In Outlook per Android la firma viene inserita nei nuovi messaggi e negli inoltri, ma scompare quando rispondi? In questa guida trovi diagnosi rapide, spiegazioni tecniche e una procedura completa per farla tornare visibile in Reply, anche in ambienti aziendali con Exchange o dispositivi gestiti.
Sintomo
La firma configurata in Outlook per Android compare correttamente quando crei un nuovo messaggio o inoltri una mail, ma non appare quando tocchi Rispondi. In alcuni casi la firma non è visibile nel riquadro di composizione compatto, ma potrebbe esserci nel messaggio inviato o comparire solo dopo aver espanso la composizione a schermo intero.
Cosa succede nelle risposte
Quando rispondi da Outlook Mobile, l’app usa un riquadro di composizione “compatto” integrato nella conversazione. Per ridurre l’ingombro visivo, il testo della firma può essere applicato al volo solo al momento dell’espansione o dell’invio. Inoltre, se l’email originale è in Plain‑Text o in RTF convertito lato server, l’editor può cambiare modalità e non rendere porzioni HTML della firma. In ambienti aziendali, disclaimer o regole di trasporto Exchange possono aggiungere, riscrivere o rimuovere firme durante il passaggio sul server.
Diagnosi rapida
- Verifica in Posta inviata – Invia una risposta di prova e apri la copia in Posta inviata. La firma è presente nel messaggio spedito anche se non la vedevi in composizione? Se sì, è un problema di rendering del riquadro di risposta.
- Espandi la risposta – Durante la composizione, tocca l’icona ▢ (espandi) o seleziona Modifica in schermo intero. In diversi casi la firma appare immediatamente dopo l’espansione.
Soluzione rapida per i casi più comuni
Se la firma è presente in Posta inviata ma non si vede nel riquadro compatto, passa momentaneamente alla composizione a schermo intero per le risposte importanti finché non completi gli step di manutenzione qui sotto (aggiornamento app, pulizia cache, verifica formato editor). Se invece è assente anche nella mail inviata, segui l’intera procedura.
Procedura completa di risoluzione
| Passaggio | Dettagli operativi | Note utili |
|---|---|---|
| Controllo firma in Impostazioni > Firma | Apri Outlook ▶ ⚙️ Impostazioni ▶ seleziona l’account ▶ Firma. Verifica che il testo sia salvato. Rimuovi emoji complicate, tabelle pesanti o HTML complesso. Prova con una versione minimale della firma (nome, ruolo, telefono, sito) e salva. | Outlook Mobile usa una singola firma per nuovi messaggi, risposte e inoltri. Non ci sono caselle separate come su desktop. |
| Aggiorna l’app | Apri il Play Store e aggiorna Microsoft Outlook all’ultima versione disponibile. | Release precedenti (es. < 4.2400.x) hanno avuto bug che interessavano l’inserimento della firma in Reply. Un aggiornamento spesso risolve senza altri interventi. |
| Svuota cache dell’app | Android ▶ Impostazioni ▶ App ▶ Outlook ▶ Archiviazione ▶ Svuota cache. Riavvia Outlook e riprova. | La cache può contenere impostazioni di editor e layout conversazioni che impediscono il rendering immediato della firma. |
| Reinstallazione pulita | Se il problema persiste: disinstalla Outlook, riavvia il telefono, reinstalla e riconfigura l’account. Reimposta la firma manualmente. | La reinstallazione ripristina impostazioni interne dell’editor. Conserva credenziali e protezioni aziendali secondo le policy del dispositivo. |
| Prova con un account di test | Aggiungi un secondo account (anche temporaneo). Imposta la stessa firma e prova la risposta. | Se la firma funziona nel nuovo account, il problema è legato al profilo dell’account principale: considera rimozione e riaggiunta dell’account. |
| Disattiva e riattiva la visualizzazione per conversazioni | ⚙️ Impostazioni ▶ Organizza per conversazioni ▶ disattiva, chiudi l’app, riapri e riattiva. | Alcuni difetti di Reply sono correlati al layout compatto della “conversation view”. Il toggle forza un ricalcolo del riquadro. |
| Verifica del formato della risposta | Quando rispondi, tocca ⋯ e controlla che l’editor sia in HTML. Evita di incollare contenuti da editor che impongono Plain‑Text/RTF. | Se l’originale è Plain‑Text, prova a rispondere in schermo intero e riscrivere la firma; in taluni contesti il server converte il messaggio. |
| Controllo regole lato server | In aziende con Exchange/Defender for Office 365, chiedi all’IT se esistono regole di trasporto, disclaimer o soluzioni di firma centralizzata. | Questi sistemi possono rimuovere o sostituire la firma dell’utente nelle risposte, oppure farla apparire solo a messaggio consegnato. |
Cause frequenti e come riconoscerle
Render differito nel riquadro di risposta
Segnale: la firma è assente in bozza ma compare dopo l’espansione o nell’email inviata.
