Hai creato una newsletter in Word per Mac, l’hai convertita in PDF e i collegamenti non sono più cliccabili? Ecco una guida completa per mantenerli attivi e per sapere esattamente dove viene salvato il file esportato, con passaggi chiari, motivazioni e soluzioni ai problemi più comuni.
Perché i collegamenti si perdono dopo la conversione
In macOS esistono più vie per ottenere un PDF. Alcune “appiattono” il documento trasformandolo in un’immagine, perdendo elementi interattivi come i link. Word per Mac, invece, può generare un PDF che conserva i collegamenti ipertestuali e i tag di accessibilità, ma ciò avviene solo se si usa l’opzione corretta di esportazione. Se i link non funzionano, la causa più comune è l’uso di Stampa › Salva come PDF dal sistema anziché la funzione di Salva con nome/Esporta integrata in Word, oppure l’inserimento di testo che “sembra” un link ma non è stato formattato come hyperlink vero.
Procedura consigliata per mantenere i link attivi
Segui questi passaggi: sono rapidi, ripetibili e ti assicurano un PDF con collegamenti cliccabili.
| Passaggio | Azione in Word per Mac | Motivo/risultato |
|---|---|---|
| Inserisci correttamente i link | Usa Inserisci › Collegamento oppure la scorciatoia ⌘K per creare hyperlink veri (in Word appaiono blu e sottolineati). | Se il testo sembra un link ma non è un collegamento, Word non potrà convertirlo in PDF cliccabile. |
| Esporta nel modo giusto | File › Salva con nome (oppure File › Esporta) → Formato: PDF → scegli Migliore per la distribuzione elettronica e l’accessibilità (in inglese Best for electronic distribution…). | Questa opzione conserva i collegamenti; l’alternativa Migliore per la stampa tende a rimuoverli e a rasterizzare il contenuto. |
| Verifica il percorso di salvataggio | Nella stessa finestra di dialogo scegli la cartella di destinazione. Se non cambi nulla, Word salva il PDF nella stessa cartella del .docx con estensione .pdf. | Eviti di dover cercare il file; puoi anche rinominarlo subito per distinguerlo da altre versioni. |
| Controlla il risultato | Apri il PDF con Anteprima o Acrobat Reader e passa il cursore su un link: il puntatore diventa una “mano” e appare l’URL. | Verifica immediata che i link funzionino prima di inviare la newsletter. |
Confronto tra i metodi di esportazione
Non tutti i “PDF” sono uguali. Questa tabella riassume cosa accade dietro le quinte e perché alcune scelte fanno perdere i link.
| Metodo | Dove si trova | Conserva i link | Quando usarlo | Note |
|---|---|---|---|---|
| Salva con nome / Esporta (Word) | File › Salva con nome oppure File › Esporta | Sì, con l’opzione Migliore per la distribuzione elettronica… | Per newsletter, manuali, documenti con link, sommari e segnalibri | Include tag utili all’accessibilità del PDF |
| Stampa › Salva come PDF (macOS) | File › Stampa → menù PDF del pannello di stampa | No nella maggior parte dei casi | Solo per bozze rapide o quando non servono elementi interattivi | Spesso appiattisce il documento e rimuove i link |
| Acrobat PDFMaker (se disponibile) | Barra di Acrobat in Word | Sì | Per flussi professionali con controlli avanzati | Richiede Acrobat Pro installato |
Dove viene salvato il PDF esportato
Quando scegli Salva con nome o Esporta, Word mostra un selettore di posizione. Se non modifichi nulla, il PDF viene creato nella stessa cartella del documento originale, con lo stesso nome file e l’estensione .pdf. Alcuni suggerimenti pratici:
- Vedere al volo il percorso: in macOS puoi fare clic sul nome del file nella barra del titolo della finestra di Word e usare il menu a tendina per aprire la cartella del documento nel Finder.
- Cartelle cloud: se il .docx è su OneDrive o SharePoint, il PDF viene creato accanto al documento nella stessa posizione cloud (e quindi sincronizzato automaticamente).
- Nomenclatura: per le newsletter mensili, adotta un formato coerente (
Newsletter_2025-10.pdf) per riconoscere immediatamente l’ultima versione.
Verifica e test del PDF prima dell’invio
Una verifica di un minuto evita sorprese dopo l’invio in massa:
- Apri il PDF in Anteprima e passa il mouse sopra i link: il puntatore deve diventare una mano; facendo clic si apre il browser predefinito.
- Controlla i link “mailto:” e “tel:”: anche questi restano attivi e aprono l’app e-mail o telefono predefinita.
