Hai collegato il telefono con Phone Link/Link to Windows e ora in Outlook compare una categoria tipo «<NomeTelefono> (contacts synced by Link to Windows)» che non si lascia cancellare? In questa guida trovi il metodo pratico per rimuoverla in modo pulito, senza perdere i contatti importanti.
Contesto e sintomi
Quando connetti uno smartphone a Windows tramite l’app Phone Link (PC) / Link to Windows (telefono), i contatti del dispositivo possono essere sincronizzati sull’account Microsoft usato con Nuovo Outlook per Windows e Outlook.com. Per distinguerli, Outlook crea una categoria speciale del tipo:
- «Samsung Galaxy S23 (contacts synced by Link to Windows)»
- «Pixel 8 (contacts synced by Link to Windows)»
Se scollegando o sostituendo il telefono questa categoria resta visibile, non la puoi eliminare con i comandi standard di Outlook: viene trattata come “categoria di sistema”. Scopo di questa guida: rimuovere la categoria e mantenere i contatti utili, evitando duplicati e perdite.
Panoramica della soluzione
La chiave è spezzare la “partnership” che lega il telefono all’account Outlook (a livello server). Dopo aver rimosso in modo coerente ogni traccia del vecchio abbinamento su PC e smartphone, la categoria smette di essere “protetta” e scompare al successivo ciclo di sincronizzazione. In caso di persistenza, riclassifichi i contatti come Senza categoria e ripulisci i duplicati.
Suggerimento fondamentale — Prima di iniziare, esporta un backup di tutti i contatti (CSV o vCard). Così potrai sempre ripristinare la rubrica in caso di imprevisti.
Procedura rapida (workaround testato)
| Fase | Dove | Azione |
|---|---|---|
| Outlook (PC) | Nuovo Outlook → Visualizza ▸ Impostazioni avanzate ▸ Account ▸ Dispositivi mobili | Seleziona il dispositivo obsoleto → clicca l’icona del cestino (cancella la “partnership” mobile) → Salva → chiudi Outlook. |
| Phone Link (PC) | Impostazioni ▸ Dispositivi | Seleziona il telefono → … ▸ Rimuovi → chiudi l’app. |
| Windows | Impostazioni ▸ App ▸ Componenti di sistema | “Phone Link” → Opzioni avanzate ▸ Reimposta → conferma → riavvia il PC. |
| Link to Windows (telefono) | App Link to Windows | Disconnetti il PC e rimuovi l’account associato → riavvia il telefono. |
| Outlook (PC) | Riavvia Nuovo Outlook | Se la categoria è ancora presente, seleziona ogni contatto in quella categoria → clicca la “×” accanto al nome della categoria per riclassificare come Senza categoria. |
| Outlook.com (web) | (facoltativo) | Elimina contatti duplicati (max 50 per volta) o la cartella se la vedi ancora. |
In genere la categoria sparisce entro poche ore o al giro di sincronizzazione successivo. Se persiste sul web, al termine della propagazione puoi eliminarla con tasto destro ▸ Elimina cartella.
Perché funziona: spiegazione tecnica
- La categoria è collegata alla partnership (simile a un profilo ActiveSync) tra l’account Outlook e Phone Link/Link to Windows. Finché il dispositivo risulta registrato, la categoria è trattata come oggetto di sistema e non è removibile.
- Rimuovendo il dispositivo in Account ▸ Dispositivi mobili rompi il legame lato server. Una volta allineata la sincronizzazione, Nuovo Outlook e Outlook.com cessano di generare/mostrare quella categoria.
- Il reset di Phone Link su PC e la disconnessione nell’app mobile azzerano i token residui, evitando che un vecchio abbinamento “ri-sincronizzi” di nuovo la categoria.
Guida passo‑passo dettagliata
Backup dei contatti (prima di tutto)
- Da Outlook.com: apri la vista Contatti, seleziona Gestisci ▸ Esporta contatti → Tutti i contatti → scarica il CSV.
- Da Nuovo Outlook: passa alla rubrica, seleziona tutti i contatti → Esporta (CSV o vCard, se disponibile). In alternativa, usa Outlook.com come origine autorevole per l’esportazione.