Rimedio: usa la composizione a schermo intero per le risposte finché non aggiorni l’app e svuoti la cache; poi riprova nel riquadro compatto.
Firma con HTML pesante o caratteri speciali
Segnale: la firma si rompe o scompare nelle risposte, specie dopo incolla da Word/Pages o da un generatore di firme con CSS complessi.
Rimedio: semplifica. Evita immagini inline, tabelle nidificate, font non standard, CSS esterni. Mantieni link testuali e un layout pulito.
Formato Plain‑Text o RTF
Segnale: rispondendo a mittenti che inviano solo testo semplice, l’editor non mostra elementi di formattazione.
Rimedio: passa alla composizione HTML in schermo intero e reinserisci una versione “testo” della firma. Valuta una firma ibrida (vedi template sotto).
Policy e regole aziendali
Segnale: sul telefono la firma non si vede, ma il destinatario riceve una firma aziendale standardizzata in fondo al messaggio.
Rimedio: niente da correggere lato utente; la firma è aggiunta lato server. Puoi comunque mantenere una firma locale minimale per coerenza in bozze.
Bug o cache corrotta
Segnale: comportamento incoerente tra account, cartelle o conversazioni, anche dopo il riavvio dell’app.
Rimedio: aggiorna, svuota la cache, quindi reinstalla se necessario. Spesso è risolutivo.
Checklist operativa
- Apri una mail qualsiasi e premi Rispondi. Tocca ▢ per espandere. La firma appare? Se sì, problema di rendering.
- Invia la risposta di prova a te stesso. Apri Posta inviata e conferma la presenza della firma.
- Se manca anche in Posta inviata, torna in ⚙️ Impostazioni > Firma e riscrivi la firma in versione testo semplice. Salva e riprova.
- Disattiva e riattiva Organizza per conversazioni. Ripeti il test.
- Aggiorna Outlook dal Play Store. Ripeti il test.
- Svuota la cache dell’app. Ripeti il test.
- Prova un secondo account. Se funziona, rimuovi e riaggiungi l’account principale.
- Se sei in azienda, chiedi all’IT se esistono regole di firma lato server o conversioni RTF/Plain‑Text applicate alle risposte.
Template di firma compatibile con Outlook Mobile
Per ridurre i problemi di rendering nelle risposte, parti da un modello essenziale. Potrai arricchirlo con link e formattazioni leggere.
<div> <strong>Nome Cognome</strong> – Ruolo <br>Azienda S.p.A. <br>T: +39 012 345 6789 <br>E: nome.cognome@azienda.it <br>W: www.azienda.it <br><small>Questa firma è ottimizzata per dispositivi mobili.</small> </div>
Suggerimenti: mantieni 2–3 righe di contatto, sostituisci le immagini con link testuali, evita tabelle. Se incolli da un documento, usa prima “incolla come testo”.
Strategie specifiche per ambienti aziendali
- Soluzioni di firma centralizzata: se l’azienda inserisce firme o disclaimer a livello di server, la tua firma locale può essere ignorata o spostata. Chiedi se è consentita una firma personale in Reply e se esistono parole chiave che attivano soppressioni.
- Dispositivi gestiti: con MDM/Intune possono essere imposte modalità editor o filtri contenuto che influenzano le risposte. Verifica profili e restrizioni con l’IT.
- Conversione dei formati: alcuni mail gateway forzano il Plain‑Text. In questo caso adotta una firma “testo” coerente per le risposte.
Domande frequenti
La firma è diversa su telefono e PC?
Sì. Su Outlook Mobile la firma è gestita localmente nell’app e non sempre si sincronizza con quella di Outlook desktop o web. Anche se in alcune edizioni esiste la sincronizzazione delle firme tra client desktop e web, non è garantito che si applichi all’app Android. Per coerenza, copia manualmente la stessa versione testo nel telefono.
La firma non appare solo per alcuni destinatari
Probabilmente la risposta è uscita in Plain‑Text o il destinatario usa un client che riduce le citazioni. Invia una prova a te stesso e aprila su più client per verificare.
La firma riappare dopo aver risposto due volte
Capita quando il riquadro compatto non ricarica il blocco firma alla prima risposta in conversazioni molto lunghe. La soluzione è l’aggiornamento dell’app e l’uso dello schermo intero quando il thread è pesante.
Posso usare immagini nella firma?
Sì, ma su mobile è sconsigliato. Le immagini inline possono non caricarsi o ingrandire troppo il messaggio, peggiorando la leggibilità nelle risposte. Preferisci link testuali.
Procedure alternative se la firma continua a non comparire
Reimposta formattazione della conversazione
- Apri la conversazione interessata.
- Crea una nuova mail dalla stessa conversazione usando Rispondi a tutti e poi elimina la bozza. Questo forza l’app a ricalcolare il formato del thread.
- Riprova con Rispondi in schermo intero.
