Hai un foglio Excel con migliaia di righe e vuoi vedere soltanto le righe di subtotale? Con i livelli di struttura puoi ridurre tutto ai riepiloghi in un clic, senza scorrere né chiudere i gruppi uno per uno.
Perché visualizzare solo i subtotali è così utile
Quando lavori con tabelle lunghe (5 000+ righe), i subtotali sono perfetti per farti capire “come sta andando” ogni gruppo senza distrarti con i dettagli. Il problema nasce quando la lista è già raggruppata con Dati → Struttura → Subtotale ma nella vita reale vuoi vedere solo le righe riepilogative—ad esempio i totali parziali per cliente, mese o categoria—e rimandare a dopo il drill‑down sui dettagli. Farlo “a mano” cliccando su ogni simbolo “−” è lento e frustrante. La buona notizia è che Excel ha già previsto questo scenario: basta sfruttare i livelli di struttura (Outline Levels).
Come funziona la Struttura (Outline) di Excel
Quando applichi Subtotale dalla scheda Dati, Excel:
- inserisce automaticamente formule SUBTOTALE nelle righe di riepilogo (Somma, Media, Conteggio ecc.);
- crea una struttura con livelli gerarchici e i pulsanti di espansione/contrazione “+ / −”;
- mostra, nell’angolo in alto a sinistra del foglio (sopra l’intestazione delle righe), una fila di pulsanti numerati (1, 2, 3, …), ognuno dei quali rappresenta un livello di dettaglio.
In genere:
- Livello 1 → mostra solo il Totale complessivo dell’intero blocco;
- Livello 2 → mostra solo le righe di subtotale di ciascun gruppo, nascondendo tutte le righe di dettaglio;
- Livello 3 (o superiore) → riporta anche i dettagli, fino ad arrivare al massimo livello (tutto espanso).
Procedura rapida: ridurre il foglio ai soli subtotali in un clic
- Individua i pulsanti numerati della struttura. Li trovi in alto a sinistra del foglio, a sinistra della barra delle formule e appena sopra l’intestazione delle righe.
- Fai clic sul pulsante “2” (o sul livello immediatamente sopra i dettagli). Excel nasconde le righe di dettaglio e lascia visibili le sole righe di subtotale per ogni gruppo.
- Fatto: in un solo clic il foglio è “compattato” ai subtotali. Per riespandere, clicca sul livello “3” (o superiore) o sui “+”.
Nota: il livello “1” mostra il solo totale generale; il livello “2” mostra i subtotali per ciascun gruppo; il livello “3” (o superiore) espande i dettagli.
Se i pulsanti dei livelli non si vedono
Capita che, aprendo file complessi o condivisi, i simboli della struttura non siano mostrati. Ecco come rimediare:
- Scorciatoia: premi Ctrl + 8 per mostrare/nascondere i simboli di struttura.
- Dalla barra multifunzione: vai su Dati → Struttura e verifica che l’opzione per mostrare i simboli sia attiva (puoi anche aprire Impostazioni gruppo… per personalizzare la posizione dei simboli “+ / −”, a sinistra o a destra dei dati).
- Controlla le tabelle: se l’intervallo è stato trasformato in Tabella (Ctrl + T), il comando Subtotale è disabilitato. In tal caso, converti la tabella in intervallo (scheda Tabella → Converti in intervallo), quindi riapplica i subtotali.
Scorciatoie e strumenti che velocizzano davvero
Oltre al “clic sul livello 2”, questi comandi accelerano operazioni frequenti su file grandi:
| Scorciatoia / Strumento | Funzione | Quando usarla |
|---|---|---|
| Ctrl + 8 | Mostra/nasconde i simboli di struttura | Per recuperare i pulsanti dei livelli se scomparsi |
| Alt + Maiusc + ← / → | Riduce o espande il gruppo selezionato | Per agire su un singolo gruppo senza cambiare il livello globale |
| Dati → Struttura → Impostazioni gruppo… | Controlla posizione dei simboli “+ / −” e riga di riepilogo sopra/sotto i dettagli | Per migliorare leggibilità e coerenza del layout |
| Alt + ; | Seleziona solo le celle visibili | Per copiare/esportare i soli subtotali senza prendere le righe nascoste |
| F5 → Speciale… → Celle visibili | Alternativa da menu a Alt + ; | Utile se preferisci usare la finestra “Vai a” |
| Ctrl + * (Ctrl + Maiusc + 8) | Seleziona la “regione corrente” | Per afferrare rapidamente tutto il blocco dati prima di una copia o formattazione |
| PivotTable | Raggruppamento dinamico e drill‑down più flessibile | Quando vuoi analisi interattive con sottototali on/off per campo |
Copiare o esportare soltanto i subtotali (niente dettagli)
Una volta che il foglio è collassato al livello 2, puoi estrarre i soli riepiloghi in pochi passaggi:
- Assicurati di essere al livello 2 (solo subtotali visibili).