Conserva il file in un luogo sicuro.
Rimuovere la partnership in Nuovo Outlook
- Apri Nuovo Outlook per Windows.
- Vai su Visualizza ▸ Impostazioni avanzate ▸ Account ▸ Dispositivi mobili.
- Individua il vecchio telefono (o i telefoni non più in uso) nell’elenco.
- Clicca l’icona del cestino accanto al dispositivo → conferma l’eliminazione della partnership.
- Clicca Salva e chiudi Outlook.
Questa è la mossa cruciale: da qui in avanti, lato server la categoria non è più “bloccata”.
Rimuovere e reimpostare Phone Link su PC
- Apri Phone Link su Windows → Impostazioni ▸ Dispositivi.
- Seleziona il telefono ancora collegato → … ▸ Rimuovi.
- Chiudi Phone Link.
- Vai in Impostazioni Windows ▸ App ▸ Componenti di sistema.
- Apri Phone Link → Opzioni avanzate → premi Reimposta.
- Riavvia il PC per pulire cache e credenziali residue.
Disconnettere l’account in Link to Windows (telefono)
- Apri l’app Link to Windows sullo smartphone.
- Apri il profilo/menù dell’account collegato.
- Disconnetti il PC abbinato e rimuovi l’account eventualmente associato alla sincronizzazione dei contatti.
- Riavvia il telefono.
Riclassificare i contatti residui in Nuovo Outlook
- Riapri Nuovo Outlook sul PC.
- Vai alla vista Persone/Contatti e filtra per la categoria «(contacts synced by Link to Windows)».
- Seleziona tutti i contatti visibili in quella categoria.
- Accanto al nome della categoria, clicca la “×” per rimuoverla: i contatti vengono riclassificati come Senza categoria o con le categorie che decidi di assegnare.
In questa fase rimuovi l’etichetta senza cancellare i contatti.
Ripulire duplicati su Outlook.com (facoltativo ma consigliato)
- Apri Outlook.com e passa alla sezione Contatti.
- Usa la funzione Trova e unisci duplicati o elimina i duplicati manualmente (limite 50 per volta).
- Se necessario, reimporta il tuo CSV di backup per ripristinare campi corretti (es. numeri finiti in “Note” o in campi sbagliati).
Cosa aspettarsi dopo i passaggi
- Tempi di propagazione: la rimozione della categoria può richiedere qualche ora. Dipende dai cicli di sincronizzazione tra client e servizio.
- Dove controllare: verifica sia in Nuovo Outlook sia su Outlook.com. Spesso il web riflette lo stato reale del server con anticipo.
- Eliminazione finale: se la categoria/cartella è ancora elencata sul web dopo che i contatti non la usano più, puoi chiuderla con tasto destro ▸ Elimina cartella.
Problemi comuni e come risolverli
| Problema | Causa | Rimedio |
|---|---|---|
| Duplicati di contatto (anche 4–5 copie, numeri in campi errati) | Resync aggressivo di Phone Link | 1) Elimina i duplicati da Outlook.com (max 50 per volta). 2) Reimporta il CSV di backup se necessario per ripristinare i campi corretti. |
| Categoria ancora visibile subito dopo i passaggi | Sincronizzazione non ancora completata lato server | Attendi il completamento della sincronizzazione o forza manualmente una nuova sincronizzazione su PC e web. |
| La categoria riappare a distanza di giorni | Il telefono si è riaccoppiato automaticamente al PC | Verifica che Phone Link sia ancora reimpostato e che Link to Windows sul telefono non riporti il PC tra i dispositivi consentiti. |
| Contatti scomparsi dopo la rimozione | Contatti presenti solo nel telefono, non copiati nell’account | Importa il CSV di backup o riabilita temporaneamente la sincronizzazione solo per esportare e poi disattivarla. |
Approfondimento tecnico
La logica di categorizzazione vive lato servizio (cloud Microsoft) e viene riflessa nei client (Nuovo Outlook, web, mobile). Le categorie create per i contatti sincronizzati dal telefono non sono banali etichette utente: ereditano flag e metadati dall’associazione dispositivo‑account. In altre parole, cancella la “fonte” (la partnership) e la categoria perde la sua ragion d’essere. Ecco il perché della sequenza proposta:
- Rimuovere la partnership (Nuovo Outlook) → annulla il riferimento server‑side.