Rimozione e riaggiunta dell’account
Se l’anomalia riguarda un solo account:
- ⚙️ Impostazioni > Account ▶ seleziona l’account ▶ Elimina account dall’app.
- Riavvia il telefono, riapri Outlook e aggiungi l’account.
- Imposta la firma, invia un test e verifica.
Controllo editor e tastiera
Alcune tastiere di terze parti inseriscono formattazioni invisibili o emoji non standard. Prova momentaneamente la tastiera di sistema e ricrea la firma.
Best practice per firme che funzionano nelle risposte
- HTML semplice: niente CSS avanzato, niente
<style>incorporati, niente immagini base64. - Testo prima, stile poi: garantisci una versione testo pulita che si legga bene anche se l’editor passa a Plain‑Text.
- Link puliti: usa URL semplici o link con ancore brevi. Evita parametri di tracciamento lunghi.
- Righe corte: massima larghezza 72–80 caratteri per evitare rotture nelle citazioni multiple.
- Evita caratteri “invisibili”: copia la firma in un editor di testo base e reincollala.
Sequenza decisionale
Usa questo percorso per individuare rapidamente la causa:
- La firma è presente in Posta inviata? Sì → problema di interfaccia: aggiorna, svuota cache, usa schermo intero. No → vai al punto 2.
- La firma semplice appare? Sì → il template originale era troppo complesso. No → vai al punto 3.
- Altro account nello stesso telefono mostra la firma? Sì → rimuovi/riaggiungi l’account difettoso. No → reinstalla Outlook.
- Ambiente aziendale con regole server? Sì → la firma potrebbe essere gestita dal server; allinea con l’IT. No → contatta il supporto dall’app con log diagnostici.
Quando contattare il supporto
Se, dopo aggiornamento, cache pulita, reinstallazione e prova su un account di test, la firma continua a non comparire in Reply, apri un ticket direttamente dall’app: ⚙️ Impostazioni > Aiuto & Feedback > Contatta il supporto. Includi:
- Versione di Outlook
- Versione di Android
- Tipo di account (Exchange, Microsoft 365, IMAP, Gmail)
- Esempio di testo di firma
- Risultato dei test (Posta inviata, espansione riquadro, altro account)
Esempi di messaggi di prova
Per ridurre i giri di prova, usa questi testi brevi:
Oggetto: Test firma in Reply Corpo: Questo è un test di risposta. La firma appare nel riquadro? Controllo anche in Posta inviata.
Ripeti il test incollando la firma e poi inserendola dal campo firma ufficiale in Impostazioni. Confronta i risultati.
Riepilogo
La scomparsa della firma nelle risposte di Outlook per Android è di solito legata al riquadro di composizione compatto, a formati non HTML o a impostazioni corrotte nella cache. Con aggiornamento dell’app, pulizia cache, firma semplificata e, se necessario, reinstallazione o verifica delle regole server, il problema si risolve nella maggior parte dei casi. Quando la firma appare solo dopo l’espansione o nel messaggio inviato, non è un errore di contenuto ma di rendering: resta operativo continuando a usare lo schermo intero e completa gli step di manutenzione indicati.
Appendice pratica
Checklist rapida da inviare all’utente finale
- Aggiorna Outlook dal Play Store.
- In Impostazioni > Firma, sostituisci la firma con una versione testo semplice e salva.
- Disattiva/riattiva “Organizza per conversazioni”.
- Svuota la cache di Outlook.
- Rispondi a un’email e tocca l’icona di espansione; verifica la firma.
- Controlla Posta inviata.
- Se ancora KO, reinstalla l’app.
Tabella decisionale per help desk
| Esito test | Probabile causa | Azione suggerita |
|---|---|---|
| Firma visibile solo in Posta inviata | Rendering riquadro compatto | Aggiorna, svuota cache, usa schermo intero, attendi fix in release successive |
| Firma mai visibile | Firma HTML pesante o impostazioni corrotte | Semplifica firma; reinstalla app |
| Solo alcuni thread | Formato Plain‑Text/RTF, thread lunghi | Forza HTML in schermo intero; reinserisci firma |
| Ambiente aziendale | Regole o disclaimer lato server | Allinea con IT; eventualmente rimuovi la firma locale o riducila |
Consigli supplementari
- Firma HTML semplice – Outlook Mobile gestisce bene testo e link; evita immagini inline e CSS avanzati.
- Controllo formato – Verifica che l’email di risposta non sia forzata a RTF/Plain‑Text dal server.
- Allineamento cross‑device – Le firme non sempre si sincronizzano con desktop/web: copia manualmente la stessa versione testuale sul telefono.
- Supporto dall’app – Invia log e versione app tramite Aiuto & Feedback per velocizzare la diagnosi.
In sintesi operativa: verifica Posta inviata e prova l’espansione; se serve, semplifica la firma, aggiorna, svuota cache e reinstalla. In contesti aziendali, considera che un motore centrale di firme o regole di trasporto può modificare il contenuto al volo, specialmente nelle risposte.