline dipendono da una serie di elementi in cache locale:
- RoamCache (impostazioni in roaming, liste recenti e metadati usati anche dai gestori di anteprima);
- file OST (copia in cache della cassetta postale in modalità cache con indici e allegati scaricati a richiesta);
- token e riferimenti a contenuti cloud (per allegati moderni salvati in OneDrive/SharePoint o per immagini a download controllato).
Lo spostamento del messaggio in una cartella personalizzata può sollecitare un aggiornamento della cache; se questa è corrotta o “stale” il client non riesce più a risolvere correttamente il riferimento all’allegato, mostrando “Error downloading content”. Il fatto che riportare l’e‑mail in Posta in arrivo faccia “magicamente” ricomparire l’allegato è un indizio classico di cache incoerente.
Soluzione rapida e risolutiva
La soluzione più efficace emersa in casi reali è svuotare la cartella RoamCache del profilo Outlook. È un’operazione sicura: non rimuove e‑mail né appuntamenti, ma ricostruisce preferenze e metadati corrotti.
Procedura passo‑passo
- Chiudere completamente Outlook (verificare in Gestione attività che OUTLOOK.EXE non sia in esecuzione).
- Premere Windows + R, digitare:
%localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCachee premere Invio. - Nella cartella RoamCache selezionare tutto (Ctrl + A) e premere Canc.
- Riavviare Outlook: la cache viene ricreata automaticamente e gli allegati tornano accessibili.
Risultato atteso: per chi ha riscontrato il problema questa procedura ha risolto in modo definitivo, ripristinando anteprima e download degli allegati anche nelle cartelle personalizzate.
Cosa viene rimosso svuotando RoamCache
- elenchi dei percorsi recenti, chiavi di anteprima e piccoli file di configurazione locale;
- cache per alcuni componenti di Office condivisi.
Cosa non viene toccato: posta, calendario, contatti, file OST/PST e profilo di Outlook rimangono intatti.
Varianti e difficoltà comuni
In alcuni ambienti la cartella RoamCache potrebbe non essere presente, oppure la pulizia potrebbe non bastare. La tabella seguente riassume i casi più frequenti e le azioni alternative.
| Sintomo riportato | Possibile causa | Azioni alternative |
|---|---|---|
| La cartella RoamCache non esiste | Uso di New Outlook (app moderna) o di Outlook sul web, che salvano la cache in percorsi diversi e non espongono RoamCache come il client classico | Passare al client classico di Outlook per Windows (Win32) ed eseguire la procedura su RoamCache; In New Outlook, reimpostare gli account in Impostazioni > Account > Email & app e rimuovere/aggiungere l’account interessato; Eseguire Ripristino rapido di Microsoft 365 da App e funzionalità (ripara i componenti senza disinstallare). |
| Cache svuotata ma il problema persiste | File OST danneggiato o impostazioni di sincronizzazione non corrette | Chiudere Outlook e cancellare/renominare il file .ost dell’account (viene ricreato all’avvio); Eseguire SCANPST.EXE sul file PST/OST, se presente; Verificare che l’opzione Download allegati sia abilitata in File > Impostazioni account > Impostazioni sincronizzazione. |
| Problema limitato ad alcune cartelle | Regole o componenti aggiuntivi che interferiscono con gli spostamenti | Avviare Outlook in modalità provvisoria (outlook.exe /safe) ed escludere conflitti con add‑in; Disattivare regole non essenziali e testare; Provare a copiare (non spostare) i messaggi in una nuova cartella e verificare se il problema si ripresenta. |
Controlli rapidi prima e dopo la correzione
- Verificare online: aprire la stessa e‑mail in Outlook sul web e provare l’allegato. Se funziona, il problema è locale.
- Testare su un nuovo messaggio: inviare a sé stessi un’e‑mail con un allegato, spostarla in una cartella personalizzata e tentare l’apertura.
- Controllare le regole: regole che “inoltrano”, “contrassegnano” o “spostano” in base a condizioni complesse possono innescare comportamenti inattesi.
Procedure alternative di riparazione
Rigenerare il file OST dell’account
Se l’OST è corrotto, gli allegati possono risultare non scaricabili o non indicizzabili in alcune cartelle. Ecco come procedere:
- Chiudere Outlook.
- Aprire Pannello di controllo > Posta > File di dati, selezionare l’account interessato e fare clic su Apri percorso file.
- Nella cartella, rinominare il file
.ost(es.profilo.ost.old) oppure eliminarlo. - Riavviare Outlook: il file verrà ricreato e la cassetta postale verrà risincronizzata. A seconda della dimensione della casella, l’operazione può richiedere tempo.