- Reimpostare Phone Link (PC) → elimina cache/credenziali che potrebbero riattivare la connessione.
- Disconnettere Link to Windows (telefono) → impedisce sync residui dal lato mobile.
- Riclassificare contatti (Outlook) → stacca gli elementi dalla categoria in attesa del “garbage collection” lato servizio.
- Ripulire duplicati (web) → normalizza la rubrica.
Best practice per prevenire il problema
- Procedere per gradi: prima rimuovi la partnership da Account ▸ Dispositivi mobili; se basta, evita il reset completo di Phone Link.
- Backup regolare: mantieni un’esportazione periodica (CSV/vCard). È la tua polizza assicurativa contro sincronizzazioni indesiderate o bug.
- Limitare la sincronizzazione: se non ti serve la rubrica del telefono in Outlook, disabilita la parte “Contatti” quando riconfiguri Phone Link.
- Nomenclatura chiara: usa categorie utente (es. Lavoro, Personale, Fornitori) al posto di categorie “di sistema” derivanti da integrazioni automatiche.
FAQ
Posso eliminare la categoria direttamente da Nuovo Outlook?
In molti casi no: finché la partnership è attiva o lo stato non è stato recepito dal server, la categoria viene trattata come non eliminabile. Da qui l’importanza dei passaggi descritti.
La rimozione della partnership cancella anche i contatti?
No. I contatti restano nel tuo account. Quello che cambia è la categoria associata. Per sicurezza, riclassificali come Senza categoria e usa il backup per eventuali ripristini.
Uso il “classico” Outlook desktop: vale lo stesso?
Il comportamento delle categorie dipende dal servizio. La rimozione della partnership lato account e la ripulitura su Outlook.com sono i fattori determinanti, indipendentemente dal client usato sul PC.
Quanto tempo ci vuole perché scompaia?
Dipende dalla sincronizzazione. Spesso entro qualche ora, talvolta al successivo riavvio/refresh dei client. Se sul web vedi che non è più usata da alcun contatto, puoi eliminarla.
Checklist rapida (riassunto operativo)
- ✅ Backup contatti (CSV/vCard).
- ✅ Nuovo Outlook → rimuovi partnership in Account ▸ Dispositivi mobili.
- ✅ Phone Link (PC) → rimuovi il telefono.
- ✅ Windows → Impostazioni ▸ App ▸ Componenti di sistema → Phone Link → Reimposta → riavvio.
- ✅ Link to Windows (telefono) → disconnetti PC e rimuovi account → riavvio.
- ✅ Riclassifica contatti (Senza categoria); pulisci duplicati su Outlook.com.
- ✅ Verifica dopo qualche ora; se presente solo come contenitore vuoto sul web → Elimina cartella.
Procedure aggiuntive utili
Forzare una sincronizzazione “pulita”
- In Nuovo Outlook, cambia temporaneamente vista (es. posta → persone → posta) per innescare un refresh.
- In Outlook.com, aggiorna la pagina Contatti e verifica il contatore della categoria/”cartella”.
- Su telefono, assicurati che l’app Link to Windows non sia attiva in background con vecchie credenziali.
Quando reimportare il CSV di backup
Usa il CSV se noti campi disallineati (ad esempio numeri finiti nel campo “Altro” o “Note”) dopo una sincronizzazione aggressiva. Reimporta e poi elimina eventuali duplicati prodotti dall’import (sempre da Outlook.com, in lotti da 50).
Creare categorie “buone” per sostituire quella di sistema
- Definisci 3–5 categorie semplici e stabili (es. Famiglia, Clienti, Fornitori, Colleghi).
- Assegna le nuove categorie ai contatti riclassificati come Senza categoria.
- Evita di riutilizzare il nome della vecchia categoria “Phone Link” per non generare ambiguità.
Note importanti e avvertenze
- Permessi aziendali: in ambienti gestiti (tenant aziendali) alcune opzioni potrebbero essere limitate da policy. In tal caso, coinvolgi l’IT.