- Verifica un’anteprima e‑mail: alcuni servizi di posta mostrano anteprime non interattive; apri l’allegato nel visualizzatore completo per la prova definitiva.
Suggerimenti e buone pratiche
- Evita la stampa in PDF di macOS: non usare Stampa › Salva come PDF per i documenti con link.
- Aggiorna Word: versioni datate di Office per Mac potevano rimuovere gli hyperlink in alcune condizioni. Mantieni Word aggiornato tramite Aiuto › Verifica aggiornamenti.
- Link automatici durante la digitazione: in Word › Preferenze › Correzione automatica, nella scheda Durante la digitazione, attiva l’opzione che trasforma gli indirizzi Internet e di rete in collegamenti.
- Evitare di “simulare” un link: non limitarti a colorare e sottolineare il testo; usa sempre Inserisci › Collegamento o ⌘K.
- Collegamenti su oggetti complessi: i link applicati a forme, WordArt o immagini possono talvolta non essere esportati. Preferisci collegare il testo normale o inserire un riquadro di testo semplice.
- Alternative affidabili: se Word continua a non mantenere i link, puoi:
- usare l’add-in di Acrobat Pro e il comando Crea PDF dalla barra di Word;
- caricare il .docx su Microsoft 365 online e scaricare il PDF generato dal cloud;
- ricorrere a converter online di fornitori noti, evitando dati sensibili negli upload.
- Accessibilità integrata: l’opzione Migliore per la distribuzione elettronica… incorpora tag che aiutano i lettori di schermo e mantengono la struttura del documento.
Risoluzione dei problemi
Se qualcosa non va, individua il sintomo e applica la soluzione corrispondente.
| Sintomo | Possibile causa | Soluzione rapida |
|---|---|---|
| I link non sono cliccabili nel PDF | PDF creato con Stampa › Salva come PDF di macOS | Usa File › Salva con nome/Esporta → Migliore per la distribuzione elettronica… |
| Il testo è blu e sottolineato ma non è un link | Formattazione manuale, nessun hyperlink inserito | Seleziona il testo → Inserisci › Collegamento o ⌘K → incolla l’URL |
| Solo alcuni link funzionano | Link su forme/immagini o dentro riquadri complessi | Ripeti i link su testo normale o usa riquadri di testo semplici |
| I link interni (sommario, segnalibri) non funzionano | Collegamenti creati come riferimenti non interattivi | Usa Inserisci › Collegamento → Documento → seleziona il segnalibro o l’intestazione |
| Il PDF è introvabile dopo l’export | Salvataggio in cartella diversa | Ripeti Salva con nome per vedere la cartella predefinita o fai clic sul titolo del documento per aprire la posizione nel Finder |
| Il collega vede i link “morti” nell’anteprima e‑mail | Anteprima non interattiva del servizio di posta | Scaricare e aprire l’allegato nel visualizzatore PDF completo |
Domande frequenti
I link mailto: e tel: restano attivi? Sì. Se creati come hyperlink in Word, rimangono cliccabili nel PDF esportato con l’opzione corretta. Posso mantenere i link dentro un sommario o un indice? Sì. Se usi titoli strutturati e colleghi le voci tramite hyperlink a segnalibri o intestazioni, la versione PDF conserva l’interazione. È meglio usare Salva con nome o Esporta? Entrambe le strade portano allo stesso risultato se scegli Migliore per la distribuzione elettronica e l’accessibilità come opzione PDF. Perché Migliore per la stampa non conviene? Perché privilegia l’output tipografico appiattendo elementi interattivi: ideale per tipografie, non per newsletter con collegamenti. Gli aggiornamenti di Word possono aiutare? Sì. Versioni meno recenti potevano avere problemi con gli hyperlink in casi specifici; mantenere Word aggiornato riduce il rischio di regressioni.
Checklist rapida prima dell’invio
- Ho inserito tutti i link con Inserisci › Collegamento o ⌘K.
- Ho esportato con Migliore per la distribuzione elettronica….
- Ho rinominato il PDF in modo chiaro (
Newsletter_YYYY-MM.pdf). - Ho verificato i collegamenti in Anteprima/Acrobat.
- Ho controllato il percorso di salvataggio e caricato il PDF nella cartella condivisa corretta.
Flusso di lavoro consigliato per una newsletter mensile
- Scrivi il testo in Word usando stili Titolo per la struttura.
- Inserisci i collegamenti con Inserisci › Collegamento (evita link sulle forme decorative).