- Seleziona l’area dati (Ctrl + * è perfetto).
- Premi Alt + ; per selezionare soltanto le celle visibili.
- Copia (Ctrl + C) e incolla dove ti serve (Ctrl + V). Se vuoi “scollegare” i subtotali dalle formule SUBTOTALE, usa Incolla speciale → Valori.
In questo modo costruisci, ad esempio, una tabella di riepilogo per la direzione o per un report mensile senza portarti dietro le righe di dettaglio.
Stampare soltanto i subtotali
Excel stampa per impostazione predefinita ciò che è visibile. Quindi:
- Collassa al livello 2 (solo subtotali).
- Opzionale: definisci l’Area di stampa sui subtotali.
- Vai in File → Stampa e controlla l’anteprima: vedrai esclusi i dettagli.
Se il file contiene grafici o elementi che non vuoi includere, seleziona prima la zona di interesse e usa Stampa → Stampa selezione.
Risoluzione dei problemi più comuni
I livelli non compaiono anche se ho applicato Subtotale
- Il range è una Tabella: il comando Subtotale non funziona con le Tabelle strutturate. Converti in intervallo, poi riapplica i subtotali.
- Struttura nascosta: premi Ctrl + 8 o verifica in Dati → Struttura che i simboli siano attivi.
- Subtotali manuali: se i subtotali sono soltanto celle formattate a mano, senza la struttura di Excel, i livelli non esistono. Usa Dati → Struttura → Subtotale o Raggruppa per generarli correttamente.
Le righe di riepilogo sono sopra/sotto i dettagli in modo incoerente
Apri Dati → Struttura → Impostazioni gruppo… e attiva/disattiva Righe di riepilogo sotto i dettagli. Mantieni una sola convenzione nel file (sotto è più comune) per evitare confusione quando collassi/espandi.
Il livello 2 non mostra quello che mi aspetto
Controlla come hai creato i subtotali:
- Nella finestra Subtotale, il campo “A ogni cambio in” deve corrispondere alla colonna con il criterio di raggruppamento (es. Cliente o Mese). Se raggruppi su un ordine sbagliato, i subtotali risulteranno spezzati.
- Spunta solo le funzioni necessarie (es. Somma su Importo) per evitare righe di riepilogo ridondanti.
- Se hai bisogno di più livelli (es. Mese ↦ Cliente), applica i Subtotali in sequenza, disattivando “Sostituisci i subtotali correnti”. Così otterrai più livelli di struttura.
Ho bisogno di vedere subtotali diversi (Somma, Media, Conteggio)
Il comando Subtotale inserisce la funzione SUBTOTALE, che supporta varie operazioni (somma, media, conteggio, max, min ecc.). Puoi sostituire/aggiungere righe riepilogative con funzioni diverse ripetendo il comando e scegliendo l’operazione desiderata.
Approfondimento: Struttura vs. funzione SUBTOTALE
È utile distinguere tra:
- Struttura (Outline): l’impalcatura gerarchica che consente di collassare/espandere gruppi e di usare i livelli 1‑2‑3. È ciò che rende possibile il “collassa tutto ai subtotali”.
- SUBTOTALE(): la funzione nelle righe di riepilogo. La sua particolarità è che ignora le righe nascoste da filtro (e, a seconda del numero di funzione scelto, anche quelle nascoste manualmente), evitando doppie aggregazioni quando filtri.
Quando applichi Dati → Subtotale, Excel crea entrambe: formula e struttura. Se invece scrivi tu a mano una SUBTOTALE senza usare Subtotale dal menu, non avrai i livelli di struttura (quindi niente clic “livello 2”).
Alternativa potente: PivotTable con subtotali dinamici
Se spesso devi cambiare il criterio di raggruppamento o vuoi attivare/disattivare i subtotali al volo, considera una PivotTable:
- Seleziona i dati e inserisci una Tabella Pivot.
- Trascina il campo di raggruppamento nelle Righe e i campi numerici nell’area Valori.
- Usa il menu del campo di riga per Mostra/Nascondi subtotali o per cambiare la funzione di riepilogo (Somma, Media…).
Vantaggi: nessuna macro, aggregazioni multiple in parallelo, drill‑down immediato con doppio clic su un subtotale. Svantaggio: non lavori “sul foglio originale”, ma su un oggetto dedicato (Pivot).