Nota: la rigenerazione dell’OST non elimina i dati server‑side. Se si utilizzano file PST locali, considerare un backup prima di eseguire scanpst o altre riparazioni.
Riparare file PST/OST con SCANPST
Lo strumento di riparazione Posta in arrivo (SCANPST.EXE) è incluso in Office. Percorsi tipici:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXEC:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
Eseguire lo strumento, selezionare il file PST/OST e avviare l’analisi. Se vengono rilevati errori, accettare la riparazione. Al termine, riaprire Outlook e testare gli allegati.
Verificare le impostazioni di sincronizzazione
Nei profili Exchange/Outlook 365 in modalità cache:
- In File > Impostazioni account > Impostazioni sincronizzazione assicurarsi che Scarica messaggi completi e Download allegati siano attivi.
- Controllare l’intervallo dello sliding window (es. “Conserva posta offline per 12 mesi”): se troppo aggressivo, gli allegati più vecchi potrebbero non essere stati scaricati.
Avviare Outlook senza componenti aggiuntivi
Un add‑in può intercettare lo spostamento dei messaggi o la visualizzazione del riquadro di lettura. Per escludere conflitti:
- Premere Windows + R, digitare
outlook.exe /safee premere Invio. - Se in modalità provvisoria gli allegati si aprono, disabilitare i componenti in File > Opzioni > Componenti aggiuntivi (gestisci Componenti COM > Vai) riattivandoli uno a uno per individuare il colpevole.
Creare un nuovo profilo Outlook
Se nessuna delle soluzioni precedenti funziona, creare un profilo pulito:
- Chiudere Outlook.
- Aprire Pannello di controllo > Posta > Mostra profili.
- Fare clic su Aggiungi, creare il nuovo profilo e configurare l’account.
- Impostare Richiedi un profilo da utilizzare o rendere predefinito il nuovo profilo per i test.
Questo rimuove eventuali personalizzazioni e chiavi di profilo danneggiate che possono impattare il riquadro di anteprima.
Considerazioni su New Outlook e Outlook sul web
Il nuovo client New Outlook per Windows utilizza un’architettura differente rispetto al client classico. La gestione della cache, dei token e dei previewer è integrata nell’app moderna e non espone la tradizionale cartella RoamCache. Se il problema si verifica solo nel client classico, la pulizia di RoamCache risolve nella maggior parte dei casi; se invece si usa New Outlook:
- rimuovere e riaggiungere l’account problematico da Impostazioni > Account;
- svuotare i dati dell’app da App e funzionalità se previsto dall’ambiente;
- in mancanza di miglioramenti, usare temporaneamente il client classico per verificare se il problema sia legato al canale di anteprima dell’app moderna.
In Outlook sul web la presenza degli allegati conferma lo stato integro dei messaggi lato server; un malfunzionamento esclusivamente desktop è quindi quasi sempre una questione di cache.
Fattori esterni che possono interferire
- Antivirus/antispam di terze parti: i moduli di controllo allegati possono bloccarne lo scaricamento quando l’elemento cambia percorso. Effettuare prove disattivando temporaneamente la scansione della posta (se le policy lo consentono).
- Aggiornamenti di Office: bug di sincronizzazione o anteprima vengono spesso corretti nelle build più recenti. Verificare in File > Account > Opzioni di aggiornamento e installare gli update disponibili.
- Regole lato server particolarmente aggressive: spostamenti automatici multipli o categorizzazioni possono innescare stati non usuali del riquadro di lettura.
- Archivi cloud per allegati moderni: per i cosiddetti “allegati cloud” (collegamenti a OneDrive/SharePoint) la validità dei token può dipendere dalla cache locale; la ricostruzione di RoamCache aiuta a riallineare i riferimenti.
Checklist operativa di diagnosi
- Riprodurre il problema con un messaggio di test e un allegato PDF/DOCX.
- Controllare su web se l’allegato è presente e apribile.
- Svuotare RoamCache come descritto in alto e testare.
- Se persiste, ricreare l’OST e verificare impostazioni di download.
- Avviare Outlook in modalità provvisoria e disattivare gli add‑in non Microsoft.
- Se necessario, creare un nuovo profilo e infine eseguire Ripristino rapido di Office.
Domande frequenti
Svuotare RoamCache cancella e‑mail o calendari?
No. RoamCache contiene metadati e preferenze. Posta, calendario e contatti rimangono tali e quali. Al primo avvio dopo la pulizia, alcune liste recenti (es. allegati recenti, percorso file) possono risultare azzerate.
È meglio eliminare o rinominare i file in RoamCache?
Entrambe le opzioni sono valide. La cancellazione è più rapida; la rinomina consente di ripristinare i file in caso di necessità (quasi mai necessario).