- Account multipli: se usi più account in Nuovo Outlook, ripeti la verifica “Dispositivi mobili” sull’account dove vedi la categoria.
- Telefono nuovo: quando riconfiguri Phone Link, seleziona con attenzione cosa sincronizzare (evita contatti se non indispensabili).
- Feedback a Microsoft: segnala tramite Hub di Feedback le esigenze di eliminazione diretta delle categorie e di merge duplicati nel Nuovo Outlook.
Esempi pratici
Caso A — Telefono sostituito: hai cambiato smartphone e la categoria “Pixel 6 (contacts synced by Link to Windows)” permane. Rimuovi la partnership del vecchio telefono, reimposta Phone Link, scollega l’account dalla vecchia app Link to Windows (se installata), riclassifica i contatti e pulisci duplicati. La categoria scompare dopo la propagazione.
Caso B — Dispositivo aziendale dismesso: il telefono era gestito dall’azienda. Dopo la dismissione rimane la categoria legata a quell’apparato. Poiché la partnership era forzata da policy, verifica che non esistano profili di gestione residui e chiedi al reparto IT di rimuovere eventuali registrazioni MDM prima di procedere con la riclassificazione su Outlook.
Caso C — Sync selettivo: vuoi continuare a usare Phone Link per notifiche e clip, ma non i contatti. Reimposta e riconfigura Phone Link scegliendo solo le funzioni necessarie; esegui una pulizia finale su Outlook.com per prevenire nuove categorie “di sistema”.
Appendice: come esportare e importare contatti
Esportare da Outlook.com in CSV
- Vai alla sezione Contatti.
- Gestisci ▸ Esporta contatti → seleziona Tutti i contatti (o la categoria desiderata).
- Scarica il file CSV.
Importare un CSV in Outlook.com
- In Contatti, scegli Importa.
- Carica il CSV di backup.
- Al termine, usa la funzione di deduplica per unire le schede doppie.
Appendice: linee guida per la deduplica efficace
- Ordina per nome e filtra per numero per intercettare contatti che differiscono solo per un campo vuoto.
- Quando unisci, mantieni l’indirizzo email e i numeri “più recenti” (spesso riconoscibili dal prefisso internazionale corretto).
- Se il sistema consente unione batch, procedi per lotti da 20–50 per controllare che i risultati siano coerenti.
Conclusione
Eliminare la categoria «<NomeTelefono> (contacts synced by Link to Windows)» non richiede scorciatoie rischiose: basta rimuovere la partnership che la rende “speciale”, ripulire le app coinvolte e riclassificare i contatti. Con il backup a portata di mano e una deduplica attenta, ripristini una rubrica ordinata e sotto controllo—senza rinunciare ai vantaggi di Phone Link dove ti servono davvero.
Riepilogo operativo
- Rimuovi il dispositivo obsoleto in Nuovo Outlook ▸ Account ▸ Dispositivi mobili.
- In Phone Link (PC) rimuovi il telefono; poi reimposta l’app dalle Impostazioni di Windows e riavvia.
- In Link to Windows (telefono) disconnetti il PC e rimuovi l’account; riavvia il telefono.
- In Nuovo Outlook riclassifica i contatti senza la categoria “Phone Link”.
- In Outlook.com elimina i duplicati e, se rimane un contenitore vuoto, eliminalo.
Così la categoria creata da Phone Link viene effettivamente rimossa, preservando i dati e mantenendo la sincronizzazione sotto controllo.
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Consiglio finale: se il tuo flusso di lavoro dipende da categorie robuste, definisci un set di etichette “proprietarie” e versionate (es. CAT-Clienti, CAT-Partner, CAT-Famiglia) e documenta la loro funzione. Eviterai attriti quando cambi telefono o riconfiguri le integrazioni.
Informazioni operative in breve
- Richiede diritti admin? No, di norma bastano i permessi utente sul proprio account.
- Rischio perdita dati? Basso, se prima fai il backup CSV/vCard.
- Impatto su altri servizi? Minimo: solo Phone Link/Link to Windows e la categoria collegata.
- Reversibile? Sì: puoi reimportare il CSV e ricreare categorie utente in qualsiasi momento.