- Aggiungi eventuali link interni al documento (segnalibri, vai a).
- Esegui File › Salva con nome o Esporta → PDF → Migliore per la distribuzione elettronica….
- Apri il PDF e prova tre link a campione (homepage, mailto, link interno).
- Invia o pubblica sapendo che i collegamenti sono attivi.
Approfondimento sulla struttura e accessibilità del PDF
L’opzione di Word che consigliamo non solo preserva i link ma aggiunge tag strutturali (titoli, elenchi, paragrafi). Questo aiuta sia i lettori di schermo sia la navigazione con segnalibri. Alcune accortezze:
- Usa stili di Word per titoli e liste: lo scheletro semantico è più robusto nella conversione.
- Aggiungi testo alternativo alle immagini tramite Formato immagine › Testo alternativo.
- Evita lunghi URL “nudi”: usa testo descrittivo (“Leggi la guida completa”) e assegna l’URL come hyperlink.
Note su OneDrive e SharePoint
Se lavori in team e il documento risiede in OneDrive/SharePoint, il PDF esportato nella stessa cartella viene sincronizzato e condiviso automaticamente con le stesse autorizzazioni di base della cartella. Questo semplifica la distribuzione interna: basta inviare il collegamento alla risorsa cloud o aggiungere il PDF alla libreria di documenti del sito del team. Ricorda solo di verificare che chi deve leggere abbia accesso alla cartella.
Quando può servire Acrobat o un servizio alternativo
Per esigenze avanzate (ottimizzazione dimensioni, conversione di link mappati su immagini, aggiunta di segnalibri personalizzati), il componente Acrobat PDFMaker per Word consente un controllo più fine della creazione del PDF e mantiene i link. In assenza di Acrobat, il salvataggio dal servizio Microsoft 365 online fornisce spesso una conversione molto fedele con collegamenti attivi. I converter online vanno usati con cautela: ottimi per documenti pubblici, sconsigliabili per materiali sensibili.
Consigli di manutenzione e prevenzione errori
- Progetta il documento “a link” dalla prima bozza: inserire gli hyperlink durante la stesura evita dimenticanze.
- Evita catene di copia/incolla da PDF o pagine web: spesso importano formattazioni problematiche; incolla come testo non formattato e poi crea il collegamento.
- Controlla periodicamente i collegamenti: URL cambiati o reindirizzati possono risultare “apparentemente rotti” anche se il PDF è corretto.
- Evita caratteri speciali nei nomi file: evita spazi multipli, accenti e simboli non standard nel nome del PDF; migliora la compatibilità su piattaforme diverse.
Esempio pratico applicato a una newsletter
Immagina una newsletter con sezioni “Editoriale”, “Eventi”, “Risorse”. Crea i titoli con gli stili di Word e, per ogni riferimento esterno (sito dell’evento, modulo d’iscrizione, indirizzo e-mail), seleziona il testo descrittivo e premi ⌘K per aggiungere il collegamento. Se vuoi un indice cliccabile all’inizio, seleziona le voci e collegale tramite segnalibri o intestazioni. Esporta con Migliore per la distribuzione elettronica…, verifica tre link a caso e invia: i destinatari potranno aprire direttamente i collegamenti dall’allegato PDF.
Riepilogo
Per mantenere i link cliccabili nei PDF generati da Word per Mac è sufficiente: inserire collegamenti autentici, esportare usando l’opzione giusta di Word (non la stampa in PDF di macOS), verificare il risultato e sapere dove viene salvato il file. Con questa routine, la tua newsletter mensile arriverà ai lettori esattamente come l’hai pensata: bella da vedere e con tutti i collegamenti funzionanti.
Appendice operativa
Impostazioni utili in Word
- Correzione automatica › Durante la digitazione: attiva la conversione automatica di percorsi Internet in collegamenti.
- Stili coerenti: applica gli stili Titolo 1, 2, 3 per generare un PDF più navigabile.
Best practice per i link
- Usa testo descrittivo (“Iscriviti al webinar”) invece di URL lunghi.
- Evita di posizionare link su elementi grafici non testuali.
- Per i link interni, lavora con segnalibri e riferimenti a intestazioni.
Controlli finali consigliati
- Apri il PDF e fai clic su almeno un link per sezione.
- Controlla link verso moduli o pagine di iscrizione cruciali.
- Se la newsletter è multilingue, verifica il set di caratteri e la corretta selezione del testo dei link.
Con questi passaggi i collegamenti rimangono cliccabili nel PDF e il file si trova dove lo hai salvato nella finestra Salva con nome.