Quanto impatta la dimensione della cassetta postale?
Caselle molto grandi con finestra offline estesa richiedono più tempo per la ricostruzione dell’OST e l’indicizzazione. Gli allegati tornano comunque disponibili man mano che i dati vengono riscaricati.
Il problema si verifica solo spostando e‑mail nella cartella X
Potrebbe esserci una regola o un add‑in che agisce su quella cartella. Disattivare temporaneamente le regole associate e provare a copiare i messaggi in una cartella nuova per confronto.
Procedure avanzate per amministratori IT
Se gestisci un parco macchine aziendale, considera i seguenti controlli:
- Policy di sincronizzazione: verifica GPO/Intune che impattano Modalità cache, dimensione finestra offline e download allegati.
- Esclusioni antivirus: aggiungi esclusioni per file OST e cartelle di profilo Outlook, limitando l’ispezione in tempo reale che rallenta o blocca gli allegati.
- Monitoraggio componenti aggiuntivi: mantieni whitelist di add‑in supportati ed esegui auditing periodico per passare in rassegna quelli non utilizzati o obsoleti.
- Canali di aggiornamento Office: imposta canali coerenti (Current/Monthly Enterprise) e pianifica l’introduzione di build correttive quando note di rilascio citano fix a sincronizzazione/allegati.
Consigli pratici per prevenire ricadute
- Effettua periodicamente aggiornamenti di Office e del sistema operativo.
- Mantieni le cartelle personalizzate ordinate e senza regole ridondanti che spostano ripetutamente gli stessi elementi.
- Evita software di terze parti che intercettano gli allegati senza necessità; se indispensabili, testali in modalità provvisoria prima del rollout.
- Conserva una documentazione interna con la procedura di svuotamento RoamCache e rigenerazione OST per interventi rapidi di help desk.
Riepilogo della soluzione
Il malfunzionamento descritto è quasi sempre riconducibile a cache o file di dati locali incoerenti. La cancellazione della cartella RoamCache è la correzione più rapida ed efficace per ripristinare l’anteprima e l’apertura degli allegati dopo lo spostamento in cartelle personalizzate. Se la cartella non esiste (perché si usa New Outlook o il web) o se la pulizia non basta, passare alle azioni progressive: rigenerare l’OST, riparare con SCANPST, verificare impostazioni di sincronizzazione, disattivare add‑in e, in ultima istanza, creare un nuovo profilo o effettuare un Ripristino rapido di Office. Con queste misure la stragrande maggioranza dei casi viene risolta in modo stabile.
Appendice operativa
Percorsi e comandi utili
- RoamCache:
%localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache - Cartella dati Outlook:
%localappdata%\Microsoft\Outlook\ - Avvio sicuro di Outlook:
outlook.exe /safe - Gestione profili:
control mlcfg32.cpl(apre Posta nel Pannello di controllo) - Strumento di riparazione:
SCANPST.EXEnel percorso di installazione di Office
Sequenza consigliata per help desk
- Conferma del problema su un paio di messaggi e verifica su Outlook sul web.
- Pulizia RoamCache e riavvio Outlook.
- Se necessario, ricreazione OST e avvio in modalità provvisoria per esclusione add‑in.
- In assenza di miglioramenti, creazione di nuovo profilo e ripristino rapido di Office.
Indicatori che suggeriscono la soluzione corretta
- Funziona in Posta in arrivo ma non in cartella X → cache/anteprima: pulizia RoamCache.
- Non funziona ovunque sul desktop ma funziona sul web → OST o profilo: ricreare OST, nuovo profilo.
- Funziona in modalità provvisoria → conflitto add‑in: disattivare o aggiornare componente.
Conclusione
Quando gli allegati risultano invisibili nel riquadro di anteprima o generano l’errore “Error downloading content” dopo lo spostamento dalle Posta in arrivo a cartelle personalizzate, non è il server ad essere in colpa: è quasi sempre la cache locale. La cancellazione manuale di RoamCache ripulisce i metadati corrotti e ripristina il corretto funzionamento. Qualora la cartella non esista (client moderno) o l’anomalia persista, procedere con le azioni correttive proposte: rigenerazione dell’OST, riparazione con SCANPST, verifica impostazioni di sincronizzazione, test senza add‑in, nuovo profilo e aggiornamenti di Office. In scenari aziendali, infine, l’avvio con outlook.exe /safe e la revisione delle policy antivirus/add‑in sono passaggi chiave per una diagnosi rapida e risolutiva.
In breve: pulisci RoamCache, verifica, e se serve passa all’OST e al profilo. Così gli allegati tornano subito visibili e apribili in qualsiasi cartella.