Automazione con una mini‑macro (opzionale)
Se vuoi un pulsante che metta il foglio in “vista subtotali” in qualunque momento, basta una manciata di righe in VBA. Inseriscile in un modulo standard (Alt + F11 → Inserisci → Modulo) e aggiungi il pulsante alla barra di accesso rapido:
' Mostra solo i subtotali (livello 2)
Sub MostraSoloSubtotali()
On Error Resume Next
ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=2
End Sub
' Torna ai dettagli (livello 3)
Sub MostraDettagli()
On Error Resume Next
ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=3
End Sub
' Collassa tutto al totale generale (livello 1)
Sub MostraSoloTotaleGenerale()
On Error Resume Next
ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=1
End Sub Queste macro non modificano i dati: comandano soltanto la vista tramite i livelli della struttura.
Consigli pratici per file molto grandi
- Applica i subtotali alla fine: pulisci i dati (formati, valori mancanti, ordina per il campo di raggruppamento) prima di creare la struttura. Otterrai gruppi più coerenti e meno livelli nidificati.
- Riduci il calcolo quando espandi: se i dati hanno molte formule, espandere/contrarre può avviare ricalcoli. In caso di dataset molto pesanti, valuta di passare temporaneamente al calcolo manuale per le operazioni di layout (poi ricordati di tornare ad automatico).
- Evita righe “ibride”: usa uno stile dedicato per i subtotali (grassetto, bordo superiore) e un formato standard per i dettagli. Così, quando copi solo le celle visibili, l’output è immediatamente leggibile.
- Un solo criterio per colonna: non mischiare, nella stessa colonna, codici e testi che Excel non può ordinare in modo prevedibile. L’ordine scorretto genera subtotali “spezzati”.
FAQ (risposte rapide alle domande ricorrenti)
Posso passare dai dettagli ai soli subtotali con un tasto?
Sì: il modo più rapido senza macro è un clic sul livello “2” dei pulsanti di struttura. Se vuoi una scorciatoia da tastiera unica, usa la mini‑macro sopra e abbinala a un tasto di scelta rapida o a un pulsante nella barra di accesso rapido.
Come faccio a copiare solo le righe di subtotale in un nuovo foglio?
Collassa al livello 2 → seleziona il blocco dati → premi Alt + ; (celle visibili) → copia e incolla. Se vuoi liberarti delle formule SUBTOTALE, usa Incolla speciale → Valori.
Perché i subtotali non funzionano con le Tabelle (Ctrl + T)?
Le Tabelle hanno una logica diversa (filtri, riferimenti strutturati, totale di tabella). Il comando Dati → Subtotale è pensato per intervalli classici. Converti la tabella in intervallo se devi usare i livelli di struttura.
Posso spostare i simboli “+ / −” a sinistra invece che a destra (o viceversa)?
Sì. Vai su Dati → Struttura → Impostazioni gruppo… e scegli dove visualizzare i simboli. Scegli la posizione che offre la miglior leggibilità in base alla tua impaginazione.
Devo sempre usare i Subtotali o è meglio una PivotTable?
Se vuoi rimanere “nel foglio” e stampare o condividere una vista statica, i Subtotali con i livelli di struttura sono ideali. Se invece devi cambiare di frequente criteri e metriche, una PivotTable è più flessibile.
Checklist veloce (da tenere a portata di mano)
- Ho applicato Dati → Subtotale (non solo formule manuali)?
- Vedo i pulsanti dei livelli (1, 2, 3) in alto a sinistra? Se no: Ctrl + 8.
- Per vedere solo i subtotali ho cliccato su livello 2?
- Per copiare solo i riepiloghi ho usato Alt + ; (celle visibili)?
- La posizione dei simboli “+ / −” e la riga di riepilogo sono coerenti (Impostazioni gruppo)?
Conclusioni
Ridurre un enorme foglio Excel ai soli subtotali non richiede macro avanzate né decine di clic: tutto ruota attorno ai livelli di struttura che Excel crea automaticamente con il comando Subtotale. Il livello “2” è il tuo alleato: in un clic rende il foglio leggibile, pronto per la stampa o per l’esportazione dei soli riepiloghi. Se aggiungi un paio di scorciatoie (Ctrl + 8 per i simboli, Alt + ; per le celle visibili) e, se serve, una mini‑macro, trasformi un’operazione ripetitiva in un gesto immediato. Conoscere questi strumenti fa davvero la differenza su file da migliaia di righe: meno clic, meno scorrimento, più controllo.
Riepilogo operativo (in una riga): Dati → Struttura → Subtotale → clic su livello 2 per vedere solo i subtotali; Alt + ; per copiare soltanto ciò che vedi.
Conoscere i livelli di struttura consente di passare in un istante dalla vista di dettaglio a quella riassuntiva, evitando centinaia di clic manuali.